Постановление Главы администрации города Липецка от 25.06.1997 № 2274

 
                                                                      
                         П О С Т А Н О В Л Е Н И Е                    
                                                                      
                     ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                  

25.06.1997г.                   г.Липецк                         N 2274
                                   Утратилo силу - Постановление Главы
                                      администрации города Липецка
                                          от 16.07.99 г. N 2451
О регламенте администрации
города Липецка

     В целях повышения эффективности работы администрации города и  ее
структурных подразделений

                               постановляю:                           

     1. Утвердить Регламент администрации города Липецка (приложение).
     2.   Обязать   руководителей   управлений,   комитетов,   отделов
администрации  города  изучить настоящий Регламент и руководствоваться
им в своей работе.



Глава администрации
города Липецка                                            А.И.Савенков



                                                            Приложение
                                                       к постановлению
                                                   главы администрации
                                                        города Липецка
                                             от 25 июня 1997 г. N 2274

                              РЕГЛАМЕНТ                               
                     АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА                     

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                          

     1.1.  Администрация  города   является   исполнительным   органом
местного самоуправления в городе.
     Администрация города  является  юридическим  лицом,  осуществляет
свою  деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации,
законодательными и иными нормативными актами  Российской  Федерации  и
Липецкой  области, Уставом города Липецка, правовыми актами городского
Совета, главы администрации города (главы местного самоуправления).
     Администрация  города  обеспечивает  решение  вопросов   местного
значения,  находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения
города, его исторических и иных местных традиций.

                        2. ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ                        
                   (ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ)                    

     Глава  администрации  (глава  местного  самоуправления)  является
высшим должностным лицом города, руководит администрацией на принципах
единоначалия  в  соответствии  с  Уставом  города   и   несет   полную
ответственность за ее деятельность.
     Глава администрации осуществляет исполнительно - распорядительные
функции  во  исполнение полномочий администрации, определенных Уставом
города.

                 3. ЗАМЕСТИТЕЛИ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ,                  
                          УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ                          

     Заместители  главы,   управляющий   делами   назначаются   главой
администрации.
     Распределение обязанностей  между  заместителями  устанавливается
распоряжением главы администрации города.
     Первые заместители осуществляют полномочия главы администрации  в
случае его отсутствия.
     Заместители главы  исполняют  полномочия,  переданные  им  главой
администрации города.
     Заместители  главы,   управляющий   делами   в   соответствии   с
распределением   обязанностей   вырабатывают   и  реализуют  задачи  в
соответствующих  отраслях  городского   хозяйства,   направленные   на
улучшение   жизнеобеспечения   населения;   осуществляют   контроль  и
координацию деятельности управлений, комитетов и отделов администрации
по  выполнению  стоящих  перед  ними задач и актов вышестоящих органов
власти;   предварительно   рассматривают   проекты   постановлений   и
распоряжений, вносимые для принятия главой администрации.
     Заместители главы администрации по вопросам своего ведения издают
постановления    и    распоряжения,    обязательные    к    исполнению
соответствующими органами и должностными лицами на территории  города.
Заместители несут персональную ответственность за выполнение ими своих
обязанностей в соответствии с законодательством.
     Управляющий делами администрации организует деятельность аппарата
администрации,     решает     вопросы    хозяйственного    обеспечения
администрации.

                   4. КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА                   

     Коллегия  администрации  города  Липецка  является  совещательным
органом,   призванным   обеспечить  коллективную  разработку  основных
направлений   деятельности   администрации,    коллегиальную    оценку
деятельности структурных подразделений администрации города по решению
конкретных вопросов.
     Председателем коллегии является глава администрации города, в его
отсутствие  заседание коллегии ведет один из первых заместителей главы
администрации.
     Состав коллегии утверждается главой администрации города.
     Коллегия  администрации   принимает   решения   рекомендательного
характера.
     Основной организационно - правовой формой  деятельности  коллегии
являются  заседания,  которые  проводятся по мере необходимости, но не
реже одного раза в два месяца.
     Подготовку  заседаний  коллегии  обеспечивает  организационно   -
контрольный отдел.
     В   соответствии   с   перспективным   планом   работы   коллегии
руководители   структурных   подразделений:   управлений,   комитетов,
отделов,   муниципальных   предприятий   и   учреждений,   -    вносят
подготовленные  и  согласованные  с  курирующими  заместителями  главы
администрации документы (справку, информацию или отчет объемом 3  -  4
печатных  листа  и  проект  решения  объемом  1  - 2 печатных листа) в
организационно - контрольный  отдел  за  5  дней  до  намеченной  даты
заседания.
     Проект повестки для заседания коллегии не позднее чем за  5  дней
до  заседания  составляется  и  представляется  на  утверждение  главы
администрации организационно - контрольным отделом.
     Подготовленные материалы доводятся организационно  -  контрольным
отделом до членов коллегии не позднее, чем за 3 дня до заседания.
     Приглашение лиц на заседание коллегии, их  оповещение  о  времени
заседания осуществляется структурными подразделениями, внесшими проект
решения коллегии.
     Окончательная редакция проектов решений  коллегии,  рассмотренных
на  ее  заседании,  осуществляется в течение трех дней после заседания
руководителями структурных  подразделений,  внесшими  проект  решения,
соответствующими    заместителями   главы   и   подписывается   главой
администрации и управляющим делами.
     Протокол  заседания   коллегии   ведет   и   оформляет   работник
организационно  -  контрольного  отдела.  Подписывает  протокол  лицо,
председательствующее на заседании коллегии.
     Протокол хранится  в  канцелярии  организационно  -  контрольного
отдела.
     Организация исполнения принятых коллегией документов  возлагается
на соответствующие структурные подразделения.

