Постановление Правительства Ярославской области от 03.10.2013 № 1354-п

                     ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 03.10.2013 N 1354-п
г. Ярославль

Об утверждении Административного регламента исполнения государственной
  функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением
   законодательства об архивном деле в сфере организации хранения,
     комплектования, учета и использования архивных документов на
                    территории Ярославской области

      (В редакции Постановлений Правительства Ярославской области     
             от 12.03.2014 № 194-п; от 18.04.2017 № 324-п)        

     В соответствии с федеральными законами от 22  октября  2004  года
N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 26 декабря 2008
года  N 294-ФЗ  "О защите  прав  юридических  лиц   и   индивидуальных
предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)
и муниципального  контроля",  постановлением  Губернатора  области  от
22.02.2008  N 141  "Об управлении  по  делам   архивов   Правительства
области"
     ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
     1. Утвердить прилагаемый  Административный  регламент  исполнения
государственной функции по осуществлению государственного контроля  за
соблюдением законодательства об  архивном  деле  в  сфере  организации
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на
территории Ярославской области.
     2. Контроль     за    исполнением   постановления   возложить  на
руководителя  аппарата Правительства области (В редакции Постановлений
Правительства     Ярославской     области     от   12.03.2014 № 194-п;
от 18.04.2017 № 324-п)
     3.  Постановление  вступает  в  силу  через  десять  дней   после
официального опубликования.


Губернатор области          С.Н. Ястребов
 

УТВЕРЖДЁН

постановлением

Правительства области

от 03.10.2013 № 1354-п

(в редакции постановления

Правительства области

от 18.04.2017 № 324-п)

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на территории Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на территории Ярославской области (далее – Административный регламент) определяет порядок, сроки и последовательность административных процедур (действий) при исполнении государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на территории Ярославской области (далее – государственная функция) управлением по делам архивов Правительства области (далее – управление).

Государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на территории Ярославской области (далее – контроль в сфере архивного дела) направлен на предупреждение, выявление и пресечение нарушений органами местного самоуправления муниципальных образований области (далее – органы местного самоуправления), должностными лицами местного самоуправления, юридическими лицами, их руководителями и иными должностными лицами, индивидуальными предпринимателями, их уполномоченными представителями требований законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на территории Ярославской области, установленных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ярославской области (далее – обязательные требования), посредством организации и проведения проверок указанных органов и лиц, организации и проведения мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований, мероприятий по контролю в сфере архивного дела (далее – мероприятия по контролю), осуществляемых без взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений обязательных требований, систематического наблюдения за исполнением обязательных требований, анализа и прогнозирования состояния исполнения обязательных требований при осуществлении деятельности указанными органами и лицами.

1.2. Государственную функцию от имени Правительства области исполняет управление.

Государственная функция исполняется следующими уполномоченными должностными лицами управления:

- начальник управления;

- заместитель начальника управления;

- консультант управления;

- консультант-юрист управления;

- главный специалист управления;

- иные государственные гражданские служащие управления, должностными регламентами которых предусмотрено исполнение государственной функции.

При исполнении государственной функции управление взаимодействует с органами прокуратуры, при необходимости привлекает экспертов, экспертные организации к проведению мероприятий по контролю.

Управление взаимодействует с саморегулируемыми организациями по вопросам защиты прав их членов при осуществлении контроля в сфере архивного дела.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (Российская газета, 31.12.2001, № 256);

- Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Российская газета, 08.10.2003, № 202);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Российская газета, 27.10.2004, № 237);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Российская газета, 05.05.2006, № 95);

- Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Российская газета, 30.12.2008, № 266);

- Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Российская газета, 13.02.2009, № 25);

- Федеральным законом от 7 мая 2013 года № 78-ФЗ «Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации» (Российская газета, 13.05.2013, № 99);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. № 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 28, ст. 3706);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 10 июля 2014 г. № 636 «Об аттестации экспертов, привлекаемых органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля, к проведению мероприятий по контролю» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, № 29, ст. 4142);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2015 г. № 415 «О Правилах формирования и ведения единого реестра проверок» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 19, ст. 2825);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. № 323 «О направлении запроса и получении на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документов и (или) информации органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 17, ст. 2418);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2017 г. № 166 «Об утверждении Правил составления и направления предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований, подачи юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем возражений на такое предостережение и их рассмотрения, уведомления об исполнении такого предостережения» (Официальный интернет-портал правовой информации: http://www.pravo.gov.ru, 14.02.2017, номер опубликования 0001201702140002);

