Распоряжение Администрации города Липецка от 29.04.2013 № 304-р

 
 
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
 
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА
 

29.04.2013г.

г.Липецк

N 304-р

 
Об утверждении Положения и
структуры управления делопроизводства 
и протокола администрации города Липецка
 
(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)
 

В соответствии с решением Липецкого городского Совета депутатов от 19.02.2013 N 584 "О структуре администрации города Липецка" и распоряжением администрации города Липецка от 21.02.2013 N 118-р "Об организационно-штатных мероприятиях администрации города Липецка":

1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства и протокола администрации города Липецка (приложение N 1).

2. Утвердить структуру управления делопроизводства и протокола администрации города Липецка (приложение N 2).

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 мая 2013 года.

И.о. главы города Липецка

В.А.Мигита

Приложение N 1

к распоряжению

администрации города Липецка

от 29 апреля 2013 г. N 304-р

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПРОТОКОЛА

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

(В редакции Распоряжения Администрации города

Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Управление делопроизводства и протокола администрации города Липецка (далее - Управление) является структурным подразделением администрации города Липецка, входящим в аппарат администрации, образованным в целях организации документационного обеспечения деятельности администрации, работы с обращениями граждан.

1.2. Деятельность Управления координирует заместитель главы администрации города Липецка, организующий деятельность аппарата администрации.

1.3. Положение и структура Управления утверждаются распоряжением администрации города Липецка.

1.4. Работники Управления являются муниципальными служащими. Их права и социальные гарантии устанавливаются законодательством Российской Федерации и Липецкой области, муниципальными правовыми актами города Липецка.

1.5. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города, предприятиями и организациями различных форм собственности.

1.6. Управление имеет бланк со своим наименованием, печати и штампы, необходимые для осуществления своей деятельности.

1.7. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ и Липецкой области, Уставом города Липецка, муниципальными правовыми актами города Липецка, настоящим Положением.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

2.1. Обеспечение документооборота (в том числе электронного) в администрации города Липецка.(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

2.2. Документационное обеспечение деятельности главы города и заместителей главы администрации города Липецка.

2.3. Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе электронными.(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

2.4. Организация приемов граждан по личным вопросам главой города и заместителями главы администрации города Липецка.

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан.

3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Обеспечение своевременного приема, регистрации и передачи по назначению входящей документации и отправка исходящей документации.

3.2. Осуществление контроля за правильным оформлением документов в соответствии с Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка при обработке входящей и исходящей документации.

3.3. Стилистико-грамматическая экспертиза проектов правовых актов администрации.

3.4. Ведение учета поступающей и исходящей корреспонденции по программам "Единый электронный документооборот" и "Дело".

3.5. Организация проверок состояния документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации города; подготовка справок по итогам проверок и доведение их до сведения руководителей администрации.

3.6. Обеспечение оперативного копирования документов на множительной технике.

3.7. Осуществление регистрации и рассылки правовых актов администрации города Липецка.

3.8. Обеспечение учета и хранения до сдачи в архивное управление правовых актов администрации города, сохранности документов, находящихся в Управлении.

3.9. Организация работы по подготовке и сдаче документов постоянного срока хранения в архивное управление администрации города Липецка в соответствии с установленным порядком.

3.10. Организация семинаров для работников администрации города по вопросам ведения документационного обеспечения, соблюдения требований ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.11. Формирование телефонного справочника администрации города Липецка.

3.12. Осуществление выдачи копий правовых актов администрации города, находящихся в Управлении.

3.13. Участие в работе объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии администрации города Липецка.

3.14. Осуществление подборки правовых актов администрации города для справочно-правовой системы "Консультант Плюс" и ООО "Гарант-Сервис".

3.15. Выполнение оперативных и текущих поручений главы города и координирующего заместителя главы администрации города.

3.16. Осуществление контроля за сроками исполнения структурными подразделениями администрации служебных писем с грифом "Контроль".

3.17. Организация совместно со структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями подготовки мероприятий и совещаний, проводимых с участием главы города, заместителей главы администрации города Липецка.

3.18. Организация в аппарате администрации города единого порядка документооборота.

3.19. Осуществление предварительного рассмотрения корреспонденции, поступившей на имя главы города администрации, предоставление ее для рассмотрения и подписания главой города.