                   5. АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА                    

     Структура и  штаты  аппарата  администрации  города  утверждаются
распоряжением главы администрации.
     Аппарат  администрации   города   осуществляет   организационное,
аналитическое, правовое, документационное, информационное, финансовое,
материально - техническое  и  хозяйственное  обеспечение  деятельности
администрации города.
     Аппарат    администрации    организует    подготовку     проектов
распорядительных  документов  и контроль за их выполнением, разработку
перспективных  и   текущих   планов   работы,   заседаний,   совещаний
руководителей    администрации,    оказывает    методическую    помощь
подведомственным организациям,  муниципальным  предприятиям  (службам)
города в организации их деятельности.
     Структурные  подразделения  аппарата   действуют   на   основании
Положений, утверждаемых распоряжением главы администрации.
     Структурные подразделения администрации  управляют  муниципальной
собственностью,    координируют    в    пределах   своей   компетенции
хозяйственную деятельность на территории города.
     Сотрудники аппарата администрации назначаются распоряжением главы
администрации   по   представлению   курирующих   заместителей   главы
администрации либо управляющего делами.
     Руководство  организацией  работы  аппарата  осуществляет   глава
администрации,  в  его  отсутствие  -  первый заместитель. Координацию
работы структурных подразделений в  вопросах  внутриаппаратной  работы
осуществляет управляющий делами.
     В своей работе аппарат  руководствуется  Конституцией  Российской
Федерации,  законодательными и иными нормативными актами РФ и Липецкой
области, Уставом города Липецка, правовыми актами  городского  Совета,
главы администрации города (главы местного самоуправления).
     Права, обязанности и ответственность  сотрудников,  работающих  в
администрации города, определяются законодательством РФ и должностными
инструкциями.
     Для  предварительного   рассмотрения   и   подготовки   отдельных
вопросов,  относящихся  к  ведению  администрации  города, а также для
содействия проведению в жизнь ее  решений  главой  администрации,  его
заместителями  могут  создаваться  комиссии  из  работников  аппарата,
муниципальных    предприятий    (служб)    города,    подведомственных
организаций.
     Положения о  комиссиях,  их  составе  утверждаются  распоряжением
главы   администрации.   Должностные   обязанности   членов  комиссии,
работающих  на  постоянной  основе,  утверждаются  заместителем  главы
администрации - председателем комиссии.

            6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ             
                        В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА                        

