Распоряжение Главы администрации города Липецка от 24.05.2004 № 820-р

     

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е                        

                  ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                  

24.05.2004г.                   г.Липецк                        N 820-р
                                   Утратилo силу - Распоряжение Главы
                                             города Липецка
                                        от 06.12.2007 г. N 2836-р
О внесении изменений в распоряжение
главы администрации г.Липецка 
от 02.04.2002 N 386-р

     В связи с изменением структуры администрации г. Липецка:
     1. Внести изменения в распоряжение главы администрации г. Липецка
от  02.04.2002  N  386-р  "Об утверждении Положения об архивном отделе
администрации г.  Липецка":  в  приложении  вместо  слов  "управляющий
делами" читать "заместитель главы - руководитель аппарата".
     2. Контроль за  исполнением  данного  распоряжения  возложить  на
заместителя  главы  -  руководителя  аппарата администрации г. Липецка
Кошелева И.Н.



Глава администрации
города Липецка                                           М.В.Гулевский



                                                            Приложение
                                                        к распоряжению
                                        главы администрации г. Липецка
                                             от 24 мая 2004 г. N 820-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ                               
             ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ЛИПЕЦКА              

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                          

     1.1.  Администрация  г.  Липецка  в  лице  архивного   отдела   в
соответствии  с  Уставом города и Законом Липецкой области об архивном
фонде и архивах в целях  эффективной  организации  архивного  дела  на
территории г. Липецка осуществляет полномочия по:
     - организации и содержанию архивного отдела администрации;
     - обеспечению хранения,  комплектования,  учета  и  использования
архивных  документов,  образовавшихся  и  образующихся  в деятельности
городского  Совета  и  администрации,  ее  структурных  подразделений,
деятельности  организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а
также организаций областного уровня, переданных на законном  основании
в сферу деятельности архивного отдела;
     - решению вопросов о передаче  права  собственности  на  архивные
фонды  и  архивные  документы,  за  исключением  отнесенных  к ведению
Российской  Федерации,  совместному  ведению  Российской  Федерации  и
субъектов   Российской   Федерации,   ведению   субъектов   Российской
Федерации.
     1.2.  Для  решения  задач  по  реализации  полномочий  в  области
архивного  дела администрация образует в своем составе архивный отдел,
выполняющий функции  органа  управления  архивным  делом  в  городе  и
муниципального архива.
     1.3. Отдел является  самостоятельным  структурным  подразделением
администрации  без статуса юридического лица, имеет собственную печать
и бланки со своим наименованием.
     1.4.  Отдел  руководит  деятельностью  Муниципального  учреждения
"Липецкий  городской  межведомственный  архив  по  личному  составу" и
другими ведомственными и межведомственными архивами.


     1.5. Отдел  в  своей  деятельности  руководствуется  Конституцией
Российской  Федерации,  федеральными  законами  и  иными  нормативными
правовыми  актами  Российской  Федерации  и   ее   субъекта,   Уставом
администрации  г.  Липецка,  постановлениями  и  распоряжениями  главы
администрации,   а    также    нормативно-методическими    документами
Федеральной  архивной  службы  России,  архивного отдела администрации
Липецкой области и настоящим Положением.
     1.6. Положение об Отделе  утверждается  главой  администрации  г.
Липецка  по согласованию с заместителем главы - руководителем аппарата
администрации.
     1.7. Штатная численность и номенклатура должностей  муниципальных
служащих - специалистов Отдела устанавливаются главой администрации по
представлению    заместителя    главы    -    руководителя    аппарата
администрации.
     1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение  Отдела
осуществляется  за  счет средств городского бюджета и выделяется в нем
отдельной строкой.
     1.8.1. Дополнительными источниками финансирования являются:
     - целевые средства из бюджета субъекта  Российской  Федерации,  в
том  числе  для  выполнения  полномочий  на хранение архивных фондов и
архивных  документов   организаций,   отнесенных   к   государственной
собственности и расположенных на территории города;
     - специальные средства за счет оказания платных работ и услуг;
     -  спонсорские   и   иные   средства,   полученные   в   порядке,
предусмотренном действующим законодательством.
     1.9.  Номенклатура  и  расценки  на  платные  работы   и   услуги
утверждаются решением сессии Липецкого городского Совета депутатов.
     1.10. Администрация г.  Липецка  представляет  Отделу  помещения,
отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности документов,
его   содержание,   техническое   оснащение,   оборудование,   охрану,
транспортное   обслуживание   и  создание  необходимых  условий  труда
работников.

