Постановление Администрации г. Смоленска от 20.06.2011 № 1101-адм

 



                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е


     от 20.06.2011 N 1101-адм


   Об утверждении Административного регламента Администрации города
    Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Организация
  исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц
     без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и
     свобод, оформления в установленном порядке архивных справок,
               направляемых в иностранные государства"

         (В редакции Постановления Администрации г. Смоленска
                     от 25.07.2011 г. N 1393-адм)


     В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N  210-ФЗ  "Об
организации  предоставления  государственных  и  муниципальных услуг",
постановлением Администрации города Смоленска от 30.03.2011 N  567-адм
"Об  утверждении  Порядка  разработки  и  утверждения административных
регламентов  предоставления   муниципальных   услуг",   руководствуясь
Уставом города Смоленска,

     Администрация города Смоленска п о с т а н о в л я е т:

     1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Администрации
города Смоленска по предоставлению муниципальной  услуги  "Организация
исполнения запросов российских и иностранных граждан,  а также лиц без
гражданства,  связанных с  реализацией  их  законных  прав  и  свобод,
оформления  в  установленном порядке архивных справок,  направляемых в
иностранные государства".
     2. Архивному     отделу     Администрации     города    Смоленска
(З.С.Михайловская) обеспечить исполнение Административного регламента.
     3. Комитету   по  местному  самоуправлению  Администрации  города
Смоленска (В.А.Соваренко)  внести  муниципальную  услугу  "Организация
исполнения запросов российских и иностранных граждан,  а также лиц без
гражданства,  связанных с  реализацией  их  законных  прав  и  свобод,
оформления  в  установленном порядке архивных справок,  направляемых в
иностранные  государства"  в   Реестр   муниципальных   услуг   города
Смоленска.
     4. Информационно-аналитическому   отделу   Администрации   города
Смоленска   (Ю.С.Андреева)   опубликовать  настоящее  постановление  в
средствах массовой информации.
     5. Комитету   по   информационным  ресурсам  и  телекоммуникациям
Администрации города Смоленска (С.В.Пивоваров):
     - разместить   настоящее   постановление   на  официальном  сайте
Администрации города Смоленска;
     - разместить   информацию   о   муниципальной  услуге  в  Реестре
государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области.
     6. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя  Главы  Администрации  города  -   руководителя   аппарата
Администрации города Смоленска Погуляева А.Н.


     Глава Администрации
     города Смоленска                                     К.Г. Лазарев



     Утвержден
     постановлением Администрации
     города Смоленска
     от 20.06.2011 N 1101-адм


                      АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
           АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ
        МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ
            РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ
      БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ
        И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ
           СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА"

         (В редакции Постановления Администрации г. Смоленска
                     от 25.07.2011 г. N 1393-адм)

                          1. Общие положения

       1.1. Предмет регулирования Административного регламента

     Административный регламент   Администрации  города  Смоленска  по
предоставлению муниципальной услуги "Организация  исполнения  запросов
российских  и  иностранных  граждан,  а  также  лиц  без  гражданства,
связанных с реализацией  их  законных  прав  и  свобод,  оформления  в
установленном  порядке  архивных  справок,  направляемых в иностранные
государства"  (далее  -  Административный   регламент,   муниципальная
услуга)  разработан  архивным  отделом  Администрации города Смоленска
(далее - Отдел) в целях повышения качества  исполнения  и  доступности
предоставления    муниципальной   услуги,   и   определяет   сроки   и
последовательность  действий  (административных  процедур),  а   также
порядок его взаимодействия с отделом по работе с архивами Департамента
Смоленской области по культуре,  органами  местного  самоуправления  и
муниципальными    учреждениями,   организациями,   предприятиями   при
предоставлении муниципальной услуги.

