Постановление Администрации Смоленской области от 23.09.2003 № 241

                    АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 23.09.2003г. N 241
г. Смоленск

       Об утверждении краткосрочной областной целевой программы
   "Информатизация архивного дела в Смоленской области на 2004 год"

     В соответствии с распоряжением Администрации  Смоленской  области
от   30.07.2003   N  367-р/адм  "О  разработке  проекта  краткосрочной
областной  целевой  программы   "Информатизация   архивного   дела   в
Смоленской  области на 2004 год" и в целях совершенствования архивного
дела в области информатизации на территории Смоленской области

     Администрация Смоленской области постановляет:

     1. Утвердить   краткосрочную    областную    целевую    программу
"Информатизация  архивного  дела  в  Смоленской  области  на 2004 год"
(далее - Программа) согласно приложению.
     2. Департаменту   финансов,  бюджета  и  государственного  заказа
Смоленской области (А.Е.Ященко) обеспечить финансирование Программы за
счет средств областного бюджета на 2004 год.
     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
заместителя  Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации
Смоленской области А.В.Воротникова.

     Глава Администрации
     Смоленской области          В.Н.Маслов

                                                            Приложение
                                         к постановлению Администрации
                                                    Смоленской области
                                                 от 23.09.2003г. N 241
                                                           г. Смоленск

              Краткосрочная областная целевая Программа
   "Информатизация архивного дела в Смоленской области на 2004 год"

                             г. Смоленск
                               2003 г.

                               ПАСПОРТ
      краткосрочной областной целевой Программы "Информатизация
           архивного дела в Смоленской области на 2004 год"
+--------------------------------------------------------------------+
¦Наименование         ¦ "Информатизация архивного дела в Смоленской  ¦
¦Программы            ¦ области на 2004 год" (далее по               ¦
¦                     ¦ тексту - Программа)                          ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦         1           ¦                       2                      ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Решение о разработке ¦распоряжение Администрации Смоленской области ¦
¦Программы            ¦от 30.07.2003 N 367-р/адм "О разработке       ¦
¦                     ¦проекта краткосрочной   областной  целевой    ¦
¦                     ¦Программы "Информатизация архивного  дела  в  ¦
¦                     ¦Смоленской области на 2004 год"               ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Заказчик Программы   ¦Департамент Смоленской области по делам       ¦
¦                     ¦архивов                                       ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Разработчик          ¦Департамент Смоленской области по делам       ¦
¦Программы            ¦архивов                                       ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Основная цель и      ¦основной   целью  Программы является  создание¦
¦задачи Программы     ¦областной     системы   обеспечения    органов¦
¦                     ¦государственной   власти,   правоохранительных¦
¦                     ¦органов,   других   органов   и   организаций,¦
¦                     ¦юридических и физических лиц, заинтересованных¦
¦                     ¦в ретроспективной информации (далее  -  органы¦
¦                     ¦государственной   власти,   правоохранительные¦
¦                     ¦органы, другие заинтересованные организации  и¦
¦                     ¦граждане)                                     ¦
¦                     ¦задачи Программы:                             ¦
¦                     ¦оснащение архивных учреждений Смоленской      ¦
¦                     ¦области компьютерной техникой;                ¦
¦                     ¦внедрение общероссийского программного        ¦
¦                     ¦комплекса "Архивный фонд" (далее - программный¦
¦                     ¦комплекс "Архивный фонд";                     ¦
¦                     ¦установка информационных программ "Переработка¦
¦                     ¦описи",   "Регистрация запросов учреждений   и¦
¦                     ¦заявлений   граждан",  "Список  организаций  -¦
¦                     ¦источников комплектования архивных учреждений"¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Сроки и этапы        ¦2004 год                                      ¦
¦реализации Программы ¦этапы реализации Программы:                   ¦
¦                     ¦заключение    контрактов   на   финансирование¦
¦                     ¦мероприятий Программы с  Федеральной  архивной¦
¦                     ¦службой России                                ¦
¦                     ¦и органами местного самоуправления;           ¦
¦                     ¦приобретение для архивных учреждений          ¦
¦                     ¦Смоленской области персональных компьютеров  и¦
¦                     ¦лазерных принтеров;                           ¦
¦                     ¦оснащение архивных учреждений Смоленской      ¦
¦                     ¦области компьютерами с одновременной          ¦
¦                     ¦установкой программного комплекса "Архивный   ¦
¦                     ¦фонд"                                         ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Исполнители          ¦Федеральная   архивная  служба   России    (по¦
¦Программы            ¦согласованию),                                ¦
¦                     ¦Департамент Смоленской области по делам       ¦
¦                     ¦архивов, органы   местного  самоуправления    ¦
¦                     ¦Смоленской области                            ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Объемы  и  источники ¦Программа финансируется за счет:              ¦
¦финансирования       ¦средств федерального  бюджета  на 2004  год  в¦
¦Программы            ¦размере  180 тыс. руб.;                       ¦
¦                     ¦средств областного бюджета на 2004 год в      ¦
¦                     ¦размере 180 тыс. руб.;                        ¦
¦                     ¦средств   органов  местного  самоуправления  в¦
¦                     ¦размере 180 тыс. руб                          ¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Ожидаемые   конечные ¦результаты на ближайшую перспективу:          ¦
¦результаты           ¦внедрение   программного  комплекса  "Архивный¦
¦реализации Программы ¦фонд";                                        ¦
¦                     ¦обеспечение возможности быстрого              ¦
¦                     ¦информирования органов государственной власти,¦
¦                     ¦правоохранительных       органов,       других¦
¦                     ¦заинтересованных организаций и граждан        ¦
¦                     ¦косвенные результаты:                         ¦
¦                     ¦развитие научных исследований в области       ¦
¦                     ¦истории, социологии, археографии,             ¦
¦                     ¦источниковедения, вспомогательных исторических¦
¦                     ¦дисциплин путем введения в научный оборот     ¦
¦                     ¦новых документальных источников;              ¦
¦                     ¦совершенствование      учебного       процесса¦
¦                     ¦общеобразовательных   школ,    образовательных¦
¦                     ¦учреждений   начального, среднего  и   высшего¦
¦                     ¦профессионального образования путем расширения¦
¦                     ¦возможностей использования архивных документов¦
¦                     ¦для занятий;                                  ¦
¦                     ¦улучшение культурного обслуживания и          ¦
¦                     ¦просвещения населения посредством организации ¦
¦                     ¦документальных выставок в музеях и библиотеках¦
+---------------------+----------------------------------------------¦
¦Органы,              ¦Администрация Смоленской области,  Департамент¦
¦осуществляющие       ¦Смоленской области по делам архивов           ¦
¦контроль  за   ходом ¦                                              ¦
¦реализации Программы ¦                                              ¦
+--------------------------------------------------------------------+