- перечнем документов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2016 г. № 724-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 18, ст. 2647);

- приказом Государственной архивной службы России от 11.03.97 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 01.09.97, № 17);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 14.03.2000 № 167/13 «Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения»;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 12.11.2007, № 46);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 05.11.2007, № 45);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 15.06.2009, № 24);

- приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Российская газета, 14.05.2009, № 85);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 19.09.2011, № 38);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (Российская газета, 22.11.2013, № 264);

- приказом Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 № 64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах»;

- приказом Федерального архивного агентства от 12.10.2006 № 59 «Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20__ год»;

- приказом Федерального архивного агентства от 30.01.2013 № 12 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»;

- приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 27.03.2009 № 93 «О реализации Федерального закона от 26.12.2008

№ 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (Законность, 2009, № 5);

- приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 21.04.2014 № 222 «О порядке формирования и согласования в органах прокуратуры ежегодного плана проведения государственными органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления и о порядке согласования в органах прокуратуры внеплановых проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления» (Законность, 2014, № 7);

- Законом Ярославской области от 29 мая 2013 г. № 25-з «Об Уполномоченном по защите прав предпринимателей в Ярославской области» (Документ-Регион, 31.05.2013, № 41);

- постановлением Губернатора области от 22.02.2008 № 141 «Об управлении по делам архивов Правительства области» (Губернские вести, 09.04.2008, № 26);

- постановлением Правительства области от 15.11.2011 895-п «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций» (Документ-Регион, 22.11.2011, № 96);

- постановлением Правительства области от 29.12.2011 № 1199-п «Об осуществлении государственного контроля (надзора)» (Документ-Регион, 27.01.2012, № 5);

- постановлением Правительства области от 13.11.2014 № 1148-п «Об утверждении Перечня должностных лиц управления по делам архивов Правительства области, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях» (Документ-Регион, 21.11.2014);

- Административным регламентом.

1.4. Государственная функция исполняется управлением в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Ярославской области, а также органов местного самоуправления, должностных лиц местного самоуправления, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов на территории Ярославской области.

Предметом контроля в сфере архивного дела являются:

- соблюдение органами местного самоуправления, должностными лицами местного самоуправления, юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями (далее – подконтрольные субъекты) в процессе осуществления деятельности обязательных требований;

- выполнение предписаний управления об устранении нарушений законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составленных по форме согласно приложению 1 к Административному регламенту (далее – предписание об устранении нарушений);

- проведение мероприятий по предотвращению причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, музейным предметам и музейным коллекциям, включенным в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение, входящим в состав национального библиотечного фонда, по обеспечению безопасности государства, по предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, по ликвидации последствий причинения такого вреда.

1.5. Права и обязанности уполномоченных должностных лиц управления при исполнении государственной функции.

1.5.1. Уполномоченные должностные лица управления при исполнении государственной функции имеют право в установленном порядке:

- запрашивать и получать от подконтрольного субъекта информацию и документы, необходимые для рассмотрения в ходе проведения проверки;

- получать устные разъяснения, касающиеся предмета проверки;

- беспрепятственно, по предъявлению служебного удостоверения и копии приказа Правительства области о проведении проверки (далее – приказ о проведении проверки), посещать территорию, административные здания, строения, сооружения и служебные помещения подконтрольного субъекта;

- копировать документы для приобщения к материалам проверки;

- требовать заверения представляемых копий документов, уполномоченным лицом или уполномоченными лицами подконтрольного субъекта;

- привлекать к проведению выездной проверки аккредитованных экспертов и экспертные организации;

- направлять в органы прокуратуры информацию о фактах нарушения действующего законодательства.

