Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 16.04.1997 № 175

 
               ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от 16.04.1997 г. N 175

     Об утверждении инструкций.

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить формы журнала регистрации писем, жалоб, приема посе-
тителей и справки отчета (Приложение N1).
     2. Утвердить инструкцию по рассмотрению писем,  жалоб  граждан  и
приему по  личным вопросам в администрации Гагаринского района (Прило-
жение N2).

                                        Е. Новохатский

.
                                - 2 -

                                            Приложение N 3
                                            к постановлению
                                            Главы администрации
                                            N____от___________
                              ИНСТРУКЦИЯ

               по рассмотрению писем, жалоб, обращений
                граждан и приему по личным вопросам в
                  администрации Гагаринского района

     1. Организация централизованного учета и обеспечение рассмотрения
письменных и  устных  обращений граждан осуществляется организационным
отделом и приемной Главы администрации в соответствии с Постановлением
Главы администрации  Смоленской области от 20.02.1996 года N 85 и нас-
тоящей инструкцией.
     1.1. Поступившие в адрес администрации письменные обращения граж-
дан регистрируются в организационном отделе в журнале  регистрации  по
форме (Приложение  N  1) с отметкой на лицевой стороне первого листа в
правом нижнем углу даты и номера регистрации и правом верхнем углу от-
меткой "НА КОНТРОЛЕ".
     1.2. После регистрации письма направляются  Заместителю  Главы  -
управляющему делами для предварительного рассмотрения и направления их
Главе администрации для решения. Письма с резолюцией Главы администра-
ции направляются заместителям Главы, начальникам структурных подразде-
лений для исполнения.
     1.3. Общий контроль за исполнениями письменных обращений осущест-
вляется в организационном отделе.
     1.4. Должностные  лица  рассмотревшие обращения готовят ответы по
ним в установленные сроки и возвращаются письма с ответами в  орготдел
для отправки адресатам.  Даты отправки должны отражаться в журнале ре-
гистрации писем.
     1.5. При поступлении повторного письма по тому же вопросу, письму
присваивается очередной номер регистрации с пометкой "ПОВТОРНО" и  го-
товится орготделом  Главе администрации справка о результатах рассмот-
рения первого письма.
     1.6. Письма граждан рассматриваются в администрации в срок до од-
ного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительных изучения
и проверок не более 15 дней. А отдельных случаях срок рассмотрения мо-
жет быть продлен с письменного разрешения должностного лица наложивше-
го резолюцию,  указания.  Письма военнослужащих рассматриваются в срок
до 7 дней,  продление срока в исключительных случаях может быть до  15
дней.
     1.7. Если вопрос затронутый в письме относится к  ведению  другой
организации или учреждение, письмо в 5 дневный срок направляется в со-

                                - 3 -

ответствующее учреждение,  о чем автору сообщается письменно. Сопрово-
дительное письмо оформляется в 3 экземплярах (1 - учреждению,  2 - ав-
тору, 3 - дело).
     1.8. Ответы на письма даются в письменной форме. В отдельных слу-
чаях ответ может даваться в устной форме со справкой в  правом  нижнем
углу первого листа письма, где указывается дата и данный ответ. Справ-
ка заверяется руководителем,  давшим указание по письму с визой "В ДЕ-
ЛО".
     1.9. Письменные ответы готовятся исполнителями, при необходимости
согласовываются с юридическим отделом,  другими службами администрации
и подписываются только Главой администрации.
     1.10. Запрещается  направлять  жалобы  граждан  должностным лицам
действие которых обжалуются.
     1.11. Переадресовка  писем  из  одного структурного подразделения
администрации в другое осуществляется только через организационный от-
дел.
     1.12. Организационный отдел обобщает  и  анализирует  поступающие
письма и  представляет  Заместителю  Главы - Управляющему делами адми-
нистрации (к 5 числу отчетного периода)  справку  для  рассмотрения  и
доклада Главе администрации.
     1.13. Письма, поступающие непосредственно в структурные подразде-
ления - регистрируются, рассматриваются по правилам и срокам настоящей
инструкции, ответы подписываются начальниками этих подразделений.
     2. Запись,  прием и учет посетителей ведется в приемной Главы ад-
министрации и структурных подразделениях. Прием осуществляется в соот-
ветствии с графиком приема граждан,  утвержденных Постановлением Главы
администрации района от 17.03.1997 года N 91.  Срочные обращения расс-
матриваются ежедневно, кроме выходных и праздничных дней.
     2.1. В приемной Главы администрации - Заведующей приемной ведутся
журналы по  форме (Приложение N 1) регистрации приема посетителей Гла-
вой администрации и первым заместителем Главы.  Журналы приема посети-
телей в  структурных подразделениях администрации ведутся назначенными
ответственными лицами из числа работников служб по аналогичной  форме.
Решения по  приему,  данные  заявителям  ответы и решения отражаются в
журнале.
     2.2. Письменные заявления рассматриваются как письма в сроки, ус-
тановленные настоящей инструкцией п.1.6.
     2.3. В  случаях,  когда  решение  вопроса требует дополнительного
рассмотрения и запроса данных, жалобы и предложения излагаются в пись-
менном виде  заведующей  приемной в карточке учета приема посетителей,
которая подписывается руководителем и направляется исполнителю для ис-
полнения, с последующим возвращением в указанные сроки в приемную Гла-
вы администрации для ответа заявителю.  Письменные ответы готовят  ис-
полнители, которым поручено разрешение вопросов.

