Распоряжение Губернатора Орловской области от 27.12.2002 № 311-р

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                     ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ


     27 декабря 2002 г.                                        N 311-р
     г. Орел
                                       Утратил силу - Распоряжение
                                      Губернатора Орловской области
                                         от 08.04.2008 г. N 15-р

     В целях   совершенствования   работы   по  проведению  экспертизы
ценности документов,  организации их хранения,  учета, использования и
подготовки к передаче на государственное хранение:
     1. Утвердить  Положение  об  архиве  управления  делопроизводства
Аппарата Губернатора и администрации области (приложение N 1).
     2. Утвердить  Положение  о   постоянно   действующей   экспертной
комиссии (ЭК) Аппарата Губернатора и администрации области (приложение
N 2).


     Губернатор                                            Е.С. Строев



                                                        Приложение N 1
                                    к распоряжению Губернатора области
                                         от 27 декабря 2002 г. N 311-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ
     об архиве управления делопроизводства Аппарата Губернатора и
                   администрации Орловской области

                          1. Общие положения

     1.1 Документы  Аппарата  Губернатора  и  администрации   области,
имеющие     историческое,    научное,    социальное,    экономическое,
политическое,  культурное  значение,  подлежат  постоянному  (вечному)
хранению   в   государственном   архиве  Орловской  области,  являются
неотъемлемой частью историко-культурного  наследия  и  государственной
частью Архивного фонда Российской Федерации.
     До передачи  на  государственное  хранение  документы постоянного
хранения - временно,  в течение 10 лет,  по личному составу  и  личные
дела  -  75 лет хранятся в архиве управления делопроизводства Аппарата
Губернатора и администрации области.
     1.2. Аппарат Губернатора  и  администрации  области  обеспечивает
сохранность,  учет,  отбор,  упорядочение  и использование документов,
образующихся  в  его  деятельности.  В   соответствии   с   правилами,
установленными   Федеральной  архивной  службой  России,  обеспечивает
своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
     Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных   документов,   производятся   силами   и  за  счет  Аппарата
Губернатора и администрации области.
     За утрату  и   порчу   документов   должностные   лица   Аппарата
Губернатора   и   администрации   области   несут   ответственность  в
соответствии с действующим законодательством.
     1.3. В Аппарате Губернатора и администрации области для  хранения
документов,   законченных   делопроизводством,   их   отбора,   учета,
использования и подготовки к передаче на  государственное  хранение  в
структуре управления делопроизводством создается архив,  возглавляемый
главным специалистом.
     1.4. В своей работе архив  управления  делопроизводства  Аппарата
Губернатора  и администрации области руководствуется законодательством
Российской  Федерации,  законодательными  актами  по  архивному  делу,
Законом  Орловской  области  "Об  Архивном  фонде  Орловской области и
архивах",   указами   Губернатора,   постановлениями,   распоряжениями
Коллегии     администрации     области,     правилами     и    другими
нормативно-методическими  документами  Федеральной   архивной   службы
России,   методическими   документами   управления  по  делам  архивов
администрации области и настоящим Положением.
     1.5. Положение об  архиве  управления  делопроизводства  Аппарата
Губернатора   и   администрации  области  разрабатывается  начальником
управления делопроизводства,  утверждается  распоряжением  Губернатора
области  и  согласовывается  с  экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК)
управления по делам архивов администрации области.
     1.6. Управление по делам архивов администрации области  оказывает
при необходимости организационно-методическую помощь архиву управления
делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области.


     2. Состав документов архива

     В архив поступают:
     2.1. Законченные   делопроизводством   Аппарата   Губернатора   и
администрации области документы постоянного хранения, образовавшиеся в
деятельности структурных подразделении; документы временного (свыше 10
лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности документы
по личному составу;
     2.2. Документы   постоянного   хранения  и  по  личному  составу,
ликвидированных структурных  подразделений  или  лишенных  юридической
самостоятельности;
     2.3. Личные  фонды  ведущих  работников  Аппарата  Губернатора  и
администрации области, поступившие в архив;
     2.4. Служебные и ведомственные издания:
     2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.


