Постановление Администрации Смоленской области от 14.11.2003 № 288

                    АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 14.11.2003г. N 288
г. Смоленск
                                      Утратилo силу - Постановление
                                    Администрации Смоленской области
                                          от 27.02.2007 г. N 73

      Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений
              граждан в Администрации Смоленской области

     В целях  совершенствования  организации  работы  по  рассмотрению
обращений граждан в Администрации Смоленской области

     Администрация Смоленской области постановляет:

     1. Утвердить   прилагаемую   Инструкцию  о  порядке  рассмотрения
обращений  граждан  в  Администрации  Смоленской  области   (далее   -
Инструкция).
     2. Заместителям  Главы   Администрации   Смоленской   области   и
руководителям   органов   исполнительной   власти  Смоленской  области
обеспечить соблюдение требований утвержденной Инструкции.
     3. Руководителям органов исполнительной власти Смоленской области
ежемесячно  в  срок  до  3  числа  месяца,  следующего  за   отчетным,
представлять   в  отдел  по  работе  с  обращениями  граждан  Аппарата
Администрации  Смоленской  области  отчет  о  количестве  и  характере
обращений граждан.
     4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
заместителя  Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации
Смоленской области А.В.Воротникова.

     И.о.Главы Администрации
     Смоленской области          А.В.Щелоков

                                                            УТВЕРЖДЕНА
                                          постановлением Администрации
                                                    Смоленской области
                                                 от 14.11.2003г. N 288

                              ИНСТРУКЦИЯ
               о порядке рассмотрения обращений граждан
                  в Администрации Смоленской области

                          1. Общие положения

     1.1. Настоящая  Инструкция  о  порядке   рассмотрения   обращений
граждан  в  Администрации  Смоленской  области  (далее  -  Инструкция)
разработана в соответствии с областным законом "О порядке рассмотрения
обращений  граждан  в  Смоленской области" и определяет единый порядок
учета,  регистрации,  рассмотрения  и  разрешения  обращений   граждан
Российской   Федерации,  иностранных  граждан,  подданных  иностранных
государств  и  лиц  без  гражданства  (далее  -  граждане),  а   также
организацию приема граждан в Администрации Смоленской области.
     1.2. Администрация Смоленской области  обеспечивает  рассмотрение
обращений   граждан   по   вопросам,   находящимся  в  ее  ведении,  в
соответствии  с  Конституцией   Российской   Федерации,   федеральными
законами и областным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан
в Смоленской области".
     1.3. Обращения   граждан   рассматриваются  Главой  Администрации
Смоленской области (далее - Глава Администрации),  первым заместителем
и    заместителями   Главы   Администрации,   руководителями   органов
исполнительной   власти   Смоленской   области   (далее    -    органы
исполнительной   власти),   в   компетенцию  которых  входят  вопросы,
содержащиеся в указанных обращениях.
     1.4. Работу   с   индивидуальными   и  коллективными  письменными
обращениями организует отдел по работе с обращениями граждан  Аппарата
Администрации   Смоленской   области   (далее  -  отдел  по  работе  с
обращениями  граждан),  номера  телефонов  которого  вывешиваются   на
информационном  стенде  в  отделе  по работе с обращениями граждан и в
вестибюле главного входа здания Администрации.
     1.5. Сотрудники   органов   исполнительной   власти,  исполняющие
находящиеся  на   рассмотрении   обращения   граждан,   несут   личную
ответственность   за   их   сохранность.   Сведения,   содержащиеся  в
обращениях,  могут  использоваться  только  в  служебных  целях  и   в
соответствии   с   полномочиями  сотрудника,  исполняющего  обращения.
Разглашение  содержащейся  в  обращении  информации  о  частной  жизни
гражданина без его согласия запрещается.
     1.6. При уходе в отпуск сотрудник  обязан  передать  имеющиеся  у
него  на  исполнении письменные обращения граждан временно замещающему
его сотруднику.  При переводе на другую  работу  или  освобождении  от
занимаемой  должности  он  обязан  сдать по акту все обращения граждан
сотруднику, ответственному за делопроизводство.

