Расширенный поиск
Постановление Правительства Республики Карелия от 06.12.2013 № 354-П

 



            ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

 О Регламенте работы в Единой системе электронного документооборота и
                       делопроизводства "Дело"

     В целях      обеспечения      эффективного      межведомственного
информационного   взаимодействия    органов   исполнительной    власти
Республики Карелия Правительство Республики Карелия постановляет:
     Утвердить прилагаемый   Регламент   работы   в   Единой   системе
электронного документооборота и делопроизводства "Дело".

     Глава Республики Карелия          А.П. ХУДИЛАЙНЕН

Петрозаводск
6 декабря 2013 г.
N 354-П




                       Утвержден постановлением
                   Правительства Республики Карелия
                    от 6 декабря 2013 года N 354-П
     
                              РЕГЛАМЕНТ
        работы в Единой системе электронного документооборота и
                       делопроизводства "Дело"

                           Общие положения

     1. Настоящий Регламент устанавливает  правила и порядок работы  с
документами  в  органах  исполнительной власти  Республики  Карелия  в
Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"
(далее  -  ЕСЭДД), предназначенной  для  автоматизированной  обработки
документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру
дел органов исполнительной  власти Республики Карелия, за  исключением
документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.
     Документы "Для  служебного  пользования" подлежат  регистрации  в
ЕСЭДД без создания электронного документа.
     2. Работа с документами в  ЕСЭДД осуществляется в соответствии  с
настоящим  Регламентом  и   инструкцией  по  делопроизводству   органа
исполнительной власти Республики Карелия.
     
                           Основные понятия

     3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины
и понятия:
     1) администратор  -   орган   исполнительной  власти   Республики
Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;
     2) участник - орган исполнительной власти Республики Карелия;
     3) пользователь   -   сотрудник  органа   исполнительной   власти
Республики Карелия, в должностные обязанности которого входит  ведение
документооборота и делопроизводства;
     4) функциональный  сотрудник  - сотрудник  органа  исполнительной
власти  Республики  Карелия,  в должностные  обязанности  которого  не
входит ведение делопроизводства;
     5) ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;
     6) РКК - регистрационно-контрольная карточка документа.
     
                        Порядок работы в ЕСЭДД

     4. Регистрация  документов  в  ЕСЭДД  осуществляется  однократно.
Документы,   ранее   зарегистрированные    в   ЕСЭДД,   повторно    не
регистрируются, им присваивается уже существующий номер.
     Передача документов между участниками, а также внутри структурных
подразделений участников  отражается  в реестрах  и  журнале  передачи
документов в ЕСЭДД.
     5. Номенклатура     дел    утверждается     каждым     участником
самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде  в
адрес  администратора   для  внесения   изменений  в   соответствующие
справочники системы.
     
                        Функции и обязанности
               пользователя и функционального сотрудника

     6. В обязанности пользователя входит:
     1) ведение документооборота и делопроизводства;
     2) осуществление  выборочной  проверки  правильности   заполнения
информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.
     7. Пользователь осуществляет следующие функции:
     1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;
     2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние  документы
функциональным сотрудникам  в соответствии  с поручением  (резолюцией)
руководителя участника, внесенным в РКК;
     3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;
     4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;
     5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника  в
РКК;
     6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;
     7) проставляет  в РКК  отметки  о  списании оригинала  или  копии
документа "В дело" согласно номенклатуре дел;
     8) при  необходимости  осуществляет  редактирование   справочника
"Список организаций";
     9) осуществляет   контроль   за  сроками   исполнения   поручений
(резолюций) руководителя участника.
     8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:
     1) принимает к исполнению  документы в соответствии с  поручением
(резолюцией) руководителя участника;
     2) проставляет отметку об исполнении в РКК.
     Пользователи и  функциональные  сотрудники  (далее  -  сотрудники
участника)  несут  ответственность  за  правильность  и  достоверность
внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.
     9.Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к  ЕСЭДД
на  основании  письменной  заявки  участника  согласно  приложению   к
настоящему Регламенту.
     На основании письменной заявки администратор организует:
     1) установку   программного   обеспечения  ЕСЭДД   на   компьютер
сотрудника участника;
     2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;
     3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа
в ЕСЭДД.
     10. Сотрудник   участника   не  имеет   права   передавать   свои
идентификационные данные другим  лицам. Сотрудник участника обязан  не
реже 1 раза в год самостоятельно менять свой пароль.
     В случае утраты  пароля  или когда  пароль  стал известен  другим
лицам, выдача нового пароля производится администратором на  основании
письменной заявки.
     Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в  течение
одного  рабочего  дня  со  дня  поступления  уведомления  о   кадровых
изменениях в структурных подразделениях участника.
     
