Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 16.04.1997 № 174

                ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от 16.04.1997 г.  N  174


     Об утверждении инструкций

     1. Утвердить  положение  об  организационном отделе Администрации
Гагаринского района (Приложение N1).
     2. Утвердить  обязанности должностных лиц организационного отдела
Гагаринского района (Приложение N 2).
     3. Утвердить  обязанности заведующей приемной Главы администрации
Гагаринского района (Приложение N 3).

                                           Е. Новохатский
.
                                - 2 -

                                         Приложение N 1
                                         к постановлению
                                         Главы администрации
                                         N___от________1997г.

                              ПОЛОЖЕНИЕ
               об организационном отделе администрации
                         Гагаринского района

     1.Организационный отдел  входит  в состав Управления делами адми-
нистрации и непосредственно подчиняется заместителю Главы  администра-
ции - Управляющему делами.
     2. На организационный отдел возлагаются задачи:
     - организация документального,  информационного и правового обес-
печения деятельности администрации, создание единой системы делопроиз-
водства.
     - Разработка порядка подготовки,  оформления и прохождения  доку-
ментов, правил работы с ними в соответствии с требованиями Главы адми-
нистрации Смоленской области от 20.02.1996 г.  N 85, другими норматив-
ными актами и регламентом администрации Гагаринского района.
     - Организация приема посетителей,  работы с письмами,  жалобами и
обращениями населения, анализ этой работы.
     - Организация работы с кадрами, по изучению и подбору, расстанов-
ке, аттестованию, повышению квалификации и усовершенствованию, обеспе-
чению структурных подразделений специалистами по профессии.
     - Подготовка материалов к награждению, присвоению почетных званий
и поощрению.
     - Организация машинописных работ, тирожирование и копирование до-
кументов.
     - Организация работы аттестационной комиссии согласно положению.
     - Организация подготовки мероприятий проводимых Главой  админист-
рации или с его участием, документальное оформление протокольной части
и контроль исполнения решений.
     - Организация  работы  с  сельскими администрациями,  оказание им
практической и методической помощи в проведении мероприятий и  решение
других вопросов.
     - Организация проведения выборов в государственные и местные  ор-
ганы управления совместно с территориальной избирательной комиссией.
     - Организация работы по изучению общественного мнения, социологи-
ческих исследований в районе и подготовка аналитического материала.
     - Взаимодействие со средствами массовой  информации  по  вопросам
публикации и доведения до населения постановлений, решений администра-
ции и других органов местного самоуправления.
     - Взаимодействие с общественными конфессиональными организациями,

                                - 3 -

политическими партиями,  движениями, организациями и районной Думой по
вопросам компетенции отдела.
     - Организация работы системы ГАС "Выборы" и  информационно-анали-
тического центра администрации района.
     - Организация сдачи в архив документов законченных делопроизводс-
твом, экспертиза ценности документов подлежащих хранению,  при необхо-
димости их уничтожение по срокам хранения комиссионно.
     - Организация   комиссионных   проверок  сельских  администраций,
структурных подразделений администрации по соблюдению законодательства
делопроизводству и другим вопросам компетенции отдела.
     - Контроль  за  техническим  состоянием  печатной,  множительной,
компьютерной техники,  организация своевременной профилактики и их ре-
монта.
     - Организация лечебно-профилактической,  оздоровительной работы и
медосмотров работников администрации в медучреждениях.
     - Организация  порядка  хранения,  использование и учета печатей,
штампов администрации.
     - Организация оперативной связи с сельскими администрациями, дру-
гими организациями и учреждениями.
     - Организация  охраны  здания администрации дежурной,  сторожевой
службой и милицией.
     - Организация единой системы учета и контроля за выполнением Ука-
зов Президента РФ,  Федерального собрания и правительства, постановле-
ний и распоряжений областной Думы и Главы администрации, районной Думы
и Главы администрации района, за рассмотрением писем, жалоб, обращений
граждан поступивших в органы РФ,  области и органы местного самоуправ-
ления района.
     - Организация проведения мероприятий по укреплению трудовой и ис-
полнительской дисциплины в администрации и структурных подразделениях.
     - Ведение  учета по всем направлениям работы организационного от-
дела и функциональным обязанностям.
     - Обобщение и заказ периодической печати для администрации, конт-
роль поступления,  обеспечения ознакомления руководителей,  работников
администрации и ее хранение.
     - Выполнение других указаний  Главы  администрации,  Управляющего
делами при проведении общих районных и городских мероприятий.