          1. Обоснование необходимости разработки Программы

     Компьютеризация архивных  технологий  и  создание  на  их  основе
региональных  систем  обеспечения ретроспективной информацией является
одним из важнейших направлений развития архивного дела на  современном
этапе.  Архивные  учреждения  Смоленской  области всех уровней,  в том
числе  и  муниципальные  (далее  -  архивные   учреждения),   являются
хранилищами  уникальной  информации  по  экономической,  социальной  и
культурной жизни области. Введение информации в научный и практический
оборот  посредством  размещения  ее на сайтах Администрации Смоленской
области,  органов  местного   самоуправления,   создание   учетных   и
фактологических  баз  данных  позволит обеспечить к ней доступ органов
государственной    власти,    правоохранительных    органов,    других
заинтересованных организаций и граждан.
     В архивных   учреждениях   Российской   Федерации   под    эгидой
Федеральной  архивной  службы  России  в  течение  ряда  последних лет
внедряются программные комплексы "Архивный фонд" и "Фондовый каталог".
Особенно  хорошо  зарекомендовал  себя  программный комплекс "Архивный
фонд",  третья редакция которого включает в  себя  возможность  поиска
информации  не  только  в  пределах  фонда или описи,  но и отдельного
документа.  Государственные архивные учреждения Смоленской области уже
шестой    год   участвуют   в   реализации   указанных   проектов.   В
государственном  архиве  Смоленской  области  с  начала  использования
персональных  компьютеров,  внедрения программного комплекса "Архивный
фонд" и создания целого ряда  баз  данных  сроки  исполнения  запросов
органов  государственной  власти,  правоохранительных органов,  других
заинтересованных  организаций  и  граждан  сократились  в  два   раза.
Производительность труда сотрудников архивных учреждений,  исполняющих
запросы, составляет 7-8 ответов в день при норме - 3.
     Оснащение компьютерной  техникой  архивных  отделов администраций
муниципальных образований Смоленской области (далее - архивные отделы)
идет  очень медленными темпами.  На данный момент компьютеры имеются в
трех муниципальных архивных учреждениях.
     Основной причиной   плохого   обеспечения  компьютерной  техникой
архивных отделов является  недостаток  финансовых  средств  в  местных
бюджетах.  Возможна  так  же  и  недооценка информационного потенциала
архивных документов.
     Фонды, хранящиеся  в архивных отделах,  являются частью Архивного
фонда Смоленской области и  в  его  составе  входят  в  Архивный  фонд
Российской  Федерации.  Поэтому  Федеральная  архивная служба России и
Департамент Смоленской  области  по  делам  архивов  заинтересованы  в
создании  единого  областного информационного пространства с выходом в
общероссийское информационное пространство  после  внедрения  во  всех
архивных  учреждениях  программного  комплекса  "Архивный фонд".  Этим
определяется необходимость  финансирования  мероприятий  Программы  из
областного бюджета.