     2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

     2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в  том
числе  телеграммы)  и  материалы  к  ним поступают в канцелярию общего
отдела Аппарата Администрации (далее - канцелярия).
     2.2. Прием  и  первичная  обработка  присланных обращений граждан
производятся  в  канцелярии   согласно   разделу   5   Инструкции   по
делопроизводству  в  органах исполнительной власти Смоленской области,
утвержденной указом Главы Администрации от 23.12.2002 N  12  (далее  -
Инструкция по делопроизводству).
     2.3. После первичной обработки все поступившие обращения  граждан
и  материалы  к  ним  из  канцелярии  передаются  в  отдел по работе с
обращениями граждан.
     2.4. Прием     письменных     обращений    может    производиться
непосредственно от граждан в отделе по работе с  обращениями  граждан.
Не принимаются к рассмотрению обращения, не содержащие адреса, фамилии
и подписи  гражданина.  По  просьбе  гражданина  на  копии  обращения,
принятого  к  рассмотрению,  или  втором экземпляре делается отметка с
указанием входящего номера,  даты  приема  обращения  и  телефона  для
справок.

             3. Регистрация поступивших обращений граждан

     3.1. Сотрудники   отдела   по   работе   с   обращениями  граждан
регистрируют поступившие обращения в учетно-регистрационных  карточках
(формах) системы электронного документооборота.
     3.2. На поступившем обращении  справа  в  верхней  части  первого
листа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного
номера.
     Если обращение переслано для рассмотрения, то указывается, откуда
оно  поступило  (из  Администрации  Президента  Российской  Федерации,
Аппарата Правительства Российской Федерации, Смоленской областной Думы
и  т.д.),  проставляются  дата  и  исходящий  номер  сопроводительного
письма.    Если   в   сопроводительном   письме   содержится   просьба
проинформировать о результатах рассмотрения,  то  проставляется  штамп
"Контроль";    на    поручениях   Президента   Российской   Федерации,
председателей  палат  Федерального  Собрания   Российской   Федерации,
Председателя   Правительства   Российской   Федерации   и  его  первых
заместителей проставляется штамп "Особый контроль".
     3.3. На обращение гражданина готовится поручение,  которое должно
содержать  наименование  органа  исполнительной  власти,   фамилии   и
инициалы  лиц,  которым  дается поручение,  лаконично сформулированный
текст,  предписывающий действие,  порядок и срок  исполнения,  подпись
руководителя  с  расшифровкой  и  датой.  Поручение  может состоять из
нескольких частей,  предписывающих каждому исполнителю самостоятельное
действие,  порядок и срок исполнения.  Поручение оформляется на бланке
установленной формы.
     3.4. Началом  срока  рассмотрения поступивших обращений считается
день их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

           4. Направление обращений граждан на рассмотрение

     4.1. Сопроводительные письма к обращениям  граждан,  направляемым
на  рассмотрение  в  соответствующие  органы  исполнительной  власти и
организации,  подписываются  руководителем   Аппарата   Администрации.
Одновременно  гражданину  направляется уведомление о том,  какой орган
исполнительной  власти  или  организация   будет   рассматривать   его
обращение.
     4.2. В случае если гражданин ранее обращался  в  органы  местного
самоуправления  и  не  удовлетворен принятым решением,  а также,  если
решение вопросов,  поставленных гражданином,  находится в  компетенции
органов исполнительной власти,  обращение передается на рассмотрение в
соответствующие органы исполнительной власти.  Решение  о  направлении
обращений  на  рассмотрение  в  соответствующие  органы исполнительной
власти согласовывается с руководителем Аппарата Администрации.
     Письма граждан,   поступившие   из   редакций   средств  массовой
информации,  органов политических партий и общественных организаций (в
том  числе  с  просьбой  проинформировать о результатах рассмотрения),
рассматриваются как обычные обращения.
     4.3. Письма  с  просьбами  о  личном приеме Главой Администрации,
первым   заместителем   Главы   Администрации,   заместителями   Главы
Администрации,    руководителями    органов    исполнительной   власти
рассматриваются  как  обычные   обращения.   Заявителям   направляются
сообщения  о  графике  приема граждан членами Администрации Смоленской
области и  руководителями  органов  исполнительной  власти  Смоленской
области.