                       1.2. Описание заявителей

     Заявителями муниципальной услуги  являются  российские  граждане,
проживающие  за рубежом,  иностранные граждане и лица без гражданства.
Также заявителями могут быть физические и  юридические  лица,  имеющие
право  в  соответствии с законодательством Российской Федерации либо в
силу наделения их заявителями  в  установленном  порядке  полномочиями
выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

      1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении
                         муниципальной услуги

     1.3.1. Сведения  о  месте  нахождения,  графике  работы,  номерах
контактных  телефонов  и  адресе электронной почты Отдела размещены на
Интернет-сайте         Администрации         города         Смоленска:
http://www.smoladmin.ru.
     Местонахождение Отдела:  улица   Студенческая,   дом   4,   город
Смоленск, Смоленская область, 214000.
     Почтовый адрес   Отдела   для   направления   обращений:    улица
Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.
     Электронный адрес: [email protected].
     Контактные телефоны: [phone]; факс: 35-09-72.
     Режим работы Отдела:  понедельник - четверг - с  9.00  до  18.00,
пятница  -  с  9.00  до  17.00,  с перерывом на обед с 13.00 до 13.48.
     Выходные дни - суббота, воскресенье.
     Прием граждан:  понедельник - вторник с 14.00 до 17.00; четверг -
пятница с 09.00 до 12.00. Среда - неприемный день.
     1.3.2. Информация,   консультация   по  процедуре  предоставления
муниципальной услуги предоставляется:
     - непосредственно в помещении Отдела на информационных стендах;
     - по телефону;
     - по факсимильным обращениям;
     - при личном обращении, в том числе через представителя;
     - по письменным обращениям;
     - по электронной почте.
     1.3.3. При ответах на телефонные звонки по вопросу предоставления
муниципальной услуги специалисты Отдела обязаны подробно, в корректной
форме  информировать  граждан  о  порядке  и  условиях  предоставления
муниципальной  услуги,   объяснять   причины   возможного   отказа   в
предоставлении муниципальной услуги.
     1.3.4. При письменном обращении заявителя,  в том  числе  в  виде
почтовых,   факсимильных   обращений   или   по   электронной   почте,
информирование  осуществляется  в  письменном  виде  путем   почтовых,
факсимильных отправлений или по электронной почте.
     1.3.5. Размещаемая на стенде Отдела информация содержит:
     - текст Административного регламента;
     - блок-схему  последовательности  действий   при   предоставлении
муниципальной  услуги  (согласно  приложению  N  1 к Административному
регламенту);
     - форму  запроса на предоставление муниципальной услуги (согласно
приложению N 2 к Административному регламенту);
     - перечень    документов,    необходимых    для    предоставления
муниципальной услуги;
     - порядок и сроки предоставления муниципальной услуги.
     1.3.6. Информация об исполнении,  приостановлении  предоставления
муниципальной  услуги доводится до заявителей специалистами Отдела при
личном контакте, а также с использованием средств почтовой, телефонной
связи, электронной почты.

           2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

                2.1. Наименование муниципальной услуги

     Наименование муниципальной   услуги   -   организация  исполнения
запросов  российских  и  иностранных  граждан,   а   также   лиц   без
гражданства,  связанных  с  реализацией  их  законных  прав  и свобод,
оформления в установленном порядке архивных  справок,  направляемых  в
иностранные государства.

              2.2. Наименование органа, предоставляющего
                         муниципальную услугу

     2.2.1. Отдел  осуществляет  выдачу  архивных  справок,   архивных
выписок  и  архивных  копий  в  соответствии  с Положением об архивном
отделе  Администрации  города  Смоленска,  утвержденным  распоряжением
Главы Администрации города Смоленска от 18.02.2011 N 151-р/адм.
     2.2.2. Для  предоставления  муниципальной  услуги  не   требуется
обращение  в  иные  органы  государственной  власти,  органы  местного
самоуправления и организации.
     2.2.3. Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в
том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги
и  связанных с обращением в иные органы,  организации,  за исключением
получения  услуг,  включенных  в  перечень  услуг,  которые   являются
необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

          2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

     Результатом предоставления муниципальной услуги является:
     - выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
     - выдача ответов об отсутствии документов.

         2.4. Общий срок предоставления муниципальной услуги

     2.4.1. Муниципальная  услуга  предоставляется в течение 30 дней с
момента регистрации запроса.
     2.4.2. Запросы,  не  относящиеся  к  составу  хранящихся в Отделе
архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их
регистрации   направляются   по  принадлежности  в  другой  архив  или
организации, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением
об этом заявителей.
     2.4.3. Поступившие  в  Отдел  запросы,  которые  не  могут   быть
исполнены  без  предоставления  дополнительных сведений,  в течение 10
дней с момента регистрации возвращаются  заявителям  с  сообщением  об
уточнении   и  дополнении  запроса  необходимыми  для  его  исполнения
сведениями.