1.5.2. При исполнении государственной функции, уполномоченные должностные лица управления не вправе:

- проверять выполнение обязательных требований, если такие требования не относятся к полномочиям управления;

- проверять выполнение требований, установленных нормативными правовыми актами органов исполнительной власти СССР и РСФСР и не соответствующих законодательству Российской Федерации;

- проверять выполнение обязательных требований, установленных правовыми актами, не опубликованными в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, а также руководителя или иного уполномоченного представителя органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, за исключением проведения такой проверки в случаях причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, музейным предметам и музейным коллекциям, включенным в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение, входящим в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

- требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

- требовать от органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления осуществления полномочий, не отнесенных к полномочиям органов местного самоуправления соответствующего муниципального образования, а также финансового обеспечения из местного бюджета соответствующих расходов;

- распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- превышать установленные сроки проведения проверки;

- осуществлять выдачу подконтрольным субъектам предписаний об устранении нарушений или предложений о проведении мероприятий по контролю за их счет;

- требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов и (или) информации, включая разрешительные документы, имеющиеся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, включенные в определенный Правительством Российской Федерации перечень;

- требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов, информации до даты начала проведения проверки. Управление после принятия приказа о проведении проверки вправе запрашивать необходимые документы и (или) информацию в рамках межведомственного информационного взаимодействия.

1.5.3. Уполномоченные должностные лица управления при исполнении государственной функции обязаны:

- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ярославской области полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы подконтрольных субъектов, проверка которых проводится;

- проводить проверку на основании приказа о проведении проверки в соответствии с ее назначением;

- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку – только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа о проведении проверки и в случаях, предусмотренных абзацами третьим – пятым подпункта 3.4.2.2 пункта 3.4, абзацем вторым подпункта 3.11.2 пункта 3.11 раздела 3 Административного регламента, копии документа о согласовании проведения проверки;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю, руководителю органа местного самоуправления или должностному лицу местного самоуправления присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю, руководителю органа местного самоуправления или должностному лицу местного самоуправления, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя органа местного самоуправления или должностное лицо местного самоуправления с результатами проверки;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя органа местного самоуправления или должностное лицо местного самоуправления с документами и (или) информацией, полученными в рамках межведомственного информационного взаимодействия;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, для животных, растений, окружающей среды, объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценных, в том числе уникальных, документов Архивного фонда Российской Федерации, документов, имеющих особое историческое, научное, культурное значение, входящих в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, для возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании подконтрольными субъектами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- соблюдать сроки проведения проверки, установленные Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

- не требовать от подконтрольных субъектов документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- перед началом проведения выездной проверки по просьбе подконтрольного субъекта или его представителя ознакомить его с положениями Административного регламента;

- вносить запись о проведенной проверке в журнал учета проверок в случае его наличия у юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Управление при организации и проведении проверок запрашивает и получает на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документы и (или) информацию, включенные в перечень, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2016 г. № 724-р, от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия в сроки и порядке, которые установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. № 323 «О направлении запроса и получении на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документов и (или) информации органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия».

1.6. Права и обязанности подконтрольных субъектов.

1.6.1. Подконтрольные субъекты имеют право:

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- получать от управления информацию, относящуюся к предмету проверки, предоставление которой предусмотрено Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

- знакомиться с документами и (или) информацией, полученными управлением в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация;

- представлять документы и (или) информацию, запрашиваемые в рамках межведомственного информационного взаимодействия, в управление по собственной инициативе;

- знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями уполномоченных должностных лиц управления;

- обжаловать действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц управления, повлекшие за собой нарушение прав подконтрольного субъекта при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей либо Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Ярославской области к участию в проверке (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

Подконтрольные субъекты имеют право на возмещение вреда, причиненного вследствие действий (бездействия) должностных лиц управления, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке неправомерными.

Подконтрольные субъекты вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

1.6.2. Подконтрольные субъекты обязаны:

- предоставить уполномоченным должностным лицам управления, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки;

- обеспечить доступ уполномоченным должностным лицам управления, проводящим выездную проверку, и участвующим в выездной проверке экспертам, представителям экспертных организаций на территорию подконтрольного субъекта, в используемые подконтрольным субъектом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения и помещения, в которых хранятся документы Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Ярославской области и другие архивные документы;

- при проведении документарной проверки в течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса направлять в управление указанные в запросе документы.

Юридические лица обязаны обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридических лиц; индивидуальные предприниматели обязаны присутствовать или обеспечить присутствие уполномоченных представителей, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований.

