Распоряжение Губернатора Ярославской области от 26.02.2003 № 41-р

                    ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                            РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 26.02.2003 N 41-р
г. Ярославль

  Об организации обмена служебными документами в электронном виде

     1. Во  исполнение   постановления   Администрации  области   от
10.04.2002 N  66-а "О Плане  мероприятий по  реализации в 2002  году
программы социально-экономического  развития Ярославской области  на
2000-2003 годы  "От выживания  к  благополучию" и  в целях  введения
внутреннего   электронного  документооборота   утвердить   Временный
порядок  обмена  служебными  документами в  электронном  виде  между
органами исполнительной власти области, структурными подразделениями
Администрации области  и должностными  лицами Администрации  области
(приложение 1).
     2. Утвердить перечень  официальных электронных адресов  органов
исполнительной    власти    области,    структурных    подразделений
Администрации  области  и  должностных  лиц  Администрации   области
(приложение 2).
     3. Создать комиссию по проведению опытной эксплуатации  системы
обмена  служебными документами  в  электронном виде  между  органами
исполнительной   власти   области,   структурными    подразделениями
Администрации области и должностными лицами Администрации области  и
утвердить ее состав (приложение 3).
     4. Утвердить   план-график  проведения   опытной   эксплуатации
системы  обмена  служебными  документами в  электронном  виде  между
органами исполнительной власти области, структурными подразделениями
Администрации области  и должностными  лицами Администрации  области
(приложение 4).
     5. Вице-губернатору  области  Бурову  С.А.  утвердить  перечень
органов  исполнительной  власти области,  структурных  подразделений
Администрации  области  и  должностных  лиц  Администрации  области,
участвующих  в  проведении   опытной  эксплуатации  системы   обмена
служебными документами в электронном виде.
     6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
вице-губернатора области Бурова С.А.


     Губернатор области          А.И.Лисицын

                                                        Приложение 1
                                                      к распоряжению
                                                 Губернатора области
                                                от 26.02.2003 N 41-р
     
                         Временный порядок
  обмена служебными документами в электронном виде между органами
    исполнительной власти области, структурными подразделениями
 Администрации области и должностными лицами Администрации области

