Распоряжение Губернатора Московской области от 01.04.2015 № 79-РГ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

от 01 апреля 2015 г. № 79-РГ

О внесении изменений в распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2013 №  516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области»

1. Внести в  распоряжение Губернатора Московской области

от 27.12.2013 № 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области» (далее – распоряжение) следующие изменения:

дополнить пунктом 2¹  следующего содержания:

«2¹. Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота.».

2. Внести в Положение об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденное распоряжением, следующие изменения:

пункт 4.8 изложить в следующей редакции:

«4.8. Документы, поступающие в МСЭД по системе МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в соответствии с Порядком взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота»;

дополнить раздел 8 «Регистрация исходящих и внутренних документов» пунктом 8.4 следующего содержания:

«8.4. Если документ после подписания должен быть направлен адресату в организацию, подключенную к системе МЭДО, то подготовка и отправка документа осуществляется в соответствии с Порядком взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота».

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Московской области А.Ю. Воробьёв

УТВЕРЖДЕН

распоряжением Губернатора

Московской области

от 27.12.2013   № 516-РГ

(в   редакции   распоряжения

Губернатора Московской области

от 01.04.2015  № 79-РГ)

ПОРЯДОК

взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота

1.            Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет правила взаимодействия информационных систем электронного документооборота Правительства Московской области,  федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов  (далее – участники межведомственного электронного документооборота) с использованием федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

1.2. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников межведомственного документооборота (далее – участники МЭДО) с использованием системы МЭДО.

 1.3. Межведомственный электронный документооборот организуется в целях сокращения сроков обмена служебными документами между участниками МЭДО. В системе МЭДО предусмотрено два способа обмена документами:

обмен документами, представляющими собой электронный образ (скан) документа, подписанного собственноручной подписью;

обмен электронными документами, подписанными электронной подписью.

1.4. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями, содержащими электронные образы документов, подготовленных участниками МЭДО на бумажном носителе, а также передачи уведомлений о регистрации и ходе рассмотрения (исполнения) документов, полученных в электронной форме.

1.5.  Межведомственный электронный документооборот не отменяет документооборота с использованием документов на бумажном носителе.

Решение об отказе от направления адресатам документов на бумажном носителе принимается по согласованию между участниками МЭДО индивидуально с учетом требований Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области», а также с учетом требований ведомственных инструкций по делопроизводству участников МЭДО.

Решение о необходимости получения документа на бумажном носителе принимается адресатом. Запрос направляется в адрес участника МЭДО в электронной форме с использованием системы МЭДО или в виде документа на бумажном носителе.

1.6. С участниками МЭДО допускается только обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию.

1.7. При организации служебной переписки в электронном виде с использованием системы МЭДО необходимо учитывать имеющиеся в настоящее время общие ограничения на передачу отдельных видов документов.

Не подлежат направлению по системе МЭДО:

документы с пометкой «Для служебного пользования»;

документы, к которым прилагаются проекты нормативных правовых актов;

документы, имеющие в своем составе: брошюры, книги, газеты, журналы, фотографии, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, не подлежащие сканированию;

документы объемом более 600 листов;

документы, приложения к которым рассылаются дифференцированно (различные приложения в соответствующие адреса).

2.            Обеспечение технической инфраструктуры
межведомственного электронного документооборота

2.1. Техническая инфраструктура межведомственного электронного документооборота включает в себя систему МЭДО, сопряженную с  межведомственной системой электронного документооборота Московской области (далее – МСЭД) через специальный программно-аппаратный комплекс.

2.2. Каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения  (адаптер) своей системы электронного документооборота (далее – СЭД) с МЭДО, обеспечивающий:

для поступающих по МЭДО сообщений – их прием и преобразование из единого формата обмена в формат СЭД для реализации дальнейшей обработки;

для исходящих по МЭДО сообщения – их подготовку к передаче, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и передачу.

2.3. Функционирование системы МЭДО осуществляется на основе использования технических средств и информационных технологий Федеральной службы охраны Российской Федерации и участников МЭДО, включающих в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации, автоматизированные рабочие места и соответствующее программное обеспечение. Поддержание технической инфраструктуры МЭДО, организация каналов связи между участниками МЭДО осуществляются Федеральной службой охраны Российской Федерации.

2.4. Структура электронного сообщения и требования к форматам файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, регламентируются Федеральной службой охраны Российской Федерации. Целостность передаваемой информации обеспечивается применением участниками МЭДО совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть представляет собой автоматически формируемый файл специального формата и предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Исполнение требований к структуре электронных сообщений и форматам файлов обеспечивается адаптером системы МСЭД.

2.5. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором межведомственного электронного документооборота Федеральной службой охраны Российской Федерации посредством выполнения комплекса работ включающих:

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.          2.6. Поддержание в работоспособном состоянии адаптера системы МСЭД в информационно-коммуникационной системе Правительства Московской области, а также обеспечение технического взаимодействия с Федеральной службой охраны Российской Федерации осуществляется Министерством государственного управления, информационных технологий и связи Московской области.