1.7. Результатами исполнения государственной функции являются предупреждение нарушений обязательных требований, выявление факта нарушения обязательных требований, пресечение нарушений обязательных требований, организация и проведение мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований, принятие предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений, а также деятельность управления по систематическому наблюдению за исполнением обязательных требований, анализу и прогнозированию состояния исполнения обязательных требований при осуществлении деятельности подконтрольными субъектами.

Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

- составление управлением акта проверки соблюдения законодательства об архивном деле в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее – акт проверки) по форме согласно приложению 2 к Административному регламенту, в котором отражается наличие или отсутствие нарушений обязательных требований либо устранение нарушений обязательных требований, выявленных ранее;

- в случае выявления фактов нарушений обязательных требований – составление предписания об устранении нарушений с указанием срока их устранения и (или) о проведении мероприятий по предотвращению причинения вреда жизни, здоровью людей, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, музейным предметам и музейным коллекциям, включенным в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение, входящим в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, имуществу физических и юридических лиц, государственному или муниципальному имуществу, предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также других мероприятий, предусмотренных федеральными законами;

- в случае обнаружения состава административного правонарушения составление протокола об административном правонарушении по форме согласно приложению 3 к Административному регламенту;

- принятие мер по недопущению причинения вреда или прекращению его причинения вплоть до временного запрета деятельности юридического лица, его филиала, представительства, структурного подразделения, индивидуального предпринимателя в порядке, установленном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, и доведение до сведения граждан, а также других юридических лиц, индивидуальных предпринимателей любым доступным способом информации о наличии угрозы причинения вреда и способах его предотвращения.

1.8. Процедура привлечения к административной ответственности граждан и порядок взаимодействия между уполномоченными должностными лицами управления и гражданами регламентируется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

1.9. Информация о результатах проведенной проверки деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и предписаниях об устранении нарушений с указанием сроков устранения, в течение одного месяца после завершения проверки подлежит размещению на странице управления на портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – портал).

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции.

2.1.1. Информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется управлением.

Местонахождение управления и его почтовый адрес: Революционная ул., д. 28, г. Ярославль, 150000.

Телефоны для справок:

8(4852) 40-18-82 – приемная управления;

8(4852) 40-09-76 – факс;

8(4852) 40-07-97 – начальник управления.

Адрес электронной почты управления: uda@region.

2.1.2. График работы управления:

понедельник – четверг: 8.30 – 17.30;

пятница: 8.30 – 16.30;

обеденный перерыв: 12.00 – 12.48;

суббота, воскресенье – выходные дни.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Информация о местонахождении и графике работы управления размещается на странице управления на портале.

2.1.3. Основными требованиями к информированию о правилах исполнения государственной функции являются:

- достоверность представляемой информации;

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- удобство и доступность получения информации;

- своевременность предоставления информации.

2.1.4. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется подконтрольным субъектам при личном приеме, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, устно (непосредственно при исполнении государственной функции), а также путем размещения информационных материалов на стендах в здании управления и на странице управления на портале, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»: www.gosuslugi.ru.

2.1.4.1. Информация о ходе исполнения государственной функции предоставляется подконтрольным субъектам при личном приеме, по письменным обращениям, по телефону, по электронной почте, устно (непосредственно при исполнении государственной функции), посредством размещения на странице управления на портале.

2.1.4.2. При письменном обращении ответ направляется подконтрольному субъекту почтой в срок, не превышающий тридцати дней с момента регистрации письменного обращения.

2.1.4.3. Личный прием проводит начальник управления или уполномоченное должностное лицо управления.

2.1.4.4. При поступлении обращения по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента поступления обращения, в иных случаях – в срок, не превышающий десяти рабочих дней с момента поступления обращения.

Если подконтрольный субъект указал в обращении, поступившем в управление по электронной почте, что желает получить письменный ответ на бумажном носителе, то ответ направляется в сроки, указанные в подпункте 2.1.4.2 пункта 2.1 данного раздела Административного регламента.