     Все   делопроизводство   в   администрации   города   ведется   в
соответствии  с Государственной системой документационного обеспечения
управления,  Инструкцией  о  ведении   делопроизводства   в   аппарате
администрации    г.    Липецка,   утверждаемой   распоряжением   главы
администрации г. Липецка, и с  учетом  Государственного  стандарта  на
организационно   -   распорядительную   документацию  -  ГОСТ  6.38-90
"Унифицированные   системы   документации".    Система    организации.
Требования к оформлению документов.
     На печатях, бланках документов органов  местного  самоуправления,
их  структурных  подразделений, муниципальных предприятий и учреждений
воспроизведение изображения Герба г. Липецка является обязательным.
     Структурные подразделения, выполняющие государственные функции, а
также  федерального  подчинения,  имеют  круглую печать с изображением
Герба Российской Федерации.
     6.1.  Виды  основных   документов   управленческой   деятельности
администрации города.
     6.1.1. Распорядительные документы:
     ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой  акт,  принимаемый  в  целях  разрешения
наиболее важных и принципиальных вопросов развития и жизнедеятельности
города.
     Постановления, как правило, принимаются по следующим вопросам:
     - о регламенте администрации;
     - о структуре администрации и  распределении  обязанностей  между
главой администрации и его заместителями;
     - о признании права собственности;
     - об отчуждении жилой площади;
     - о предоставлении земельных участков в аренду;
     - о приеме в эксплуатацию домов;
     - о распределении жилья;
     - о разрешении строительства;
     - о снижении брачного возраста;
     - об установлении опеки и попечительства;
     и др.
     РАСПОРЯЖЕНИЕ - акт, издаваемый по оперативным, разовым  вопросам.
Распоряжения администрации не должны носить нормативный характер.
     Распоряжения, как правило, принимаются по следующим вопросам:
     - о финансировании;
     - о работе жилищно - коммунальных служб;
     - о разрешении проектирования зданий и сооружений;
     - о режиме торговли и открытии новых магазинов;
     - о работе городского транспорта;
     - о создании комиссий по различным вопросам;
     - о штатном расписании;
     - о положении о структурном подразделении;
     - о награждениях, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
     - о проведении различных праздников и мероприятий;
     - о приеме и увольнении работников;
     - о командировках, отпусках;
     и др.
     Распоряжения по содержанию  делятся  на  два  вида:  по  основной
деятельности и по личному составу.
     Распоряжения по основной деятельности регистрируются и хранятся в
канцелярии  администрации,  по личному составу - в секторе кадров и по
истечении 5 лет передаются  на  государственное  хранение  в  архивный
отдел.
     ПРИКАЗ - акт, издаваемый руководителем структурного подразделения
администрации  в  целях разрешения основных оперативных задач, стоящих
перед данным подразделением.
     ПОРУЧЕНИЯ главы администрации и его заместителей.
     6.1.2. Организационные документы:
     - Устав города;
     - Регламент администрации;
     - Положение  об  органе  управления,  структурном  подразделении,
комиссии и пр.;
     - инструкции (должностные);
     - структура и штатная численность;
     - штатное расписание;
     - договор.
     6.1.3. Информационно - справочные документы:
     - служебное письмо;
     - протокол;
     - справка;
     - информация;
     - докладная записка;
     - объяснительная записка;
     - акт;
     - заявление, жалоба, обращение;
     - телеграмма, телефонограмма, факсограмма;
     6.2.  Требования  к  подготовке  и  оформлению  отдельных   видов
документов:
     6.2.1. Постановления главы администрации г. Липецка.
     Проекты      постановлений      разрабатываются      структурными
подразделениями  администрации, в компетенции которых находится данный
вопрос, по поручению руководства или по собственной инициативе.
     Текст, как правило, состоит из констатирующей и  распорядительной
частей.
     В констатирующей части излагаются цели  и  задачи  предписываемых
действий.   Если   основанием   к   изданию   постановления   является
законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих  органов,
то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок.
     Распорядительная часть начинается словом  "постановляю",  которое
выделяется   отдельной   строкой,  печатается  от  нулевого  положения
табулятора  заглавными  буквами  без   интервала   и   отделяется   от
распорядительной части текста двоеточием.
     Пункты распорядительной части текста нумеруются арабскими цифрами
с точками.
     В  пунктах  распорядительной  части   постановления   указываются
конкретные  действия,  исполнители  и  сроки исполнения предписываемых
действий.
     Текст пунктов распорядительной части излагается  в  повелительной
форме ("обязать", "поручить" и т.п.).
     В случае, когда исполнителем является орган или  организация,  не
подчиненная  администрации  города, применяется рекомендательная форма
("предложить", "рекомендовать" и т.п.).
     Если  постановление  дополняет,  отменяет  или   изменяет   ранее
изданные постановления или отдельные их пункты, то это оговаривается в
тексте распорядительного документа.
     Последний  пункт  должен   содержать   указание   о   структурном
подразделении   и   должностном   лице,  ответственном  за  исполнение
постановления в целом, сроки исполнения.
     Отдельные  задания  (например,   задание,   содержащее   перечень
объектов,   цифровые  данные  и  др.)  могут  быть  оформлены  в  виде
приложения  к  постановлению  со  ссылкой  на  них  в  соответствующих
пунктах.
     Приложение подписывает  руководитель  структурного  подразделения
внесший проект постановления, распоряжения.
     Страницы  постановления  и  приложений  нумеруются   как   единый
документ.
     Первый  экземпляр  проекта  постановления  визируют  руководители
структурных   подразделений   администрации,   имеющие   отношение   к
исполнению   данного   документа,   курирующий    заместитель    главы
администрации или управляющий делами.
     Все   проекты   постановлений   и   распоряжений   визируются   в
обязательном порядке зав. юридическим отделом.
     Визы  ставятся  на  обратной  стороне  последнего  листа  первого
экземпляра документа.
     Глава администрации, курирующий заместитель главы  администрации,
управляющий  делами,  зав.  юридическим  отделом вправе вернуть проект
документа на доработку.
     Постановления после подписания нумеруются  порядковым  номером  в
пределах календарного года.
     6.2.2. Распоряжения
     Проекты    распоряжений    составляются    аналогично    проектам
постановлений.  В  распоряжении  констатирующая  часть,  как  правило,
отсутствует или помещается  в  первой  фразе  документа  и  начинается
устойчивыми  формулировками  типа  "в  соответствии",  "в  целях", " в
связи" и т.п. Распоряжения нумеруются  в  пределах  календарного  года
порядковой  нумерацией.  К  порядковому  номеру добавляется буква "р".
Проекты распоряжений по  личному  составу  визируются  в  обязательном
порядке заведующим организационно - контрольным отделом.
     К  проекту  постановления  и  распоряжения   прилагается   список
рассылки    документа,    подписанный    руководителем    структурного
подразделения, внесшим проект.
     В  отсутствие  главы  администрации  постановления,  распоряжения
главы  администрации подписывает первый заместитель главы, исполняющий
его обязанности, например:

