Постановление Администрации Муниципального образования "Гагаринский район" Смоленской области от 17.06.1997 № 280

                ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГАГАРИНСКОГО РАЙОНА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от 17.06.1997 г. N 280

     Об утверждении инструкции

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить инструкцию по документальному обеспечению  (делопро-
изводству) в администрации Гагаринского района (Приложение N 1)


     И.О. Главы администрации                 В. Иванов



                                        Приложение
                                        к Постановлению
                                        Главы администрации
                                        Гагаринского района
                                        N 280 от 17.06.97г.

                         И Н С Т Р У К Ц И Я
          по документальному обеспечению (делопроизводству)
                в администрации Гагаринского района и
                      структурных подразделениях

      I. Прием,учет,регистрация и исполнение поступающей корреспонден-
         ции:
     - Корреспонденция, поступающая в администрацию района принимается
и регистрируется в организационном отделе Управления делами. Документы
с пометкой  "для  служебного  пользования"  регистрируются совместно с
другими.
     - На  каждом  полученном  документе  в правом нижнем углу первого
листа ставится регистрационный штамп,  где отражается дата поступления
и входящий номер.
     - Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, принимается де-
журным по  администрации с последующей передачей в орготдел Управления
делами для учета и обработки.
     - Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, газеты,
журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламы, билеты, катало-
ги.
     - При вскрытии конвертов  проверяется  правильность  адресования,
оформление, комплектность, целостность документов и приложений, сверя-
ются номера.
     - Неправильно адресованные и оформленные,  ошибочно вложенные до-
кументы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
     - При  недостаче  документов составляется акт (Приложение N1) в 3
экземплярах (один остается в орготделе,  2 приобщается к документу,  3
посылается отправителю).  На  оборотной стороне документа делается по-
метка "Документ получен в поврежденном виде".
     - Конверты не уничтожатся в тех случаях,  когда по ним лишь можно
определить адрес отправителя, дату отправки и получения.
     - Регистрация документов,  поступающих по электронной почте, осу-
ществляется администратором "ГАС ВЫБОРЫ".
     - Зарегистрированные  документы  направляются управляющему делами
для доклада Главе администрации и принятия решения. Документы, адресо-
ванные заместителям Главы, начальникам подразделений, направляются не-
посредственно по принадлежности для рассмотрения.
     - Пакеты  с пометкой "лично" передаются адресатам в нераспечатан-
ном виде.
     - Рассмотренные документы с резолюциями,  передаются для исполне-
ния исполнителям под роспись в книге регистрации.
     - Контроль  за  сроками исполнения конкретного документа осущест-
вляет исполнитель,  общий контроль исполнения осуществляется в органи-
зационном отделе ответственным специалистом по делопроизводству.
     - Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях от да-
ты подписания. Если срок не определен в поручении руководителя, он ус-
танавливается в один месяц. Срочные документы исполняются в 3х дневный
срок, а требующие дополнительного изучения в 10 дневный срок.  Продле-
ние исполнения документа производит руководитель, давший поручение.
     - Документ  считается  исполненным  и может быть снят с контроля,
когда по нему решены все вопросы,  подготовлен к отправке  и  подписан
ответ Главой администрации.
     - В журнале учета документа делается отметка о дате отправки  от-
вета, исходящем номере и адресате.
     - Передача зарегистрированных документов из одного отдела  (служ-
бы) в другой, осуществляется только через орготдел.
     - Ответы на исполненные документы готовятся исполнителями в уста-
новленные сроки и докладываются руководителям самостоятельно или через
орготдел Управления делами.
     - В письмах-ответах указывается номер и дата документа на который
дается ответ.
     - Подписание  документа,  на  котором  обозначена  подпись одного
должностного лица,  другим должностным лицом не допускается (с предло-
гом "За" или косой чертой перед).
     - Представляемые на подпись документы  должны  быть  завизированы
начальниками структурных  подразделений  и  при  необходимости другими
должностными лицами,  заинтересованными в их работе, на втором экземп-
ляре обратной стороны, в левом нижнем углу с расшифровкой фамилии, да-
ты.
     - На  лицевой  стороне  листа проставляется в левом нижнем углу 1
листа фамилия, инициалы исполнителя.
     - Общая  регистрация  и  отправка  исходящих документов адресатам
осуществляется организационным отделом Управления делами.
      П. Формирование дел, подготовка сдачи в архив, хранение.
     - Отработанные документы формируются и систематизируются в дела в
организационном отделе или структурных подразделениях согласно утверж-
денной номенклатуре дел (Приложение N2) ответственными работниками  за
делопроизводство, по согласованию с Архивным отделом.
     - Дела регистрируются с обозначением инвентарного номера в оргот-
деле (всех структурных подразделений).
     - В зависимости от сроков хранения проводится полное или  частич-
ное оформление  дел.  Сроки хранения определяются в соответствии с но-
менклатурой. Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного
(свыше 10 лет) хранения по кадрам.