     2.5. Правовые основания предоставления муниципальной услуги

     Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии
с:
     - Конвенцией,  отменяющей  требование   легализации   иностранных
официальных документов (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
     - Законом СССР от 24 июня 1991 года N 2261-1 "О  порядке  вывоза,
пересылки  и  истребования  личных  документов советских и иностранных
граждан и лиц без гражданства из СССР за  границу"  (Ведомости  Съезда
народных  депутатов  СССР и Верховного Совета СССР,  1991,  N 27,  ст.
784);
     - Постановлением  Верховного  Совета  СССР от 17 апреля 1991 года
N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к
Гаагской   конвенции  1961  года,  отменяющей  требование  легализации
иностранных  официальных  документов"   (Ведомости   Съезда   народных
депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
     - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле  в
Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,
2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);
     - Федеральным   законом   от   02.05.2006   N  59-ФЗ  "О  порядке
рассмотрения  обращений  граждан   Российской   Федерации"   (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
     - Федеральным законом от  27.07.2006  N  152-ФЗ  "О  персональных
данных".

       2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления
                         муниципальной услуги

     2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет
следующие документы:
     - письменный запрос о выдаче архивных справок, архивных выписок и
архивных копий;
     - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
     - документ,   подтверждающий  родство  заявителя,  запрашивающего
сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);
     - доверенность,  заверенная в установленном порядке,  при запросе
сведений на других лиц.
     2.6.2. Письменный запрос в обязательном порядке должен содержать:
     а) для юридических лиц:
     - наименование юридического лица - заявителя;
     - фамилию, имя, отчество руководителя юридического лица;
     - почтовый или электронный адрес;
     - телефон для связи;
     - изложение существа вопроса;
     - личная подпись заявителя и дата;
     б) для физических лиц:
     - фамилию, имя, отчество заявителя;
     - изложение существа вопроса;
     - почтовый адрес, телефон для связи;
     - личную подпись заявителя и дату.
     Текст запроса должен быть написан разборчиво.
     К запросу  могут  быть  приложены  ксерокопии  трудовой  книжки и
других документов, связанных с темой запроса.
     2.6.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации
или осуществление действий,  предоставление или осуществление  которых
не   предусмотрено   нормативными   правовыми   актами,  регулирующими
отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
     2.6.4. Запрещено    требовать    предоставления    документов   и
информации,  которые находятся в распоряжении Отдела, органов местного
самоуправления,  организаций,  в соответствии с нормативными правовыми
актами Российской Федерации.

       2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов,
         необходимых для предоставления муниципальной услуги

     Основанием для   отказа  в  приеме  документов,  необходимых  для
предоставления муниципальной услуги,  является  отсутствие  в  запросе
необходимых   сведений   для  исполнения,  указанных  в  пункте  2.6.2
Административного регламента.

         2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении
                         муниципальной услуги

     Основаниями для  отказа  в  предоставлении  муниципальной  услуги
являются:
     - отсутствие     документов,    указанных    в    пункте    2.6.1
Административного регламента;
     - невозможность прочтения текста запроса;
     - ограничение доступа к персональным данным при обращении третьих
лиц;
     - отсутствие в Отделе запрашиваемых архивных документов.

           2.9. Перечень услуг, необходимых и обязательных
               для предоставления муниципальной услуги

     Для предоставления  муниципальной  услуги  не требуется получения
иных услуг.

     2.10. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
             муниципальной услуги, и способы ее взимания

     Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

   2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о
                 предоставлении муниципальной услуги

     Максимальный срок  ожидания  в  очереди  при  подаче  запроса   о
предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 20 минут.

                    2.12. Срок регистрации запроса

     Срок регистрации запроса не должен превышать 10 минут.

       2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется
                         муниципальная услуга

     2.13.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная
услуга,  должен  быть  оборудован информационной табличкой (вывеской),
содержащей информацию о наименовании, графике работы Отдела.
     2.13.2. Помещение,   в   котором   предоставляется  муниципальная
услуга,  должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами
пожаротушения.
     2.13.3. Помещения  ожидания  и  приема  заявителей  должны   быть
оборудованы  стульями  (диванами) и столами для возможности оформления
документов.
     2.13.4. В  помещениях  ожидания  и  приема заявителей должно быть
естественное и искусственное освещение.
     2.13.5. Для   получения  информации  в  помещении  предоставления
муниципальной услуги  оборудуется  информационный  стенд,  на  котором
размещается следующая информация:
     - график приема граждан;
     - перечень    документов,    необходимых    для    предоставления
муниципальной услуги;
     - образец заполнения письменного запроса.

