Постановление Главы администрации города Липецка от 26.07.1996 № 2544

 
                                                                      
                         П О С Т А Н О В Л Е Н И Е                    
                                                                      
                    ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                  

26.07.1996г.                     г.Липецк                      N 2544

О Положении об архивном отделе
администрации г. Липецка

     В целях определения профиля и состава документов, основных  задач
и  прав  архивного  отдела  и  в  соответствии  с постановлением главы
администрации г. Липецка N 1311 от 25.04.96 г.
                                                                      
                               постановляю:                           

     1.  Утвердить  Положение  об  архивном  отделе  администрации  г.
Липецка (прилагается).
     2. Архивному  отделу  (Корнева  О.В.)  разработать  на  основании
Положения должностные инструкции работникам отдела.



Глава администрации
города Липецка                                            А.И.Савенков

Внесено:
Архивным отделом
администрации г. Липецка                                   О.В.Корнева



                                                            Приложение
                                   к постановлению главы администрации
                                                        города Липецка
                                             от 26 июля 1996 г. N 2544

                              ПОЛОЖЕНИЕ                               
                   ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ                   
                              Г. ЛИПЕЦКА                              

                          I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                          

     1.1. Архивный отдел администрации г.  Липецка  в  соответствии  с
законодательством Российской Федерации образуется постановлением главы
администрации г. Липецка и является  его  самостоятельным  структурным
подразделением.   В  своей  деятельности  архивный  отдел  подчиняется
управляющему делами  администрации  г.  Липецка  и  взаимодействует  с
архивным отделом администрации Липецкой области.
     1.2. Архивный отдел руководствуется  законодательными  и  другими
правовыми актами Российской Федерации, органов представительной власти
Липецкой  области  и  г.  Липецка,  положениями  об  архивных   фондах
республики   и   области,   постановлениями   и  распоряжениями  главы
администрации  г.  Липецка,  другими   нормативными   документами   по
архивному делу, настоящим Положением.
     1.3.   Положение   об   архивном   отделе   утверждается   главой
администрации г. Липецка.
     1.4. Архивный  отдел  осуществляет  руководство  архивным  делом,
несет    ответственность   за   состояние,   дальнейшее   развитие   и
совершенствование  архивного   дела,   хранение   документов   органов
представительной  и  исполнительной  власти  города  Липецка,  а также
учреждений, организаций  и  предприятий,  отнесенных  к  муниципальной
собственности.
     1.5. Архивный отдел хранит  документы  постоянного  и  временного
сроков  хранения,  а  также  документы  по  личному  составу указанных
учреждений.
     1.6. Свою работу архивный отдел  организует  на  основе  годового
плана   развития  архивного  дела,  утверждаемого  управляющим  делами
администрации г. Липецка.

                        II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ                         

     2.1. Архивный отдел хранит:
     2.1.1.   Документы   государственной   части   архивного   фонда,
образующиеся   в  деятельности  городской  администрации,  учреждений,
организаций и  предприятий  г.  Липецка,  отнесенных  к  муниципальной
собственности.
     2.1.2.  Документы   личного   происхождения,   семейные   архивы,
документальные  коллекции,  воспоминания,  альбомы  лиц,  деятельность
которых связана с историей города, поступившие на законном основании в
муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.
     2.1.3.  Фотодокументы,  отражающие  прошлое  и  настоящее  города
Липецка.
     2.1.4. Печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие
фонды архива.
     2.2. Архивный отдел  хранит  также  учетные  документы,  архивные
справочники и другие документы, необходимые ему в практической работе.
     2.3.  Документы   ликвидированных   учреждений,   организаций   и
предприятий с негосударственной формой собственности.