     - Полное оформление дела предусматривает подшивку, в правом верх-
нем углу нумерацию листов,  составление заверительной надписи, состав-
ление внутренней описи (Приложение N3), внесение необходимых уточнений
в реквизиты обложки (название организации, индекса дела по номенклату-
ре, заголовка,  даты и др.).  Дела хранящиеся до 10 лет не нумеруются,
не заверяются.
     - В дело помещаются  только  исполненные  документы  и  правильно
оформленные, причем в одно дело вшиваются документы, относящиеся к од-
ному вопросу.
     - Документы  постоянного и временного сроков хранения формируются
в дела раздельно, одного года, за исключением переходящих.
     - Дела должны систематизироваться по датам поступления, отправле-
ния и не превышать 250 листов.
     - Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей
экспертной комиссией,  утверждаемой Управляющим делами  администрации.
Этой же  комиссией  передаются  документы  для уничтожения с истекшими
сроками хранения и составлением акта (Приложение N4),  который утверж-
дается Главой администрации.
     - Заголовок дела,  реквизиты обложки оформляются по форме (Прило-
жение N5). Запрещается сокращать наименование.
     - Заголовок содержит:  название вида дела, содержание документов,
дата (период) к которому относится дело.
     - Каждое дело заканчивается заверительным листом (Приложение N6).
     - С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по мере
формирования в орготделе администрации и структурных подразделениях.
     - Руководители подразделений несут полную ответственность за сох-
ранность документов и назначают ответственных лиц за делопроизводство.
     - Дела хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах,  распо-
лагаются в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной Главой адми-
нистрации, копии  которой  должны находиться в подразделении.  Хранить
документы в рабочих столах и неприспособленных шкафах - запрещается.
     - К  каждому делу прилагается "Справка о выдаче документов" (при-
ложение N7), где делается запись, кто когда работал с материалами дела.
     - Изъятие  документов  из  дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях,  с разрешения управляющего делами, Главы адми-
нистрации с  обязательно  оставленном  в деле копией документа и актом
изъятия подлинника.
     - Дела, хранящиеся в подразделениях, выдаются для работы временно
только под расписку (не более 1 месяца).
     - Подлинники  постановлений и распоряжений Главы администрации не
выдаются.
     - При увольнении работники должны сдать имеющиеся у них документы
в делопроизводство.
     - Работники,  ответственные  за делопроизводство,  при увольнении
или переводе на другую работу, передают документы по акту (дела, книги
и т.д.).
     - Справки по постановлениям,  распоряжениям, поручениям Главы ад-
министрации, заместителей,  о проведенных совещаниях, о письмах и дру-
гих документах архива выдаются только по разрешению Управляющего дела-
ми администрации и начальников структурных подразделений по их службе.
     Ш. Отправление документов, копирование, оформление, учет.
     - Отправление  документов по факсу,  электронной почте "ГАС ВЫБО-
РЫ", осуществляется с разрешения Главы администрации, Управляющего де-
лами с последующей подшивкой документов в орготделе Управления делами.
Передаваемый документ должен быть подписан Главой администрации. Пред-
варительно производится  регистрация документа в журнале установленной
формы.
     - Копирование,  размножение  документов  производится в орготделе
Управления делами с разрешения Управляющего делами.(В структурных под-
разделениях с  разрешения  руководителя).  Копированию подлежат только
служебные документы.
     - Постановления,  распоряжения  Главы администрации печатаются на
бланках установленной формы. Использование бланков производится строго
по назначению с разрешения Управляющего делами.
     - Письма,  адресованные руководителям федеральных органов власти,
субъектов Российской Федерации,  предприятий,  организаций по вопросам
компетенции района подписываются Главой администрации, другие замести-
телями и руководителями структурных подразделений.
     - Исходящие документы направляются адресатам с подлинной подписью
руководителя. Копия Документа с подписью руководителя,  или заверенная
исполнителем подшивается в дело.
     - На документах,  подлежащих утверждению,  гриф утверждения прос-
тавляется в правом верхнем углу первого листа.
      IV. Порядок использования учета,  замены круглых печатей и угло-
          вых штампов.
     - Для  удостоверения подлинности документов,  копий в администра-
ции, в подразделениях используются печати и штампы, которые учитывают-
ся в специальной книге, ведущейся в орготделе и службах, имеющих печа-
ти, штампы.
     - Ответственность за использование и хранение печатей возлагается
на руководителей и лиц за которыми они закреплены.  Ответственные лица
назначаются распоряжением Главы администрации или руководителем струк-
турных подразделений.
     - Передача  печатей,  штампов производится по акту,  с отметкой в
книге учета печатей, штампов.
     - Изготовление,  замена гербовых и других печатей, штампов струк-
турными подразделениями6 сельскими администрациями производится с раз-
решения Главы администрации района.
     - Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются в подразде-
лениях по  акту,  гербовая  печать и угловой штамп сдается в Областной
Комитет по информации и полиграфии.
     - Порядок  использования печатей и штампов определяет Глава адми-
нистрации и руководители структурных подразделений,  имеющих печати  и
штампы.

     Зам.Главы - Управляющий
     делами администрации                       И.Павлюк