        2.14. Показатели доступности и качества предоставления
                         муниципальной услуги

     Основными показателями  доступности  и  качества   предоставления
муниципальной услуги являются:
     - сокращение количества взаимодействий заявителя  с  должностными
лицами при предоставлении муниципальной услуги;
     - возможность  получения   информации   о   ходе   предоставления
муниципальной услуги.

           3. Состав, последовательность и сроки выполнения
           административных процедур, требования к порядку
          их выполнения, в том числе особенности выполнения
            административных процедур в электронной форме

     Предоставление муниципальной услуги  включает  в  себя  следующие
административные процедуры:
     - прием и регистрацию запроса;
     - рассмотрение запроса;
     - анализ тематики запроса и принятие решения  о  возможности  его
исполнения;
     - исполнение запроса;
     - оформление  в установленном порядке архивных справок,  архивных
выписок и архивных копий;
     - проставление апостиля;
     - выдачу ответов и архивных справок,  архивных выписок и архивных
копий.

        3.1. Прием и регистрация поступившего запроса о выдаче
         архивной справки, архивной выписки и архивной копии

     3.1.1. Основанием  для  начала  процедуры  приема  и  регистрации
запроса  является  личное обращение заявителя либо полученное по почте
или по электронной почте.
     3.1.2. Специалист отдела выдает бланк запроса, разъясняет порядок
заполнения и оказывает помощь в его  заполнении.  При  приеме  запроса
проверяется   правильность   и  четкость  изложенных  сведений.  Время
выполнения данной процедуры - не более 20 минут.
     3.1.3. Поступившие  запросы  регистрируются  в день поступления в
электронном  виде.  В  правом  нижнем  углу  первой  страницы  запроса
проставляется  регистрационный  штамп с указанием присвоенного запросу
регистрационного  номера  и  даты  регистрации.   Регистрация   одного
запроса-не более 10 минут.
     3.1.4. Результатом выполнения административной процедуры является
проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

                      3.2. Рассмотрение запроса

     3.2.1. Запрос,  прошедший регистрацию, передается на рассмотрение
начальнику Отдела.
     3.2.2. Начальник   Отдела   рассматривает   запрос   в  день  его
поступления и ставит резолюцию на исполнение.
     3.2.3. Запрос  с  резолюцией начальника передается ответственному
за регистрацию запросов в течение одного рабочего дня.
     3.2.4. Результатом выполнения административной процедуры является
резолюция начальника  Отдела  и  передача  запроса  ответственному  за
регистрацию запросов.
     Максимальный срок исполнения - 2 рабочих дня.

           3.3. Анализ тематики запроса и принятие решения
                     о возможности его исполнения

     3.3.1. Основанием   для   начала  административной  процедуры  по
анализу тематики запроса является поступление  запроса  ответственному
за регистрацию для определения:
     - степени  полноты   информации,   содержащейся   в   запросе   и
необходимости предоставления дополнительных сведений;
     - местонахождения    архивных    документов    и    необходимости
переадресации непрофильного запроса.
     3.3.2. В случае неполноты  информации,  содержащейся  в  запросе,
составляется  уведомление  заявителю  о  предоставлении дополнительных
сведений в форме письма, в том числе электронного.
     3.3.3. Запрос,  не  относящийся  к  составу  хранящихся  в Отделе
архивных документов,  в течение  5  дней  с  момента  его  регистрации
направляется в другой архив или организацию,  где хранятся необходимые
архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
     3.3.4. Результатом    выполнения    административной    процедуры
является:
     - принятие   ответственным  за  регистрацию  запросов  решения  о
возможности исполнения запроса и передача его исполнителю;
     - подготовка ответа об отсутствии запрашиваемой информации;
     - уведомление заявителя о передаче запроса  в  другой  архив  или
организацию, где хранятся необходимые архивные документы;
     - уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений.