2.1.4.5. На информационных стендах в здании управления и на странице управления на портале размещаются следующие информационные материалы:

- порядок исполнения государственной функции в текстовом виде и (или) в виде блок-схем, отображающих алгоритм прохождения административных процедур;

- основные положения законодательства Российской Федерации, Ярославской области и Административного регламента, касающиеся порядка исполнения государственной функции;

- сведения о местонахождении, графике (режиме) работы управления, номера телефонов, адрес страницы управления на портале и адрес электронной почты, по которым заинтересованные лица могут получить информацию;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции.

2.1.5. Требования к помещениям при осуществлении управлением информирования руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, руководителя или должностного лица органа местного самоуправления и (или) их уполномоченных представителей о правилах исполнения государственной функции.

2.1.5.1. Вход в здание управления должен быть оборудован вывеской с полным наименованием управления.

2.1.5.2. Место для приема посетителей оборудуется стульями, столом и должно соответствовать санитарным нормам.

2.1.5.3. Место для ожидания оборудуется стульями, столом, информационными стендами с информационными материалами, указанными в подпункте 2.1.4.5 пункта 2.1 данного раздела Административного регламента.

2.1.5.4. Место для ожидания посетителей должно располагаться рядом с рабочими кабинетами сотрудников управления, исполняющих государственную функцию. Предусматривается возможность доступа к местам общего пользования.

2.2. Сроки исполнения государственной функции.

2.2.1. Срок проведения проверок, предусмотренных Административным регламентом, не может превышать двадцать рабочих дней.

2.2.2. В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятьдесят часов в год для малого предприятия и пятнадцать часов в год – для микро предприятия.

В случае необходимости при проведении проверки в отношении субъекта малого предпринимательства получения документов и (или) информации в рамках межведомственного информационного взаимодействия проведение проверки может быть приостановлено начальником (заместителем начальника) управления на срок, необходимый для осуществления межведомственного информационного взаимодействия, но не более чем на десять рабочих дней. Повторное приостановление проведения проверки не допускается.

На период действия срока приостановления проведения проверки приостанавливаются связанные с указанной проверкой действия управления на территории, в зданиях, строениях, сооружениях, помещениях, на иных объектах субъекта малого предпринимательства.

2.2.3. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений уполномоченных должностных лиц управления, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен Правительством области, но не более чем на двадцать рабочих дней, а в отношении малых предприятий не более чем на пятьдесят часов, микро предприятий – не более чем на пятнадцать часов.

Срок проведения проверки любого вида в отношении юридического лица, которое осуществляет свою деятельность на территориях нескольких субъектов Российской Федерации, устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству, обособленному структурному подразделению юридического лица, при этом общий срок проведения проверки не может превышать шестьдесят рабочих дней.

2.2.4. В целях предупреждения нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований, управление осуществляет мероприятия по профилактике нарушений обязательных требований в соответствии с ежегодно утверждаемой им программой профилактики нарушений.

В целях профилактики нарушений обязательных требований управление:

- обеспечивает размещение на странице управления на портале перечней нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих перечисление обязательных требований, оценка соблюдения которых является предметом контроля в сфере архивного дела, а также текстов соответствующих нормативных правовых актов;

- осуществляет информирование юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по вопросам соблюдения обязательных требований, в том числе посредством разработки и опубликования руководств по соблюдению обязательных требований, проведения семинаров и конференций, разъяснительной работы в средствах массовой информации и иными способами. В случае изменения обязательных требований управление подготавливает и распространяет комментарии о содержании новых нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования, внесенных изменениях в действующие акты, сроках и порядке вступления их в действие, а также рекомендации о проведении необходимых организационных, технических мероприятий, направленных на внедрение и обеспечение соблюдения обязательных требований;

- обеспечивает регулярное (не реже одного раза в год) обобщение практики осуществления контроля в сфере архивного дела и размещение на странице управления на портале соответствующих обобщений, в том числе с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в целях недопущения таких нарушений;

- выдает предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований в порядке, установленном Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

При условии, что иное не установлено федеральным законом, при наличии у управления сведений о готовящихся нарушениях или о признаках нарушений обязательных требований, содержащихся в поступивших обращениях и заявлениях (за исключением обращений и заявлений, авторство которых не подтверждено), информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации в случаях, если отсутствуют подтвержденные данные о том, что нарушение обязательных требований причинило вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также привело к возникновению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера либо создало непосредственную угрозу указанных последствий, и если юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ранее не привлекались к ответственности за нарушение обязательных требований, управление объявляет юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагает принять меры по обеспечению соблюдения обязательных требований и уведомить об этом управление в установленный в таком предостережении срок.

Предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований должно содержать указания на соответствующие обязательные требования, нормативный правовой акт, их предусматривающий, а также информацию о том, какие конкретно действия (бездействие) юридического лица, индивидуального предпринимателя могут привести или приводят к нарушению обязательных требований.

Объявление и направление юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований осуществляется управлением в соответствии с Правилами составления и направления предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований, подачи юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем возражений на такое предостережение и их рассмотрения, уведомления об исполнении такого предостережения утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2017 г. № 166 «Об утверждении Правил составления и направления предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований, подачи юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем возражений на такое предостережение и их рассмотрения, уведомления об исполнении такого предостережения».

2.2.5. Сроки организации проверок.

2.2.5.1. Плановые проверки в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей проводятся не чаще чем один раз в три года. Плановая проверка одного и того же органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления проводится не чаще одного раза в два года.

2.2.5.2. О проведении плановой проверки подконтрольные субъекты уведомляются управлением не позднее, чем за три рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и (или) посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты подконтрольного субъекта, если такой адрес содержится соответственно в Едином государственном реестре юридических лиц, Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен подконтрольным субъектом в управление, или иным доступным способом.

2.2.5.3. О проведении внеплановой выездной проверки (за исключением внеплановой выездной проверки, основания, для проведения которой указаны в абзацах третьем – пятом подпункта 3.4.2.2 пункта 3.4 раздела 3 Административного регламента), подконтрольные субъекты уведомляются управлением не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом, в том числе посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты подконтрольного субъекта, если такой адрес содержится соответственно в Едином государственном реестре юридических лиц, Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен подконтрольным субъектом в управление.

2.2.6. Сроки оформления результатов проведения проверки.

2.2.6.1. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения уполномоченными должностными лицами управления.

2.2.6.2. В случае если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, испытаний, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента завершения проверки.

2.2.6.3. В случае если для проведения внеплановой выездной проверки требуется согласование ее проведения с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется в орган прокуратуры, которым принято решение о согласовании проведения проверки, в течение пяти рабочих дней со дня составления акта проверки.

2.3. Плата с подконтрольного субъекта за исполнение государственной функции не взимается.

3. Состав, последовательность и срок исполнения административных процедур (административных действий), требования к порядку их исполнения, в том числе особенности исполнения административных процедур (административных действий) в электронной форме

3.1. Порядок исполнения административных процедур, последовательности действий по осуществлению контроля в сфере архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления представлен в блок-схемах, приведенных в приложениях 4 – 7 к Административному регламенту.

3.2. Осуществление управлением контроля в сфере архивного дела включает в себя следующие административные процедуры:

- проведение плановых и внеплановых проверок (в форме документарных и (или) выездных проверок) соблюдения обязательных требований юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления посредством: формирования ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и ежегодного плана проведения проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления;

организации проверки;

проведения проверки;

оформления результатов проверки; в случае выявления нарушений – принятия мер по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений, а также мер по привлечению подконтрольных субъектов, допустивших нарушения, к ответственности;

- систематическое наблюдение за исполнением обязательных требований, анализ и прогнозирование состояния исполнения обязательных требований при осуществлении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, органами местного самоуправления, должностными лицами местного самоуправления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов.

3.3. Формирование ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

3.3.1. В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» управление формирует ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Проект ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. № 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», готовит консультант-юрист управления на основании предложений специалистов управления, а также муниципальных архивов и государственного казенного учреждения Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (далее – государственный архив).

3.3.2. В ежегодном плане проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей указываются:

- наименования юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), фамилии, имена, отчества индивидуальных предпринимателей, деятельность которых подлежит плановым проверкам, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) или места фактического осуществления деятельности индивидуальными предпринимателями;

- цель и основание проведения каждой плановой проверки;

- дата начала и сроки проведения каждой плановой проверки;

- наименование управления.

Периодичность составления ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – ежегодная.