И.о. главы администрации
г. Липецка                             подпись          В.М.Глебов

     6.2.3. Протоколы
     Процессы  принятия  управленческих   решений   и   сами   решения
документируются  с  помощью протоколов заседаний коллегии, оперативных
совещаний у главы администрации или его заместителей, а  также  других
совещательных органов структурных подразделений администрации.
     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
     Вводная   часть   содержит    постоянную    информацию    (слова:
"председатель",  "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы
и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).
     При   большом   количестве   участников   совещательного   органа
составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
     Основная  часть  текста  строится  в  соответствии  с   вопросами
повестки  дня.  Построение  записи обсуждения каждого вопроса повестки
дня  осуществляется  по  схеме  "слушали  -  выступили  -  постановили
(решили)".  Основное  содержание  докладов  и выступлений помещается в
тексте протокола или прилагается к нему.
     Документ,  утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается   к
протоколу.
     Содержание  особого  мнения  записывается   в   протоколе   после
соответствующего протокольного решения.
     Протокол  подписывается  председательствующим  на   заседании   и
секретарем.
     Протоколы нумеруются порядковым номером в  пределах  календарного
года отдельно по каждому совещательному органу.
     Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь  составные
номера, включающие порядковые номера протоколов.
     6.2.4. Докладная записка
     Докладная записка составляется в  том  случае,  когда  необходимо
сообщить  вышестоящему  органу  или  непосредственному  руководителю о
проделанной работе или состоянии какого-либо  вопроса,  связанного  со
служебной деятельностью, и представить свои выводы и предложения.
     Текст  докладной  записки,  как  правило,  состоит  из  введения,
доказательства и заключения.
     Во введении автор знакомит  с  сутью  вопроса  или  ссылается  на
задание.
     Во второй части анализирует данную работу и сообщает о полученных
фактических данных.
     В заключение содержатся выводы и предложения.
     6.2.5. Служебное письмо
     Служебное письмо  -  обобщенное  название  группы  управленческих
документов,   которые  являются  средством  связи  и  способом  обмена
информацией между  организациями:  запросов,  уведомлений,  претензий,
сообщений, разъяснений, напоминаний, просьб, требований и т.п.
     Письмо должно составляться только в том случае, когда  невозможно
решить вопрос другим путем.
     Письмо  -  ответ  должно  содержать  ссылку  на  номер   и   дату
соответствующего инициативного письма.

            7. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ             

     7.1. Все материалы для печатания оформляются с учетом  требований
Инструкции  о ведении делопроизводства. Документы печатаются в порядке
поступления рукописей. Срочные документы по указанию зав.  канцелярией
печатаются   безотлагательно.   Рукописные  материалы,  сдаваемые  для
печатания  в  машинописное  бюро,  должны  быть  разборчиво  написаны,
тщательно    откорректированы   и   завизированы   руководителем   или
заместителем  соответствующего  структурного  подразделения,   указано
количество печатных экземпляров.
     Размножение  постановлений,  распоряжений  и  других   документов
производится на множительных машинах в течение 2 - 3-х дней.
     На  документе,  подлежащем  размножению,  указывается  количество
экземпляров и ставится подпись руководителя подразделения. Очередность
выполнения  множительных  работ  определяется  зав.   копировально   -
множительным бюро.
     Срочные  документы  по  указанию  зав.  канцелярией  размножаются
безотлагательно. Размножению подлежат только служебные документы.
     Необходимость размножения документов на множительных машинах  при
тираже  более  10  экземпляров  согласовывается  с  управляющим делами
администрации или заведующим информационно - контрольным отделом.
     Стенографированием в необходимых случаях обеспечиваются заседания
коллегии   администрации,  совещания  и  семинары,  проводимые  главой
администрации и его заместителями.

               8. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ                
              ПО ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ И ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ               

     Факсимильная связь служит для  передачи  срочных  документов  (по
указанию главы администрации, его заместителей и управляющего делами).
Учет  документов,  поступивших  для  передачи,  а  также  принятых  по
факсимильной  связи  ведется  канцелярией  в  установленном  порядке с
добавлением в регистрационном штампе отметки "Факс".  Для  оперативной
передачи информации в вышестоящие органы по согласованию с управляющим
делами используется система электронной почты.
     Документы,  полученные   и   отправленные   электронной   почтой,
обрабатываются канцелярией в обычном порядке.

