|
Расширенный поиск
постановление Администрации города Курска Курской области от 15.08.2003 № 1503АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРСКА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15 августа 2003 г. N 1503 Об инструкции по делопроизводству в администрации города Курска (В редакции постановления Администрации города Курска Курской области от 07.06.2004 г. N 1299) В целях упорядочения и совершенствования работы по организации делопроизводства в администрации города Курска постановляю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Курска. 2. Руководителям отраслевых и территориальных подразделений администрации города Курска обеспечить строгое и неукоснительное соблюдение требований указанной Инструкции. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Курска - управляющего Делами Гребенькову Л.А. 4. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Глава города Курска С.МАЛЬЦЕВ Утверждена постановлением администрации города Курска от 15 августа 2003 г. N 1503 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Курска 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводства и документооборота в отраслевых и территориальных подразделениях администрации города (далее по тексту - подразделения). 1.2. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на все документы несекретного характера. 1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в подразделениях устанавливаются специальной инструкцией. 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение требований настоящей Инструкции в администрации города возлагается на руководителей подразделений. 1.5. Ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, упорядочение документооборота, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях, назначенным приказом руководителя данного подразделения. 1.6. На ответственного за ведение делопроизводства в подразделении возлагаются следующие основные функции: прием и учет поступающих документов с подтверждением получения личной подписью и записью даты получения в регистрационном журнале или на втором экземпляре документа; передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, по визе руководителя, исполнителю; учет и регистрация исходящих из подразделений документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль за прохождением документов в подразделении; контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных писем и других документов; организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; проверка фактического наличия у исполнителя документов, находящихся у него на исполнении; контроль за своевременным закрытием в дела исполненных документов; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; организация использования в подразделениях средств факсимильной связи и копировальной техники; проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами; подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача; учет печатей и штампов, используемых в подразделении. 1.7. Права и обязанности ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях определяются их должностными инструкциями. 1.8. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в администрации города осуществляет отдел делопроизводства департамента организационной работы администрации города Курска (далее - отдел делопроизводства). 1.9. Отдел делопроизводства имеет право давать разъяснения по вопросам ведения делопроизводства. 1.10. При увольнении, перемещении, уходе работников в отпуск или в других подобных случаях все не исполненные ими документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику, временно исполняющему обязанности или принятому на эту должность. 1.11. При применении компьютерной технологии соблюдаются все правила работы с документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству. 1.12. Сотрудники администрации города должны знать и выполнять все требования Инструкции по делопроизводству. 1.13. При работе с подписанными документами в администрации города не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки. 1.14. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.15. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с визами руководителей и полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.16. Об утрате документа исполнитель немедленно докладывает руководителю подразделения и в отдел делопроизводства. Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации города - управляющего Делами. 2. Документация администрации города 2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между администрацией города, подчиненными и сторонними организациями. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. 2.2. Документация администрации города состоит из организационно-распорядительных документов и правовых актов главы города и администрации города. 2.3. В соответствии с Уставом города глава города принимает и издает: постановления и распоряжения главы города по вопросам, входящим в компетенцию главы города; постановления и распоряжения администрации города по вопросам, входящим в компетенцию администрации города. Постановлениями администрации города оформляются акты постоянного и временного характера, содержащие, изменяющие либо отменяющие нормы права, рассчитанные на многократное применение. Распоряжениями администрации города оформляются акты, рассчитанные на однократное применение, по оперативным организационным, кадровым и другим вопросам распорядительного характера, в том числе о поощрении, выделении денежных средств, проведении различных мероприятий и др. 2.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы, обязанности и законные интересы населения города, вступают в силу после их официального опубликования. 2.5. Официальным опубликованием признается дата публикации в газете "Городские известия". 2.6. Организационно-распорядительными документами администрации города являются: решения, протоколы, акты, письма, служебные записки, инструкции, правила, положения, приказы, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации города. 2.7. Руководители подразделений издают приказы в пределах своей компетенции и в соответствии с действующим законодательством и Положениями о подразделениях. 2.8. Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки нормативных правовых актов администрации города устанавливается соответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города. 2.9. Документы администрации города разрабатываются, согласуются, утверждаются, исполняются, изменяются, отменяются, признаются утратившими силу, списываются "в дело". 3. Подготовка и оформление документов Документы разрабатываются в порядке исполнения поручений или в инициативном порядке. 