Постановление Главы Волоколамского муниципального района от 07.12.2005 № 2615

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ " ВОЛОКОЛАМСКИЙ РАЙОН "

ГЛАВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 7 декабря 2005 г. N 2615

ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ИНТЕРЕСАХ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОЙ ЗАЩИТЫ ГРАЖДАН

Анализ работы ведомственных архивов показывает, что большинство учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории района, не производят своевременно научно-техническую обработку документов по личному составу. Имеют место случаи, когда прекратившие свою деятельность коммерческие предприятия оставляют документы бесхозяйными или, ссылаясь на утрату документов, отказывают своим бывшим работникам в выдаче справок о размере заработной платы или подтверждении стажа работы на данном предприятии.

Отсутствие надлежащего учета, несоблюдение правил хранения документов по личному составу, неправильное оформление записей в трудовых книжках работников затрудняют, а порой делают невозможным поиск информации, необходимой для начисления пенсий по старости, инвалидности, потере кормильца, за выслугу лет.

Руководствуясь Положением об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ N 552 от 17.03.94 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации", распоряжением Правительства РФ от 23.04.92 N 781-р, Законом Московской области N 52/2000-ОЗ "Об Архивном фонде Московской области и архивах", Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 N 131-ФЗ,

постановляю:

1. Руководителям учреждений, организаций и предприятий и иных организационных структур независимо от форм собственности, находящихся на территории района:

1.1. Принять безотлагательные меры по обеспечению сохранности документов по личному составу и не допускать незаконной ликвидации архивов.

1.2. При ликвидации, реорганизации или изменении организационно-правовой формы учреждения, организации, предприятия передавать архивные документы в упорядоченном состоянии правопреемнику или вышестоящей по подчиненности организации, а в случае их отсутствия-архивному отделу администрации Волоколамского района.

2. Рекомендовать учредителям государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий при ликвидации, реорганизации, а также в случае изменения организационно-правовых форм включать в состав ликвидационных комиссий представителя архивного отдела администрации района с целью обеспечения сохранности архивных документов и определения мест их дальнейшего хранения.

3. Утвердить порядок передачи документов по личному составу на хранение в архивный отдел администрации района согласно приложению.

4. Инспекции МНС России по г. Волоколамску (Некрасова Л.И.) оказывать содействие архивному отделу администрации района в постановке на учет вновь созданных, реорганизованных предприятий и своевременному снятию с учета предприятий, прекративших свою деятельность. Не допускать закрытия предприятия без решения вопросов сохранности документов.

5. Пресс-секретарю главы района Ивушкину А.И. обеспечить опубликование настоящего постановления в газете "Волоколамский край".

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Волоколамского района В.Д. Селькина.

Глава

Волоколамского района                                                  В.Н. Карабанов

Приложение

к постановлению главы

муниципального образования

"Волоколамский район"

Московской области

от 7 декабря 2005 г. N 2615

ПОРЯДОК

ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОКОЛАМСКОГО РАЙОНА

1. Предприятие, учреждение, организация (далее-предприятие), принявшие решение о прекращении деятельности, самостоятельно проводят научно-техническую обработку документов по личному составу в соответствии с требованиями разделов 2 и 9 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 2000) или выделяют средства для проведения этих работ.

2. Прием документов на хранение в архивный отдел осуществляется после утверждения описей на экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.

3. В комплект документов, представляемых предприятием на рассмотрение ЭПК Главного архивного управления, входят:

- опись N 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу;

- титульный лист к описи;

- историческая справка, в которой указываются: полное название предприятия, фамилии учредителей, юридический адрес, краткая характеристика деятельности предприятия, изменения в уставе, составе учредителей, юридическом адресе, причина прекращения деятельности и характеристика включенных в опись документов (степень сохранности, состояние документов и их виды).

4. Документы должны быть выполнены в 4 экземплярах на качественной бумаге с соблюдением требований ГОСТа от 03.03.2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Исправления не допускаются.

5. Уничтожение печати предприятие имеет право производить после утверждения описей на ЭПК Главного архивного управления.

6. Архивный отдел готовит заключение о качестве научно-технической обработки документов и представляет комплект документов на утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области.

7. Прием документов оформляется актом, утвержденным управляющим делами администрации Волоколамского района.

8. По истечении срока хранения документов и при условии, что документы утратили свое практическое значение и не имеют исторической ценности, архивный отдел производит их уничтожение в установленном порядке.

9. Отсутствие документов по личному составу в связи с тем, что предприятие не вело хозяйственной деятельности, подтверждается справками налоговой службы и УПФ.

Руководители (учредители) предприятий несут ответственность за качество оформления документов по личному составу и полноту содержащихся в них сведений.

Начальник архивного отдела                                              Е.В. Волкова