                   9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА                    

     9.1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.
     Основные процессы работы с входящими  документами  заключаются  в
следующем:
     прием и первоначальная обработка;
     предварительное рассмотрение и распределение по  руководителям  и
исполнителям;
     передача по назначению;
     рассмотрение руководством администрации;
     доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;
     контроль за исполнением;
     возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.
     9.2. Порядок подготовки  и  прохождения  исходящих  и  внутренних
документов.
     Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:
     - составление и печатание проекта документа;
     - подписание (утверждение);
     - регистрация;
     - оформление конвертов и отправка документов;
     - контроль исполнения;
     - помещение оставшегося экземпляра документа в дело.
     Прохождение внутренних  документов  на  этапах  их  подготовки  и
оформления  организуется  в  соответствии  с  общим порядком обращения
исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.
     9.3. Учет объема документооборота.
     Учет объема документооборота осуществляется в канцелярии.
     Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и
корреспондентам.   Данные   об   объеме   документооборота  ежемесячно
суммируются (нарастающим итогом) в канцелярии.
     9.4. Режим работы канцелярии:
    8-00 -  15-00  - прием  и  обработка  корреспонденции,  выдача
                     подписанных документов;
   14-00 -  15-00  - рассылка корреспонденции главе администрации,
                     заместителям главы    администрации    и    в
                     структурные подразделения;
   15-00 -  17-00  - работа с документами;
    8-00 -  10-00  - возврат   просмотренной  (подписанной) главой
                     администрации    и    заместителями     главы
                     администрации корреспонденции
     Срочные документы принимаются,  обрабатываются  и  передаются  на
рассмотрение, подпись и исполнение безотлагательно.

                      10. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ                      

     Регистрация документов в администрации города проводится с  целью
фиксации  факта  создания или поступления документа путем проставления
на нем регистрационного  индекса  с  последующей  записью  необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования  в  справочных  целях,  как создаваемые в администрации,
так и поступающие из других организаций и от частных  лиц.  Документы,
не   подлежащие   регистрации,   определены   Инструкцией   о  ведении
делопроизводства.
     Регистрацию документов осуществляет канцелярия.
     В канцелярии регистрируются:
     -  исходящая  от   главы   администрации   и   его   заместителей
корреспонденция;
     -  входящая  для   главы   администрации   и   его   заместителей
корреспонденция;
     -  постановления  и  распоряжения  главы  администрации   и   его
заместителей  (за исключением распоряжений по личному составу, которые
регистрируются в секторе кадров).
     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в  секторе
по работе с обращениями граждан.
     В   структурных    подразделениях    администрации    регистрация
осуществляется самостоятельно лицом, ответственным за эту работу.

                  11. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ                  

     Целью   контроля   является    обеспечение    своевременного    и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
     Контролю в администрации города подлежат:
     - документы вышестоящих органов власти и управления;
     -  постановления,  распоряжения  главы   и   заместителей   главы
администрации;
     - служебные письма;
     - обращения граждан;
     - поручения главы администрации.
     В администрации города  контроль  осуществляет  организационно  -
контрольный  отдел,  а  в  структурных подразделениях - руководители и
лица, ответственные за работу с контрольными документами.
     Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты
подписания   (утверждения)   документов,   а   поступивших  из  других
организаций - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми
и индивидуальными.
     Типовые сроки  исполнения  документов  установлены  на  основании
актов   органов   государственной   власти   и  управления  Российской
Федерации,  центральных  органов  управления,  Инструкции  о   ведении
делопроизводства. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем.
     Конечная дата исполнения указывается в тексте  документов  или  в
резолюции руководителя.
     Изменение срока исполнения производится лицом, установившим  этот
срок,   при   наличии  объективных  причин,  изложенных  исполнителем.
Изменения документируются - проставляется новый срок, дата изменения и
подпись.  Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную
карточку. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять  их
имеет   право   только   глава   администрации  или  его  заместители,
подписавшие эти документы.
     Документ считается  исполненным  и  снимается  с  контроля  после
выполнения  задания  и документированного подтверждения его исполнения
заинтересованными подразделениями и лицами.
     На документе проставляется отметка об исполнении,  подпись  лица,
подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
     Контроль  исполнения  строится  на  базе  данных  регистрационных
карточек, находящихся в секторе контроля и проверки исполнения.
     Проверка  хода  исполнения  осуществляется  промежуточно   и   по
истечении срока исполнения.
     Сектор контроля и проверки исполнения  учитывает  и  обобщает  не
реже  одного  раза  в  квартал  данные о ходе и результатах исполнения
документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины  передаются
главе администрации, его заместителям и управляющему делами.