     1. Основные понятия
     1.1. Служебным  документом   в   электронном  виде   признается
официальный документ,  используемый в  текущей деятельности  органов
исполнительной    власти    области,    структурных    подразделений
Администрации  области  или должностных  лиц  Администрации  области
(далее именуются пользователи).
     1.2. Обмен  служебными документами  в  электронном виде  -  это
отправка   и   получение    с   официальных   электронных    адресов
пользователей, перечень которых утверждается Губернатором области, с
помощью  почтового программного  обеспечения  по компьютерным  сетям
информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
     1.3. К служебным документам  в электронном виде, которые  могут
быть предметом обмена  в Администрации области между  пользователями
по электронной почте,  относятся письма, пояснительные, докладные  и
служебные записки, планы мероприятий.
     2. Организация обмена служебными документами в электронном виде
     2.1. Управление    информатизации   и    технических    средств
Администрации области  обеспечивает создание  и функционирование  на
почтовом сервере Администрации области специальной адресной книги  с
официальными электронными адресами всех пользователей.
     2.2. У  каждого   пользователя  функции   приема,  отправки   и
обработки служебных документов  в электронном виде возлагаются,  как
правило,  на   сотрудника,  ответственного  за   прием  и   отправку
корреспонденции  на бумажных  носителях.  Рабочее место  сотрудника,
ответственного  за   прием   и  отправку   служебных  документов   в
электронном виде, оборудуется  персональным компьютером, на  котором
устанавливается почтовая программа Microsoft Outlook, настроенная на
официальный   электронный   адрес   пользователя,   с   обязательной
установкой  уведомления   о  получении   и  прочтении   электронного
сообщения.
     3. Правила обмена служебными документами в электронном виде
     3.1. Обмен   служебными   документами   в   электронном    виде
применяется   только    во    внутреннем   документообороте    между
пользователями.
     Не допускается  отправка  с  официальных  электронных   адресов
пользователей служебных документов в электронном виде с грифом  "Для
служебного пользования", а также содержащих информацию,  относящуюся
к государственной тайне.
     3.2. Отправка или получение служебных документов в  электронном
виде приравнивается по  своим правовым  последствиям к отправке  или
получению служебных документов на бумажных носителях.
     3.3. Служебный документ в  электронном виде, являющийся  копией
подписанного уполномоченным должностным лицом и  зарегистрированного
в установленном порядке подлинника служебного документа на  бумажном
носителе,    отправляется    в   форме    электронного    сообщения,
предусмотренного почтовой программой,  с вложенным файлом в  формате
rtf, содержащим бланк пользователя установленной формы. Наименование
вложенного  файла  должно   дублировать  поле  "тема"   электронного
сообщения.
     Подписанный уполномоченным       должностным      лицом       и
зарегистрированный  в  установленном  порядке  подлинник  служебного
документа  на бумажном  носителе  подлежит  передаче на  хранение  в
структурном подразделении отправителя в установленном порядке.
     3.4. В   поле   "тема"   электронного   сообщения   указываются
обязательные  реквизиты  служебного  документа  в  электронном  виде
(наименование   вида   служебного   документа,   номер   и    дата),
соответствующие обязательным реквизитам подписанного  уполномоченным
должностным лицом и зарегистрированного в структурном  подразделении
отправителя в установленном порядке подлинника служебного  документа
на бумажном  носителе  (например, письмо  N  1/09-89 от  28.11.2002,
служебная записка от 09.12.2002).
     Помимо обязательных  реквизитов  служебного  документа  в  поле
"тема" электронного сообщения  могут быть  указаны и иные  реквизиты
(например, письмо С.А.Бурову N 1/09-89 от 28.11.2002 о необходимости
заключения договора, служебная записка Е.А.Улискову от 09.12.2002  о
ведении баз данных).
     3.5. При  отправке  служебного  документа  в  электронном  виде
сведения о нем заносятся в журнал регистрации исходящих  электронных
сообщений,  а  файл  с электронной  копией  документа  помещается  в
специально созданный  и структурированный  пользователем каталог  на
жестком диске компьютера пользователя для архивного хранения.
     3.6. Если служебный  документ исходит  от Губернатора  области,
вице-губернатора области, первого заместителя Губернатора области, а
также заместителя Губернатора области, не являющегося  руководителем
соответствующего  структурного подразделения  Администрации  области
или органа исполнительной власти области, то исполнитель,  изготовив
подписанный соответствующим  должностным лицом подлинник  служебного
документа на бумажном носителе, регистрирует его в отделе  служебной
корреспонденции       административно-контрольного        управления
Администрации  области в  соответствии  с установленным  порядком  и
отправляет его электронную копию с официального электронного  адреса
соответствующего должностного лица Администрации области.
     При отправке   в   электронном   виде   служебного   документа,
являющегося копией  подписанного  соответствующим должностным  лицом
Администрации области  подлинника служебного  документа на  бумажном
носителе,   в  поле   "тема"   электронного  сообщения   указываются
обязательные  реквизиты, полученные  при  его регистрации  в  отделе
служебной  корреспонденции  административно-контрольного  управления
Администрации области, а также могут быть указаны иные реквизиты  по
усмотрению пользователя.
     3.7. При  получении  служебного документа  в  электронном  виде
сведения о нем заносятся  в журнал регистрации входящих  электронных
сообщений.  Файл-вложение  с документом  из  электронного  сообщения
почтовой   программы   помещается    в   специально   созданный    и
структурированный пользователем каталог на жестком диске  компьютера
пользователя для дальнейшего архивного хранения в электронном  виде.
Далее служебный документ  в электронном виде  выводится на печать  и
обрабатывается  в установленном  порядке  как документ  на  бумажном
носителе либо  пересылается  руководителю по  электронной почте  для
наложения резолюции  при наличии у  последнего системы  электронного
документооборота.
     При получении   служебного   документа  в   электронном   виде,
адресованного Губернатору области, вице-губернатору области, первому
заместителю  Губернатора области,  а  также заместителю  Губернатора
области, не являющемуся руководителем соответствующего  структурного
подразделения Администрации области или органа исполнительной власти
области,  помощник   соответствующего   должностного  лица   выводит
служебный  документ  в  электронном виде  на  печать  для  наложения
резолюции и в соответствии с резолюцией ставит документ на  контроль
за  исполнением,   после  чего  отправляет   служебный  документ   в
электронном  виде  по  электронной почте  исполнителям  с  указанием
содержания резолюции и сроков исполнения.
     3.8. Исполненные служебные  документы вместе  с относящимися  к
ним  материалами исполнителем  передаются  на бумажных  носителях  в
отдел    служебной   корреспонденции    административно-контрольного
управления Администрации области для формирования архивных дел.
     3.9. В  качестве журналов  регистрации  входящих или  исходящих
электронных сообщений могут применяться журналы регистрации входящей
или исходящей корреспонденции на  бумажных носителях с указанием  на
отправку или получение служебного документа по электронной почте.  В
случае  их отсутствия  журналы  регистрации входящих  или  исходящих
электронных  сообщений   ведутся  в  электронном   виде  по   форме,
соответствующей форме журналов регистрации на бумажных носителях,  в
любом  удобном  для  пользователя  программном  средстве  (например,
WinWord, Excel и др.).
     3.10. Служебные  документы в  электронном  виде, находящиеся  в
папках почтовой программы персонального компьютера, подключённого  к
официальному   электронному   адресу  пользователя,   удаляются   по
истечении трех месяцев с даты их получения или отправки.
     3.11. Если служебный документ в электронном виде был выведен на
печать, то наряду с отметками, проставляемыми на нем в  соответствии
с   установленным   порядком  делопроизводства,   ставятся   отметка
"получено  по  электронной  почте" или  "отправлено  по  электронной
почте",  дата  получения  или отправки  и  собственноручная  подпись
сотрудника, ответственного за прием и отправку служебных  документов
в электронном виде.
     3.12. Датой получения служебного  документа в электронном  виде
считается дата получения отправителем автоматического уведомления  о
получении документа.
     3.13. Ответ  на служебный  документ,  полученный в  электронном
виде,  направляется   либо  в  электронном   виде  по   официальному
электронному адресу,  содержащемуся во входящем  документе, либо  на
бумажном носителе.
     3.14. Все  входящие   и  исходящие   электронные  сообщения   в
обязательном  порядке  проверяются  отправителем  и  получателем  на
наличие компьютерных вирусов.
     3.15. В  случае   обнаружения  получателем  вируса   зараженное
электронное сообщение удаляется без прочтения, а в адрес отправителя
и системного администратора направляется уведомление о вирусе. После
этого  отправитель  должен  произвести  удаление  вирусов  на  своем
персональном  компьютере,  а затем  повторно  отправить  электронное
сообщение.