        2. Основная цель, задачи и этапы реализации Программы

     Целью Программы    является    формирование   областной   системы
обеспечения   органов   государственной   власти,   правоохранительных
органов, других заинтересованных организаций и граждан ретроспективной
информацией  на  основе  внедрения  во   всех   архивных   учреждениях
программного комплекса "Архивный фонд", дающего полное представление о
составе и содержании фондов.
     Основные задачи Программы:
     - оснащение архивных учреждений Смоленской области  персональными
компьютерами и лазерными принтерами;
     - внедрение программного комплекса "Архивный фонд";
     - установка программ:  "Переработка описи", "Регистрация запросов
учреждений и заявлений  граждан",  "Список  организаций  -  источников
комплектования архивных учреждений";
     - развитие      автоматизированной      системы      электронного
документооборота в сфере архивного дела:
     - начало внедрения программного комплекса "Фондовый каталог".
     Срок реализации   Программы   -   2004  год.  Программу  намечено
осуществлять поэтапно.
     Этапы реализации Программы:
     - заключение контрактов на финансирование  мероприятий  Программы
из федерального и местных бюджетов - январь-апрель 2004 года;
     - приобретение персональных компьютеров и лазерных принтеров  для
14-15 архивных учреждений - май-октябрь 2004 года;
     - оснащение  компьютерами  архивных  учреждений  с  одновременной
установкой указанных Программ - июль-декабрь 2004 года.

                  3. Система Программных мероприятий
+----------------------------------------------------------------------+
¦N  ¦   Наименование    ¦Срок      ¦Ответственный¦ Источники и объемы  ¦
¦п/п¦   мероприятия     ¦реализации¦исполнитель  ¦ финансирования      ¦
¦   ¦   Программы       ¦Программы ¦Программы    ¦ Программы           ¦
¦   ¦                   ¦          ¦             +---------------------¦
¦   ¦                   ¦          ¦             ¦    Бюджеты          ¦
¦   ¦                   ¦          ¦             +---------------------¦
¦   ¦                   ¦          ¦             ¦федера-¦област-¦мест-¦
¦   ¦                   ¦          ¦             ¦льный  ¦ной    ¦ные  ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦1  ¦        2          ¦    3     ¦    4        ¦  5    ¦  6    ¦7    ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦1  ¦Подготовка и       ¦    1     ¦ Федеральная ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦заключение         ¦ квартал  ¦ архивная    ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦государственного   ¦  2004 г. ¦ служба      ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦контракта на       ¦          ¦ России,     ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦финансирование     ¦          ¦ Департамент ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦приобретения       ¦          ¦ Смоленской  ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦персональных       ¦          ¦ области по  ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦компьютеров и      ¦          ¦ делам       ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦лазерных принтеров ¦          ¦ архивов     ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦для архивных       ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦учреждений между   ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦Федеральной        ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦архивной службой   ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦России и           ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦Департаментом      ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦Смоленской области ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦по делам архивов   ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦2  ¦Разработка и       ¦    1     ¦ Департамент ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦заключение         ¦  квартал ¦ Смоленской  ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦контрактов на      ¦  2004 г. ¦ области  по ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦финансирование     ¦          ¦ делам       ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦приобретения       ¦          ¦ архивов     ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦персональных       ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦компьютеров и      ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦лазерных принтеров ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦для муниципальных  ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦архивных учреждений¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦между Департаментом¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦Смоленской области ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦по делам архивов и ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦органами местного  ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦самоуправления     ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦области            ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦3  ¦Приобретение       ¦   май -  ¦  Департамент¦  180  ¦ 180   ¦ 180 ¦
¦   ¦персональных       ¦   октябрь¦  Смоленской ¦  тыс. ¦ тыс.  ¦ тыс.¦
¦   ¦компьютеров и      ¦   2004 г.¦  области  по¦  руб. ¦ руб.  ¦ руб.¦
¦   ¦лазерных принтеров ¦          ¦  делам      ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦для архивных       ¦          ¦  архивов    ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦учреждений         ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦4  ¦Составление отчетов¦    4     ¦  Департамент¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦о выполнении       ¦  квартал ¦  Смоленской ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦государственного   ¦   2004 г.¦  области  по¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦контракта и        ¦          ¦  делам      ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦контрактов на      ¦          ¦  архивов    ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦финансирование     ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦приобретения       ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦персональных       ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦компьютеров и      ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦лазерных           ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦принтеров для      ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦архивных учреждений¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
+---+-------------------+----------+-------------+-------+-------+-----¦
¦5  ¦Установка          ¦  3 - 4   ¦ Департамент ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦Программных        ¦ кварталы ¦ Смоленской  ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦комплексов         ¦  2004 г. ¦ области     ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦"Архивный фонд",   ¦          ¦ по делам    ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦"Переработка       ¦          ¦ архивов     ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦описи",            ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦"Регистрация       ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦запросов учреждений¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦и заявлений        ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦граждан", "Список  ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦организаций -      ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦источников         ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦комплектования     ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦архивных           ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
¦   ¦учреждений"        ¦          ¦             ¦       ¦       ¦     ¦
+----------------------------------------------------------------------+
                   4. Механизм реализации Программы