                  5. Рассмотрение обращений граждан

     5.1. Срок  рассмотрения  письменных  обращений граждан составляет
один месяц со дня их регистрации в  отделе  по  работе  с  обращениями
граждан,  если  иной  срок  не  указан в резолюции на сопроводительном
письме.
     Если последний  день  срока  исполнения  обращения  приходится на
нерабочий день,  то оно подлежит исполнению не позднее  рабочего  дня,
предшествующего нерабочему дню.
     5.2. Контроль за сроками исполнения обращения гражданина, а также
за  подготовкой  ответа  ему  осуществляет  исполнитель,  указанный  в
поручении первым  (далее  -  исполнитель).  Соисполнители  не  позднее
десяти дней до истечения срока исполнения обращения гражданина обязаны
представить  исполнителю  все  необходимые  материалы  для  подготовки
ответа.
     5.3. Исполнитель вправе пригласить заявителя для  личной  беседы,
запросить   в   установленном   порядке   дополнительные  материалы  и
объяснения.
     5.4. Переадресовка  обращений  другим исполнителям осуществляется
через отдел по  работе  с  обращениями  граждан  и  допускается  после
согласования с руководителем Аппарата Администрации.
     5.5. Обращения,  не  содержащие  личной  подписи  заявителя,  его
фамилии,  имени и отчества, а также данных о месте жительства (работы,
учебы),  признаются  анонимными  и  рассмотрению  не  подлежат.  Такое
решение принимается руководителем Аппарата Администрации.  Регистрация
анонимных обращений осуществляется в порядке,  установленном настоящей
Инструкцией.  Анонимные  обращения,  в  которых  содержатся сведения о
подготавливаемом   или   совершенном   общественно   опасном    деянии
(преступлении), направляются в правоохранительные органы.
     5.6. Если  в  поступивших  обращениях  не  содержится  конкретных
предложений,  заявлений  или жалоб,  относящихся к компетенции органов
исполнительной  власти,  то  они  по  решению  руководителя   Аппарата
Администрации  помещаются в дело для хранения в течение установленного
срока.
     5.7. В  случае  если обращение одного и того же лица (группы лиц)
содержит те же вопросы,  которые  были  рассмотрены  ранее,  и  в  нем
отсутствуют   основания   для   пересмотра   ранее  принятых  решений,
должностное  лицо,  которому  направлено  обращение,  вправе   принять
решение  об  оставлении  обращения без рассмотрения,  уведомив об этом
заявителя.  В случае если заявитель  продолжает  обращаться  в  органы
исполнительной власти с вопросом,  по которому он неоднократно получал
ответы,  руководителем  Аппарата  Администрации  может  быть   принято
решение о прекращении переписки с этим заявителем по данному вопросу.
     5.8. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется
вступившее   в  законную  силу  судебное  решение,  должностное  лицо,
которому направлено обращение,  вправе принять решение  об  оставлении
обращения  без  рассмотрения,  уведомив  об  этом заявителя в порядке,
определенном настоящей Инструкцией.
     5.9. Рассмотрение    обращений,   содержащих   вопросы,   имеющие
общественное значение,  могут быть вынесены на заседание Администрации
в порядке, установленном Регламентом Администрации Смоленской области,
утвержденным указом Главы Администрации от 18 октября 2002 г.  N 11 (в
редакции указов Главы Администрации Смоленской области от 27.01.2003 N
1, от 12.09.2003 N 10) (далее - Регламент).

          6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

     6.1. В случаях,  требующих для решения вопросов,  поставленных  в
обращении,     проведения     специальной    проверки,    истребования
дополнительных материалов,  принятия  других  мер,  срок  рассмотрения
обращения  может  быть продлен руководителем Аппарата Администрации не
более чем на 15 календарных дней с сообщением  об  этом  обратившемуся
гражданину и обоснованием необходимости продления срока.
     6.2. Продление срока исполнения обращения должно  быть  оформлено
не  менее  чем  за  2-3  дня  до  его истечения на основании докладной
записки должностного лица, наложившего первичную резолюцию.
     Уведомление о     продлении    срока    рассмотрения    обращения
(промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.  Если за
рассмотрением   обращения   установлен  контроль  федеральным  органом
государственной  власти,   то   исполнитель   обязан   заблаговременно
согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
     Сроки исполнения  обращений   установлены   разделами   XIX-XXIII
Регламента.