3.1. Бланки документов Документы в администрации города оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), применяются в зависимости от объема текста и подписываются главой города и его заместителями. В администрации города применяются следующие бланки: бланки администрации города с воспроизведением герба города: бланк письма, бланк постановления, бланк распоряжения; бланки подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями и гражданами. Формы бланков администрации города с воспроизведением герба города утверждаются главой города. Формы бланков подразделений согласуются с заместителем главы администрации города - управляющим Делами и утверждаются приказами руководителей подразделений. Бланки администрации города с воспроизведением герба города изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации города и должны иметь нумерацию. Изготовление бланков администрации города с воспроизведением герба города на оргтехнике администрации города не разрешается. Бланки администрации города подлежат учету отделом делопроизводства. Допускается тиражирование документов на бланках администрации города с воспроизведением герба города, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью администрации города. При переписке между подразделениями администрации города бланк не используется. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим предприятиям, организациям, учреждениям и лицам. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы города, руководителей подразделений администрации города. Соответствующие предложения вносятся на утверждение вместе с образцами предлагаемых бланков и после утверждения изготавливаются. 3.2. Общие правила оформления документов При подготовке документов в администрации города рекомендуется применять текстовой редактор Windows Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 14 (в отдельных случаях для оформления приложений к документам большого объема и табличных материалов может быть применен шрифт размером 12 - 13) с использованием одинарного или полуторного межстрочного интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания допустимо использовать полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3,5 см, правое - 1 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см. При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация сквозная. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений главы города, администрации города, должны содержать ссылку на них. В тексте документов допускаются только общепринятые сокращения (ОАО, УВД и т.д.). Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий: изображение герба города; наименование органа - администрация города Курска Курской области; наименование подразделения администрации города - автора документа; индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес; дата документа; индекс (номер) документа; ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа; наименование вида документа; место составления или издания; гриф и пометка ограничения доступа к документу; адресат; заголовок к тексту документа; текст документа; гриф приложения; отметка о наличии приложения; подпись документа; гриф утверждения; резолюция; согласование документа; печать; отметка о заверении копии; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка об исполнении документа и направлении его "в дело"; идентификатор факсимильной связи; идентификатор электронной копии документа; отметка о поступлении (регистрационный штамп). В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть иной. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем. 3.3. Требования к оформлению реквизитов документа 3.3.1. Изображение герба города Изображение герба города помещается на верхнем поле бланков документов. 3.3.2. Наименование организации - автора документа Наименование администрации города Курска, подразделения администрации города указываются точно в соответствии со структурой и штатным расписанием. Обязательно указываются полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес, если таковые имеются. 3.3.3. Дата документа На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется: в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита). Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных несколькими предприятиями, учреждениями и организациями, датой документа является дата подписания его последним. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях (например: 01.09.2002г.). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов при датировании нормативных правовых актов, справок, поручений, финансовых и других служебных документов (например: 21 ноября 2002 года). 3.3.4. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ. Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера. 3.3.5. Ссылка на номер и дату входящего документа На документах, оформленных на бланках, ссылка на номер и дату входящего документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка печатается под номером письма от левой границы текстового поля. Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен. 3.3.6. Наименование документа Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя администрации города или ее подразделения (комитета, департамента, управления, отдела), содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.). 3.3.7. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф (пометка) "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему. 3.3.8. Адресование документа Документы адресуются в органы или организации, их подразделения или конкретному должностному лицу. Адресат указывается в правом верхнем поле документа, печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, может выделяться полужирным шрифтом. При адресовании документа в департаменты, комитеты, управления, отделы, предприятия, организации, учреждения и подразделения без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Комитет образования города Курска Комитет по управлению муниципальным имуществом города Курска При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в родительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Начальнику управления по работе с обращениями граждан Курской области С.М.Поповой При адресовании документа в несколько однородных органов или предприятий, организаций и учреждений их наименования указываются обобщенно в дательном падеже. Например: Руководителям муниципальных унитарных предприятий города Курска или Руководителям муниципальных учреждений культуры города Курска 3.3.9. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4 - 6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями подразделений по рассматриваемым документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем?": "О мерах...", "О выделении...". Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Заголовок, состоящий из двух или более строк (но не более четырех строк), печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. 3.3.10. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа должен состоять из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй излагаются выводы, предложения, решения или просьбы. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей, центрируется по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 3.3.11. Оформление приложений к документу При наличии приложений в тексте документа на них обязательно делается ссылка. Приложения печатаются на отдельных листах бумаги. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "Согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к инструкции по делопроизводству в администрации города Курска Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется заглавными буквами, полужирным шрифтом, может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.) через 1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка. Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (наименование граф) повторяется на каждой странице. 3.3.12. Подпись документа Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией без пробела. Подпись может выделяться полужирным шрифтом. Например: Глава города Курска подпись И.О.Фамилия или Заместитель главы администрации города Курска - управляющий Делами подпись И.О.Фамилия или Директор департамента здравоохранения города Курска подпись И.О.Фамилия Постановления и распоряжения администрации города Курска подписываются главой города Курска. При отсутствии главы города Курска (отпуск, командировка, болезнь) - первым заместителем главы администрации города или лицом, на которого возложено исполнение обязанностей в соответствии с распоряжением главы города. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден). В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно иерархии занимаемой должности. При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Первый заместитель главы Первый заместитель главы администрации города Курска администрации города Курска - директор департамента финансов подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы (справки, информации, записки), направляемые главе города из подразделений администрации города, или те же документы, направляемые из одного подразделения в другое, подписываются только руководителями подразделений, а в случае их отсутствия - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего подразделения с обязательной визой должностного лица. 3.3.13. Утверждение документа При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем подразделения, без ссылки на документ, печатается слово "УТВЕРЖДАЮ", а ниже - расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ УТВЕРЖДАЮ Глава города Курска подпись И.О.Фамилия "__" __________ 200_ года Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа -УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д. 3.3.14. Резолюция В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу), карточке-поручении (приложение 1) или на сопроводительном бланке установленного образца (приложение 2). На сопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относится резолюция, пишется (печатается) в верхней части бланка в соответствии с расположением этих реквизитов. Дата резолюции ставится внизу под подписью. 3.3.15. Согласование документа Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным актам или ранее принятым решениям и оформляется визой на документе или грифом согласования. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения администрации, где готовился проект документа. Если в документе затрагиваются интересы предприятий, организаций, учреждений, то может потребоваться внешнее согласование - получение виз их руководителей. Визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего документ должностного лица, расшифровку подписи (инициал имени и фамилию) и дату. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник правового управления администрации города Курска подпись И.О.Фамилия "__" __________ 200_ года Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см, все строки центрируются относительно самой длинной строки, или начало строк ограничивается левым полем. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования используется обычно при согласовании проектов нормативных правовых актов администрации города (приложение 3). На других документах (кроме постановления и распоряжения) делается отметка "Лист согласования прилагается". 3.3.16. Отметка о контроле Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер) документа". 3.3.17. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля. 3.4. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности предприятий, организаций, учреждений и подразделений администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" ("ДСП"). Они не подлежат опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению. Сотрудникам (исполнителям), допущенным к работе с документами "ДСП", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим, утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа на обложке и титульном листе издания. Документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в отделе делопроизводства и отделе военно-мобилизационной работы администрации города Курска. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра оператор персональной ЭВМ указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Документы "ДСП" учитываются и регистрируются отдельно. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами с добавлением к регистрационному номеру пометки "ДСП". Пересылаются документы "ДСП" другим предприятиям, организациям и учреждениям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Размножение таких документов (снятие копий) производится с разрешения директора департамента организационной работы и начальника отдела военно-мобилизационной работы администрации города Курска. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, свободы и обязанности граждан; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях, экологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая информация; описание структуры органа исполнительной власти, его функций и форм деятельности, а также его адрес; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц; сведения об исполнении бюджета, о состоянии экономики и потребностей населения. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 4.1. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных актов администрации города Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки постановлений и распоряжений администрации города устанавливается соответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города. Постановления (распоряжения) администрации города печатаются на бланке установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления (распоряжения) администрации города. Левое поле - 35 мм, правое - 10 мм и нижнее - не менее 20 мм. При оформлении проекта постановления (распоряжения) администрации города на двух или более страницах верхнее поле этих страниц составляет 25 мм. Не допускается перенос на следующую страницу менее чем 2 последних пунктов постановления (распоряжения), если предпоследний пункт состоит из подпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переносить подпункты. Постановление (распоряжение) администрации города имеет следующие реквизиты: 1. Герб города 2. Наименование вида акта Администрация города Курска ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) 3. Дата Проставляется после подписания документа. Оформляется словесно-цифровым способом от левой границы поля. 4. Регистрационный номер Проставляется после подписания документа. Оформляется арабскими цифрами от правой границы поля. Дата и регистрационный номер проставляются в протокольной части отдела делопроизводства. 