     Выполнение Программы   обеспечивается  заказчиком  с  применением
оптимальных методов управления процессом реализации.
     Приобретение компьютеров  будет  осуществляться  у  поставщика  -
победителя   конкурса   на   поставку   компьютерной    техники    для
государственных нужд Смоленской области на 2004 год.
     В случае  не  перечисления  средств   на   приобретение   техники
какими либо органами  местного  самоуправления они могут быть заменены
другими, давшими согласие на участие в Программе.

                  5. Ресурсное обеспечение Программы

     Общий объем финансирования  настоящей  Программы  составляет  540
тыс. рублей.
     Из них за счет средств федерального бюджета -  180  тыс.  рублей,
областного  бюджета  -  180 тыс.  рублей,  из средств органов местного
самоуправления - 180 тыс.  рублей.  Все средства планируется направить
на приобретение персональных компьютеров и лазерных принтеров.

          6. Оценка эффективности и социально-экономических
                 последствий от реализации Программы

     После оснащения   архивных    учреждений    Смоленской    области
компьютерной  техникой  и  внедрения  Программного комплекса "Архивный
фонд" будет  значительно  облегчен  поиск  необходимой  информации  по
документам  архивов всех уровней.  Созданная в Департаменте Смоленской
области по делам архивов на основании  накопленных  во  всех  архивных
учреждениях  информационных  массивов  база  данных "Фондовый каталог"
позволит производить поиск нужной ретроспективной информации  в  одном
месте  без  выезда  в  другое  архивное  учреждение.  На  первом этапе
внедрения программного комплекса поиск информации  будет  возможен  на
уровне фонда или описи, в дальнейшем - на уровне отдельного документа.
     Будет ускорено    обеспечение     ретроспективной     информацией
деятельность   органов   государственной  власти  Смоленской  области.
Быстрее  будут  исполняться  запросы  органов  прокуратуры,   суда   и
следствия.   Граждане  получат  более  эффективное  обеспечение  своих
интересов и законных  прав  в  целях  своевременного  и  качественного
начисления   пенсий   и   пособий.   Новый   импульс  получат  научные
исследования   в    области    истории,    социологии,    археографии,
источниковедения,  вспомогательных  исторических  дисциплин  и  других
наук.  Улучшится  культурное  обслуживание  и  просвещение   населения
посредством  организации документальных выставок совместно с музеями и
библиотеками.

           7. Организация управления Программой и контроль
                        за ходом ее реализации

     Общее руководство     Программой    осуществляет    Администрация
Смоленской области.  Организацию  управления  Программой  осуществляет
заказчик - Департамент Смоленской области по делам архивов.
     Контроль за  исполнением  Программы  осуществляет   Администрация
Смоленской области,  Департамент Смоленской области по делам архивов и
иные  государственные  органы  в  соответствии  с   их   компетенцией,
определенной федеральным и областным законодательством.