Распоряжение Мэра Москвы от 25.12.1995 № 676-РМ

 



                            М О С К В А

                               М Э Р

                      Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

                                  Утратилo силу, кроме пункта 2 -
                                      Распоряжение Мэра Москвы
                                     от 24.12.96 г. N 621/1-РМ

        Об индексации служебных документов в аппарате Мэрии
                и Правительства Москвы в 1996 году

     В целях рациональной организации документационного обеспечения
структурных подразделений аппарата Мэрии и Правительства Москвы и в
связи с началом опытно-промышленной эксплуатации автоматизированной
системы "Служебная корреспонденция Мэрии":
     1. Утвердить   систему   индексации   служебных    документов,
функционирующих в деятельности структурных  подразделений  аппарата
Мэрии и Правительства Москвы, на 1996 год (приложение).
     2. Считать утратившим силу распоряжение  Мэра  от  28  декабря
1994 года N 651-РМ, кроме п. 2.
     3. Использовать   данную   индексацию   при   документировании
деятельности  Мэрии  и  Правительства  Москвы,  в  том  числе   при
разработке номенклатуры дел Мэрии и Правительства  Москвы  на  1996
год.
     4. Контроль за выполнением настоящего  распоряжения  возложить
на управляющего делами Мэрии Москвы Шахновского В.С.


Мэр Москвы                                               Ю.М.Лужков



                                         Приложение
                                         к распоряжению Мэра Москвы
                                         от 25 декабря 1995 г.
                                         N 676-РМ


                              ИНДЕКСЫ
       СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ФУНКЦИОНИРУЮЩИХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
             СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АППАРАТА МЭРИИ
                И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ, НА 1996 ГОД

   1 - 4           Управление делами Мэрии
   1-01 по 1-10  - Руководство Управления делами Мэрии,
   1-11 по 1-20  - Отдел Мэра
   1-21 по 1-30  - Протокольный отдел
   1-31 по 1-40  - Резерв
   1-41 по 1-50  - Управление организационно-методического
                   обеспечения работы с документами
   1-51 по 1-60  - Организационно-аналитическое управление
   1-61 по 1-70  - Государственно-правовое управление
   1-71 по 1-80  - Отдел информации
   1-81 по 1-90  - Пресс-центр Мэрии и Правительства
   1-91 по 1-99  - Резерв
   2-01 по 2-10  - Управление кадров
   2-11 по 2-20  - Финансово-хозяйственное управление
   2-21 по 2-30  - Бухгалтерия Финансово-хозяйственного
                   управления
   2-31 по 2-40  - Отдел кадров Финансово-хозяйственного
                   управления
   2-41 по 2-50  - Информационно-технологический центр Мэрии
   2-51 по 2-60  - Резерв
   2-61 по 2-70  - Резерв
   2-71 по 2-80  - Отдел прогнозирования социально-
                   экономической реформы при Мэре*
   2-81 по 2-90  - Аппарат Столичной коллегии и объединенной
                   коллегии органов управления г. Москвы
                   и Московской области*
   2-91 по 2-99  - Резерв
   3-01 по 3-10  - Отдел писем граждан Управления организационно-
                   методического обеспечения работы с документами
   3-11 по 3-20  - Приемная Мэрии
   3-21 по 3-99  - Резерв
   4-01 по 4-99  - Отдел служебной корреспонденции Управления
                   организационно-методического обеспечения
                   работы с документами; подотдел по работе
                   с документами отдела Премьера Правительства
     _______________
     * Не входят в Управление делами Мэрии

   5 - 7           Аппарат Правительства Москвы
   5-01 по 5-20  - Отдел Премьера Правительства
   5-21 по 5-30  - Оперативно-распорядительное управление
                   Премьера Правительства
   5-31 по 5-40  - Отдел по работе с правоохранительными органами
   5-41 по 5-50  - Отдел по связи с представительными органами
                   государственной власти
   5-51 по 5-60  - Резерв
   5-61 по 5-70  - Резерв
   5-71 по 5-80  - Второе управление
   5-81 по 5-90  - Резерв
   6-01 по 6-10  - Отдел первого заместителя Премьера
                   Правительства, руководителя комплекса
                   городского хозяйства
   6-11 по 6-20  - Отдел первого заместителя Премьера
                   Правительства, руководителя комплекса
                   перспективного развития города
   6-21 по 6-30 -  Отдел первого заместителя Премьера
                   Правительства, руководителя имущественно-
                   земельного комплекса
   6-31 по 6-40  - Отдел первого заместителя Премьера
                   Правительства, руководителя комплекса
                   социальной защиты
   6-41 по 6-50  - Отдел первого заместителя Премьера
                   Правительства, руководителя комплекса
                   общественных связей и информации
   6-51 по 6-60  - Резерв
   6-61 по 6-70  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   руководителя Департамента потребительского
                   рынка и услуг
   6-71 по 6-80  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   руководителя Департамента продовольственных
                   ресурсов
   6-81 по 6-90  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   руководителя Департамента экономической
                   политики и развития г. Москвы
   6-91 по 6-99  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   полномочного представителя Мэра г. Москвы
                   в Московской городской Думе
   7-01 по 7-10  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   префекта Центрального административного
                   округа Москвы
   7-11 по 7-20  - Отдел заместителя Премьера Правительства,
                   руководителя Департамента внешних связей
   7-21 по 7-30  - Департамент внешних связей Правительства
   7-31 по 7-40  - Управление зарубежных связей Департамента
                   внешних связей Правительства
   7-41 по 7-50  - Резерв
   7-51 по 7-60  - Резерв
   7-61 по 7-70  - Комиссия при Мэре Москвы по разработке
                   нормативной базы землепользования,
                   градостроительства и управления
                   недвижимостью
   7-71 по 7-80  - Комиссия при Правительстве Москвы по ценным
                   бумагам и фондовому рынку
   7-81 по 7-90  - Группа по обеспечению деятельности
                   Общественно-экспертного совета по малому
                   предпринимательству при Мэре и Правительстве
                   Москвы
   7-91 по 7-99  - Резерв
   8               Другие организации
   8-01 по 8-10  - Московская городская избирательная комиссия*
   8-11 по 8-20  - Департамент территориальных органов управления*
   8-21 по 8-30  - Департамент транспорта и связи*
   8-31 по 8-40  - Департамент общественных и межрегиональных
                   связей*
   8-41 по 8-50  - Департамент по делам печати и информации*
   8-51 по 8-60  - Комитет по связям с религиозными
                   организациями*
   8-61 по 8-70  - Управление по организации подготовки
                   к 850-летию основания Москвы*
   8-71 по 8-80  - Резерв
   8-81 по 8-90  - Резерв
   8-91 по 8-99  - Профсоюзный комитет Мэрии и Правительства**
   9             - Резерв
     _____________
     * Не являются структурными подразделениями Мэрии. Находятся на
кадровом, документационном  и  финансовом  обслуживании  Управления
делами Мэрии.
     ** Общественная организация.