                                                        Приложение 2
                                                      к распоряжению
                                                 Губернатора области
                                                от 26.02.2003 N 41-р

                              Перечень
   официальных электронных адресов органов исполнительной власти
     области, структурных подразделений Администрации области и
               должностных лиц Администрации области

+-----+--------------------------------+--------------------------+
|  N  |  Орган исполнительной власти   | Официальный электронный  |
| п/п |      области, структурное      |          адрес           |
|     |  подразделение Администрации   |                          |
|     |  области или должностное лицо  |                          |
|     |     Администрации области      |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 1.  | Лисицын А.И. - Губернатор      | [email protected]        |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 2.  | Ковалев В.А. - первый          | [email protected]       |
|     | заместитель Губернатора        |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 3.  | Буров С.А. - вице-губернатор   | [email protected]         |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 4.  | Воронин Н.П. - вице-губернатор | [email protected]       |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 5.  | Скороходова И.И. - первый      | [email protected]   |
|     | заместитель Губернатора        |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 6.  | Федоров А.Г. - первый          | [email protected]       |
|     | заместитель Губернатора        |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 7.  | Сазонов А.Ю. - заместитель     | [email protected]       |
|     | Губернатора области            |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 8.  | Хрящев В.Н. - заместитель      | [email protected]      |
|     | Губернатора области            |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 9.  | Государственно-правовое        | [email protected]           |
|     | управление Администрации       |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 10. | Управление государственной     | [email protected]           |
|     | службы Администрации области   |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 11. | Управление общественных        | [email protected]           |
|     | связей, информации и печати    |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 12. | Административно-контрольное    | [email protected]           |
|     | управление Администрации       |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 13. | Управление по социальной       | [email protected]          |
|     | политике Администрации области |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 14. | Департамент экономического     | [email protected]         |
|     | развития, инвестиций и         |                          |
|     | международного сотрудничества  |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 15. | Департамент социальной защиты  | [email protected]         |
|     | населения и труда              |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 16. | Департамент здравоохранения и  | [email protected]        |
|     | фармации Администрации области |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 17. | Департамент образования        | [email protected] |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 18. | Департамент государственного   | [email protected]          |
|     | регулирования хозяйственной    |                          |
|     | деятельности Администрации     |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 19. | Департамент агропромышленного  | [email protected]          |
|     | комплекса, охраны окружающей   |                          |
|     | среды и природопользования     |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 20. | Департамент промышленности и   | [email protected]         |
|     | транспорта Администрации       |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 21. | Департамент по управлению      | [email protected]          |
|     | государственным имуществом     |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 22. | Департамент по делам молодежи  | [email protected]          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 23. | Департамент культуры и туризма | [email protected]         |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 24. | Управление информатизации и    | [email protected]          |
|     | технических средств            |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 25. | Аналитический центр            | [email protected]            |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 26. | Департамент строительства      | [email protected]          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 27. | Департамент по физкультуре и   | [email protected]        |
|     | спорту Администрации области   |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 28. | Департамент                    | [email protected]          |
|     | жилищно-коммунального          |                          |
|     | хозяйства Администрации        |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 29. | Управление государственной     | [email protected]          |
|     | поддержки и развития           |                          |
|     | предпринимательской            |                          |
|     | деятельности Администрации     |                          |
|     | области                        |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 30. | Учреждение юстиции по          | [email protected]      |
|     | государственной регистрации    |                          |
|     | прав на недвижимое имущество и |                          |
|     | сделок с ним на территории     |                          |
|     | Ярославской области            |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 31. | Департамент потребительского   | [email protected]         |
|     | рынка товаров и услуг          |                          |
|     | Администрации области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 32. | Региональная энергетическая    | [email protected]           |
|     | комиссия - департамент топлива |                          |
|     | и энергетики области           |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 33. | Департамент финансов области   | [email protected]          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+
| 34. | Департамент градостроительства | [email protected]           |
|     | и архитектуры области          |                          |
+-----+--------------------------------+--------------------------+