     3. Задачи и функции архива

     3.1. Основными задачами архива являются:
     3.1.1. Комплектование документами,  состав  которых  предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения:
     3.1.2. Учет,     обеспечение     сохранности,     и,     создание
научно-справочного  аппарата,  использование документов,  хранящихся в
архиве;
     3.1.3. Подготовка  и  своевременная  передача документов Аппарата
Губернатора и администрации  области  на  государственное  хранение  с
соблюдением  требований  устанавливаемых  Федеральной архивной службой
России;
     3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением  дел
в делопроизводстве Аппарата Губернатора и администрации области.
     3.2. В   соответствии  с  возложенными  на  него  задачами  архив
осуществляет следующие функции:
     3.2.1. Принимает не позднее,  чем через 3 года  после  завершения
делопроизводством,    учитывает   и   хранит   документы   структурных
подразделений   Аппарата   Губернатора   и   администрации    области,
обработанные в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы
России;
     3.2.2. Разрабатывает  и  согласовывает  с  управлением  по  делам
архивов   администрации   области   графики  представления  описей  на
рассмотрение  ЭПК  и  передачи  документов  Аппарата   Губернатора   и
администрации области на государственное хранение;
     3.2.3. Составляет  и  представляет  не  позднее  чем через 2 года
после завершения делопроизводством годовые разделы описей  постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)
Аппарата Губернатора и администрации области и ЭПК управления по делам
архивов администрации области;
     3.2.4. Осуществляет   учет   и  обеспечивает  полную  сохранность
принятых на хранение дел;
     3.2.5. Создает,  пополняет  и  совершенствует   научно-справочный
аппарат  (НСА) к хранящимся в архиве делам и документам,  обеспечивает
его преемственность с НСА областного государственного архива;
     3.2.6. Организует использование документов, в том числе:
     - информирует  руководство  и  работников  Аппарата Губернатора и
администрации области о составе и содержании документов архива;
     - выдает  в  установленном  порядке  дела,  документы  или  копии
документов в целях научного и служебного использования;
     - исполняет   запросы   организаций   и   заявления   граждан  об
установлении трудового стажа  и  другим  вопросам  социально-правового
характера,  в установленном порядке выдает копии документов и архивные
справки;
     - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
     3.2.7. Проводит  экспертизу  ценности  документов,  хранящихся  в
архиве,  участвует в работе экспертной комиссии Аппарата Губернатора и
администрации области;
     3.2.8. Составляет сводную номенклатуру дел Аппарата Губернатора и
администрации области;
     3.2.9. Контролирует  правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве,  а также подготовку дел к передаче в архив  Аппарата
Губернатора и администрации области;
     3.2.10. Участвует   в   проведении   мероприятий   по   повышению
квалификации специалистов структурных подразделений,  ответственных за
вопросы делопроизводства.
     3.2.11. Ежегодно  представляет  в  управление  по  делам  архивов
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
     3.2.12. Подготавливает и  в  установленном  порядке  передает  на
хранение  в Государственный архив Орловской области документы Аппарата
Губернатора и администрации области.


     4. Права архива

     Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
     4.1. Контролировать  выполнение  установленных  правил  работы  с
документами   в  структурных  подразделениях  Аппарата  Губернатора  и
администрации области;
     4.2. Запрашивать   от    структурных    подразделений    Аппарата
Губернатора  и администрации области сведения,  необходимые для работы
архива,  с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач  и
функции.


     5. Ответственность главного специалиста

     5.1.  Главный  специалист  управления  делопроизводства  Аппарата
Губернатора  и  администрации   области   несет   ответственность   за
выполнение  возложенных  на  архив  задач  и  функций  в установленном
законом порядке.



                                                        Приложение N 2
                                    к распоряжению Губернатора области
                                         от 27 декабря 2002 г. N 311-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ
           о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
        Аппарата Губернатора и администрации Орловской области

     1. Общие положения

     1.1. Для  организации  и проведения работы по экспертизе ценности
документов,  отбора их для передачи на государственное  хранение  и  к
уничтожению,  а  также  для  контроля и оказания методической помощи в
проведении экспертизы ценности документов в управлениях,  комитетах  и
отделах   администрации  создается  постоянно  действующая  экспертная
комиссия (ЭК).
     1.2. Экспертная   комиссия  является  совещательным  органом.  Ее
решения вступают в силу после утверждения заместителем  Губернатора  -
руководителем Аппарата Губернатора и администрации области.
     1.3. Экспертная комиссия  назначается  распоряжением  Губернатора
области   из   числа   наиболее   квалифицированных  специалистов  под
председательством  одного  из   руководящих   работников.   Секретарем
назначается  главный  специалист  управления делопроизводства Аппарата
Губернатора и администрации области.
     1.4. В  своей  работе экспертная комиссия руководствуется Законом
Орловской области "Об Архивном фонде  Орловской  области  и  архивах",
распорядительными   документами  Правительства  Российской  Федерации,
нормативно-методическими документами Росархива и управления  по  делам
архивов   администрации   области,  перечнями  типовых  управленческих
документов,  образующихся  в  деятельности  организаций,  с  указанием
сроков хранения и настоящим Положением.

     2. Основные задачи экспертной комиссии

     Основными задачами экспертной комиссии являются:
     2.1. Организация  и  проведение экспертизы ценности документов на
стадии   делопроизводства   при   составлении   номенклатуры   дел   и
формировании дел.
     2.2. Организация  и  проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
     2.3. Организация и проведение отбора и  подготовки  документов  к
передаче на государственное хранение.