Заместитель Главы -
Управляющий делами администрации                    И.Павлюк
.
                                - 4 -

                                            Приложение N 2
                                            к постановлению
                                            Главы администрации
                                            N___от________1997г.

                             ОБЯЗАННОСТИ

          ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОТДЕЛА УПРАВЛЕНИЯ
                         ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ

                  НАЧАЛЬНИК ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОТДЕЛА
     Подчиняется непосредственно Заместителю Главы - Управляющему  де-
лами администрации и выполняет должностные обязанности:
     - Планирует и организует работу отдела в соответствии с норматив-
ными актами РФ, области, администрации района.
     - Организует порядок подготовки, оформление, прохождение докумен-
тов, правил работы с ними и контроль их исполнения должностными лицами
администрации.
     - Организует работу с письмами, жалобами, предложениями и обраще-
ниями граждан в администрации, учет, документальное оформление.
     - Организует  взаимодействие со средствами массовой информации по
вопросам доведения до населения решений Администрации, районной Думы и
другой информации.
     - Организует взаимодействие  с  общественными,  конфессиональными
организациями, политическими партиями и движениями, правохранительными
органами, районной Думой, обеспечивает документальное оформление.
     - Организует  информационно-аналитическое  и правовое обеспечение
деятельности структурных подразделений администрации.
     - Организует машинописные работы,  копирование, тиражирование до-
кументов, учет этой работы.
     - Организует работу с кадрами по изучению,  подбору, расстановке,
повышению квалификации, укреплению трудовой дисциплины.
     - Организует работу по оформлению наградных материалов,  материа-
лов к присвоению почетных званий,  обеспечивает работу постоянно дейс-
твующей аттестационной комиссии.
     - Организует работу по изучению общественного мнения,  социальных
исследований в районе, подготовке аналитического материала взаимодейс-
твуя с отделом статистики.
     - Организует  работу  по  проведению  выборов в государственные и
местные органы Управления.
     - Организует подготовку совещаний, заседаний и других мероприятий
проводимых Главой  администрации  и  с  его  участием,  документальное
оформление решений, контроль их исполнения.
     - Организует работу с сельскими администрациями,  оказание им ме-

                                - 5 -

тодической и практической помощи в организации делопроизводства и дру-
гих вопросах служебной деятельности.






     - Организует работу ГАС "ВЫБОРЫ" и ИАНЦентра.
     - Организует подготовку и сдачу в  Архив  документов  законченных
делопроизводством, экспертизу ценности документов, подлежащих хранению
или уничтожению по срокам.
     - Организует контроль за техническим состоянием множительной, пе-
чатной, автоматизированных систем, их своевременную профилактику и ре-
монт.
     - Планирует и проводит комиссионные проверки сельских администра-
ций, структурных подразделений по делопроизводству, законодательству и
другим вопросам компетенции Орготдела.
     - Организует учет по всем направлениям работы отдела,  отчетность
в вышестоящие органы.
     - Организует проведение лечебно-профилактической, оздоровительной
работы и медосмотров работников администрации в медучреждениях,  обес-
печение путевками в санатории и дома отдыха.
     - Участвует в разработке нормативных документов администрации.
     - Рассматривает и готовит на доклад поступающие и разрабатываемые
документы Управляющему делами.
     - Проводит разработку нормативных документов и вносит предложения
по функциям и задачам организационного отдела, принимает решение отно-
сящиеся к компетенции отдела по должностным обязанностям работников.
     - Взаимодействует со структурными  подразделениями  администрации
по компетенции отдела.
     - Выполняет другие указания Главы администрации, Управляющего де-
лами при проведении общих районных и городских мероприятий.

                    ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ - СИСТЕМНЫЙ
                      АДМИНИСТРАТОР ГАС "ВЫБОРЫ"

     Подчиняется непосредственно начальнику организационного  отдела  и
выполняет должностные обязанности:
     - Обеспечивает эксплуатацию комплекса средств  автоматизации  ин-
формационно-аналитического центра администрации,  хранение, обслужива-
ние, защиту от доступа к технике посторонних лиц.
     - Проводит  работу  по  развертыванию  новых  версий программного
обеспечения, формирует базы данных.