3.3.3. Основанием для включения плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя в ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является истечение трех лет со дня:

- государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- начала осуществления юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем предпринимательской деятельности в соответствии с уведомлением о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности (в случае выполнения работ или предоставления услуг, требующих представления указанного уведомления), представленным в уполномоченный Правительством Российской Федерации в соответствующей сфере федеральный орган исполнительной власти.

3.3.4. Ответственным за исполнение административной процедуры является начальник управления.

3.3.5. В срок до 01 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, управление направляет проект ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в прокуратуру Ярославской области.

По итогам рассмотрения предложений прокуратуры Ярославской области ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей утверждается руководителем аппарата Правительства области.

3.3.6. Результатом административной процедуры по формированию ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является утвержденный руководителем аппарата Правительства области и согласованный органами прокуратуры ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей размещается уполномоченным должностным лицом управления на странице управления на портале в срок до 31 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок.

3.4. Организация проверки.

Проверка любого вида проводится на основании приказа о проведении проверки. Проверка может проводиться только уполномоченным должностным лицом или уполномоченными должностными лицами управления, которые указаны в приказе о проведении проверки.

В приказе о проведении проверки указываются:

- наименование управления и вид контроля в сфере архивного дела;

- фамилии, имена, отчества, должности лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

- наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) или места фактического осуществления деятельности индивидуальными предпринимателями;

- цели, задачи, предмет проверки, дата и срок ее проведения;

- правовые основания проведения проверки;

- подлежащие проверке обязательные требования;

- сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- перечень административных регламентов по осуществлению государственного контроля;

- перечень документов, представление которых подконтрольным субъектом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки.

Заверенная печатью копия приказа о проведении проверки вручается уполномоченными должностными лицами управления под подпись руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю или его уполномоченному представителю одновременно с предъявлением служебных удостоверений. По требованию юридического лица, индивидуального предпринимателя уполномоченные должностные лица управления обязаны представить информацию об управлении, а также об экспертах, экспертных организациях в целях подтверждения своих полномочий.

По просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя уполномоченные должностные лица управления обязаны ознакомить подлежащих проверке подконтрольных субъектов с положениями Административного регламента, мероприятиями по контролю и порядком их проведения на объектах, используемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности.

После принятия приказа о проведении проверки управление вправе запрашивать и получать необходимые документы и (или) информацию в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций. При организации и проведении проверок в рамках межведомственного информационного взаимодействия управление вправе запрашивать в Федеральной налоговой службе Российской Федерации следующие документы и (или) информацию:

- сведения из единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства;

- сведения из Единого государственного реестра юридических лиц;

- сведения из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

При организации и проведении проверок управление вправе запрашивать у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей следующие документы и (или) информацию:

- положение об организационной структуре (при наличии);

- положение об архиве (об архивном отделе) (при наличии);

- положение об экспертной комиссии (при наличии);

- штатное расписание (выписка из штатного расписания);

- должностные инструкции работников, ответственных за ведение архива;

- инструкция по делопроизводству (при наличии);

- протоколы заседаний экспертной комиссии (при наличии);

- номенклатура дел;

- планово-отчетная документация и паспорта архива за последние три года, предшествующие проверке (для государственного архива);

- основные (обязательные) учетные документы архива;

- программный комплекс «Архивный фонд» (для государственного архива);

- планы (схемы) размещения фондов в архивохранилище (для государственного архива);

- пофондовые и постеллажные топографические указатели;

- инструкция об охранном режиме архива (для государственного архива);

- планы мероприятий и другие нормативные правовые документы, регламентирующие порядок работы архива при чрезвычайных ситуациях (планы эвакуации людей и документов, инструкции о мерах противопожарной безопасности и действиях при пожаре);

- журнал регистрации ключей к замкам помещений архива (для государственного архива);

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;

- план проверки наличия и состояния архивных документов (для государственного архива);

- книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилищ, в том числе во временное пользование;

- картотека учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя и текста (для государственного архива);

- картотека учета необнаруженных архивных документов (для государственного архива);

- картотека учета технического состояния аудиовизуальных и электронных документов (для государственного архива);

- документы по оформлению результатов проверки физико-химического и технического состояния архивных документов (для государственного архива);

- документы по оформлению результатов работы по выявлению документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов (для государственного архива);