                       3.4. Исполнение запроса

     3.4.1. Основанием   для   начала    административной    процедуры
исполнения запроса является поступление запроса исполнителю.
     3.4.2. Исполнитель на основании принятого решения  о  возможности
исполнения  запроса  осуществляет  его  непосредственное исполнение по
научно-справочному  аппарату  (описям  дел)  и  архивным   документам,
хранящимся в Отделе.
     3.4.3. В  архивной  справке  приводятся  названия,  даты,  номера
документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся
к вопросу, содержащемуся в запросе.
     В архивную  справку  включаются  только сведения,  содержащиеся в
документах,  не  допускаются  комментарии  и  выводы  исполнителя   по
содержанию   архивного   документа.   После  текста  архивной  справки
указываются архивные шифры документов.
     3.4.4. Архивные  выписки  и  архивные копии должны воспроизводить
полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.
     3.4.5. Результатом выполнения административной процедуры является
подготовка текста архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

      3.5. Оформление в установленном порядке архивных справок,
                  архивных выписок и архивных копий

     3.5.1. Оформление  архивной справки,  архивной выписки и архивной
копии осуществляет исполнитель запроса.
     3.5.2. Архивная   справка  и  архивная  выписка  составляются  по
установленной  форме  на  бланке  заместителя  Главы  Администрации  -
руководителя аппарата Администрации города Смоленска, подписываются им
и заверяются гербовой печатью.
     3.5.3. Архивная  копия  заверяется  подписью  начальника Отдела и
печатью Отдела.  К архивной копии прилагается сопроводительное  письмо
за  подписью  заместителя  Главы Администрации - руководителя аппарата
Администрации города Смоленска.
     3.5.4. Архивные   справки,  архивные  выписки  и  архивные  копии
оформляются на государственном языке Российской Федерации.
     3.5.5. Результатом     административной     процедуры    является
подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка,
архивная выписка и архивная копия.

      3.6. Проставление апостиля на архивных справках, архивных
                      выписках и архивных копиях

     3.6.1. Архивные  справки,  архивные  выписки  и  архивные  копии,
направляемые   в   государства,   подписавшие   Конвенцию,  отменяющую
требование    легализации    иностранных    официальных    документов,
направляются   начальником   Отдела  в  отдел  по  работе  с  архивами
Департамента  Смоленской  области  по  культуре  для  проставления   и
заполнения специального штампа - апостиля.
     3.6.2. Апостиль не проставляется на  документах,  предназначенных
для   направления  в  государства,  с  которыми  Российская  Федерация
заключила  договоры  о  правовой  помощи  и  правовых  отношениях   по
гражданским, семейным, уголовным и иным делам, а также в государства -
участники Содружества Независимых Государств, подписавшие Соглашение о
принципах  и формах взаимодействия государств - участников Содружества
Независимых Государств в области использования архивной информации,  а
также  в  государства,  с  которыми  имеются двусторонние соглашения о
сотрудничестве.
     3.6.3. В  случае  отказа  от  проставления  апостиля  заявителю в
течение трех рабочих дней отделом по работе  с  архивами  Департамента
Смоленской  области  по  культуре  направляется письменное сообщение о
причине отказа.  Срок исполнения данной административной процедуры  не
должен превышать 3 рабочих дней со дня предоставления документов.

       3.7. Выдача ответов и архивных справок, архивных выписок
                           и архивных копий

     3.7.1. Архивные справки,  архивные выписки и  архивные  копии,  а
также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для
направления  в  государства  -   участники   Содружества   Независимых
Государств,  высылаются  по  почте простыми письмами непосредственно в
адрес заявителя.
     3.7.2. Архивные  справки,  архивные  выписки и архивные копии,  а
также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для
направления  в  государства,  не  являющиеся  участниками  Содружества
Независимых  Государств,  вместе  с   запросами   (анкетами,   личными
заявлениями)  направляются  в  отдел по работе с архивами Департамента
Смоленской области по культуре для пересылки в МИД России.
     3.7.3. После  проставления апостиля начальник (специалист) Отдела
направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в адрес
заявителя в течение трех дней.
     3.7.4. Архивные справки,  архивные выписки и архивные  копии  при
личном  обращении в Отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении
документа,  удостоверяющего личность; третьему лицу - при предъявлении
доверенности,  оформленной  в установленном порядке и при предъявлении
квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
     3.7.5. Административная  процедура  по  выдаче ответов,  архивных
справок,  архивных выписок и архивных  копий  по  запросам  заявителей
считается завершенной, если по ее результатам приняты необходимые меры
и заявитель проинформирован о результатах запроса.