                         III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ                         

     Основными задачами архивного отдела являются:
     3.1.  Информационное  обеспечение  органов   представительной   и
исполнительной   власти   г.   Липецка,   всестороннее   использование
документов, находящихся на хранении в архивном отделе.
     3.2. Обеспечение сохранности и  государственный  учет  документов
архивного фонда, поступивших в архивный отдел.
     3.3. Комплектование архивного отдела документами.
     3.4.   Организационно-методическое   руководство    деятельностью
ведомственных  архивов  и  организацией  документов в делопроизводстве
муниципальных  учреждений,   содействие   организациям   других   форм
собственности   в   сохранности,  комплектовании  и  использовании  их
архивов.
     3.5.  Контроль  за  соблюдением  учреждениями,  организациями   и
предприятиями,     отнесенными    к    муниципальной    собственности,
законодательных и иных правовых актов в области архивного дела.

                             IV. ФУНКЦИИ                              

     Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
     4.1. Осуществляет хранение и государственный  учет  документов  и
представляет  в  архивный  отдел  администрации  Липецкой  области  по
установленным формам сведения о хранении  в  архивном  отделе  фондов,
принимает  меры  по созданию оптимальных условий хранения документов и
обеспечению их физической сохранности.
     4.2.  Разрабатывает   и   представляет   на   утверждение   главы
администрации  города  списки  учреждений,  документы которых подлежат
передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу  по  уточнению
этих  списков;  организует  отбор  и  осуществляет прием документов на
хранение.
     4.3.  Проводит  в  установленном  порядке   экспертизу   ценности
документов, хранящихся в архивном отделе.
     4.4.  Создает  и  совершенствует  научно-справочный   аппарат   к
документам,   хранящимся  в  архивном  отделе,  с  целью  оперативного
использования содержащейся в них информации.
     4.5. Информирует администрацию города и  другие  заинтересованные
учреждения  о  составе  и содержании документов, хранящихся в архивном
отделе, по актуальной тематике, выполняет их запросы.
     4.6.   Использует   документы   в    социально-экономических    и
культурно-просветительских целях на выставках, по радио и телевидению,
в  периодической  печати;   в   установленном   порядке   представляет
документы,  хранящиеся  в  архивном  отделе, учреждениям и гражданам с
целью использования, исполняет социально-правовые запросы граждан.
     4.7.  Осуществляет  организационно-методическое   руководство   и
контроль  за работой ведомственных архивов и организацией документов в
делопроизводстве   учреждений   муниципальной   собственности,   ведет
пофондовый и статистический учет их документов.
     4.8. Проводит, в том числе на договорной основе,  мероприятия  по
совершенствованию     работы    архивов    учреждений    муниципальной
собственности в делопроизводстве  на  базе  внедрения  государственной
системы   делопроизводства   и  унифицированных  систем  документации,
повышению квалификации работников.
     4.9. Вносит на рассмотрение администрации города  предложения  по
обеспечению  сохранности  документов,  хранящихся  в  архивном отделе,
совершенствованию   работы   ведомственных   архивов   и   организации
документов  в  делопроизводстве  учреждений,  участвует в подготовке и
рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному
делу и делопроизводству.
     4.10. Проверяет в структурных подразделениях администрации города
и   учреждениях  муниципальной  собственности  выполнение  требований,
законодательных и иных правовых актов по архивному делу и  организации
документов в делопроизводстве.
     4.11. Информирует администрацию города и архивный отдел области о
фактах   утраты,   порчи,   незаконного   уничтожения   документов   в
учреждениях    профиля    архивного    отдела,    других    нарушениях
законодательства об архивном фонде.
     4.12. Рассматривает и  согласовывает  положения  о  ведомственных
архивах,  экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному
составу структурных подразделений  администрации  города,  учреждений,
организаций и предприятий муниципальной собственности.
     4.13.  Рассматривает  и  утверждает  поступившие  от  структурных
подразделений   администрации  города,  учреждений  профиля  архивного
отдела, частных лиц описи на дела постоянного хранения.
     4.14. Изучает, обобщает и распространяет  передовой  опыт  работы
ведомственных   архивов   и   делопроизводственных   служб,   проводит
совещания, семинары, консультации и инструктаж  по  архивному  делу  и
организации  документов  в  делопроизводстве совместно с общим отделом
администрации.
     4.15. Рассматривает заявления,  предложения  и  жалобы,  проводит
прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела,
выдает  в  установленном  порядке  учреждениям  и  гражданам   справки
социально-правового   характера,  копии,  выписки  из  находящихся  на
хранении в архивном отделе документов.

