Распоряжение Правительства Орловской области от 28.10.2011 № 464-р

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ
     
     
     28 октября 2011 г.                                        N 464-р
     г. Орел
     
     
     В целях поддержания нормативной правовой базы Орловской области в
актуальном состоянии:
     1. Внести  в приложение  к  распоряжению Правительства  Орловской
области от 12 мая 2011 года N 197-р следующие изменения:
     1.1. В разделе I "Общие положения":
     1) подпункт 2 пункта 1.2 изложить в следующей редакции:
     "2) Федеральный  закон  от  6  апреля  2011  года  N  63-ФЗ   "Об
электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи);";
     2) дополнить подпунктом 14.1 следующего содержания:
     "14.1) постановление  Правительства  Российской Федерации  от  22
сентября  2009  года  N  754  "Об  утверждении  Положения  о   системе
межведомственного электронного документооборота";".
     1.2. В разделе II "Основные понятия":
     1) подпункт 8 изложить в следующей редакции:
     "8) электронная подпись - информация в электронной форме, которая
присоединена к другой  информации в  электронной форме  (подписываемой
информации) или  иным образом  связана с такой  информацией и  которая
используется для определения лица, подписывающего информацию;";
     2) дополнить подпунктами 26-29 следующего содержания:
     "26) электронный образ документа  - электронная копия  документа,
изготовленного на бумажном носителе;
     27) сканирование  документа   -  получение  электронного   образа
документа;
     28) система   электронного  документооборота   -   информационная
система,  обеспечивающая  сбор  документов  (включение  документов   в
систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
     29) электронный документооборот  - документооборот с  применением
информационной системы.";
     3) дополнить абзацем последним следующего содержания:
     "Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют
понятиям, определенным  в  законодательстве  Российской  Федерации   и
Орловской области.".
     1.3. В разделе III "Создание документов в органах  исполнительной
власти":
     1) абзац первый пункта  3.1.2 подраздела 3.1 "Бланки  документов"
изложить в следующей редакции:
     "При подготовке  документов   в  органах  исполнительной   власти
используются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков и
электронные  шаблоны  бланков  документов  разрабатываются   Аппаратом
Губернатора и Правительства Орловской области на основании нормативных
и методических документов в сфере делопроизводства. Образцы бланков  и
электронные  шаблоны  бланков  документов  утверждаются   заместителем
Губернатора  и  Председателя  Правительства  области  -  руководителем
Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области.
     Бланки могут использоваться в цветном и одноцветном (как правило,
черном или синем) варианте.";
     2) в подразделе 3.2 "Оформление реквизитов документов":
     а) пункте 3.2.2:
     подпункт 3 изложить в следующей редакции:
     "3) должность лица - автора документа;";
     подпункт 11 изложить в следующей редакции:
     "11) наименование либо аннотация документа;";
     дополнить подпунктом 25 следующего содержания:
     "25) отметка о поступлении документа;";
     б) в пункте 3.2.3.24 абзацы второй и третий исключить;
     в) дополнить пунктом 3.2.3.25 следующего содержания:
     "3.2.3.25. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной
власти содержит  очередной   порядковый  номер   и  дату   поступления
документа (при необходимости - часы и минуты).
     Отметка о  поступлении  документа,  а  также  отметки   "Срочно",
"Оперативно", "Подлежит возврату" и др. могут быть проставлены в  виде
штампа.";
     3) в  подпункте  "д"   пункта  3.3.4.1  главы  3.3.4   "Служебная
переписка"   подраздела   3.3   "Оформление   документов   в   органах
исполнительной  власти"  последнее предложение  изложить  в  следующей
редакции:
     "В соответствии  с  Законом об  электронной  подписи  электронное
письмо  имеет   статус  документа,  если   оно  заверено   электронной
подписью.";
     4) в  пункте   3.4.3.1  главы   3.4.3  "Регистрация   поступающих
документов" подраздела 3.4 "Организация документооборота":
     абзац первый после слов "от других документов" дополнить  словами
"в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан";
     первое предложение абзаца второго изложить в следующей редакции:
     "Регистрация документов  осуществляется  в  день  поступления   в
течение рабочего времени.";
     5) подраздел 3.6 "Особенности работы с электронными  документами"
изложить в следующей редакции:
     