     3. Основные функции экспертной комиссии

     В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия
выполняет следующие функции:
     3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов
Аппарата Губернатора и администрации области для дальнейшего  хранения
и к уничтожению.
     3.2. Осуществляет  методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов управлений,  комитетов,  отделов и подготовке их к
архивному  хранению,  по разработке номенклатуры дел,  дает экспертную
оценку  проектам  нормативно-методических  документов   по   названным
вопросам.
     3.3. Рассматривает,    принимает    решения    об   одобрении   и
представляет:
     3.3.1. на утверждение экспертно-проверочной  комиссии  управления
по  делам  архивов,  а  затем  на утверждение заместителя Губернатора-
руководителя Аппарата Губернатора и администрации области:
     - описи дел постоянного хранения управленческой документации;
     - акты о выделении к уничтожению документов с  истекшими  сроками
хранения  документов со сроками хранения 10 лет и более,  документов с
отметкой экспертно-проверочной комиссии в перечне документов  до  1945
года включительно;
     3.3.2. на  согласование экспертно-проверочной комиссии управления
по  делам  архивов  области,  а  затем  на   утверждение   заместителя
Губернатора   -  руководителя  Аппарата  Губернатора  и  администрации
области:
     - сводную  номенклатуру  дел Аппарата Губернатора и администрации
области, описи дел по личному составу;
     - акты   об   утрате   или  неисправимом  повреждении  документов
постоянного хранения;
     3.3.3. на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии  управления
по  делам  архивов  областной  администрации  предложения об изменении
сроков хранения категорий  документов,  установленных  перечнем  и  об
определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
     3.3.4. на  утверждение  заместителя  Губернатора  -  руководителя
Аппарата Губернатора и администрации области:
     - акты  о  выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1);
     - акты об утрате или неисправимом повреждении документов.
     3.4. Проводит для работников Аппарата Губернатора и администрации
области консультации по вопросам работы с документами.


     4. Права экспертной комиссии

     Экспертная комиссия имеет право:
     4.1. В    пределах    своей   компетенции   давать   рекомендации
управлениям,  комитетам,  отделам  и  отдельным  работникам   Аппарата
Губернатора и администрации области по вопросам разработки номенклатур
дел  и  формирования  дел  в  делопроизводстве,  экспертизы   ценности
документов,  розыска  недостающих дел постоянного срока хранения и дел
по личному составу, упорядочения и оформления документов.
     4.2. Запрашивать от руководителей управлений, комитетов, отделов:
     - письменные  объяснения о причинах утраты,  порчи или незаконном
уничтожении документов постоянного и долговременного сроков  хранения,
в том числе документов по личному составу;
     - предложения и заключения,  необходимые для  определения  сроков
хранения документов.
     4.3. Заслушивать  на  своих  заседаниях руководителей управлений,
комитетов,  отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению,
об условиях хранения и обеспечения сохранности документов,  о причинах
утраты документов.
     4.4. Экспертная комиссия в лице ее председателя,  его заместителя
и  секретаря  комиссии  имеет  право  не  принимать  к  рассмотрению и
возвращать  для  доработки  некачественно  и  небрежно  подготовленные
документы.
     4.5. Информировать   заместителя   Губернатора   -   руководителя
Аппарата Губернатора и администрации области по вопросам,  относящимся
к компетенции комиссии.


     5. Организация работы экспертной комиссии

     5.1. Экспертная комиссия  Аппарата  Губернатора  и  администрации
области  работает  в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) управления по делам архивов администрации области,  получает  от
нее соответствующие организационно-методические указания.
     5.2. Экспертная    комиссия    работает    по   годовому   плану,
утвержденному заместителем  -  руководителем  Аппарата  Губернатора  и
администрации области.
     5.3. Вопросы,  относящиеся  к  компетенции  экспертной  комиссии,
рассматриваются   на   ее   заседаниях,  которые  проводятся  по  мере
необходимости,  но  не  реже   двух   раз   в   год.   Все   заседания
протоколируются.   Поступающие  на  рассмотрение  экспертной  комиссии
документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее,  чем  через  10
дней.
     5.4. Заседание  экспертной  комиссии  и  принятые  на нем решения
считаются правомочными,  если в голосовании приняли участие  не  менее
половины присутствующих на заседании членов комиссии.  Право решающего
голоса  имеют   только   члены   экспертной   комиссии.   Приглашенные
консультанты   и  эксперты  имеют  право  совещательного  голоса  и  в
голосовании не участвуют.
     Решение принимается  простым  большинством голосов присутствующих
на заседании членов.  При разделении голосов поровну решение принимает
председатель   экспертной   комиссии  или  заместитель  Губернатора  -
руководитель Аппарата Губернатора и администрации области.
     5.5. Ведение делопроизводства  экспертной  комиссии,  хранение  и
использование  ее  документов,  ответственность  за их сохранность,  а
также контроль за исполнением принятых  экспертной  комиссией  решений
возлагается на секретаря комиссии.
     Положение разработано  на  основании   Примерного   положения   о
постоянно  действующей  экспертной  комиссии учреждения,  организации,
предприятия, утвержденного приказом архивного отдела от 30.03.95 N 9.