                               V. ПРАВА                               

     Архивному отделу предоставляется право:
     5.1.  Запрашивать  и  получать   от   структурных   подразделений
администрации  города, учреждений профиля архивного отдела необходимые
материалы о работе и состоянии  ведомственных  архивов  и  организации
документов в делопроизводстве.
     5.2. Проверять ведомственные архивы и  организацию  документов  в
делопроизводстве  в  структурных подразделениях администрации города и
учреждениях муниципальной собственности.
     5.3.   Давать   в   пределах   своей   компетенции    структурным
подразделениям   администрации  города,  учреждениям  необходимые  для
исполнения указания по  устранению  выявленных  недостатков  в  работе
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
     5.4.  Принимать  участие  в  совещаниях,   проверках   и   других
мероприятиях,   проводимых  администрацией  города,  его  структурными
подразделениями,  по  вопросам,  касающимся   деятельности   архивного
отдела, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
     5.5.   Ставить   вопросы   перед    администрацией    города    и
правоохранительными   органами  о  привлечении  руководителей,  других
должностных  лиц  структурных  подразделений  администрации  города  и
учреждений  профиля  архивного  отдела к уголовной, административной и
иной ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде и
архивах.

                        VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ                        

     6.1.  Архивный  отдел  возглавляет  заведующий,   назначаемый   и
освобождаемый от должности главой администрации г. Липецка.
     Заведующий архивным отделом должен иметь высшее образование.
     6.2. Заведующий архивным отделом:
     6.2.1. Организует работу архивного отдела  и  несет  персональную
ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
     6.2.2.  Отчитывается  о  работе  архивного  отдела  и   состоянии
архивного  дела  в  структурных  подразделениях администрации города и
учреждениях профиля отдела перед администрацией города  и  информирует
об этом архивный отдел администрации области.
     6.2.3.  Обеспечивает  соблюдение  охранного  и   противопожарного
режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов,
определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах.
     6.2.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во  временное
пользование,  для  работы  исследователей  в  читальном зале архивного
отдела.
     6.2.5. Распределяет  обязанности  между  специалистами  отдела  и
утверждает их должностные инструкции.
     6.3.  Деятельность  архивного  отдела  организуется   на   основе
годового  плана,  утверждаемого  управляющим  делами  администрации г.
Липецка.
     6.4. Архивный  отдел  осуществляет  свою  работу  в  контакте  со
структурными   подразделениями   администрации  города,  учреждениями,
представителями общественности.
     6.5. При архивном отделе действуют:
     - экспертно-проверочная комиссия  -  для  рассмотрения  вопросов,
связанных  с экспертизой ценности документов, отбором их на хранение и
уничтожение   в   архивном    отделе,    структурных    подразделениях
администрации   города,   учреждениях   муниципальной   собственности,
определением состава документов, передаваемых на хранение  в  архивный
отдел;
     - комиссия по рассекречиванию документов - для снятия ограничения
на    использование    документов   в   соответствии   с   действующим
законодательством.
     Положения  об  указанных  комиссиях  и  их  состав   утверждаются
управляющим делами администрации г. Липецка.
     6.6.  Архивный  отдел  содержится  за  счет  средств   городского
бюджета,   отдел   имеет  свою  круглую  печать.  Штатная  численность
устанавливается и утверждается главой администрации города.
     6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного
хранения  документов,  их оплату, техническое оснащение, оборудование,
охрану,  обеспечение  транспортом,  создание  других  необходимых  для
работы  архивного  отдела  условий,  осуществляется управлением делами
администрации города Липецка.
     6.8. При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел  и
материалов  производится с участием специально созданной комиссии, акт
приема-передачи утверждается главой администрации города.
     6.9. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется
главой администрации г. Липецка по представлению управляющего делами.

Заведующая архивным отделом
администрации г.Липецка                                    О.В.Корнева