Постановление Думы Тамбовской области от 06.12.1996 № 615

 



                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                      Тамбовская областная Дума

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                                   Утратилo силу - Постановление Думы
                                           Тамбовской области
                                         от 23.12.2004 г. N 1021

        О порядке ведения личных дел государственных служащих
              государственной службы Тамбовской области

     Рассмотрев материал,   представленный   Администрацией   области,
заключение постоянной   комиссии   законодательных   предположений   и
контроля областной Думы,  и руководствуясь статьей 8 Закона Тамбовской
области от  28.02.96  N  55-3  "О  государственной  службе  Тамбовской
области",
     Тамбовская областная Дума ПОСТАНОВЛЯЕТ:
     1. Утвердить    Положение    о   порядке   ведения   личных   дел
государственных служащих  государственной  службы  Тамбовской  области
(прилагается).
     2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
постоянную комиссию законодательных предположений и контроля областной
Думы (Конобеев Л.Н.).
     3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.


     Председатель Тамбовской
     областной               В.Карев

     г. Тамбов
     6 декабря 1996 г.
     N 615
------------------------------
                                                     УТВЕРЖДЕНО
                                             постановлением Тамбовской
                                                   областной Думы
                                            от 6 декабря 1996 г. N 615

                              ПОЛОЖЕНИЕ
        о порядке ведения личных дел государственных служащих
              государственной службы Тамбовской области

