Постановление Администрации Тамбовской области от 02.08.2002 № 587

 


                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                   Администрация Тамбовской области

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

02.08.2002                    г. Тамбов                         N 587

              О проведении областного смотра сохранности
            документов Архивного фонда Тамбовской области

     Во исполнение постановления администрации области от 14.08.2001 N
757 "О состоянии архивного дела в области и мерах по его развитию" и в
целях  улучшения  сохранности  документов  Архивного  фонда Тамбовской
области,  являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия
народов России, ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Провести  областной  смотр  сохранности  документов  Архивного
фонда  Тамбовской  области  (далее  областной  смотр)  с 01.09.2002 по
31.08.2003.
     2. Образовать комиссию по проведению областного смотра в составе:

Черкасов В.А.      - заместитель главы администрации области,
                     руководитель аппарата администрации области -
                     председатель комиссии

Журавлев И.П.      - начальник архивного отдела области, заместитель
                     председателя комиссии

Тацитова Л.И.      - заместитель начальника управления
                     делопроизводства и материально-технического
                     обеспечения администрации области, заместитель
                     председателя комиссии

Киселева Т.В.      - консультант архивного отдела области, секретарь
                     комиссии.

     Члены комиссии:

Громова Н.Д.       - начальник архивного отдела администрации
                     Тамбовского района (по согласованию)

Иванова Л.В.       - главный специалист отдела организационно-архивной
                     работы и маркетинга управления сельского
                     хозяйства и продовольствия области

Ивлиева В.И.       - первый заместитель начальника управления культуры
                     области

Ильина Ж.В.        - директор Центра хранения документов по личному
                     составу Тамбовской области

Китайчик В.И.      - начальник архивного отдела администрации г.
                     Мичуринска (по согласованию)

Кожевникова Т.И.   - начальник архивного отдела администрации г.
                     Котовска (по согласованию)

Коршунова М.В.     - заместитель директора Государственного архива
                     Тамбовской области

Летнев А.П.        - заместитель начальника управления Министерства
                     юстиции Российской Федерации по Тамбовской
                     области (по согласованию)

Шахова Л.И.        - главный специалист архивного отдела области

Шитикова Н.А.      - директор объединенного междуведомственного архива
                     комитета по начальному профессиональному
                     образованию области.

     3. Утвердить Положение об областном смотре согласно приложению.
     4. Рекомендовать  руководителям  органов  исполнительной   власти
области,  органов местного самоуправления,  предприятий, организаций и
учреждений  независимо  от  форм  собственности  принять   участие   в
областном смотре.
     5. Финансовому   управлению   области   (Антоненко)    обеспечить
финансирование   указанных   мероприятий   в   пределах  ассигнований,
предусмотренных на содержание архивного  отдела  области  и  областных
государственных архивов на 2003 год.


     Глава администрации
     области          О.И.Бетин
------------------------------

                                             ПРИЛОЖЕНИЕ
                                             УТВЕРЖДЕНО
                                постановлением администрации области
                                        от 02.08.2002 N 587

                          П О Л О Ж Е Н И Е
              об областном смотре сохранности документов
                  Архивного фонда Тамбовской области

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Областной  смотр  сохранности  документов  Архивного   фонда
Тамбовской   области   (далее   смотр)   организуется   администрацией
Тамбовской области.
     1.2. В    смотре   участвуют   городские,   районные   архивы   и
ведомственные  архивы  учреждений-источников  комплектования   архивов
области.
     1.3. Смотр проводится с 1 сентября 2002 г. по 31 августа 2003 г.
     1.4. Основными задачами смотра являются:
     всестороннее изучение    состояния    сохранности     документов,
хранящихся в муниципальных и ведомственных архивах;
     осуществление практических мер  по  устранению  вскрытых  в  ходе
смотра недостатков;
     выработка конкретных предложений по  улучшению  условий  хранения
документов;
     изучение и распространение опыта хранения документов.
     1.5. Для  организации  и проведения смотра сохранности документов
образуется областная смотровая комиссия.  В состав комиссии включаются
специалисты   архивной  службы  области,  представители  администрации
области,  администрации городов  и  районов,  специалисты  учреждений,
организаций и предприятий.
     1.6. Комиссия координирует проведение смотра в области и обобщает
его результаты.
     1.7. В районах и городах области создаются районные  и  городские
смотровые комиссии.

