Распоряжение Администрации Смоленской области от 26.02.1997 № 52-р

                ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ  СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

от 26.02.97г. N 52-р
г. Смоленск

            Об утверждении "Инструкции по документообороту
            областной администрации с районами и городами
              области по электронной почте ГАС "Выборы""

     В соответствии  с  постановлением  главы администрации области от
06.02.97г. N 68 "О переводе документооборота  областной  администрации
на электронную почту":
     1. Утвердить   прилагаемую   "Инструкцию   по    документообороту
областной администрации  с  районами и городами области по электронной
почте ГАС "Выборы".
     2. Настоящая инструкция вступает в силу с 1 марта 1997 года.

     Н.Рулев

                                                  УТВЕРЖДЕНО
                                        распоряжением      заместителя
                                        Главы  -   управляющего делами
                                        администрации       Смоленской
                                        области от 26.02.97г. N 52

                              ИНСТРУКЦИЯ
       по документообороту областной администрации с районами и
          городами области по электронной почте ГАС "Выборы"
     1. Настоящая инструкция устанавливает правила учета, регистрации,
порядок приема/отправки  документов  между  областной  администрацией,
районами,   городами   области  по  электронной  почте  ГАС  "Выборы".
     2. Абонентский   пункт   ГАС   "Выборы"   находится   в    отделе
информационных  ресурсов областной администрации (далее по тексту ОИР) 
совместно  с  региональным информационно-аналитическим центром ( далее
по  тексту РИАЦ ) ( комната 607 Дома администрации,  телефон 3-77-47 ,
телефон  "Искра-2"  -  06-018  ).
     3. При   отправке   постановлений   и   распоряжений    областной
администрации  руководителям  органов местного самоуправления районов,
городов области,  общий  отдел  (протокольная  часть)  представляет  в
ОИР/РИАЦ  копию  постановления  или  распоряжения,  заверенную печатью
"общий отдел N 1".
     Копия регистрируется и хранится в ОИР/РИАЦ. На ней ставится штамп
отдела  информационных  ресурсов,  на  котором проставляется исходящий
регистрационный номер.
     4. Структурные      подразделения     областной     администрации
подготавливают для отправки по электронной почте  в  районы  и  города
области  служебные  документы,  письма  и  др.  При этом к документам,
отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:
     4.1. Для подразделений, не имеющих компьютеры:
     - объем не более 5 печатных листов.
     - копии должны иметь четкое и контрастное изображение.
     - на обратной  стороне  последнего  листа  документа  указываются
адреса рассылки.
     4.2. Для подразделений, имеющих компьютеры:
     - объем  не  более  1  Мбайт.
     - документ представляется в виде электронной копии на  дискете  с
отдельным  файлом  сопроводительной информации,  в котором указывается
название пересылаемого файла,  его размер и адреса рассылки. Вид файла
cопроводительной информации представлен в Приложении 1.
     5. Копии документов и сопроводительная информация  регистрируется
в  ОИР/РИАЦ.  На копии ставится штамп отдела информационных ресурсов с
указанием исходящего регистрационного номера.
     6. При  получении  по  электронной  почте  документов из районов,
городов области администратор почтовой  связи  ОИР/РИАЦ,  регистрирует
их,  ставит  штамп  отдела,  входящий  номер  и  оповещает  адресата о
получении.
     Структурным подразделениям администрации, не имеющим компьютеров,
документы передаются в распечатанном виде.
     Структурным подразделениям   администрации,  имеющим  компьютеры,
документы передаются в электронном виде для последующей распечатки  на
собственных компьютерах.
     7. При   наличии   в   структурных  подразделениях  администрации
модемов,  допускается передача документов в ОИР/РИАЦ  для  отправки  в
районы  и  города  по  модемной  связи  (телефон  для модемной связи в
ОИР/РИАЦ - 3-69-68). При этом пересылаемые файлы должны сопровождаться
файлом  сопроводительной  информации,  в  котором  должны быть указаны
реквизиты  пересылаемых  документов,  перечислены  имена   и   размеры
пересылаемых   файлов,   указаны   адреса   рассылки.Содержимое  файла
сопроводительной  информации  должно  соответствовать  Приложению   1.
     Администратор почтовой  связи  ОИР/РИАЦ регистрирует пересылаемые
файлы,  присваивает  исходящий  номер  и   отправляет   адресатам   по
электронной почте в районы и города по адресам рассылки.
     8. Администраторы   ГАС   "Выборы"   в   районных   и   городских
администрациях должны:
     - учитывать передаваемую  и  принимаемую  информацию  в  журналах
учета входящей и исходящей корреспонденции установленного образца;
     - при пересылке документов в областную администрацию по программе
DIMAIL указывать сопроводительную информацию по форме Приложения 1;
     - сообщать адресатам о принятой информации по телефону;
     - подразделениям администрации, не имеющим компьютеров, документы
передавать в распечатанном виде;
     - подразделениям  администрации,  имеющим  компьютеры,  документы
передавать в электронном виде.
     9. Администратор почтовой связи ОИР/РИАЦ получает по  электронной
почте   уведомление   о   факте  получения  документа  адресатом.  При
необходимости о дате получения  документа  адресатом  можно  узнать  у
администратора почтовой связи ОИР/РИАЦ по телефону 3-77-47.

     Начальник отдела информационных
     ресурсов          И.Макаренкова

                                                Приложение N 1
                                        к         инструкции        по
                                        документообороту     областной
                                        администрации     с   районами
                                        и   городами  области       по
                                        электронной почте ГАС "Выборы"

                Вид файла сопроводительной информации.

     Из Смоленска
     Управление сельского хозяйства и продовольствия

     Ельня. Начальнику управления сельского хозяйства и продовольствия
                                  (И.И. Иванову.)
     (Несколько адресов необходимо указывать через запятую)

     При этом направляется файл со статистическими  данными
     Имя:  stat.txt
     Размер: 16200 байт
     Зам. начальника управления сельского хозяйства и продовольствия
                                  (С.С.Сидоров)
     24.02.97 г.
     Исполнил: Попова Т.А.
     тел. для справок 3-33-33