- книга учета документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии (для государственного архива);

- акты проверок технического состояния страховых копий (для государственного архива);

- журнал учета экспертных заключений реставратора и экспертные заключения (для государственного архива);

- список организаций – источников комплектования (для государственного архива);

- сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов (для государственного архива);

- паспорта архивов организаций, хранящих управленческую документацию за последние три года, предшествующие проверке (при наличии);

- паспорта архивов организаций, хранящих научно-техническую документацию за последние три года, предшествующие проверке (при наличии);

- журнал учета и выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам юридических лиц и физических лиц;

- программный комплекс «Учет обращений граждан и организаций» (для государственного архива);

- запросы юридических и физических лиц о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий и копии ответов на запросы за последние три года, предшествующие проверке;

- личные дела пользователей архивными документами (для государственного архива);

- журнал регистрации личных дел пользователей архивными документами (для государственного архива);

- книга учета посещений пользователями читального зала (для государственного архива).

При организации и проведении проверок управление вправе запрашивать у органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления следующие документы и (или) информацию:

- положение об организационной структуре либо устав (включая устав муниципального архива);

- положение об архивном отделе;

- положение об экспертной комиссии;

- штатное расписание (выписка из штатного расписания);

- должностные инструкции работников архива (архивного отдела);

- инструкция по делопроизводству (при наличии);

- протоколы заседаний экспертной комиссии;

- номенклатура дел;

- административные регламенты о предоставлении муниципальных услуг;

- планово-отчетная документация и паспорта архива за последние три года, предшествующие проверке;

- схема учета архивных документов;

- книга учета поступлений и выбытий архивных документов;

- книга учета поступлений фонда пользования;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи дел;

- реестр описей;

- дела фондов (включая акты);

- программный комплекс «Архивный фонд»;

- программный комплекс «Учет обращений граждан и организаций»;

- листы-заверители дела;

- инструкция об охранном режиме архива (архивного отдела);

- планы мероприятий и другие нормативные правовые документы, регламентирующие порядок работы архива при чрезвычайных ситуациях (планы эвакуации людей и документов, инструкции о мерах противопожарной безопасности и действиях при пожаре);

- планы (схемы) размещения фондов в архивохранилище;

- пофондовые и постеллажные топографические указатели;

- журнал регистрации ключей к замкам помещений архива (архивного отдела);

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов;

- план проверки наличия и состояния архивных документов;

- книга выдачи архивных документов из архивохранилища;

- картотека учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя и текста;

- картотека учета необнаруженных архивных документов;

- картотека учета физического и технического состояния архивных документов;

- список организаций – источников комплектования;

- наблюдательные дела организаций – источников комплектования архива (архивного отдела);

- сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных, городских архивов;

- паспорта архивов организаций, хранящих управленческую документацию за последние три года, предшествующие проверке;

- журнал учета и выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам юридических лиц и физических лиц;

- запросы юридических и физических лиц о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий и копии ответов на запросы за последние три года, предшествующие проверке;

- личные дела пользователей архивными документами;

- журнал регистрации личных дел пользователей архивными документами;

- книга учета посещений пользователями читального зала.

3.4.1. Организация плановой проверки.

Плановая проверка проводится в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

3.4.1.1. Предметом плановой проверки является соблюдение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в процессе осуществления деятельности требований к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Ярославской области, являющихся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов.

3.4.1.2. Плановые проверки проводятся на основании разрабатываемого и утверждаемого управлением ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

3.4.1.3. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

3.4.1.4. О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются управлением не позднее, чем за три рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и (или) посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты подконтрольного субъекта, если такой адрес содержится соответственно в Едином государственном реестре юридических лиц, Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен подконтрольным субъектом в управление, или иным доступным способом.

3.4.1.5. Результатами исполнения административной процедуры по организации плановой проверки являются издание приказа о проведении плановой проверки и уведомление юридического лица, индивидуального предпринимателя о проведении плановой проверки.

3.4.2. Организация внеплановой проверки.

Внеплановая проверка проводится в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

3.4.2.1. Предметом внеплановой проверки является:

- соблюдение подконтрольным субъектом в процессе осуществления деятельности обязательных требований;