                      Обязанности администратора

     11. В обязанности администратора входит:
     1) настройка  ЕСЭДД,  формирование и  корректировка  справочников
ЕСЭДД, настройка  системных параметров и  шаблонов, установление  прав
доступа  сотрудника  участника  ЕСЭДД,  в том  числе  по  отношению  к
различным видам и группам документов;
     2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности
ввода информации  в  ЕСЭДД.  При  выявлении  систематических   ошибок,
допускаемых   сотрудниками   участника,   информация   доводится    до
руководителя участника;
     3) контроль   за  соблюдением   порядка   работы  со   сведениями
ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно
со структурным  подразделением  участника, для  которого эти  сведения
предназначены.
     12. Администратор обеспечивает  установку серверной и  клиентской
частей,   необходимого   общесистемного   программного    обеспечения,
резервное копирование данных.
     
                     Работа с обращениями граждан

     13. Работа по рассмотрению, учету  и анализу обращений граждан  в
ЕСЭДД  осуществляется в  соответствии  с законодательством  Российской
Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.
     14. По  итогам   формирования  гражданином   обращения  в   орган
исполнительной   власти    Республики    Карелия   путем    заполнения
соответствующей   формы    виртуальной    приемной   на    Официальном
интернет-портале  Республики  Карелия (http://gov.karelia.ru/)  и  его
отправки  обращению  автоматически присваивается  имитационный  номер,
который  направляется гражданину  по  электронной почте.  Имитационный
номер позволяет заявителю  отслеживать ход  работы с обращением  после
его регистрации в ЕСЭДД.
     15. Обращение с Официального интернет-портала Республики  Карелия
поступает в  адрес участника  в  виде сообщения  электронной почты,  в
котором  указывается  вся   необходимая  информация  для   регистрации
обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.
     16. После регистрации обращения  гражданина в ЕСЭДД  пользователь
направляет информацию о  регистрационном номере по адресу  электронной
почты (при наличии), указанному заявителем.
     
                     Электронный документ в ЕСЭДД

17. В ЕСЭДД создаются и используются:
     1) документы,    создаваемые    в    электронной    форме     без
предварительного документирования на бумажном носителе;
     2) электронные  образы   документов,   полученные  в   результате
сканирования документов на бумажном носителе;
     3) электронные   документы,   отправляемые   и   поступающие   по
защищенной системе межведомственного электронного документооборота  от
федеральных  органов  исполнительной   власти  и  их   территориальных
органов, органов исполнительной власти субъектов Российской  Федерации
и  иных  государственных  органов,  органов  местного  самоуправления,
подведомственных    государственных     унитарных    предприятий     и
государственных   учреждений,   а   также   от   органов    управления
государственных внебюджетных фондов.
     18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным
документу, подписанному собственноручной  подписью  и имеющему  оттиск
печати.
     19. Передача  электронных   документов,  подписанных  ЭП,   между
участниками     является     достаточным     условием,     позволяющим
идентифицировать   участника   и  принять   электронный   документ   к
рассмотрению и исполнению.
     20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться
способы подтверждения действий с электронными документами, при которых
ЭП не используется.
     21. К РКК в  обязательном порядке  присоединяется файл (файлы)  с
текстом документа.
     Допустимый формат прикрепляемых файлов:
     1) для электронных  документов:  MS Word  (DOC,  DOCX), MS  Excel
(XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);
     2) для электронных  образов документа:  Portable Document  Format
(PDF), Tagged Image File Format (TIFF).
     Описание форматов для передачи электронных образов документов:
     1) Portable Document  Format (PDF) версии  1.5, растровый  формат
отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение -
300 dpi;
     2) Tagged Image  File Format (TIFF);  электронный образ  страницы
документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax,  300
dpi, многостраничный,  монохромный  (черно-белый) с  глубиной цвета  1
бит.
     Передача электронных  документов в  виде  файлов других  форматов
должна согласовываться участниками.
     Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.
     Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и
форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а  также
своевременное доведение  их  до участников  возлагается на  участника,
создавшего документ.
     22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по  исполнению
электронных  документов,  отчеты  об их  исполнении  вводятся  в  РКК,
заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.
     