       7. Требования к оформлению ответов на обращения граждан

     7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители органов
исполнительной власти,  должностные лица в пределах своей компетенции.
Ответы    об    исполнении    поступивших   из   федеральных   органов
государственной власти поручений о рассмотрении обращений  подписывает
руководитель  Аппарата  Администрации.  В  случае  если поручение было
адресовано  конкретному   должностному   лицу   Администрации,   ответ
подписывается этим должностным лицом.
     7.2. Текст ответа должен  излагаться  последовательно,  кратко  и
содержать  исчерпывающую  информацию  на  все поставленные в обращении
вопросы.  При подтверждении фактов,  изложенных в обращении,  в ответе
следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
     7.3. В  ответе  о  рассмотрении  обращения  федеральным   органам
государственной  власти  должно  быть  указано  о  том,  что заявитель
проинформирован о результатах рассмотрения обращения.
     7.4. Вместе  с  сообщением  о  результатах рассмотрения обращения
заявителю возвращаются подлинные документы,  за исключением подлинного
экземпляра обращения.
     7.5. Ответы гражданам  на  их  обращения  и  федеральным  органам
государственной  власти  печатаются  на  бланках установленной формы в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
     Ответ на  коллективное  обращение  направляется  на  имя  первого
подписавшего его лица (если в письме  не  оговорено  конкретное  лицо)
или, в отдельных случаях, каждому из лиц, подписавших такое обращение.
     Если ответ автору дается в устной форме, то составляется справка,
в которой указывается,  кто,  когда в устной форме дал ответ,  а также
излагается его содержание.
     В левом   нижнем   углу   ответа  заявителю  указываются  фамилия
исполнителя, номер его служебного телефона.
     7.6. Подлинники    обращений   граждан   в   федеральные   органы
государственной власти возвращаются только при наличии на  них  штампа
"Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
     7.7. Если на обращение гражданина дается промежуточный ответ,  то
в   тексте   указывается  срок  окончательного  решения  поставленного
вопроса.
     7.8. Оформление  дел  для  архивного  хранения  осуществляется  в
соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