            4. Порядок и формы контроля за предоставлением
                         муниципальной услуги

     4.1. Начальник    Отдела   осуществляет   текущий   контроль   за
соблюдением      последовательности       действий,       определенных
административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги.
     4.2. Контроль   за   полнотой    и    качеством    предоставления
муниципальной услуги включает в себя проведение проверок,  выявление и
устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и
подготовку ответов на обращения заявителей.
     4.3. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по
конкретному обращению заявителя.
     4.4. Специалисты Отдела  несут  персональную  ответственность  за
соблюдение  сроков  и  последовательности  совершения административных
действий.  Персональная ответственность специалистов закреплена  в  их
должностных  инструкциях.  В  случае  выявленных  нарушений специалист
несет дисциплинарную  ответственность  в  соответствии  с  действующим
законодательством.

       5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
          и действий (бездействия) органа, предоставляющего
                         муниципальную услугу

     5.1. Действия    (бездействие)    и   решения   должностных   лиц
(специалистов)   Отдела,   осуществляемые   и   принимаемые   в   ходе
предоставления   муниципальной   услуги,   могут  быть  обжалованы  во
внесудебном порядке и (или) в суде.
     5.2. Внесудебный порядок подачи,  рассмотрения и разрешения жалоб
на действия (бездействие) и  решения  должностных  лиц  (специалистов)
Отдела определяется федеральным и областным законодательством.
     5.2.1. Заявители  могут  обратиться   с   жалобой   на   действия
(бездействие)  и решения,  осуществляемые (принятые) в ходе исполнения
муниципальной услуги, к начальнику Отдела.
     5.2.2. В письменном обращении (жалобе) указываются:
     - фамилия,   имя,   отчество   или   фамилия,    имя,    отчество
уполномоченного   представителя   в   случае   письменного   обращения
представителя;
     - полное  наименование  юридического  лица  в случае обращения от
имени юридического лица;
     - почтовый  адрес,  по  которому  должен  быть  написан ответ или
уведомление о переадресации обращения;
     - суть письменного обращения;
     - личная подпись и дата.
     В жалобе  указываются  причины  несогласия с обжалуемым решением,
действием  (бездействием),  обстоятельства  и  доводы,  на   основании
которых  заявитель  считает нарушенными его права и законные интересы,
созданы препятствия к их реализации.
     К жалобе  могут  быть  приложены  документы или копии документов,
подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства и доводы.
     5.2.3. Предметом  досудебного обжалования могут являться действия
(бездействие) специалиста Отдела,  а также принимаемые им решения  при
исполнении муниципальной услуги.
     5.2.4. Ответ на жалобу не дается в случае, если:
     -  в  жалобе  не  указаны  фамилия заявителя и почтовый адрес, по
которому должен быть направлен ответ;
     -  в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения,
угрозы жизни, здоровью и имуществу специалистов Отдела, а также членов
их семей (при этом заявителю, направившему жалобу, может быть сообщено
о недопустимости злоупотребления правом);
     -  не  поддается прочтению текст жалобы, фамилия и почтовый адрес
заявителя.
     (Подпункт  в  редакции  Постановления  Администрации г. Смоленска
от 25.07.2011 г. N 1393-адм)
     5.2.5. Права заявителя  на  получение  информации  и  документов,
необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
     Специалисты Отдела обязаны:
     - предоставить  заявителю по его просьбе возможность ознакомления
с  документами  и  материалами,   необходимыми   для   обоснования   и
рассмотрения жалобы,  т.е. обеспечить его информацией, непосредственно
затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;
     - обеспечить    объективное,    всестороннее    и   своевременное
рассмотрение жалобы,  в случае необходимости - с  участием  заявителя,
направившего жалобу, или его законного представителя;
     - по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные
на  восстановление  или  защиту  нарушенных  прав,  свобод  и законных
интересов заявителя,  давать письменный ответ по существу поставленных
в жалобе вопросов.
     5.2.6. Ответ на жалобу подписывается начальником Отдела.
     Жалоба, поступившая в Отдел,  подлежит обязательной регистрации в
течение одного дня с момента поступления.
     Письменная жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение
30 дней со дня регистрации.
     5.2.7. Если    в    результате   рассмотрения   жалоба   признана
обоснованной,  то принимается решение  об  осуществлении  действий  по
предоставлению  сведений  заявителю и применении мер ответственности к
специалисту  Отдела,  допустившему  нарушения  в  ходе   осуществления
муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.
     Заявителю направляется сообщение о принятом решении и  действиях,
осуществленных в соответствии с принятым решением.
     5.2.8. Обращения   заявителей   считаются   разрешенными,    если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и
даны письменные ответы  (в  пределах  компетенции)  по  существу  всех
поставленных в обращениях вопросов.
     5.2.9. Письменный  ответ,  содержащий   результаты   рассмотрения
обращения, направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.
     5.2.10. Если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе
рассмотрения  жалобы  начальником  Отдела,  или  решение  им  не  было
принято,  то заявитель вправе обратиться письменно в отдел по работе с
архивами Департамента Смоленской области по культуре.
     5.3. Порядок  судебного  обжалования  действий  (бездействия)   и
решений,   осуществляемых   и   принимаемых   в   ходе  предоставления
муниципальной  услуги,   определяется   законодательством   Российской
Федерации.