                                - 6 -

     - Принимает и регистрирует поступающую информацию вышестоящих ор-
ганов, докладывает начальнику организационного отдела.
     - Регистрирует и передает по средствам автоматизации информацию в
вышестоящие инстанции по установленному администрацией перечню.
     - Готовит справочный материал, другую информационную документацию
для структурных подразделений администрации,  районной Думы с разреше-
ния начальника организационного отдела или Управляющего делами.
     - Обеспечивает, во время проведения выборов и референдумов, рабо-
ту территориальной избирательной комиссии средствами автоматизации.
     - Проводит работу по сбору установленной информации в ИАНЦентр.
     - Ведет  книги  учета и документацию согласно функциональных обя-
занностей, системный журнал о сбоях, неисправностях КСА.
     - Проводит работу по учету населения района,  организаций, предп-
риятий.
     - Взаимодействует с информационно-аналитическим центром областной
администрации.
     - Выполняет другие указания начальника отдела по проведению общих
районных и городских мероприятий.

                    ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО РАБОТЕ С
                             ТЕРРИТОРИЯМИ
     Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела  и
выполняет должностные обязанности:
     - Взаимодействует с  общественными  организациями,  политическими
партиями, движениями и конфессиональными организациями в районе, ведет
их учет.
     - Взаимодействует  со средствами массовой информации по доведению
до населения решений Администрации,  районной Думы,  другой информации
компетенции отдела.
     - Проводит работу с сельскими администрациями,  другими предприя-
тиями и  организациями,  оказывает помощь в решении текущих вопросов и
плановых задач.
     - Обеспечивает  проведение  комиссионных проверок,  инструктивных
мероприятий в структурных подразделениях,  сельских  администрациях  с
привлечением специалистов.
     - Проводит работу по организованному обеспечению выборов в  госу-
дарственные и  местные органы управления,  взаимодействуя с территори-
альной избирательной комиссией.
     - Проводит  работу по подготовке и проведению совещаний,  заседа-
ний, активов проводимых  Главой  администрации  или  с  его  участием,
оформляет и ведет протокольную часть, контролирует исполнение принятых
решений.
     - Участвует в планировании и обеспечивает плановую учебу всех ка-
тегорий специалистов администрации,  подчиненных структур, взаимодейс-

                                - 7 -

твует с отделами администрации по проведению мероприятий,  связанных с
усовершенствованием кадров.
     - Проводит работу с письмами, жалобами и обращениями граждан, ве-
дет учет, документацию и контроль своевременного разрешения исполните-
лями поступивших обращений.
     - Ведет документацию и отчетность согласно функциональных обязан-
ностей.
     - Взаимодействует с районной Думой и ведет установленную докумен-
тацию учета работы.
     - Взаимодействует с областным комитетом по работе с территориями.
     - Выполняет  другие указания начальника отдела при проведении об-
щих районных и городских мероприятий.

                    ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО КАДРОВОЙ
                                РАБОТЕ
     Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела  и
выполняет должностные обязанности:
     - Ведет работу по изучению и подбору  кадров,  обеспечению  адми-
нистрации, структурных подразделений специалистами требуемых профессий.
     - Ведет учетные документы по кадрам,  личные дела, трудовые книж-
ки,форму Т-2,  другие справочные материалы,  обеспечивает их хранение,
защиту от доступа посторонних лиц.
     - Своевременно обрабатывает и вносит изменения в учетные докумен-
ты по кадрам (автобиографические, должностные), ведет отчетность.
     - Готовит постановления,  распоряжение по приему и увольнению ра-
ботников, стажу работы, квалификации, льготам и другим вопросам.
     - Оформляет материалы к награждению,  присвоению почетных званий,
поощрению, ведет протокольную часть  аттестационной  комиссии  и  учет
награжденных.
     - Обеспечивает проведение работы по аттестованию работников,  по-
вышению квалификации,  установлению  льгот  в соответствии с законода-
тельством.
     - Оформляет пенсионные дела,  листки нетрудоспособности, команди-
ровочные удостоверения,  допуска к работе  с  секретными  документами,
трудовые договора.
     - Ведет табель учета рабочего времени аппарата Главы  администра-
ции, график отпусков сотрудников администрации и структурных подразде-
лений.
     - Обеспечивает проведение мероприятий по укреплению трудовой дис-
циплины, ведет учет поощрений, взысканий.
     - Ведет учет временно отсутствующих работников (отпуск,  болезнь,
командировка и др.).
     - Регистрирует  постановления,  распоряжения Главы администрации,
рассылает адресатам через делопроизводство и формирует дела.