                                                        Приложение 3
                                                      к распоряжению
                                                 Губернатора области
                                                от 26.02.2003 N 41-р

                          Состав комиссии
    по проведению опытной эксплуатации системы обмена служебными
документами в электронном виде между органами исполнительной власти
   области, структурными подразделениями Администрации области и
             должностными лицами Администрации области

  Буров С.А.    - вице-губернатор области,
                председатель комиссии;

  Березкин      - начальник
  С.В.          административно-контрольного
                управления Администрации
                области, заместитель
                председателя комиссии;

  Улисков       - начальник управления
  Е.А.          информатизации и технических
                средств Администрации области,
                заместитель председателя
                комиссии;

  Анохин В.Г.   - начальник отдела управления
                информатизации и технических
                средств Администрации области;

  Голованов     - первый заместитель начальника
  С.Н.          управления информатизации и
                технических средств
                Администрации области;

  Земляков      - заместитель начальника
  В.И.          управления - начальник отдела
                административно-контрольного
                управления Администрации
                области;

  Земсков       - начальник отдела управления
  А.А.          информатизации и технических
                средств Администрации области;

  Кованов       - старший юрисконсульт
  Е.П.          управления информатизации и
                технических средств
                Администрации области;

  Махоткина     - заместитель начальника
  Т.В.          административно-контрольного
                управления Администрации
                области;

  Шолохова      - начальник отдела
  М.И.          государственно-правового
                управления Администрации
                области;

  Плетнева      - начальник отдела
  Н.И.          административно-контрольного
                управления Администрации
                области.


                                                        Приложение 4
                                                      к распоряжению
                                                 Губернатора области
                                                от 26.02.2003 N 41-р

                            План-график
     проведения опытной эксплуатации системы обмена служебными
документами в электронном виде между органами исполнительной власти
   области, структурными подразделениями Администрации области и
             должностными лицами Администрации области
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
|  N  |    Наименование мероприятия     |    Срок    |      Ответственные за исполнение       |
| п/п |                                 | исполнения |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 1.  | Установка и настройка           | 21.03.2003 | управление информатизации и            |
|     | официальных электронных адресов |            | технических средств Администрации      |
|     | участвующим в проведении        |            | области (УИиТС)                        |
|     | опытной эксплуатации системы    |            |                                        |
|     | обмена служебными документами в |            |                                        |
|     | электронном виде                |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 2.  | Проведение семинаров для        | 24.03.2003 | УИиТС, административно-контрольное     |
|     | участвующих в проведении        |            | управление Администрации области (АКУ) |
|     | опытной эксплуатации системы    |            |                                        |
|     | обмена служебными документами в |            |                                        |
|     | электронном виде                |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 3.  | Проведение опытной эксплуатации | 28.03.2003 | УИиТС, АКУ                             |
|     | системы обмена служебными       |            |                                        |
|     | документами в электронном виде  |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 4.  | Подведение итогов опытной       | 30.09.2003 | комиссия по проведению опытной         |
|     | эксплуатации системы обмена     |            | эксплуатации системы обмена служебными |
|     | служебными документами в        |            | документами в электронном виде         |
|     | электронном виде и подготовка   |            |                                        |
|     | по ее результатам проекта       |            |                                        |
|     | нормативного правового акта,    |            |                                        |
|     | регулирующего обмен служебными  |            |                                        |
|     | документами в электронном виде  |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 5.  | Установка и настройка           | 20.11.2003 | УИиТС                                  |
|     | официальных электронных адресов |            |                                        |
|     | остальным органам               |            |                                        |
|     | исполнительной власти области,  |            |                                        |
|     | структурным подразделениям      |            |                                        |
|     | Администрации области и         |            |                                        |
|     | должностным лицам Администрации |            |                                        |
|     | области                         |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+
| 6.  | Внедрение в промышленную        | 27.11.2003 | УИиТС, АКУ                             |
|     | эксплуатацию системы обмена     |            |                                        |
|     | служебными документами в        |            |                                        |
|     | электронном виде и проведение в |            |                                        |
|     | связи с этим обучения и         |            |                                        |
|     | консультирования                |            |                                        |
|     | государственных служащих        |            |                                        |
|     | области                         |            |                                        |
+-----+---------------------------------+------------+----------------------------------------+