                         2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ                          

     Основными задачами и функциями Отдела являются:
     2.1.  Обеспечение  сохранности  и   учет   архивных   документов,
подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
     - хранение и учет документов, принятых в Отдел;
     - учет документов,  принятых  в  МУ  "Межведомственный  архив  по
личному составу";
     - представление в установленном порядке учетных данных в архивный
отдел администрации Липецкой области;
     - проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения
документов,   принятых   в   Отдел,   и   обеспечению   их  физической
сохранности;
     -   подготовка,   представление   администрации   и    реализация
предложений   по  обеспечению  сохранности  документов,  хранящихся  в
Отделе.
     2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
     - архивных  фондов  и  архивных  документов  на  различных  видах
носителей,  являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав
Архивного  фонда  Липецкой  области,  в  том  числе  образовавшихся  в
результате деятельности и органов местного самоуправления с момента их
образования,  деятельности  организаций,  отнесенных  к  муниципальной
собственности,  а также находящихся в совместном ведении администраций
города и области;
     - архивных фондов и архивных документов юридических и  физических
лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в
том числе личного происхождения, входящих  в  негосударственную  часть
Архивного фонда Липецкой области;
     - печатных,  аудиовизуальных  и  других  материалов,  дополняющих
фонды Отдела;
     - учетных документов, архивных справочников и других  материалов,
необходимых для осуществления его практической деятельности.
     2.1.2. Отдел может принимать на депозитарное хранение при наличии
свободных   площадей   и  необходимых  условий  документы  действующих
муниципальных  и  государственных  организаций,  а  также  граждан  на
договорных условиях.
     2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Липецкой
области  поступают  на  хранение  в  Отдел  в  порядке  и  на условиях
договоров между собственником документов  и  Отделом,  действующим  от
имени администрации.
     2.2. Комплектование Отдела  документами,  имеющими  историческое,
научное,   социальное,   экономическое,  политическое  или  культурное
значения для г. Липецка, в том числе:
     - составление списков  организаций  -  источников  комплектования
Отдела, утверждаемых главой администрации и согласовываемых с архивным
отделом администрации Липецкой области; систематическая работа  по  их
уточнению;
     - сбор и прием документов постоянного и долговременного  хранения
в Отдел;
     -  проведение  в  установленном   порядке   экспертизы   ценности
документов, хранящихся в Отделе.
     2.3.   Организационно-методическое   руководство    деятельностью
ведомственных  архивов  и  организацией  документов в делопроизводстве
органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие
организациям  других форм собственности в порядке реализации отдельных
государственных полномочий администрации в сохранении,  комплектовании
и использовании их архивов, включая:
     - проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного
хранения документов, в том числе по личному составу;
     - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся  в
организациях   -  источниках  комплектования  и  других  организациях,
находящихся на территории г. Липецка;
     - рассмотрение и утверждение поступивших  от  организаций  описей
дел постоянного хранения;
     - рассмотрение и  согласование  описей  дел  по  личному  составу
организаций,   документы  которых  подлежат  передаче  в  Отдел  и  МУ
"Межведомственный архив по личному составу";
     - рассмотрение и согласование положений о ведомственных  архивах,
экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству
организаций - источников комплектования Отдела;
     - изучение и обобщение практики работы  ведомственных  архивов  и
делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
     -   оказание   организационно-методической   помощи,   проведение
семинаров,  совещаний, консультаций по вопросам организации и методики
работы с документами;
     -  разработка  и  реализация  мероприятий  по  улучшению   работы
ведомственных  архивов,  организации  документов  в  делопроизводстве,
внедрению  государственной   системы   документационного   обеспечения
управления    и   унифицированных   систем   документации;   повышению
квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
     2.4. Информационное обеспечение органов местного  самоуправления,
организация  использования  архивных  документов,  удовлетворение прав
граждан на архивную информацию, в том числе:
     -   информирование   органов   местного   самоуправления,    иных
организаций  города  о  составе  и  содержании  документов  Отдела  по
актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических  лиц
на документную информацию, в том числе на договорной основе;
     -  организация  работы  пользователей  документами,  изготовление
копий  документов  по их запросам, подготовка документальных выставок,
материалов  для  средств  массовой  информации,  проведение  встреч  с
общественностью,   уроков   истории,   экскурсий,   публикаторская   и
исследовательская деятельности;
     -  ведение  исторической  летописи  органов  представительной   и
исполнительной  власти, отраслей городского хозяйства с осуществлением
инициативного фотографирования и документирования;
     -  организация  музейно-выставочной  работы  для  более   полного
удовлетворения   возрастающего   интереса   граждан   к  историческому
наследию;
     - исполнение социально-правовых и иных запросов  граждан,  выдача
им  архивных  справок,  заверенных  копий  и  выписок  из  документов;
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
     - создание  и  совершенствование  научно-справочного  аппарата  к
документам  Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем,
банков и баз данных, архивных  справочников  о  составе  и  содержании
документов.
     2.5.    Реализация    отдельных    государственных     полномочий
администрации в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой
области,  в  том  числе  контроль  за   соблюдением   юридическими   и
физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