     Настоящее Положение  разработано   в   соответствии   с   Законом
Тамбовской области  от  28.02.96  N  55-3  "О  государственной  службе
Тамбовской  области" и определяет временный порядок ведения личных дел
государственных служащих  государственной  службы  области  до  выхода
федерального  закона  и  других  нормативных  правовых  актов по этому
вопросу.  Устанавливается порядок комплектования,  ведения и  хранения
личных дел государственных служащих.
     1. Личное   дело   государственного  служащего  включает  в  себя
документы,   содержащие   сведения   о   служащем,   прохождении    им
государственной службы.
     2. Ведение личных дел  государственных  служащих  возлагается  на
кадровые    службы    органов   государственной   власти   области   и
соответствующих должностных лиц их структурных подразделений.
     3. При   переводе   государственного  служащего  на  новое  место
государственной службы личное дело передается  в  кадровую  службу  по
указанному месту государственной службы.
     4. Ведение  нескольких   личных   дел   одного   государственного
служащего не допускается.
     5. Личное дело государственного служащего оформляется в недельный
срок  после  выпуска соответствующего документа о приеме гражданина на
государственную службу.
     6. При   ведении   личного  дела  в  него  включаются  документы,
закрепляющие процесс поступления гражданина на государственную  службу
и ее прохождения.
     Устанавливается следующий  состав   документов   и   порядок   их
расположения при ведении личного дела:
     анкета с фотографией размером 4 х 6 см;
     дополнение к анкете;
     автобиография;
     документы, подтверждающие      профессиональное      образование,
переподготовку и повышение квалификации;
     личное заявление;
     трудовой договор (контракт);
     приказ (постановление)  о назначении на государственную должность
государственной службы области;
     опись документов, находящихся в личном деле.
     В зависимости от условий поступления на  государственную  службу,
специфики государственной должности государственной службы области, на
которую назначается  (принимается)  гражданин,  в  личное  дело  могут
помещаться следующие документы:
     для впервые поступающего на государственную службу -  справка  из
органов   налоговой   службы,  содержащая  сведения  об  имущественном
положении, медицинское заключение о состоянии здоровья;
     для государственного  служащего,  назначенного на государственную
должность государственной    службы    области    категории   "Б",   -
представление лица,  замещающего государственную  должность  категории
"А".
     После заведения  личного  дела  в  него  поступают  все  основные
документы,  отражающие  изменения,  которые  будут  возникать в период
прохождения государственным служащим государственной службы.  Сведения
об изменениях заносятся в дополнение к анкете.
     К таким сведениям относятся:
     документы, подтверждающие      изменения      анкетных     данных
государственного  служащего  (копия  свидетельства  о   браке,   копии
документов  об  окончании учебных заведений и получении дополнительной
специальности и т. д.);
     документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные
качества    государственного    служащего   (характеристики,   отзывы,
аттестационные листы,  справки  -  объективки,  т.  е.  биографические
справки,  содержащие  анкетные  данные  государственного  служащего  и
краткое описание его трудовой деятельности, и т. д.).
     В личное   дело   государственного   служащего,   допущенного   к
государственной тайне,  включается договор  (контракт)  об  оформлении
допуска к государственной тайне.
     Сбор и внесение в личные дела государственных  служащих  сведений
об  их  политической  и  религиозной  принадлежности,  о частной жизни
запрещаются.
     7. Все  документы  в  личном деле располагаются в хронологическом
порядке.  В него не должны входить документы второстепенного  значения
(проекты, дубликатные экземпляры и т. д.).
     8. Документы личного дела  помещаются  в  специальную  папку,  на
которой  заранее  проставляется  присвоенный ей порядковый номер.  Под
этим номером  личное  дело  регистрируется  в журнале учета личных дел
государственных служащих.
     После увольнения  государственного  служащего  его  личное   дело
извлекается из данной папки,  оформляется для передачи в установленном
порядке (при перемещении служащего) или сдается на хранение в архив. В
освободившуюся  папку под тем же номером помещается личное дело нового
государственного служащего.
     9. Для работы с личными делами ведутся карточки:
     алфавитные      - для быстрого поиска личного дела
     контрольные     - для обеспечения сохранности и контроля
                       за своевременным возвратом выданных или
                       высланных личных дел
     должностные     - для отражения сведений о государственных
                       служащих, занимавших ранее и занимающих на
                       данный момент соответствующую государственную
                       должность государственной службы области
     статистические  - для обеспечения учета государственных
                       служащих и анализа их качественного состава
     10. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми
материалами  своего  личного  дела,  отзывами  о  своей деятельности и
другими документами до внесения их в  личное  дело,  на  приобщение  к
личному делу своих объяснений.
     Государственный служащий обязан информировать кадровые службы  об
изменениях в своих анкетных данных.
     11. Кадровые службы государственных органов:
     обеспечивают правильность  составления  и  оформления  документов
личного  дела  и   их   сохранность;
     ведут картотеки   алфавитных,    контрольных,    должностных    и
статистических карточек;
     оперативно вносят в дополнение к анкете сведения об изменениях  в
анкетных   данных   государственного  служащего  и  в  прохождении  им
государственной службы;
     осуществляют подготовку   личных  дел  уволенных  государственных
служащих к сдаче в архив.
     12. При работе с личным делом, выданным во временное пользование,
запрещается:  производить какие-либо  исправления  в  ранее  сделанных
записях;  вносить  в  него  новые  записи;  извлекать  из личного дела
имеющиеся там  документы  или  помещать  новые;  разглашать  сведения,
содержащиеся  в  документах  личного  дела.  При извлечении каких-либо
документов из личного дела по указанию  руководителя  государственного
органа  работник  кадровой  службы  обязан сделать во внутренней описи
соответствующую запись.
     Личные дела  не  выдаются  на  руки государственным служащим,  на
которых они заведены.
     13. Личные   дела   могут  выдаваться  во  временное  пользование
определенным должностным лицам.  Круг лиц,  допускаемых к  пользованию
личными  делами,  определяется  руководителем государственного органа.
Высылка личных дел по соответствующим запросам  в  другие  организации
осуществляется с разрешения руководителя данной организации.
     14. Ответственность  за  хранение  личных  дел   возлагается   на
кадровые службы государственных органов и руководителей их структурных
подразделений.   В   государственных   органах   и   их    структурных
подразделениях  хранятся личные дела только работающих государственных
служащих.
     Личные дела  уволенных  государственных  служащих  оформляются  в
соответствии с требованиями архивных органов и хранятся  в  архиве  по
алфавиту фамилий работавших государственных служащих.
     15. Личные  дела  хранятся  наравне  с   секретными   документами
отдельно от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения.
     Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы,  в
которых личные дела располагаются по порядку номеров.
     Помещения, в которых находятся шкафы  (сейфы)  с  личными  делами
государственных   служащих,   рекомендуется   сдавать   под   охранную
сигнализацию.