                       ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
        ПО ПРИМЕНЕНИЮ ИНДЕКСОВ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ,
     ФУНКЦИОНИРУЮЩИХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
               АППАРАТА МЭРИИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ

     Введение  новой  системы  индексации  связано   с   вводом   в
опытно-промышленную   эксплуатацию    автоматизированной    системы
"Служебная корреспонденция Мэрии", программное обеспечение  которой
не позволяет использовать при регистрации служебной корреспонденции
существовавшие до настоящего времени двузначные индексы структурных
подразделений. Поэтому была разработана новая  система  индексации,
позволяющая  регистрировать   служебную   корреспонденцию   как   в
автоматизированном режиме, так и традиционным способом.
     В делопроизводстве структурных подразделений Мэрии  образуются
документы (дела), подразделяющиеся на 2 основные категории:
     - участвующие в общей  системе  делопроизводства  Мэрии,  т.е.
когда документы проходят несколько структурных подразделений. К ним
относятся,  как  правило,  поступающие  и  отправляемые   документы
(служебная переписка, инициативные письма,  протоколы  совещаний  у
Премьера  Правительства,  его  первых  заместителей,  заместителей,
протоколы заседаний комиссии и др.);
     - не  участвующие  в  общей  системе   делопроизводства.   Это
документы, которые необходимы подразделению  для  выполнения  своих
функциональных  обязанностей  (положения,  должностные  инструкции,
планы,   отчеты,    протоколы    производственных    совещаний    в
подразделениях,  книги  и   журналы   регистрации   поступающей   и
отправляемой корреспонденции и т.п.).
     Индексы, утвержденные данным  распоряжением  Мэра,  необходимо
использовать  для  регистрации  только  тех   документов,   которые
участвуют  в  общей  системе  делопроизводства   Мэрии,   остальные
документы  (дела)  будут  иметь  порядковые   номера   в   пределах
номенклатуры дел подразделения.
     Суть изменений состоит в том, что вместо индексов  структурных
подразделений,  используемых   при   регистрации   корреспонденции,
вводится индекс, который одновременно указывает на подразделение  и
наименование  совокупности   документов   (заголовок   дела,   куда
подшивается документ). Каждому отдельному подразделению  выделяется
несколько индексов, так Государственно-правовому управлению  вместо
индексов, начинающихся с 8, выделены индексы  с  1-61  по  1-70,  а
Департаменту транспорта и связи вместо индексов, начинающихся с 42,
выделены индексы с 8-21 по 8-30, которые  они  вправе  использовать
при регистрации служебной корреспонденции.
     Например, если до  настоящего  времени  регистрационный  номер
служебного  документа,   поступившего   в   Государственно-правовое
управление,  записывался  так:   8-02-124/5,   то   в   1996   году
регистрационный номер данного документа этого  подразделения  будет
записываться таким образом: 1-61-124/6, где:
     1-61 -   индекс   документа   (дела)   по   номенклатуре   дел
подразделения, указывает на  то,  что  документ  зарегистрирован  в
Государственно-правовом управлении  и  хранится  в  соответствующем
деле после его исполнения;
     124 -  порядковый  регистрационный  номер   поступившего   или
отправляемого документа;
     6 - указание на делопроизводственный год.
     Если подразделение регистрирует переписку в  Отделе  служебной
корреспонденции Управления организационно-методического обеспечения
работы с документами и не  использует  выделенные  ей  индексы,  то
данные индексы остаются зарезервированы за  этим  подразделением  и
могут быть использованы при необходимости.
     Использование старых индексов при  регистрации  поступающих  и
отправляемых документов недопустимо, т.к. это может привести к сбою
в   работе   с   документами,   участвующими   в   общей    системе
делопроизводства Мэрии и Правительства Москвы.
     По  всем  вопросам,  связанным   с   организацией   работы   с
документами,   обращаться   в   методический   сектор    Управления
организационно-методического  обеспечения  работы  с  документами
Управления делами Мэрии (тел. [phone]).