                12. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ                 

     Руководители структурных подразделений обеспечивают  рассмотрение
документов   в  день  их  поступления,  оперативное  доведение  их  до
исполнителей,  контроль  за  качественным  исполнением   по   существу
вопроса.
     При рассмотрении документов руководитель  подразделения  выделяет
документы,  требующие  срочного  исполнения. Документы, присланные для
согласования, рассматриваются в день их поступления.
     Исполнитель получает документы  в  день  их  регистрации  или  на
следующий  день  в  соответствии с указанием руководителя структурного
подразделения.
     Срочные документы передаются немедленно.
     Исполнение   документа   предусматривает:   сбор   и    обработку
необходимой  информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование,   представление   на   подпись    (утверждение)    главе
администрации,   его   заместителю   или   руководителю   структурного
подразделения, подготовку ответа и пересылку адресату.
     Исполнитель   определяет   необходимое   количество   экземпляров
документа,   передает   документ   на  тиражирование,  готовит  список
рассылки.
     При оперативном решении вопроса  без  составления  дополнительных
документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления
(если образовался интервал  времени  между  поступлением  документа  в
администрацию  и  его  доставкой  исполнителю), о датах промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о  дате  и
результатах окончательного исполнения.
     Все отметки могут размещаться на свободных от текста  местах  или
отдельном листе бумаги.
     При наличии ответственного исполнителя все остальные  исполнители
ответственны  за  своевременный  и  качественный  анализ  информации и
предоставление ответственному исполнителю  в  установленные  им  сроки
необходимых  материалов  (проектов  документов,  справок,  сведений  и
т.д.).
     Ответственный исполнитель несет персональную  ответственность  за
полноту  и  достоверность  информации,  использованной  при подготовке
документа.

             13. РАБОТА ПО ЛИЧНОМУ ПРИЕМУ И С ПИСЬМЕННЫМИ             
                         ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН                          

     Личный  прием  граждан  производится  главой  администрации,  его
заместителями,    управляющим   делами,   руководителями   управлений,
комитетов,   отделов   и   городских   служб.   График   ежеквартально
составляется  сектором  по работе с обращениями граждан и утверждается
главой администрации.
     Граждане,   лично   обратившиеся   в   городскую   администрацию,
направляются   в   сектор   по   работе   с  обращениями  граждан  для
предварительной беседы и записи на прием к должностным лицам.
     Письма и заявления жителей города, адресованные в  администрацию,
поступают  в  сектор  по  работе  с обращениями граждан, в тот же день
регистрируются. На  повторных  письмах  и  заявлениях,  поступивших  в
текущем году, проставляется прежний регистрационный номер.
     Поручения по рассмотрению писем и заявлений  граждан  дает  глава
администрации,  его  заместители,  управляющий делами в соответствии с
распределением их обязанностей.
     Заявления и жалобы разрешаются в сроки до  одного  месяца,  а  не
требующие  дополнительного  изучения  и  проверки  подлежат разрешению
безотлагательно, но не позднее 15 дней со  дня  поступления  в  орган,
обязанный разрешить вопрос по существу.
     Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то в
порядке  исключения, срок разрешения заявления или жалобы руководством
администрации может быть продлен, но не  более,  чем  на  один  месяц.
Решение  о  продлении  срока  должно  быть  сообщено  лицу,  подавшему
заявление или  жалобу,  а  также  в  вышестоящий  орган,  если  жалоба
находится  у  него  на  контроле. О продлении срока делается отметка в
карточке.
     Анализ  работы   с   обращениями   граждан,   выдача   информации
заявителям,  контроль за сроками рассмотрения возлагается на сектор по
работе с обращениями граждан.
     По  итогам  кварталов,  полугодия  и  года  сектор  по  работе  с
обращениями   граждан  готовит  аналитическую  справку  о  поступивших
письмах и  заявлениях,  которая  рассматривается  управляющим  делами,
главой администрации и затем представляется в областную администрацию.
     На контроль берутся  предложения,  заявления  и  жалобы  граждан,
направленные в вышестоящие органы государственной власти.
     Предложения,  заявления  и  жалобы  граждан,  на  которые  даются
промежуточные  ответы,  с  контроля  не  снимаются. Обращения после их
исполнения   снимаются   с   контроля   главой   администрации,    его
заместителями и управляющим делами.

                    14. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ                     
                         НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ                         

     Законченные делопроизводством дела по  завершении  года  подлежат
оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно
-  технической  обработке  и   проводится   сотрудниками   структурных
подразделений  администрации  при  методической помощи и под контролем
архивного отдела.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного  (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
     На  завершенные  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения   и   по  личному  составу,  прошедшие  экспертизу  ценности,
оформленные в соответствии  с  предъявляемыми  требованиями,  ежегодно
составляются описи.
     На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     Описи составляются отдельно на дела  постоянного  хранения,  дела
временного  (свыше  10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со
специальной документацией.
     В соответствии с Положением об Архивном фонде и архивах  Липецкой
области по истечении 5 лет дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурных подразделений  администрации
передаются на дальнейшее хранение в архивный отдел.
     По решению экспертно - проверочной комиссии архивного отдела срок
передачи дел на архивное хранение может быть продлен или сокращен.
     Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по графику
приема - передачи.
     График ежегодно согласовывается со структурными подразделениями и
утверждается управляющим делами.
     Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не  передаются,  они
хранятся  в  структурных подразделениях и по истечении сроков хранения
подлежат  уничтожению  в  установленном  порядке  по  согласованию   с
архивным отделом.
     Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное
хранение  документов  и  дел,  их  государственный учет и всестороннее
использование в интересах граждан и  города  возлагается  на  архивный
отдел.