                               3. ПРАВА                               

     Отделу  для  выполнения  возложенных  на  него  задач  и  функций
предоставляется право:
     3.1. Представлять администрацию  г.  Липецка  по  всем  вопросам,
входящим в компетенцию Отдела.
     3.2.  По  согласованию  с  заместителем  главы  -   руководителем
аппарата  администрации вносить на рассмотрение главы администрации г.
Липецка,  Липецкого  городского  Совета  депутатов,  архивного  отдела
администрации Липецкой области предложения по развитию архивного дела,
улучшению  обеспечения  сохранности,  комплектования  и  использования
документов,    хранящихся    в    Отделе,   совершенствованию   работы
ведомственных архивов  и  организации  документов  в  делопроизводстве
организаций,  участвовать  в  подготовке и рассмотрении администрацией
города   и   горсоветом   депутатов   вопросов   архивного   дела    и
делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
     3.3.  Запрашивать  и  получать  от   организаций   -   источников
комплектования,   независимо   от   их   ведомственной  подчиненности,
необходимые сведения  о  работе  и  состоянии  ведомственных  архивов,
организации документов в делопроизводстве.
     3.4.  Проверять  исполнение  организациями,   расположенными   на
территории   г.   Липецка,  независимо  от  их  подчиненности  и  форм
собственности,  требований  федерального  и  регионального   архивного
законодательства.
     3.5.  Давать   в   пределах   своей   компетенции   организациям,
находящимся  на  территории г. Липецка, обязательные для их исполнения
указания  по  вопросам  работы  ведомственных  архивов  и  организации
документов в делопроизводстве.
     3.6. Принимать  участие  в  совещаниях,  семинарах,  проверках  и
мероприятиях,    проводимых    администрацией    и   ее   структурными
подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
     3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий
организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
     3.8.   Ставить   перед    органами    местного    самоуправления,
государственной  власти  вопросы  о  привлечении  к ответственности за
нарушение  архивного   законодательства   должностных   лиц   и   лиц,
выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях,
а также физических лиц.
     3.9.  Осуществлять  в  установленном   порядке   отдельные   виды
приносящей   доход  деятельности,  заключать  договоры  и  производить
расчеты с организациями  за  выполнение  договорных  работ  и  платных
услуг.
     3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами  местного
самоуправления,    организациями    г.   Липецка,   архивным   отделом
администрации  Липецкой  области,  Липецким   отделением   Российского
общества историко-архивистов, другими общественными организациями.
     3.11. Создавать при Отделе экспертно-проверочную  и  методическую
комиссию,   утверждаемую   главой   администрации   г.   Липецка,  для
рассмотрения  организационно-методических  и   практических   вопросов
архивного дела и документационного обеспечения управления.

                        4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ                         

     4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела. Начальник  Отдела  имеет
заместителя.
     4.2. Начальник  Отдела,  его  заместитель  и  специалисты  Отдела
являются  муниципальными  служащими,  входят  в  Реестр  муниципальных
должностей (исключение  составляют  работники,  содержащиеся  за  счет
спецсредств).
     4.3. Начальник Отдела назначается и  освобождается  от  должности
главой  администрации  города  по  представлению  заместителя  главы -
руководителя аппарата администрации.
     4.4. Заместитель начальника Отдела и  специалисты  назначаются  и
освобождаются   от   должности  главой  администрации  г.  Липецка  по
представлению начальника Отдела и по согласованию с заместителем главы
- руководителем аппарата администрации.
     При  смене  начальника  Отдела  прием-передача  дел  производится
специально     созданной    комиссией,    включающей    представителей
администрации г.  Липецка,  а  также  архивного  отдела  администрации
Липецкой  области. Акт приема-передачи утверждается заместителем главы
- руководителем аппарата администрации  и  представляется  в  архивный
отдел администрации Липецкой области.
     4.5. Начальник Отдела:
     4.5.1.  Организует  деятельность  Отдела  и  несет   персональную
ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
     4.5.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела  в
г. Липецке в установленном порядке перед администрацией города и перед
архивным отделом администрации Липецкой области.
     4.6. Деятельность Отдела организуется в соответствии с  правилами
и  инструкциями,  действующими  в администрации г. Липецка и в системе
Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов
работы,  утверждаемых  заместителем  главы  -  руководителем  аппарата
администрации с учетом  рекомендаций  архивного  отдела  администрации
Липецкой области.
     4.7. Должностные обязанности начальнику Отдела и его  заместителю
определяются    заместителем    главы    -    руководителем   аппарата
администрации, а заместителю начальника и специалистам  -  начальником
Отдела.
     4.8. Реорганизация или ликвидация  Отдела  осуществляется  главой
администрации города Липецка в установленном порядке.
     Архивные фонды и  архивные  документы  при  реорганизации  Отдела
передаются   учреждению-правопреемнику.   При   его   ликвидации   или
отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное  хранение
в Государственный архив Липецкой области.

                          5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ                          

     5.1.  Отдел  несет  ответственность  за  сохранность  документов,
поступивших в установленном порядке на хранение, их своевременный учет
и   использование;   за   достоверность    и    полноту    информации,
представляемой по архивным источникам.
     5.2. Начальник Отдела и его заместитель  руководят  деятельностью
Отдела,   несут   персональную   ответственность  за  результаты  этой
деятельности и  состояние  дисциплины  в  соответствии  с  действующим
законодательством   и   с   учетом   прав,  предоставляемых  настоящим
Положением.

                                            Начальник архивного отдела
                                              администрации г. Липецка
                                                           О.В.Корнева