                8. Организация личного приема граждан

     8.1. Организацию   личного   приема   граждан   в   Администрации
осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
     8.2. Личный  прием  граждан  ведут  Глава  Администрации,  первый
заместитель  и  заместители Главы Администрации,  руководители органов
исполнительной власти согласно ст.  9  областного  закона  "О  порядке
рассмотрения  обращений граждан в Смоленской области" в соответствии с
графиком приема граждан на текущий месяц.
     8.3. График   приема  граждан  членами  Администрации  Смоленской
области и  руководителями  органов  исполнительной  власти  ежемесячно
утверждается руководителем Аппарата Администрации.  Замена должностных
лиц  и  руководителей  органов  исполнительной  власти,  заявленных  в
графике  приема  граждан,  проводится  по согласованию с руководителем
Аппарата Администрации.
     График приема  граждан  вывешивается  на  информационном стенде в
отделе по работе с обращениями граждан и в  вестибюле  главного  входа
здания Администрации.
     8.4. Личный прием граждан осуществляется в порядке очереди. Право
внеочередного   приема   имеют   лица,   обладающие   таким  правом  в
соответствии  с  законодательством  Российской  Федерации,   а   также
беременные женщины.
     Ответственные за   проведение   приема    руководителем    органа
исполнительной  власти  не  менее  чем  за  два-три  дня  до  даты его
проведения составляют списки обратившихся граждан.
     8.5. Прибывшие    на    личный    прием   граждане   приглашаются
предварительно для беседы с сотрудником отдела по работе с обращениями
граждан.   По   результатам   беседы  сотрудник  отдела  по  работе  с
обращениями граждан вправе направить заявителя в соответствующий орган
исполнительной  власти.  Сотрудник  вносит  сведения  о  гражданине  в
учетно-регистрационную   карточку   (форму)    системы    электронного
документооборота (паспортные данные, социальное положение), разъясняет
гражданину порядок  разрешения  его  обращения,  составляет  аннотацию
обращения,    заносит   в   указанную   карточку   результаты   приема
("Разъяснено", "Направлен в органы исполнительной власти", "Записан на
прием к руководителю" и т.д.).
     8.6. По просьбе гражданина он  может  быть  принят  руководителем
органа исполнительной власти в дни, установленные графиком приема.
     8.7. Запись на личный прием к  должностным  лицам  и  организацию
приема осуществляют сотрудники отдела по работе с обращениями граждан.
Запись на личный прием начинается  с  первого  рабочего  дня  текущего
месяца  и  проводится  ежедневно  с  9.00  до  17.00 (кроме выходных и
праздничных дней), в пятницу и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.
     Начальник отдела  по работе с обращениями граждан по согласованию
с должностным лицом,  ведущим прием, может принять решение о досрочном
прекращении записи.
     8.8. В  случае  повторного  обращения  гражданина  осуществляется
подборка  всех  имеющихся  в  отделе  по  работе с обращениями граждан
материалов,  касающихся  этого  гражданина,   которые   представляются
должностному лицу, ведущему личный прием.
     8.9. Запись на повторный  прием  осуществляется  после  получения
гражданином  ответа  на  предыдущее  обращение или в случае если истек
установленный срок рассмотрения обращения.  Необходимость в записи  на
повторный  прием  определяется  ответственным  сотрудником  отдела  по
работе с обращениями граждан исходя из содержания ответа на предыдущее
обращение по этому вопросу.
     8.10. Во  время  личного  приема  гражданин   имеет   возможность
изложить  свое  обращение  устно  либо в письменной форме.  По просьбе
заявителя  выдается  копия  его  заявления  с  указанием  даты  приема
обращения,  количества  листов  в  обращении,  сообщается  телефон для
справок.
     8.11. После окончания приема должностное лицо доводит до сведения
заявителя  свое  решение,  информирует  о  том,  кому  будет  поручено
рассмотрение  и принятие мер по его обращению,  либо разъясняет:  где,
кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение.
     8.12. Контроль  за  исполнением  поручений,  данных  в результате
рассмотрения  обращений,  возлагается  на  должностное  лицо,  ведущее
прием.
     8.13. В  отделе  по  работе  с  обращениями  граждан   могут   не
рассматриваться:
     - обращения,  передаваемые через представителя, чьи полномочия не
удостоверены   в   порядке,   установленном  федеральным  и  областным
законодательством;
     - обращения,  по  которым  имеются  вступившие  в  законную  силу
судебные решения;
     - обращения  лиц,  которые  решением суда,  вступившим в законную
силу, признаны недееспособными;
     - обращения,  поданные в интересах третьих лиц, которые возражают
против их рассмотрения (кроме недееспособных лиц).
     8.14. Материалы,  накопленные  в  ходе  личного  приема  граждан,
хранятся в  течение  5  лет,  а  затем  уничтожаются  в  установленном
порядке.

            9. Контроль за рассмотрением обращений граждан

     9.1. Контролю подлежат обращения граждан,  в которых сообщается о
конкретных нарушениях законных  прав  и  интересов  граждан,  а  также
обращения   по   вопросам,   имеющим  большое  общественное  значение.
Постановка обращений граждан на контроль производится  также  в  целях
устранения   недостатков   в  работе  органов  исполнительной  власти,
подготовки аналитических материалов,  выявления вопросов,  с  которыми
ранее обращался гражданин, принятых по ним мер.
     9.2. В  обязательном   порядке   подлежит   контролю   исполнение
поручений Президента Российской Федерации,  Председателя Правительства
Российской Федерации и его первых  заместителей,  председателей  палат
Федерального  Собрания Российской Федерации,  Администрации Президента
Российской Федерации,  председателя Смоленской областной  Думы  и  его
заместителей о рассмотрении обращений граждан.
     9.3. На особый контроль ставятся поручения Президента  Российской
Федерации,    Председателя    Правительства    Российской   Федерации,
председателей  палат  Федерального  Собрания  Российской  Федерация  о
рассмотрении  обращений граждан.  Срок рассмотрения таких обращений 30
дней.  Продление  этого  срока  производится  руководителем   Аппарата
Администрации.
     9.4. Обращение  может  быть  возвращено  в  орган  исполнительной
власти   или   организацию   для   повторного  рассмотрения,  если  из
полученного  ответа  следует,  что   рассмотрены   не   все   вопросы,
поставленные  в  обращении  гражданина,  или  ответ  не  соответствует
требованиям раздела 7 настоящей Инструкции.
     9.5. Контроль   за  соблюдением  сроков  рассмотрения  письменных
обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.