                15. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ                 

     Для разработки перспективного плана работы коллегии администрации
заместители  главы  администрации  и  управляющий  делами  ежегодно  в
декабре месяце представляют на  рассмотрение  главы  администрации  не
менее двух вопросов по курируемым направлениям работы.
     Дальнейшая разработка и контроль  за  исполнением  перспективного
плана  работы  коллегии  осуществляется  организационно  - контрольным
отделом.
     Текущий план работы структурных подразделений разрабатывается  на
каждый  последующий  месяц  до 25 числа текущего месяца, подписывается
руководителем структурного подразделения.
     Об  основных  мероприятиях  текущего  плана  ответственное   лицо
структурного   подразделения   устно   сообщает   в  организационно  -
контрольный отдел не позднее 1 числа месяца, следующего за текущим.
     Перспективный план или  план  основных  направлений  деятельности
разрабатывается  структурными  подразделениями  ежегодно, до 1 февраля
текущего года, подписывается руководителем структурного  подразделения
и  утверждается  в  зависимости  от подчиненности главой администрации
либо курирующим заместителем главы администрации и управляющим делами.
     Перспективный  план   структурного   подразделения   федерального
подчинения    согласовывается    с   курирующим   заместителем   главы
администрации города.
     Структурные   подразделения   администрации,    имеющие    статус
юридического   лица,   к   перспективному  плану  или  плану  основных
направлений деятельности разрабатывают в  виде  отдельного  приложения
мероприятия  по  поддержанию и развитию отраслей народного хозяйства и
социальной сферы с указанием затрат на их выполнение.

                   16. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ                   

     В  целях  обеспечения  эффективности  управления   администрацией
города проводится единая кадровая политика.
     Основные  направления  кадровой  работы  в  администрации  города
Липецка  (планы  переподготовки кадров, организация аттестации кадров,
создание и работа с резервом кадров) по поручению главы  администрации
г.  Липецка  осуществляет  организационно - контрольный отдел с учетом
мнения соответствующих структурных подразделений.
     В   сектор   кадров   организационно   -   контрольного    отдела
представляются  заявления  о приеме, увольнении, переводе работников с
визами  руководителя   управления,   комитета,   отдела,   курирующего
заместителя главы администрации или управляющего делами.
     Сектор кадров организационно - контрольного отдела:
     -  готовит  соответствующую  документацию  по  вопросам   приема,
увольнения, перевода работников администрации г. Липецка;
     - вносит на рассмотрение главы администрации  города  предложения
по  подбору,  расстановке кадров после соответствующего согласования с
заведующим организационно - контрольным отделом,  заместителями  главы
администрации,  курирующими  данное  направление  работы и управляющим
делами.
     Управления, комитеты администрации г. Липецка, наделенные  правом
юридического   лица,   ведут  прием,  увольнение,  перевод  работников
самостоятельного, в соответствии с законодательством РФ.
     Делопроизводство по кадрам в администрации  города  ведет  сектор
кадров.

                        17. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ                         

     Деловые совещания,  встречи,  приемы  и  семинары  проводятся  по
указанию  главы  администрации, его заместителей, управляющего делами,
руководителей структурных подразделений.
     Вызов приглашенных, подготовку необходимых документов к совещанию
осуществляют соответствующие управления, комитеты, отделы.
     Место  и   время   проведения   совещания   согласовывается   при
необходимости с управляющим делами.
     О дате и времени проведения совещаний в большом  или  малом  зале
помещения   администрации   заблаговременно   ставится  в  известность
заведующий хозяйственным отделом.
     Глава  администрации  еженедельно   по   понедельникам   проводит
оперативные  совещания  с  руководителями структурных подразделений по
вопросам  обеспечения  жизнедеятельности  города  и  выполнения  своих
поручений, итоги которого оформляются протоколом.
     Консультант - советник главы  администрации  готовит  необходимые
материалы  к  каждому  совещанию и представляет их главе администрации
заранее.  Протоколирование  оперативных  совещаний  ведет   специалист
организационно - контрольного отдела.
     Заместителями главы администрации, управляющим делами  проводятся
оперативные совещания:
     - с аппаратом  подведомственных  управлений,  комитетов,  отделов
еженедельно, по отдельным планам;
     -  с  руководителями  муниципальных  служб,  предприятий   -   по
отдельным планам.
     При проведении производственных совещаний по  проблемам  отраслей
городского  хозяйства  оповещение,  подготовку необходимых документов,
протоколирование     осуществляют     соответствующие      структурные
подразделения аппарата.
     После   проведения    совещания    соответствующие    структурные
подразделения  аппарата  оформляют  протокол.  Выписки  из протокола с
конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям
на следующий день после его проведения.
     Контроль за исполнением  поручений  осуществляют  соответствующие
структурные    подразделения    администрации,   которые   информируют
руководителей, проводивших совещание.