        Порядок хранения и уничтожения электронных документов

     23. Электронные документы  формируются  в дела  в соответствии  с
номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в
отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
     При составлении  номенклатуры  дел  участник  учитывает  перечень
документов, создание, хранение и использование которых  осуществляется
в форме электронных  документов, и указывает  в номенклатуре дел,  что
дело ведется в электронной форме (с отметкой - ЭД).
     24. Электронные документы  подлежат  хранению в  ЕСЭДД в  течение
сроков, определенных номенклатурой дел участника.
     25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника
в соответствии   со   сроками  хранения   журналов   для   регистрации
документов.
     26. По  истечении  срока  хранения  электронных  документов   РКК
подлежат уничтожению на  основании акта об уничтожении,  утверждаемого
руководителем участника.
     
                     Требования к технологическим
                 и программным средствам обеспечения

     27. База данных ЕСЭДД и серверная часть программного  обеспечения
размещаются  на серверах  в  органе исполнительной  власти  Республики
Карелия, осуществляющем обеспечение функционирования ЕСЭДД.
     28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не  реже
чем 1 раз в сутки.
     Серверы должны   функционировать    в   круглосуточном    режиме.
Допускается отключение серверов  на профилактику сроком  до 6 часов  1
раз в месяц.
     29. В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД,
     от неправомерного     доступа     обеспечивается      электронное
протоколирование действий  участников,  позволяющее обеспечивать  учет
всех действий по размещению, изменению и удалению информации в  ЕСЭДД,
фиксирование  точного времени  и  информации о  сотруднике  участника,
осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.
     
     
     
     
                                               Приложение к Регламенту
                                  работы в Единой системе электронного
                            документооборота и делопроизводства "Дело"

    Заявление на предоставление клиентских лицензий Единой системы
   электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (ЕСЭДД)


действующего на основании  ___________________________________________
просит
|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|                                                                                      |
|——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
организовать выдачу    лицензий     Единой    системы     электронного
документооборота и делопроизводства "Дело" в соответствии с указанными
в настоящем заявлении данными:
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| N п/п |                Наименование поля                 |       Значение поля       |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
|  1.   |                                Общие сведения                                |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 1.1.  | Наименование органа исполнительной власти        |                           |
|       | Республики Карелия (ОИВ)                         |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 1.2.  | Фамилия, имя, отчество (при наличии отчества)    |                           |
|       | сотрудника ОИВ                                   |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 1.3.  | Должность сотрудника ОИВ                         |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 1.4.  | Наименование структурного подразделения ОИВ      |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
|  2.   |                             Сведения о лицензиях                             |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 2.1.  | Виды необходимых лицензий (Дело-предприятие,     |                           |
|       | Дело-Web, Сканирование, Поточное сканирование,   |                           |
|       | Печать штрих-кода, Поиск по штрих-коду, ЭЦП и    |                           |
|       | Шифрование)                                      |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 2.2.  | Количество необходимых лицензий                  |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
|  3.   |                    Сведения о рабочей станции сотрудника                     |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 3.1.  | Стационарный IP-адрес рабочей станции (в случае  |                           |
|       | использования VipNet-координатора для            |                           |
|       | организации доступа к ЕСЭДД)                     |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
|  4.   |            Права доступа в картотеке органа исполнительной власти            |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.1.  | Регистрация документов (да/нет)                  |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.2.  | Поиск документов (да/нет)                        |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.3.  | Редактирование РКК (да/нет)                      |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.4.  | Удаление РКК (да/нет)                            |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.5.  | Получение отчетов (да/нет)                       |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.6.  | Списание документов в дело (да/нет)              |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.7.  | Отправка по e-mail (да/нет)                      |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.8.  | Добавление файлов (да/нет)                       |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.9.  | Чтение файлов (да/нет)                           |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.10. | Редактирование файлов (да/нет)                   |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.11. | Удаление файлов (да/нет)                         |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.12. | Просмотр поручений (да/нет)                      |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.13. | Ввод резолюций (от чьего имени)                  |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.14. | Контроль исполнения поручений (от чьего имени)   |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.15. | Добавление организаций и граждан (да/нет)        |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.16. | Визирование проектов (да/нет)                    |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
| 4.17. | Подписание проектов (да/нет)                     |                           |
|———————|——————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|
 Руководитель ОИВ:
|———————————————————————————|————|——————————————————————|—————|—————————————————————————|
|                           |    |                      |     |                         |
|———————————————————————————|————|——————————————————————|—————|—————————————————————————|
|  (Наименование должности  |    |      (подпись)       |     |  (расшифровка подписи)  |
|     руководителя ОИВ)     |    |                      |     |                         |
|———————————————————————————|————|——————————————————————|—————|—————————————————————————|
|  М.П.                     |    |                      |     |                         |
|———————————————————————————|————|——————————————————————|—————|—————————————————————————|