         "3.6. Особенности работы с электронными документами
     
     3.6.1. В органах исполнительной власти создаются и используются:
     электронные документы,  создаваемые   в  электронной  форме   без
предварительного документирования на бумажном носителе;
     электронные образы    документов,   полученные    в    результате
сканирования   документов   и  хранящиеся   в   системе   электронного
документооборота.
     Прохождение электронных  документов,  составление,  оформление  и
согласование    проектов    осуществляется    по    общим     правилам
делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов  на
бумажном носителе.
     Электронный документ должен  иметь  реквизиты, установленные  для
аналогичного документа  на бумажном носителе,  за исключением  оттиска
печати и изображения герба Орловской области.
     3.6.2. При    передаче    электронных   документов    в    другие
государственные  органы  документы  заверяются  электронной   подписью
органа  исполнительной власти  -  автора  документа в  соответствии  с
Законом об электронной подписи.
     После отправки  электронного документа,  заверенного  электронной
подписью,  досылки  адресату  его  копии  на  бумажном  носителе,  как
правило, не требуется.
     При обработке,    рассмотрении,   согласовании    и    подписании
электронных  документов  в системе  электронного  документооборота  во
внутреннем  документообороте   органов  исполнительной  власти   могут
использоваться   способы   подтверждения   действий   с   электронными
документами,  при которых  электронная  подпись не  используется,  при
условии,   что   программные    средства,   применяемые   в    органах
исполнительной  власти,  позволяют однозначно  идентифицировать  лицо,
подписавшее (согласовавшее) документ.
     3.6.3. Состав  электронных  документов,  обращающихся  в  системе
электронного документооборота, определяется заместителем Губернатора и
Председателя   Правительства   области   -   руководителем    Аппарата
Губернатора и Правительства  Орловской области на основе  рекомендаций
органа исполнительной власти в сфере архивного дела и в соответствии с
перечнем документов, создание, хранение и использование которых  может
осуществляться исключительно в форме электронных документов.
     Перечень документов, создание,  хранение и использование  которых
может  осуществляться исключительно  в  форме электронных  документов,
утверждается  заместителем  Губернатора и  Председателя  Правительства
области - руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловской
области  по  согласованию  с органом  исполнительной  власти  в  сфере
архивного дела.
     3.6.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в системе электронного документооборота органов исполнительной власти.
Система электронного  документооборота органов  исполнительной  власти
должна  соответствовать требованиям,  установленным  законодательством
Российской Федерации и Орловской области.
     3.6.5. Прием  и  отправка электронных  документов  осуществляются
службой делопроизводства.
     При получении  электронных  документов,  подписанных  электронной
подписью, служба  делопроизводства  осуществляет проверку  подлинности
электронной подписи.
     Электронные сообщения, поступающие  по системе  межведомственного
электронного   документооборота,   проходят  регистрацию   в   системе
электронного документооборота  органов исполнительной власти.  Система
электронного    документооборота   органов    исполнительной    власти
предусматривает регистрацию (учет)  и включение в систему  электронных
сообщений,  отправляемых и  поступающих  по системе  межведомственного
электронного документооборота.
     3.6.6. В целях учета и  поиска документов в системе  электронного
документооборота    органов   исполнительной    власти    используются
обязательные сведения о документах (приложение 20).
     В системе  электронного  документооборота  могут   использоваться
дополнительные   сведения  о   документах.   В  обязательном   порядке
указываются сроки исполнения документов.
     При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение и
исполнение, отправке и хранении  электронных документов вместе с  ними
передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
     3.6.7. Документы, создаваемые в  органах исполнительной власти  и
(или) поступившие в органы исполнительной власти на бумажном носителе,
включаются в систему электронного документооборота после  сканирования
и  создания  электронных образов  документов.  Включение  электронного
образа  документа  в систему  электронного  документооборота  возможно
после его сравнения с подлинником документа.
     3.6.8. Единицей учета электронного документа является электронный
документ, зарегистрированный в  системе электронного  документооборота
органов   исполнительной   власти.   Электронный   документ,   имеющий
приложения, регистрируется как один документ.
     Электронные документы  формируются  в   дела  в  соответствии   с
номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении
дел, составленных из документов на бумажном носителе.
     При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется  в
электронном виде  (в заголовок дела  включается указание  "Электронные
документы").
     3.6.9. Электронные  документы   после   их  исполнения   подлежат
хранению в  установленном порядке  в органах  исполнительной власти  в
течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном
носителе.
     Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид
носителей, на которых они хранятся,  а также форматы их постоянного  и
длительного сроков  хранения определяются с  учетом функционирующих  в
органах  исполнительной   власти   программно-технических  средств   и
нормативных и методических документов государственных органов в  сфере
архивного дела.
     3.6.10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется
в общем  порядке, установленном  в  отношении документов  на  бумажном
носителе. Электронные  документы  передаются по  описям с  оформлением
акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
     После истечения срока,  установленного  для хранения  электронных
дел  (электронных документов),  на  основании акта  о  выделении их  к
уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти,
указанные   электронные   дела   (электронные   документы)    подлежат
уничтожению.".
     2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на  заместителя
Губернатора  и  Председателя  Правительства  области  -   руководителя
Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области И.Ю. Гармаш.
     
     
     Председатель Правительства
     Орловской области                                     А.П. Козлов
     
     
     
                                                            Приложение
                                          к распоряжению Правительства
                                                     Орловской области
                                         от 28 октября 2011 г. N 464-р

                                                         Приложение 20
                                      к Инструкции по делопроизводству
                              в органах исполнительной государственной
                                              власти Орловской области
     
                               ПЕРЕЧЕНЬ
           обязательных сведений о документах, используемых
       в целях учета и поиска документов в системе электронного
            документооборота органов исполнительной власти
     
     1. Адресант
     2. Адресат
     3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
     4. Вид документа
     5. Дата документа
     6. Номер документа
     7. Дата поступления документа
     8. Входящий номер документа
     9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
     10. Наименование либо аннотация документа
     11. Индекс дела
     12. Сведения о переадресации документа
     13. Количество листов основного документа
     14. Количество приложений
     15. Общее количество листов приложений
     16. Указания по исполнению документа
     17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
     18. Отметка о конфиденциальности