                          2. УСЛОВИЯ СМОТРА

     Проверка состояния сохранности документов проводится по следующим
показателям:
     2.1. Требования к зданиям и хранилищам:
     специально построенные или приспособленные;
     удаленность от объектов, опасных в пожарном отношении, источников
скопления насекомых и грызунов (столовые,  склады); изолированность от
других помещений, гарантированность от затопления;
     наличие и   характеристика   архивохранилищ   (площадь,   наличие
запасных выходов, распашных решеток на окнах, покрытие стен, полов);
     наличие рабочей комнаты, помещения для работы исследователей;
     электрооборудование и  световой  режим  (наличие электропроводки,
светильников закрытого исполнения,  удаление светильников от коробок с
документами, изоляция шнуров, заземление электрооборудования и наличие
светонепроницаемых штор);
     противопожарная защита   (наличие   углекислотных  огнетушителей,
обивка дверей железом по асбесту;  наличие планов эвакуации,  пожарной
сигнализации;  периодичность проверок архивохранилищ органами пожарной
охраны; отсутствие в хранилищах посторонних предметов);
     температурно-влажностный режим        (наличие       психрометра,
периодичность  снятия  показаний   и   их   регистрация,   возможность
поддержания оптимального режима хранения);
     оборудование хранилищ  и  санитарно-гигиенический   режим   (виды
стеллажей,    их   установка,   регулярность   проведения   уборок   и
обеспыливания, герметичность окон, проведение санитарных дней, наличие
документов,  пораженных  плесневым  грибком,  дезинфекция  хранилищ  и
документов, отсутствие грызунов);
     порядок опечатывания хранилищ и допуск в них;  хранение ключей от
хранилищ.
     2.2. Размещение и состояние документов в хранилищах:
     загруженность хранилищ;
     картонирование, наличие топографических пофондовых и постеллажных
указателей;  соблюдение  принципа  раздельного  размещения  документов
постоянного  срока  хранения  и  по личному составу;  наличие карточек
физического состояния дел,  проведение работы по улучшению физического
состояния дел;
     выдача дел из хранилищ (наличие  карт-заместителей  дел,  наличие
листов использования в делах,  наличие книг выдачи дел,  наличие актов
выдачи дел во временное пользование, контроль за возвратом дел);
     проведение проверок   наличия   и  состояния  дел  (периодичность
проверок и оформление итогов,  розыск необнаруженных дел и снятие их с
учета).
     2.3. Состояние государственного учета документов:
     наличие учетных документов в архиве и их состояние;
     книга учета  поступлений  (оформление  книги,   наличие   годовых
итоговых   записей,   соответствие   записей   в  книге  данным  актов
приема-передачи, описям дел и наличию документов в хранилище);
     список фондов  (оформление  списка,  наличие  записей  о  выбытии
фондов, годовых итоговых записей, нумерации листов);
     карточка фондов  (наличие  фондовых  картотек по форме Регламента
государственного учета,  правильность их оформления,  ведения карточек
(листов) фондов, внесение изменений в карточки фондов;
     описи дел (наличие в описях  дел  на  принятые  документы  грифов
утверждения,  согласования, сводных итоговых записей, хранение описей,
их экземплярность);
     паспорт архива  (сверка  данных  паспортов  со  списками  фондов,
данными книги учета поступлений);
     сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
     дело фонда (соответствие количества дел фондов количеству  фондов
архива;  наличие в деле фонда исторической справки,  дополнений к ней,
справок, актов и т.д.);
     проведение выверки   комплекта   учетных  документов  (выборочная
проверка соответствия данных основных учетных документов).
     2.4. Количество  дел,  хранящихся  в архиве (хранилище),  крайние
даты дел;  количество дел,  хранящихся сверх установленного срока (для
ведомственных архивов), неучтенных, неописанных.

                     3. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ СМОТРА

     3.1. Итоги смотра подводятся областной смотровой комиссией.
     3.2. Итоги  подводятся  раздельно  по   городским,   районным   и
ведомственным архивам.
     3.3. Архивы,  участвующие в смотре, представляют в архивный отдел
области информации (справки) о выполнении условий смотра.
     3.4. По итогам смотра определяются призовые места.
     3.5. Победители   смотра   награждаются   дипломами  и  денежными
премиями.
     3.6. Для поощрения победителей создается призовой фонд.