          18. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА           
           О НАГРАЖДЕНИИ, ОБЪЯВЛЕНИИ БЛАГОДАРНОСТИ, А ТАКЖЕ           
               БЛАГОДАРСТВЕННЫХ ПИСЕМ, ПОЧЕТНЫХ ГРАМОТ,               
                           ПАМЯТНЫХ АДРЕСОВ                           

     Ответственность   за    своевременность    подготовки    проектов
распоряжений   главы   администрации   об   объявлении  благодарности,
награждении Почетными  грамотами  администрации  города  и  городского
Совета  депутатов,  ценными  подарками  и  денежными премиями, а также
текстов  подразделений,  благодарственных  писем  и  памятных  адресов
работникам  структурных  подразделений  администрации  и муниципальных
предприятий несут их руководители и заместители главы администрации  в
соответствии с распределением обязанностей.
     Проекты   распоряжений   о   награждении   Почетными    грамотами
администрации  работников предприятий, организаций и учреждений города
на основании трудовых коллективов готовит организационно - контрольный
отдел.
     Распоряжения, тексты передаются  для  изготовления  и  оформления
Почетных   грамот,   благодарственных   писем,  поздравлений  в  отдел
информатики.
     Организация поздравлений  руководителей  администрации  города  и
Липецкой     области,    руководителей    структурных    подразделений
администрации города возлагается на заместителей главы  администрации,
управляющего    делами    администрации   города   и   сектор   кадров
организационно - контрольного отдела.

                  19. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ                  
                         АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА                         

     Режим работы аппарата  администрации  определяется  распоряжением
главы  администрации. Работу сотрудников администрации города, учет их
рабочего времени организуют  руководители  структурных  подразделений,
руководствуясь  действующим  трудовым законодательством и нормативными
актами главы администрации города.
     Деятельность любых общественных организаций, кроме профсоюзных, в
администрации  города  не допускается. Штатные работники администрации
в служебное время не могут заниматься выполнением поручений каких-либо
общественных органов.
     Руководители     структурных     подразделений      администрации
разрабатывают   Положение  о  подразделении,  которое  в  обязательном
порядке  визируется  заведующими  юридическим   и   организационно   -
контрольным отделами и утверждается распоряжением главы администрации.
     Должностная   инструкция   первого   руководителя    структурного
подразделения  утверждается  в  зависимости  от  подчиненности  главой
администрации  либо  курирующим  заместителем   главы   администрации,
управляющим делами.
     Должностные  инструкции  работников  структурных   подразделений,
определяющие   их   права,  обязанности  и  ответственность,  а  также
номенклатура дел утверждаются их первым руководителем.
     Должностные обязанности доводятся  до  сведения  заинтересованных
работников (под роспись).
     Сотрудники администрации города через пресс -  центр  содействуют
средствам  массовой информации в получении ими необходимых достоверных
сведений, информируют граждан о своей деятельности.
     Работники аппарата обязаны не разглашать информацию,  ставшей  им
известной по роду деятельности в аппарате администрации.
     За упущения  в  работе,  нарушения  трудовой  дисциплины,  режима
работы  и  требований  настоящего  Регламента  работники администрации
могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в  соответствии
с действующим законодательством.

           20. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА           

     Дежурство в приемной главы администрации  г.  Липецка  ведется  в
выходные   и  праздничные  дни  с  8-00  до  20-00  помощниками  главы
администрации. Дежурные обо всех сообщениях и  принятых  мерах  делают
записи в журнале.
     На выходные и  праздничные  дни  в  соответствии  с  утвержденным
графиком,  разрабатываемым управляющим делами, назначается дежурный из
числа заместителей главы администрации и управляющего  делами.  График
дежурства легковых автомашин, выделяемых структурными подразделениями,
ежемесячно (до  25  числа)  составляется  консультантом  -  советником
главы  администрации.  Водитель дежурной автомашины к 8-00 прибывает в
администрацию города и поступает в распоряжение дежурного.
     Дежурство  в  муниципальном  учреждении  "Городская  аварийно   -
спасательная служба 080" осуществляется круглосуточно.

Управляющий делами администрации
города Липецка                                              В.И.Иванов

Заведующий организационно -
контрольным отделом                                        В.Д.Королев