                                - 8 -

     - Организует  лечебно-профилактическую,  оздоровительную  работу,
медосмотры  работников  администрации,и учет выдачи путевок в лечебные
учреждения.
     - Ведет документацию и отчетность согласно функциональных обязан-
ностей.
     - Выполняет другие указания начальника отдела при проведении  об-
щих районных и городских мероприятий.






                ВЕДУЩИЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

     Подчиняется непосредственно начальнику организационного отдела  и
выполняет должностные обязанности:
     - Принимает почтовую корреспонденцию,  регистрирует,  доводит  до
руководителей и исполнителей,  контролирует исполнение,  возврат доку-
ментов в делопроизводство согласно установленной номенклатуре.
     - Оформляет и отправляет почтовую корреспонденцию адресатам.
     - Обеспечивает правильность адресования,  комплектности,  целост-
ности входящих и исходящих документов, составляет акты несоответствия.
     - Оформляет документы  законченные  делопроизводством,  сдает  по
срокам хранения в Архив.
     - Обеспечивает подшивку периодической  печати,  учет  и  хранение
бланков строгой отчетности.
     - Проводит работу по систематизации,  текущих документов и подле-
жащих хранению.
     - Обеспечивает выдачу справок  по  делопроизводству,  регистрацию
справок выдаваемых администрацией гражданам, выдачу под роспись.
     - Обеспечивает хранение и работу с печатями,  штампами Управления
делами.
     - Проводит работу по комиссионной экспертизе ценности  документов
и уничтожения по актам документации не подлежащей хранению.
     - Ведет книгу учета входящих, исходящих документов и другой доку-
ментации согласно функциональным обязанностям.
     - Выполнение других указаний начальника отдела при проведении об-
щих районных и городских мероприятий.






                                - 9 -


                 СПЕЦИАЛИСТ I КАТЕГОРИИ МАШИНОПИСНОГО
                                 БЮРО

     Подчиняется непосредственно  начальнику организационного отдела и
выполняет должностные обязанности:
     - Выполняет  машинописные работы по указанию начальника отдела по
документам администрации в порядке поступления,  очередности, с соблю-
дением орфографии,  пунктуации  и  стандартами  в  соответствии с ГОСТ
38-90.
     - Обеспечивает  сроки и качество работы,  сохранности поступающих
документов, неразглашения служебной информации.
     - Ведет учет бланков строгого учета постановлений, распоряжений и
других.
     - Осуществляет  контроль за техническим состоянием и сохранностью
пишущих машин, принимает меры к их своевременной профилактике и ремон-
ту, и информирует начальника отдела.
     - Ведет книги учета печатающихся документов,  размножение и тира-
жирования по установленной форме.
     - Выполнение других указаний начальника отдела при проведении об-
щих районных и городских мероприятий.






Заместитель Главы -
Управляющий делами администрации                   И.Павлюк
.
                                - 10 -

                                          Приложение N 3
                                          к постановлению
                                          Главы администрации
                                          N___от________1997г.

                    ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ- ЗАВЕДУЮЩИЙ
                     ПРИЕМНОЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ

     Подчиняется непосредственно  Главе администрации Гагаринского ра-
йона и выполняет должностные обязанности:
     - Организует работу приемной Главы администрации и первого замес-
тителя Главы.
     - Передает указание Главы администрации,  I заместителя Главы на-
чальникам структурных подразделений администрации,  других организаций
и организует контроль их исполнения.
     - Получает документы на подпись и информацию необходимую  руково-
дителям от работников администрации, других предприятий, организаций.
     - Организует прием посетителей Главой администрации и первым  за-
местителем Главы  по графику приема посетителей и ежедневно по срочным
обращениям граждан. Содействует оперативному решению вопросов.
     - Ведет  книги  учета  приема  посетителей Главой администрации и
первым заместителем Главы в соответствии с постановлением Главы  адми-
нистрации Смоленской  области N 85-1996 года и инструкцией Главы адми-
нистрации Гагаринского района по рассмотрению обращений граждан.
     - Координирует прием посетителей начальниками структурных подраз-
делений администрации: согласно графика приема посетителей.
     - Организует контроль исполнения решений должностных лиц по обра-
щениям граждан.
     - Анализирует и обобщает работу по приему посетителей,  ведет ус-
тановленную отчетность по приемной Главы администрации.
     - Составляет график дежурств специалистов администрации по выход-
ным и праздничным дням,  согласует его с начальником  организационного
отдела Управления делами. Ведет учет дежурств.
     - Ведет справочную работу по приемной Главы администрации и обра-
щениям граждан.







Заместитель Главы -
Управляющий делами администрации                   И.Павлюк