5. Заголовок Печатается на расстоянии не менее 9 - 10 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля (т.е. от предыдущего реквизита (это дата на бланке) 2 - 3 межстрочных интервалов). Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" принят документ. Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок не должен превышать более 4 строк. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Глава города Курска", или длина строки не должна превышать 8 см. 6. Текст Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст постановления (распоряжения) печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст печатается шрифтом размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текстовая часть постановления администрации города, как правило, подразделяется на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях администрации города завершается словом "постановляю", которое печатается заглавными буквами. Преамбула при оформлении распоряжений может отсутствовать, если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются. Пункты в тексте постановления (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Постановление должно содержать пункт о возложении контроля на конкретное должностное лицо за его исполнением, а в случае необходимости и срок исполнения данного документа. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте документа на них обязательно делается ссылка. 7. Подпись Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из слов "Глава города Курска", инициалов имени, отчества и фамилии главы города. Слова "Глава города Курска" печатаются в одну строчку. 8. Приложения Приложения к постановлениям (распоряжениям) администрации города оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений) (для оформления приложений большого объема и табличных материалов можно применять размер шрифта 12 - 13). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др. Приложения подписываются руководителем подразделения, подготовившего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на постановление (распоряжение) администрации города, его дату и номер (к постановлению (распоряжению) администрации города от "__" __________ 200_ года N ___). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствующем порядке. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ или ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N ______ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение - состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на постановление (распоряжение), его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N _______ или УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации города Курска от "__" __________ 200_ года N _______ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления администрации города. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). 9. Визы (подготовка и согласование) Необходимым условием введения постановления (распоряжения) в действие является его подготовка и согласование. Визы подготовки и согласования оформляются на специальном листе (бланке) "Лист согласования" (приложение 3). Виза включает в себя полное наименование подразделения, готовившего документ, и должность визирующего, личную подпись, расшифровку личной подписи и дату. Например: Постановление (распоряжение) подготовлено, постановление (распоряжение) согласовано. В разделе "Постановление подготовлено" печатаются наименование должности и названия подразделений администрации города или других организаций, руководители которых будут визировать проекты документов, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу. В разделе "Постановление согласовано" печатаются наименование должности и название подразделений администрации города или других организаций, руководители которых будут визировать проект документа, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу. Согласование производится в соответствии с Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города. Правовое управление и заместитель главы администрации города - управляющий Делами в обязательном порядке визируют постановления (распоряжения) администрации города. После завершения процедуры подготовки постановление (распоряжение) совместно с прилагаемыми к нему документами, листом согласования и реестром рассылки передается главе города Курска для подписания. Образцы постановлений и распоряжений администрации города приведены в приложениях 3, 4, 5. 4.2. Подготовка и оформление служебных писем Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. 4.2.1. Служебные письма подразделений администрации города готовятся: как ответы о выполнении поручений Губернатора Курской области, Правительства Курской области, главы города; как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции подразделений администрации города; как поручения и запросы, направляемые в предприятия, организации и учреждения, расположенные на территории города; как инициативные письма. 4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя подразделения. 4.2.3. Служебные письма оформляются на бланках администрации города с воспроизведением герба города, установленных образцовых форматов А4 и А5, а также на бланках подразделений администрации города. Письма подразделений администрации города, адресованные другим подразделениям, допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине поля листа арабскими цифрами. 4.2.4. Служебное письмо имеет следующие реквизиты: Дата. Датой письма является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 24 марта 2004 года или 24.03.2004г. Исходящий номер. В письмах, оформленных на бланках администрации города за подписью главы города или его заместителей, исходящий номер проставляется отделом делопроизводства и отправляется адресату. Например: N 123 исх. Исходящий номер в письмах, которые являются ответами на входящую служебную корреспонденцию, соответствует регистрационному номеру входящего письма. Например: N 1423. В письмах, оформленных на бланках подразделения администрации города и подписанных руководителем данного подразделения, исходящий номер проставляется ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении в соответствии с порядковым номером по единой нумерации подразделения с начала года. Эти письма отправляются ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении или передаются для отправки в отдел делопроизводства. В случае, когда письмо является ответом на запрос, обязательно заполняются реквизиты на N _______ от ________________. Адресат. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. В состав адресата входит наименование предприятия, организации, учреждения и подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица. Наименование предприятия, организации, учреждения и подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 - 1,5 межстрочными интервалами. Наименования предприятия, организации, учреждения и подразделения пишут полностью в именительном падеже. Например: Курская областная Дума Служебное письмо адресуется лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. Все реквизиты печатаются в дательном и родительном падежах. Например: Первому заместителю главы администрации города Курска И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень. Например: Ректору Курского государственного медицинского университета, профессору И.С.Павлову Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Директорам муниципальных унитарных предприятий (учреждений) Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал (приложение 8). Например: И.О.Фамилия 197049, г. Санкт-Петербург, А-49, ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. Например: Начальнику финансово- экономического управления Администрации Курской области Н.В.Романову Председателю комитета по транспорту и связи Курской областной Думы А.С.Орлову Председателю комитета по ------------------------ сельскому хозяйству ------------------- Курской области --------------- М.Н.Воротникову --------------- При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельном листе составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу. Заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки. Текст. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этом случае номер и дата документа должны быть вынесены в заголовок. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ______________________________! Текст письма обычно излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственного числа (администрация города вносит (считает), комитет природных ресурсов города Курска предоставляет и т.д.). При оформлении письма на бланке подразделения текст может излагаться также от 1-го лица единственного числа (прошу..., направляю... и т.д.) Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Приложение. Слово "Приложение" отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 листах в 2 экз. Если в тексте несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа: Приложения: 1. Справка об исполнении бюджета за 3 месяца 2003 года на 7 листах в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту бюджета города на 2003 год на 2 листах. 3. Проект бюджета города на 2004 год на 8 листах. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 листах во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Подпись. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в Положениях подразделений и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются главой города или заместителями главы администрации города Курска в соответствии с их компетенцией. Документы, направляемые подчиненным и сторонним предприятиям, организациям, учреждениям, гражданам, подписываются главой города, заместителями главы администрации или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией. Документы, направляемые Губернатору Курской области, Председателю Курской областной Думы, главному федеральному инспектору в Курской области, заместителям Губернатора Курской области, подписывает только глава города или, в его отсутствие, первый заместитель (заместитель) главы администрации города Курска. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель", "Начальник" могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрированным относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы поля или на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи. Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию: Заместитель главы администрации города Курска подпись И.О.Фамилия или Председатель комитета по управлению муниципальным имуществом города Курска подпись И.О.Фамилия Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия: Заместитель главы администрации города, председатель комитета по управлению муниципальным имуществом города Курска подпись И.О.Фамилия При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным 1,5 межстрочным интервалом, например: Первый заместитель главы Первый заместитель главы администрации города Курска администрации города Курска подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Исполнитель Максимова Н.С. тел. 22-73-83 или исп. Максимова тел. 22-73-83 Оформление служебного письма приведено в приложениях 6, 7, 8. 4.3. Подготовка и оформление служебных телеграмм 4.3.1. Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 или А5 в двух экземплярах. Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочный интервал без знаков препинания. 4.3.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому). В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации: 113883 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ или САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД НАЧАЛЬНИКУ Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например: ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ; ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ; АНАДЫРЬ МАГАДАНСКОЙ Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного текста 1,5 межстрочным интервалом: АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА или АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например: ДЕПУТАТУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ М Н МАЗУРОВУ Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: УВАЖАЕМЫЙ МИХАИЛ НИКОЛАЕВИЧ ВСКЛ Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия), печатается от левой границы текстового поля. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование подразделения администрации города. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения администрации города, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку. Образец телеграммы приведен в приложении 9. 4.4. Оформление приказов 4.4.1. Приказы разрабатываются подразделениями администрации города и подписываются их руководителями. 4.4.2. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть начинается словом "приказываю", которое печатается вразрядку и полужирным шрифтом. 4.4.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. 4.4.4. В последнем пункте распорядительной части приказа, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и доводятся до заинтересованных сотрудников данного подразделения под роспись. Образцы приказов приведены в приложениях 10, 11. 4.5. Оформление протоколов 4.5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок и др.; материалы к обсуждению представляются подразделениями администрации города и другими предприятиями, организациями, учреждениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Запись во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению или (при необходимости) сотрудниками департамента организационной работы администрации города. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем за 3 дня со дня совещания (заседания) и разослан исполнителям. Проект соответствующего протокола визируется подразделением, ответственным за подготовку. 4.5.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования". Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки), через 1,5 межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему. 4.5.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги А4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру. 4.5.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 4.5.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. 4.5.6. Дата и номер протокола. Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. 4.5.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании) (подпись ведущего протокол), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 4.5.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов, копии повесток дня заседаний и материалов к совещаниям (заседаниям) уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Образец протокола приведен в приложении 12. 4.6. Положение, правила, инструкция 4.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных актов. Положения, правила и инструкции утверждаются главой города в форме самостоятельных документов или путем постановления или распоряжения об их утверждении. 4.6.2. Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых и распорядительных актов администрации города. 4.6.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе формата А4 и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкций) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 5. Организация документооборота Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями подразделений и должностными инструкциями их работников, а также другими нормативными документами. При применении электронного документооборота разрабатывается процедура движения документов. Данная процедура позволяет определить последовательность операций, производимых с документом. 5.1. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в отделе делопроизводства и организационном отделе департамента организационной работы (далее по тексту - отдел делопроизводства, организационный отдел), в отделе по работе с обращениями граждан администрации города Курска (далее по тексту - отдел по работе с обращениями граждан). 5.1.1. Обработка простой служебной корреспонденции. Принятые конверты с корреспонденцией вскрываются в отделе делопроизводства, при этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним на документе делается пометка о недостаче документов и запрос отправителю. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год. Пакеты или конверты с пометкой "Лично", "Только лично" передаются адресатам в закрытом виде. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 5.1.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения отделом организационной работы. Не подлежат регистрации сводки по различным финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению руководителя подразделения. 5.1.3. Поступающая корреспонденция регистрируется в карточках и вводится в компьютерную базу входящей корреспонденции. 5.1.4. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках ставится отметка "Контроль". На такие документы заполняются две карточки-поручения, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается главе города, его заместителям или руководителям подразделений. 5.1.5. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в подразделения в течение рабочего дня. С распиской в получении передаются документы на исполнение, а также все правовые нормативные и распорядительные документы администрации города, зарегистрированные в отделе делопроизводства, руководителям всех других подразделений администрации города, муниципальным предприятиям и учреждениям. 5.1.6. Все поступившие документы, как правило, должны распределяться и передаваться в день их получения. 5.1.7. Документы, подготовленные в подразделениях администрации города и используемые внутри этих подразделений, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях в соответствующем журнале. Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями администрации города ведется без регистрации документов в отделе делопроизводства. Служебная переписка по вопросам текущей деятельности, направленная в адрес главы города, регистрируется в отделе делопроизводства в соответствующем журнале служебной переписки. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных (регистрируемых) писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Обработка и распределение поступающих документов 5.3.1. Документы, поступающие в администрацию города, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 5.3.2. Документы, адресованные главе города, его заместителям и руководителям подразделений, а также без указания конкретного лица или подразделения, предварительно обрабатываются в отделе организационной работы, в отделе делопроизводства и отделе по работе с обращениями граждан, а затем направляются на рассмотрение в соответствии с функциональными обязанностями главе города, его заместителям и руководителям подразделений. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам. Рассмотрение документов главой города и его заместителями (для подготовки резолюции) должно проводиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, не разрешается задерживать документ более 2 дней. Глава города и его заместители определяют в резолюции на документе порядок, характер и срок рассмотрения, а также исполнителя (ответственного исполнителя). Резолюция подписывается с указанием даты. Рассмотренные главой города и его заместителями документы возвращаются в организационный отдел, отдел делопроизводства и отдел по работе с обращениями граждан, где фиксируется содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими подразделениями, получает ответственный исполнитель (указывается первым), остальным исполнителям передаются копии документов. 5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение. 5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.4.1. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью, а также вручаются получателю лично под расписку. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Из подразделений администрации города документы для отправки передаются в отдел делопроизводства не позднее 15 часов 30 минут. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию заместителя главы администрации города Курска - управляющего Делами. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. К отправляемым документам, зарегистрированным в отделе делопроизводства, прилагаются их копии, зарегистрированные исполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены; данные документы хранятся в отделе делопроизводства в папках соответствующих дел. Копии нормативных правовых и распорядительных документов администрации города, заверенные печатью отдела делопроизводства, рассылаются согласно листу рассылки. Сотрудником отдела делопроизводства в листе рассылки ставится соответствующая отметка об отправке документа почтой. Копии писем, зарегистрированных в подразделениях администрации города, в отдел делопроизводства не сдаются, они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном подразделении. 