Постановление Главы администрации города Липецка от 06.11.1998 № 4042

 
                                                                      
                         П О С Т А Н О В Л Е Н И Е                    
                                                                      
                    ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                  

06.11.1998г.                   г.Липецк                         N 4042

Об обеспечении сохранности документов
в учреждениях, организациях и предприятиях
г.Липецка

     Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.06.96  г.
N  715 утверждена федеральная целевая программа "Развитие и сохранение
культуры и искусства Российской Федерации (1997 - 1999 годы", в состав
которой входит подпрограмма "Развитие архивного дела".
     Подпрограмма  предусматривает  комплекс  мер,   направленных   на
решение  актуальных задач государственной политики в области архивного
дела.
     Одним  из  ее  приоритетных  направлений   является   обеспечение
сохранности документов.
     За последнее время учреждениями,  организациями  и  предприятиями
города  при методической и практической помощи архивного отдела в этом
направлении проделана определенная работа.
     Однако  эти  мероприятия  в   недостаточной   мере   способствуют
требованиям обеспечения сохранности документов.
     В  большинстве  организаций   города   отсутствуют   специалисты,
закрепленные   за  ведением  архива,  нет  специальных  помещений  для
законченных делопроизводством  дел.  А  имеющиеся  хранилища  в  своем
большинстве не отвечают предъявляемым требованиям.
     При  реорганизации   структур,   смене   форм   собственности   и
руководства не составляются акты на передачу документации.
     Для научно  -  технической  обработки  документов  в  учреждениях
привлекаются не компетентные в архивном деле работники.
     В результате этого происходит  утрата  важных  в  историческом  и
практическом значении документов.
     Например, остаются  без  ответа  запросы  социально  -  правового
характера  по  учреждениям  образования,  библиотек, парков, жилищно -
коммунальных предприятий, объединения парикмахерских и др.
     Отсутствие элементарных учетных материалов до настоящего  времени
не   позволяет   определить  точный  объем  документов,  хранящихся  в
ведомствах.
     По проведенным в 1996 и 1997 годах паспортизации и  анкетированию
в  городе  имеется  свыше 50 тысяч дел по личному составу, из них лишь
5-я часть находится в упорядоченном и описанном состоянии.
     В  поступивших  на  государственное  хранение  фондах  управлений
финансов,  образования,  главного  архитектора,  культуры,  городского
Совета депутатов и многих других отсутствуют отдельные виды документов
постоянного срока хранения.
     Муниципальное    унитарное    предприятие    "Бюро    технической
инвентаризации",   создающее  в  составе  своего  фонда  уникальные  в
историческом и практическом отношении документы, за все  время  своего
существования не сдавало в госархив ни одного дела.
     В целях практического решения задач по сохранению  и  дальнейшему
развитию архивного фонда 

                            постановляю:

     1.  Утвердить  список  учреждений,  организаций,  предприятий   -
источников  комплектования  архивного  отдела администрации г. Липецка
(приложение N 1).
     2. В соответствии с  законодательством  Российской  Федерации  об
Архивном  фонде  и  архивах  возложить персональную ответственность на
руководителей управлений, комитетов, отделов  администрации  города  и
муниципальных  учреждений  и  предприятий  за обеспечением сохранности
документов на стадии ведомственного хранения до передачи их в архивный
отдел на постоянное хранение.
     3. Утвердить график представления описей  дел  в  архивный  отдел
администрации г. Липецка (приложение N 2).
     4. Управляющему делами администрации  г.  Липецка  Иванову  В.И.,
архивному  отделу  (Корнева  О.В.)  завершить реконструкцию цокольного
помещения администрации (ул. Советская, 5)  под  хранилища  городского
архива и приступить к планомерному его комплектованию до 01.01.99.
     5. Управляющему делами администрации  г.  Липецка  Иванову  В.И.,
архивному  отделу  (Корнева  О.В.)  провести организационную работу по
созданию  городского  межведомственного  архива  по  личному  составу;
комитету по управлению муниципальным имуществом (Попов Н.Н.) подобрать
необходимое помещение под архив - до 01.01.99.
     6. Главным управлениям жилищно - коммунального хозяйства  (Глебов
В.М.),    городского    транспорта    (Соколов    Л.Н.),   управлениям
здравоохранения  (Ли  А.А.),  культуры  (Минаева  Т.В.),   образования
(Липатова Н.Д.), соцзащиты (Перов А.Г.):
     - провести анкетирование подведомственных учреждений, организаций
и  предприятий  о составе и содержании документов по личному составу и
местах их  хранения  и  совместно  с  архивным  отделом  администрации
провести анализ анкетирования - до 01.01.99;
     -  с   целью   контроля   за   деятельностью   экспертных   служб
подведомственной  сети  создать  в  управлениях центральные экспертные
комиссии, разработав о них положения - до 01.12.98 г.
     7. Руководителям предприятий, учреждений  и  организаций  города,
независимо от формы собственности:
     -  систематически  уделять  особое  внимание  усилению  охранного
режима,  контролю  за сохранностью документов на всех стадиях работы с
ними;
     - из числа  специалистов,  работающих  с  документами,  назначить
ответственных за их сохранность и использование - до 01.12.98;
     -  в  случае  отсутствия  помещений  для   хранения   законченных
делопроизводством  документов, выделить специальные хранилища (места),
обеспечивающие достаточную степень сохранности дел - до 01.01.99;
     - при методической помощи архивного отдела приступить к  описанию
документов   постоянного   срока  хранения  и  по  личному  составу  в
соответствии с прилагаемым графиком;
     - работу по научно - технической обработке документов  (переплет,
подшив  и  т.д.)  проводить под контролем и по согласованию с архивным
отделом администрации г. Липецка;
     - организовать проведение проверок наличия документов постоянного
хранения и по личному составу - до 01.01.99;
     - ежегодно до 15 декабря уточнять и утверждать  номенклатуры  дел
на следующий календарный год;
     - при смене руководителей  осуществлять  передачу  документов  по
акту приема - передачи.
     8. Комитету по управлению муниципальным имуществом  (Попов  Н.Н.)
при  реорганизации  и  ликвидации  предприятий  и организаций в состав
комиссии включать специалиста архивного отдела.
     9. Регистрационной палате (Бутов В.А.), архивному отделу (Корнева
О.В.)  определить порядок консультирования по ведению делопроизводства
и обеспечения сохранности документов по  личному  составу  юридических
лиц при их регистрации - до 01.12.98.
     10. Регистрационной  палате  (Бутов  В.А.)  усилить  контроль  за
передачей  документов  по личному составу на хранение в архивный отдел
администрации г.  Липецка  при  регистрации  ликвидации  учреждений  с
правом юридического лица.
     11. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на
управляющего делами администрации г. Липецка Иванова В.И.



Глава администрации
г.Липецка                                             А.С.Коробейников