3.            Прием, регистрация и распределение электронных документов, полученных по МЭДО

3.1. Администрация Губернатора Московской области в соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 23.11.2012 № 349-ПГ «Об Администрации Губернатора Московской области» в целях организации делопроизводства и централизованного документооборота для обеспечения деятельности Губернатора Московской области и Правительства Московской области согласовывает переход на безбумажный документооборот с тем или иным участником МЭДО после проведения процедуры тестирования. Список федеральных органов исполнительной власти (далее – ФОИВ), подключенных к системе МЭДО, с которыми можно осуществлять обмен электронными документами по системе МЭДО, своевременно размещается Службой технической поддержки в системе МСЭД в разделе «Взаимодействие с другими сервисами» на закладке «Документация и программы» на странице технической поддержки системы МСЭД.

3.2. Узел МЭДО «Правительство Московской области Сопряжение» (адрес PRAVMO_S~MEDOGU) является единым для обмена корреспонденцией с пользователями МЭДО для исполнительных органов государственной власти Московской области, поэтому все входящие документы от государственных органов поступают по системе МЭДО в адрес Правительства Московской области.

          3.3. Прием, регистрация и распределение поступивших в Правительство Московской области по системе МЭДО электронных документов осуществляются Управлением обеспечения документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее – Управление), а в части поступающих по МЭДО обращений граждан – Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области.

          3.4. Электронные документы, поступившие по системе МЭДО, независимо от адресата регистрируются и направляются по системе МСЭД в соответствующие центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области без оформления на бумажном носителе.

4.                 Подготовка и отправка исходящих документов
по системе МЭДО

4.1. При подготовке исходящего документа, адресованного Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации или его заместителям, в Аппарат Правительства Российской Федерации, в Государственную Думу или Совет Федерации Федерального собрания Российской Федерации, в ФОИВ, в высшие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в иные государственные органы, а также в государственные внебюджетные фонды, необходимо учитывать, что существуют два способа взаимодействия по системе МЭДО:

 «направлять документы только по МЭДО»;

 «направлять документы по МЭДО и на бумажном носителе» (в этом случае помимо отправки документа в электронном виде по системе МЭДО  необходимо параллельно отправить адресату документ на бумажном носителе).

Документы по системе МЭДО направляются одним из следующих способов:

в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью;

в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

4.2. Порядок прохождения документа при отправке по системе МЭДО:

4.2.1. Необходимо создать в МСЭД проект документа для согласования в блоке «Исходящие документы», используя соответствующий электронный шаблон бланка в формате MS Word.

4.2.2. Заполнить все необходимые поля карточки регистрации (далее – РК) документа.

4.2.3. При заполнении поля «Кому» РК необходимо выбирать адресата только с синим индикатором (подключенного к системе МЭДО).

4.2.4. Прикрепить к РК файл(ы) с текстом основного документа, сопроводительного письма или доклада об исполнении поручения, приложений к основному документу (если это необходимо).

4.2.5. В наименовании адресата (в скобках) содержится подсказка о способе отправки («направлять документы только на бумажном носителе (С.П.)», «направлять документы по МЭДО (С.П.) и на бумажном носителе», «направлять документы только по МЭДО (С.П.)», «направлять документы только по МЭДО (ЭП)») корреспонденции в данную организацию.

4.2.6. Если в подсказке содержится фраза «направлять документы только на бумажном носителе (С.П.)», то необходимо следовать правилам подготовки и отправки документов на бумажном носителе.

4.2.7. Если документ не может быть отправлен по системе МЭДО в силу общих ограничений МЭДО (п. 1.7 настоящего Порядка), то необходимо следовать правилам подготовки и отправки документов на бумажном носителе.

4.2.8. Если документ не может быть отправлен по системе МЭДО в силу дополнительных ограничений, установленных участником МЭДО[1][1], то необходимо следовать правилам подготовки и отправки обычных документов на бумажном носителе.

4.2.9. Необходимо создать лист согласования, включить в него согласующих лиц.

4.2.10. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза «направлять документы только по МЭДО (С.П.)», то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью. В этом случае необходимо:

установить для подписанта в листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

 установить в поле «Вид доставки» значение «МЭДО».

4.2.11. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза «направлять документы по МЭДО (С.П.) и на бумажном носителе», то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью, и одновременно на бумажном носителе. В этом случае необходимо:

установить для подписанта в листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

установить в поле «Вид доставки» значение «МЭДО»;

сделать отметку в поле «Примечание»: «Оригинал документа на бумажном носителе направлен  фельдсвязью (почтой, нарочным)».

4.2.12. Если в подсказке в наименовании адресата содержится фраза «направлять документы только по МЭДО (ЭП)», то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – ЭП). В этом случае необходимо установить в поле «Вид доставки» значение «МЭДО с ЭП».

4.2.13. Необходимо отправить документ на согласование.

4.2.14. По окончании согласования и подписания документ поступит в раздел «Без номеров» блока «Исходящие документы».

4.3. Процедуры регистрации и отправки по МЭДО документов с С.П. и ЭП приводятся в разделах 5 и 6 настоящего Порядка, соответственно.