5.4.2. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида. В отделе делопроизводства конвертируются следующие документы: зарегистрированные в отделе делопроизводства и направляемые согласно резолюции на предприятия, в организации и учреждения, находящиеся вне здания администрации города; ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан; постановления и распоряжения администрации города, зарегистрированные в отделе делопроизводства; документы, направляемые в администрацию Курской области, Курскую областную Думу. 5.4.3. Письма, зарегистрированные в подразделениях администрации города, конвертируются и отправляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства, самостоятельно. 5.4.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящих документов. В реестре указывается общее количество отправляемых писем. 5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 5.4.6. Телеграммы, составляемые в администрации города, принимаются отделом делопроизводства завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи. 5.4.7. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи ответственными в подразделениях. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю подразделения, которому она адресована. 5.5. Внутренний документооборот 5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 5.5.2. Передача документов между подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства, а также отделом делопроизводства. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Исполнение документа состоит в осуществлении действий, предписанных резолюцией руководителя, рассмотревшего документ. Исполнитель устанавливается резолюцией персонально, по должности, или исполнителем является руководитель подразделения, указанного в резолюции. Один из них может быть определен явно в качестве основного исполнителя (например, подчеркнут руководителем в резолюции). Если исполнителей более одного, а основной исполнитель не указан резолюцией явно, то основным исполнителем является тот, кто указан в резолюции первым. Руководители подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю); о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.); о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах, карточках-поручениях или специальных бланках для резолюций. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Работа с обращениями и запросами депутатов разных уровней производится в соответствии с законодательством Российской Федерации, Курской области о статусе депутата. 5.7.2. При обращении депутата в администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью. При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. Запросы Курской областной Думы, Курского городского Собрания рассматриваются не позднее 15 дней со дня их получения или иной установленный срок (по решениям Курской областной Думы, Курского городского Собрания). Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором срок. Ответы на такие обращения даются за подписью главы города, временно исполняющего его обязанности или должностного лица, которому направлен депутатский запрос. 5.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. КонсультантПлюс: примечание. В абзаце втором пункта 5.7.3, видимо, допущена опечатка: после слова "поступления" пропущено слово "обращения". Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления или запроса. 5.7.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется организационным отделом в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами. 5.7.5. В подразделениях администрации города по обращениям и запросам депутатов в соответствии с указаниями главы города и его заместителей в необходимых случаях оперативно готовятся поручения соответствующим подразделениям администрации города, предприятиям, организациям и учреждениям. 5.7.6. В администрации города анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов. 5.8. Рассмотрение обращений граждан 5.8.1. В администрации города организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. 5.8.2. Письма, заявления и жалобы граждан (далее по тексту - обращения граждан), поступившие на имя главы города и его заместителей, в том числе поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан и в тот же день направляются руководителям администрации города. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу обращения граждан проставляется специальный штамп, указывается дата поступления и входящий регистрационный номер (например: N 75 от 15.02.2002г.). Каждое обращение граждан заносится для регистрации в компьютер, где заполняется карточка регистрации (приложение 1) и направляется с обращением на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между главой города и его заместителями. 5.8.3. Карточки по обращениям, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения. Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю, а по необходимости - и вышестоящей организации. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке и компьютере. 5.8.4. Обращения граждан рассматриваются в администрации города в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя (направляется промежуточное письмо). 5.8.5. Если глава города или его заместители сочтут необходимым направить обращение гражданина на рассмотрение в вышестоящий орган или организацию, то оно отправляется с сопроводительным письмом за подписью главы города, его заместителей или руководителей подразделений (только не на карточке-поручении, регистрационной карточке). В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости - и администрации города. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в подразделения администрации города, а также органы, предприятия, учреждения и организации, осуществляют их руководители (или ответственные за ведение делопроизводства в данном подразделении). 5.8.6. Копии всех документов (ответов заявителям), связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел по работе с обращениями граждан вместе с оригиналами обращений граждан. Справочную работу по законченным делопроизводством обращениям граждан ведет отдел по работе с обращениями граждан. 5.8.7. Прием посетителей в приемной администрации города организуется начальником отдела по работе с обращениями граждан в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным главой города. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб в ходе личного приема ведется в регистрационных журналах и на карточках установленной формы (приложения 13, 16) с приложением письменного заявления. Переданные на личных приемах посетителями письменные обращения учитываются и рассматриваются как обращения граждан. 5.8.8. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ и обобщение поступающих обращений, обеспечивает составление и представляет главе города полугодовую и годовую отчетность о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан. Документы для отправки принимаются до 15 часов 30 минут. Письменные обращения граждан с карточкой-поручением выдаются исполнителям под роспись в регистрационном журнале ежедневно, кроме выходных дней. Без расписки в получении, но с пометкой, кому и когда передан документ, как правило, передаются письменные обращения граждан главе города и его заместителям. 5.9. Отметка об исполнении документа Исполненные документы и документы, по которым рассмотревший их руководитель не счел необходимым принять какие-либо действия, списываются "в дело". Решение о списании "в дело" принимает руководитель, рассмотревший документ (автор резолюции). Отметка об исполнении документа и направлении его "в дело" включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку "в дело", подпись руководителя подразделения, в котором исполнен документ, копии документов, которые были направлены во исполнение данного документа. Отметка "в дело" проставляется на самом документе или копии ответа по его исполнению. В отделе по работе с обращениями граждан проставляется номер дела, в котором будет храниться данный документ, и дата его закрытия. 6. Поисковая система по документам (регистрация) 6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступающие в администрацию города из предприятий, организаций, учреждений и других юридических лиц, носящие служебный характер, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются письменные обращения граждан, в том числе поступившие из вышестоящих организаций. В отделе организационной работы регистрируются документы из вышестоящих организаций, депутатские обращения и запросы. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, регистрируется (делается отметка о его переадресовке). 6.4. Регистрация документов производится в компьютерной базе данных и в специальных журналах в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, создаваемые по направлению деятельности в администрации города, регистрируются в отраслевых и территориальных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе делопроизводства или в подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 6.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и даты. На документах служебного характера штамп с регистрационным номером проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. На письменных обращениях граждан - в правом верхнем углу первого листа обращения. 7. Контроль исполнения документов 7.1. Организация контроля исполнения 7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей подразделений администрации города в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 7.1.3. Контроль сроков исполнения документов вышестоящих организаций и поручений главы города, депутатских запросов обеспечивают департамент организационной работы администрации города, руководитель подразделения и по его поручению ответственный за организацию контроля в данном подразделении, которые осуществляют учет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители подразделений администрации города. 7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих организаций и внутренние документы - с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других предприятий, организаций, учреждений и обращения граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются главой города и его заместителями, руководителями подразделений исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в компьютерной базе данных и регистрационном журнале. 7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении с указанием планируемой даты исполнения не позднее 3 дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует организационный отдел, отдел делопроизводства, отдел по работе с обращениями граждан для внесения изменений в регистрацию (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы, глава города - авторы документа. 7.1.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 7.1.8. Отдел делопроизводства, организационный отдел и отдел по работе с обращениями граждан систематически готовят данные о состоянии контроля исполнения документов в подразделениях администрации города для информирования руководства администрации и вышестоящих органов в установленные ими сроки или по запросам. 7.2. Оформление поручений 7.2.1. Поручения главы города оформляются по итогам планерок и совещаний при главе города, заседаний коллегий и иных мероприятий с участием главы города. 7.2.2. Для своевременного и полного оформления поручений главы города должно быть обеспечено присутствие сотрудников департамента организационной работы на соответствующих мероприятиях. Протокол поручений оформляется в течение трех дней после проведения мероприятия. 7.2.3. Протокол поручений согласуется с заместителем главы администрации - управляющим Делами и представляется на подпись главе города. 7.2.4. В протоколе поручений указывается дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется само поручение с указанием ответственных и срока исполнения поручения. 7.2.5. Подписанный главой города протокол поручений доводится до исполнителей и берется на контроль организационным отделом департамента организационной работы администрации города Курска. 7.2.6. Оригинал протокола регистрируется и хранится в организационном отделе. 7.2.7. Департамент организационной работы систематически готовит информацию о ходе выполнения поручений главы города, в которой указываются общее количество данных поручений, количество выполненных и находящихся в стадии выполнения поручений, число поручений, сроки исполнения по которым истекли и выполненных с нарушением сроков, в разрезе подразделений администрации города. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в производстве и их передачу в архив администрации города и областной государственный архив (далее именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 8.1. Номенклатура дел администрации города 8.1.1. Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения (приложение 14). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и определения сроков их хранения. 8.1.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из названия подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных подразделений. Номенклатура подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства, подписывается руководителем подразделения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства. 8.1.3. Сводная номенклатура дел администрации города составляется отделом делопроизводства на основании номенклатуры дел подразделений администрации города, согласованных с архивом, и утверждается главой города. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов. 8.1.4. В течение года по согласованию с архивом и заместителем главы администрации города Курска - управляющим Делами в утвержденные номенклатуры дел могут вноситься изменения и дополнения. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