3.20. Осуществление записи на прием к главе города руководителей организаций города.

3.21. Организация поздравления должностных лиц главой города по случаю государственных праздников и личных событий.

3.22. Организация работы приемных главы города и заместителей главы администрации, выездов и командировок главы города.

3.23. Осуществление экспедиционной обработки документов.

3.24. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

3.25. Формирование графика, запись и организация приемов граждан по личным вопросам главой города и заместителями главы администрации города.

3.26. Планирование, разработка и осуществление мероприятий по обеспечению режима секретности при проведении секретных работ.

3.27. Планирование и осуществление мероприятий по разграничению доступа работников к сведениям, составляющим государственную тайну.

3.28. Координация деятельности структурных подразделений администрации по вопросам защиты государственной тайны и контроль за выполнением законодательства Российской Федерации в области защиты государственной тайны.

3.29. Разработка номенклатуры дел секретных документов, номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям.

3.30. Участие в оформлении допуска работников к государственной тайне, контроль за сроками действия допусков.

3.31. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с секретными документами.

3.32. Участие в разработке регламента администрации города Липецка, разработка Инструкции о ведении делопроизводства в части организации работы с документами и иной корреспонденцией, поступающей в администрацию города, работы с обращениями граждан.

3.33. Оказание консультативной помощи структурным подразделениям администрации в вопросах ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан.

3.34. Ведение и оформление протоколов заседаний Коллегии и Малого Совета администрации, еженедельных оперативных совещаний у главы города.

3.35. Обработка нормативных правовых актов администрации города Липецка для последующей передачи их в Регистр нормативных правовых актов Липецкой области.

3.36. Участие в подготовке и проведении различных общегородских мероприятий.

3.37. Обеспечение функционирования систем электронного документооборота, делопроизводства и архива в администрации города Липецка.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

3.38. Осуществление методического руководства и контроля использования систем электронного документооборота, делопроизводства и архива в структурных подразделениях администрации города Липецка.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

3.39. Внедрение, сопровождение и развитие программ электронного документооборота, делопроизводства и архива, обеспечивающих эффективное взаимодействие администрации города Липецка с федеральными структурами исполнительной и законодательной власти. (Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

3.40. Участие в разработке нормативно-правовых и организационных механизмов для внедрения и развития систем электронного документооборота, делопроизводства и архива в администрации города Липецка и ее структурных подразделениях.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

3.41. Участие в разработке проекта единой концепции обеспечения информационной безопасности в системах электронного документооборота, делопроизводства и архива в администрации города Липецка.(Введен - Распоряжение Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

4. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ

4.1. Запрашивать в установленном порядке и получать от структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений информацию, необходимую для осуществления возложенных задач.

4.2. Принимать участие в проводимых главой города совещаниях, мероприятиях, встречах.

4.3. Изучать состояние дел по вопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

4.4. Возвращать на доработку в структурные подразделения администрации документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ

5.1. В структуру управления входят: начальник управления, отдел делопроизводства и протокола, отдел по работе с обращениями граждан, отдел электронного документооборота (далее - отделы).(Пункт в редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

5.2. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города по представлению координирующего заместителя главы администрации города Липецка.

5.3. Начальник Управления утверждает положения об отделах Управления, должностные инструкции работников Управления, вносит предложения главе города о поощрении работников и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

5.4. Работники Управления назначаются на должности и освобождаются от должностей главой города по представлению начальника Управления и по согласованию с координирующим заместителем главы администрации города Липецка.

5.5. Должностные обязанности начальника Управления утверждает координирующий заместитель главы администрации города Липецка.

5.6. На время отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет один из начальников отдела.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ УПРАВЛЕНИЯ

6.1. Начальник Управления несет ответственность за деятельность Управления, состояние дисциплины в Управлении.

6.2. Работники Управления несут персональную ответственность за неисполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины в соответствии с трудовым законодательством РФ и законодательством о муниципальной службе.

В.Н.АВДЕЕВ

Приложение N 2

к распоряжению

администрации города Липецка

от 29 апреля 2013 г. N 304-р

СТРУКТУРА

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПРОТОКОЛА АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ЛИПЕЦКА

(В редакции Распоряжения Администрации города Липецка от 13.07.2015 № 543-р)

В.Н.АВДЕЕВ