     Приложение N 1
     к Административному регламенту


                              БЛОК-СХЕМА
     ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
          УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ
         И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА,
          СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД,
         ОФОРМЛЕНИЯ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК,
               НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА"

|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|         Прием и регистрация запроса о выдаче архивной справки,          |
|                    архивной выписки и архивной копии                    |
|————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|
                                     |
|————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|
|                          Рассмотрение запроса                           |
|————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|
                                     |
|————————————————————————————————————|————————————————————————————————————|
| Анализ тематики запроса и принятие решения о возможности его исполнения |
|—————|—————————————————|—————————————————|————————————————————|——————————|
      |                 |                 |                    |
|—————|——————||—————————|———————||————————|————————||——————————|——————————|
| Исполнение ||Подготовка ответа||   Уведомление   ||Уведомление заявителя|
|  запроса   ||  об отсутствии  ||   заявителя о   ||о передаче запроса в |
|            ||  запрашиваемой  || предоставлении  ||  другой архив или   |
|            ||   информации    || дополнительных  ||     организацию     |
|            ||                 ||    сведений     ||                     |
|—————|——————||—————————|———————||————————|————————||——————————|——————————|
      |                 |                 |                    |
|—————|———————————————| |                 |                    |
| Оформление архивной | |                 |                    |
|  справки, архивной  | |                 |                    |
| выписки и архивной  | |                 |                    |
|копии в установленном| |                 |                    |
|       порядке       | |                 |                    |
|—————|—————————————|—| |                 |                    |
      |             |   |                 |                    |
|—————|——————|      |   |                 |                    |
|Проставление|——|   |   |                 |                    |
|  апостиля  |  |   |   |                 |                    |
|—————|——————|  |   |   |                 |                    |
      |         |   |   |                 |                    |
|—————|——————||—|———|———|—————————————————|————————————————————|——————————|
|В МИД России|| Выдача результата муниципальной услуги заявителю (лично,  |
|            ||     почтовым отправлением либо по электронной почте)      |
|————————————||———————————————————————————————————————————————————————————|



     Приложение N 2
     к Административному регламенту

     Форма

                                ЗАПРОС
          ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ АРХИВНОЙ СПРАВКИ, АРХИВНОЙ ВЫПИСКИ,
                            АРХИВНОЙ КОПИИ

---------------------------------------------------------------------------
|Фамилия, имя, отчество|                                                  |
|лица,   запрашивающего+--------------------------------------------------+
|архивную      справку,|                                                  |
|архивную      выписку,+--------------------------------------------------+
|архивную копию        |                                                  |
|                      +--------------------------------------------------+
|                      |                                                  |
|                      +--------------------------------------------------+
|                      |                                                  |
+----------------------+--------------------------------------------------+
|Домашний адрес        |                                                  |
|                      +--------------------------------------------------+
|                      |                                                  |
|                      +--------------------------------------------------+
|                      |                                                  |
+----------------------+--------------------------------------------------+
|Контактные телефоны   |                                                  |
|                      +--------------------------------------------------+
|                      |                                                  |
+----------------------+--------------------------------------------------+
|О чем запрашивается архивная справка, архивная выписка, архивная|  Годы  |
|копия (о стаже, о заработной плате; о предоставлении земельного |        |
|      участка под строительство жилого дома, гаража и др.)      |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
+----------------------------------------------------------------+--------+
|                                                                |        |
-----------------------------------------------------------------+---------

Подпись ____________________

"___" __________ 20__ года