4.4. Мониторинг отправки и получения документа адресатом:

4.4.1. После отправки документа по системе МЭДО необходимо проводить мониторинг отправки и получения документа адресатом.

4.4.2. Все документы, отправленные по МЭДО, независимо от способа отправки (как электронные документы, подписанные с помощью ЭП, так электронные текстовые образы документов, подписанные собственноручной подписью) будут находиться в разделе «Отправленные по МЭДО» в блоке «Исходящие документы».

4.4.3. Система МСЭД обменивается документами с системой МЭДО каждые 30 минут. После отправки документов МСЭД получает от адресата автоматические уведомления о доставке документа, о его регистрации (или отказе в регистрации), о факте назначения исполнителя, о факте подготовки ответа и о направлении ответа.

4.4.4. Для отслеживания движения документа необходимо использовать таблицу «История уведомлений МЭДО», которая отображается при нажатии на кнопку «МЭДО» в верхнем меню РК документа.

4.4.5. При получении отказа в регистрации документа он попадает в блок «Отказано в регистрации». Причину отказа в регистрации документа можно посмотреть в таблице «История отказов», которая отображается при нажатии на кнопку «Ист. отказ.» в верхнем меню РК документа.

4.4.6. В случае поступления документа в раздел «Отказано в регистрации» с указанием причины отказа – повтор, документ поступил ранее на бумажном носителе, необходимо редактировать РК, указав в поле «Вид доставки» соответствующую информацию о направлении документа адресату (фельдсвязь, почта, нарочным).

5.                 Отправка по МЭДО электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью (С.П.)

5.1.          Необходимо распечатать документ на соответствующем бумажном бланке.

5.2.          Необходимо зарегистрировать документ, присвоить ему исходящий номер в МСЭД[1][2].

5.3.          Присвоенный номер документа в МСЭД и дату документа необходимо отобразить на бумажном бланке, после чего отсканировать документ.

5.4.          Файл, содержащий электронный текстовый образ подписанного документа, необходимо прикрепить к РК документа, при этом электронные образы страниц проекта документа заменить на электронный образ подписанного документа на бланке с С.П., выбрав вариант «Перезаписать страницы».

5.5.          После проведения вышеперечисленных действий документ полностью готов к отправке по МЭДО. Над карточкой документа появится баннер «Документ готов к отправке по МЭДО».

5.6.          Отправить документ по МЭДО можно, нажав на кнопку «Отправить» в верхней части РК документа.

5.7.          После отправки статус документа изменится, баннер в верхней части РК изменится на «Документ отправлен по МЭДО».

5.8.          Отправка документа по МЭДО может быть отложена. Готовые к отправке по МЭДО документы находятся в разделе «Для отправки по МЭДО» в блоке «Исходящие документы».

6.                 Отправка по МЭДО электронного документа, подписанного

электронной подписью

6.1.          Необходимо проверить подлинность электронной подписи автора документа.

6.2.          Необходимо зарегистрировать документ, присвоить ему исходящий номер в МСЭД.

6.3.          После регистрации документа необходимо перейти в раздел «Для отправки по МЭДО» в блоке «Исходящие документы» для создания файла визуализации.

6.4.          Зарегистрированные документы, подписанные ЭП и готовые к отправке по МЭДО, содержат в верхней части РК баннер «Требуется файл визуализации».

6.5.          При создании файла визуализации необходимо нанести на графический образ страницы электронного документа изображения регистрационного номера и даты документа, а также штампа ЭП.

6.6.          Необходимо нажать на ссылку «Добавьте номер и штамп» или перейти к страницам документа. Над каждой страницей документа будут видны ссылки «Добавить штамп/Удалить штамп», «Добавить номер/Удалить номер».

6.7.          Необходимо нанести штамп на страницу документа, нажав на ссылку «Добавить штамп». В левом верхнем углу страницы документа появится штамп, который необходимо перетащить, удерживая левую кнопку мыши, в область подписи автора документа. Аналогичным способом нанести номер документа.

6.8.          Необходимо обновить страницу после нанесения номера и штампа (клавиша F5).

6.9.          Документ полностью готов к отправке по МЭДО. Над карточкой документа появится баннер «Документ готов к отправке по МЭДО».

6.10.     6.10.     Отправить документ по МЭДО можно, нажав на кнопку «Отправить» в верхней части РК документа.

6.11.     После отправки статус документа изменится, баннер в верхней части РК изменится на «Документ отправлен по МЭДО».

6.12.     Отправка документа по МЭДО может быть отложена. Готовые к отправке по МЭДО документы находятся в разделе «Для отправки по МЭДО» в блоке «Исходящие документы».

[1] Дополнительные ограничения на отправку документов по системе МЭДО конкретного участника МЭДО (при наличии) приводятся в документе «Список ФОИВ, подключенных к системе МЭДО» (графа «Ограничения организации»), размещенном в разделе «Взаимодействие с другими сервисами» на закладке «Документация и программы» на странице технической поддержки системы МСЭД.

[2] Регистрация и отправка по МЭДО исходящих служебных писем за собственноручной подписью (С.П.) Губернатора Московской области, руководителя Администрации Губернатора Московской области осуществляются Управлением, а исходящих писем в части обращений граждан – Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области.