                                - 4 -

     2.4. Контроль за исполнением принятых решений по вопросам  приема
посетителей Главой администрации и I заместителем Главы, осуществляет-
ся заведующей приемной,  в структурных подразделениях - ответственными
лицами.
     2.5. Анализ и обобщение работы по приему посетителей Главой адми-
нистрации и I заместителем производится заведующей приемной,  в струк-
турных подразделениях - начальниками с последующим представлением  от-
чета один раз в месяц (к 5 числу следующим за отчетным периодом) в Уп-
равление делами (орготдел) для обобщения и доклада Главе администрации
по форме (Приложение N 1).
     2.6. Журналы приема посетителей приемной администрации  и  струк-
турных подразделений  должны быть пронумерованы,  прошнурованы и заре-
гистрированы в организационном отделе Управления делами.
     3. Общий анализ и отчетность в вышестоящие органы по письмам, жа-
лобам, обращениям граждан составляет и  представляет  в  установленные
сроки организационный отдел Управления делами администрации.

Заместитель Главы -
Управляющий делами администрации                   И.Павлюк
.
                                - 5 -

                                                             Приложение N 1
                                                             к постановлению
                                                             Главы администрации
                                                             Гагаринского района
                                                             N ____ от ____________
                                               ЖУРНАЛ
                           регистрации предложений,заявлений,обращений и
                                           жалоб граждан

+-------------------------------------------------------------------------------------------+
¦NN ¦Дата ¦ Ф.И.О.  и¦Содержание¦ От какой  ¦ Кому     ¦ Результат  ¦ Дата и N  ¦Примечание ¦
¦п/п¦полу-¦  адрес   ¦ письма,  ¦организации¦адресовано¦рассмотрения¦исх.док-та,¦           ¦
¦   ¦чения¦заявителя ¦заявления,¦или от кого¦для реше- ¦            ¦кому сооб- ¦           ¦
¦   ¦     ¦          ¦ жалобы   ¦ поступило ¦ния, срок ¦            ¦щено о ре- ¦           ¦
¦   ¦     ¦          ¦          ¦           ¦исполнения¦            ¦зультате,  ¦           ¦
¦   ¦     ¦          ¦          ¦           ¦          ¦            ¦дан ответ  ¦           ¦
+---+-----+----------+----------+-----------+----------+------------+-----------+-----------¦
¦   ¦     ¦          ¦          ¦           ¦          ¦            ¦           ¦           ¦
+-------------------------------------------------------------------------------------------+

                            С П Р А В К А
                  о рассмотрении письменных и устных
                   заявлений и обращений граждан в
                (отделе, комитете, управлении и т.д.)
                    за _____________ 199 ___ год.
                           (месяц)
_L+
        +--------------------------------------------------------------+
        ¦    Поступило       ¦    Рассмотрено     ¦    Находится на    ¦
        ¦                    ¦                    ¦    рассмотрении    ¦
        +--------------------+--------------------+--------------------¦
        ¦с начала¦за отчетный¦с начала¦за отчетный¦с начала¦за отчетный¦
        ¦  года  ¦   месяц   ¦  года  ¦   месяц   ¦  года  ¦   месяц   ¦
        ¦        ¦           ¦        ¦           ¦        ¦           ¦
        +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦
        +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦
        +--------+-----------+--------+-----------+--------+-----------¦
        +--------------------------------------------------------------+
        Председатель комитета _________________________________________

        Начальник отдела ______________________________________________
     Исполнитель __Ф.И.О_..

                                - 6 -

     раб. телефон