Постановление Главы города города Костромы от 02.12.2008 № 2273

 



                        ГЛАВА ГОРОДА КОСТРОМЫ                         


                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             


                     от 2 декабря 2008 г. N 2273                      


   Об утверждении Порядка формирования муниципального архива города   
                               Костромы

       (В редакции Постановления Администрации города Костромы
                       от 15.02.2013 г. N 259)
                               


     В  целях  обеспечения  сохранности  документов  Архивного   фонда
Российской  Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города
Костромы, в соответствии со статьями 16 и 17 Федерального закона от  6
октября  2003  года  N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного
самоуправления  в  Российской  Федерации",  статьями  4,   14   и   20
Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле
в   Российской    Федерации",    Правилами    организации    хранения,
комплектования,  учета  и  использования  документов  Архивного  фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных  и
муниципальных  архивах,  музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций  Российской  Федерации  от  18  января  2007  года  N 19,
руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи  47  Устава  муниципального
образования городского округа город Кострома, постановляю:
     1.  Утвердить  прилагаемый  Порядок  формирования  муниципального
архива города Костромы.
     2.    Руководителям    отраслевых    (функциональных)     органов
Администрации  города  Костромы  ознакомить с настоящим постановлением
руководителей подведомственных муниципальных унитарных  предприятий  и
муниципальных учреждений города Костромы.
     3. Признать утратившим силу  постановление  Администрации  города
Костромы  от  10  декабря  2004  года  N  3700  "О  временном  порядке
взаимодействия   и   контроля   за   архивным   хранением   документов
муниципальных предприятий и учреждений города Костромы".
     4.  Настоящее  постановление  вступает  в   силу   со   дня   его
официального опубликования.


                          Исполняющий полномочия Главы города Костромы
                                                         А.А.Кудрявцев


                                                             Утвержден
                                                        постановлением
                                                 Главы города Костромы
                                                  от 02.12.2008 N 2273

                               ПОРЯДОК                                
          формирования муниципального архива города Костромы          

                          1. Общие положения                          

     1.1.  Настоящий  Порядок  регулирует   отношения,   связанные   с
пополнением   муниципального   архива   города   Костромы  документами
Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными  документами,
отнесенными   к  муниципальной  собственности  города  Костромы,  а  в
случаях, установленных законодательством об  архивном  деле,  -  также
архивными документами, отнесенными к государственной собственности или
частной собственности.
     1.2.  Муниципальный  архив города Костромы (далее - муниципальный
архив)  образуется  в форме муниципального казенного учреждения города
Костромы.
     (В   редакции   Постановления   Администрации   города   Костромы
от 15.02.2013 г. N 259)
     1.3.   Формирование   (комплектование)   муниципального    архива
включает:
     а) определение источников комплектования муниципального архива;
     б) определение состава архивных документов, подлежащих  приему  в
муниципальный архив;
     в) прием-передачу документов в муниципальный архив.

          2. Источники комплектования муниципального архива           

     2.1.   Органы   местного    самоуправления    города    Костромы,
Избирательная   комиссия   города   Костромы,   выступают  источниками
комплектования  муниципального  архива  в   обязательном   порядке   и
включаются в списки источников комплектования муниципального архива.
     2.2.  Муниципальные  унитарные  предприятия,   включая   казенные
предприятия,  и  муниципальные  учреждения  города  Костромы  (далее -
муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются
документы  Архивного  фонда  Российской  Федерации  и  другие архивные
документы, отнесенные к муниципальной собственности  города  Костромы,
являются:
     а)  источниками  комплектования  муниципального  архива  при   их
включении   в   списки   организаций   -   источников   комплектования
муниципального архива;
     б)  потенциальными  источниками   комплектования   муниципального
архива.
     2.3. Организации, не являющиеся  муниципальными  предприятиями  и
учреждениями,   а   также   граждане   могут   выступать   источниками
комплектования муниципального архива и включаться в списки  источников
комплектования на основании договора.

      3. Списки источников комплектования муниципального архива       

     3.1. Муниципальный архив  составляет  и  ведет  по  установленной
форме списки организаций - источников комплектования.
     3.2.    Списки    организаций    -    источников   комплектования
муниципального      архива      представляются     на     согласование
экспертно-проверочной  комиссии исполнительного органа государственной
власти Костромской области, осуществляющего управление архивным делом,
(далее   -   Экспертно-проверочная  комиссия)  и  утверждаются  главой
Администрации     города     Костромы     только     после    принятия
Экспертно-проверочной комиссией решения о согласовании данных списков.
     (В   редакции   Постановления   Администрации   города   Костромы
от 15.02.2013 г. N 259)
     3.3. Уточнение списков организаций  -  источников  комплектования
проводится  муниципальным  архивом  по  мере  необходимости  с  учетом
рекомендаций исполнительного органа государственной власти Костромской
области, осуществляющего управление архивным делом.
     3.4. Справки, экспертные заключения  о  включении  организации  и
граждан    в    списки   организаций   -   источников   комплектования
муниципального архива или исключении их из указанных списков, а  также
о   форме   приема  архивных  документов  на  хранение  представляются
муниципальным архивом на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии.
     3.5.   На   каждую   организацию   -   источник    комплектования
муниципальный  архив  ведет  наблюдательное дело, в которое включаются
документы, характеризующие правовой  статус  организации  -  источника
комплектования  и  ее  деятельность,  а  также  работу  архива  данной
организации и особенности ведения делопроизводства.

           4. Состав архивных документов, подлежащих приему           
        в муниципальный архив. Экспертиза ценности документов         

     4.1.  В  муниципальный  архив  подлежат   приему   отнесенные   к
муниципальной  собственности  города  Костромы документы постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу.
     4.2. Дела временного хранения со сроками хранения  менее  10  лет
передаче  в архив не подлежат (за исключением документов ликвидируемых
организаций). Указанные дела  хранятся  в  организациях  -  источниках
комплектования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
     4.3. Определяющими критериями при отборе  документов,  подлежащих
приему   в   муниципальный   архив,   являются   функционально-целевое
назначение  организации,  полнота   документирования,   информационная
насыщенность, научно-историческая ценность документации организации.
     4.4.   Состав   архивных   документов,   подлежащих   приему    в
муниципальный   архив  от  организаций  -  источников  комплектования,
определяется с учетом  номенклатуры  дел  организации  и  форм  приема
документов от организации.
     4.5. Номенклатура дел организации согласуется не реже одного раза
в   пять  лет  Экспертно-проверочной  комиссией.  В  случае  коренного
изменения функций и  (или)  структуры  организации  разрабатывается  и
согласовывается новая номенклатура дел. Согласованная номенклатура дел
в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие  с
1 января следующего календарного года.
     4.6. Прием документов в муниципальный архив может производиться в
следующих формах:
     а) полная форма, когда от организации принимается  весь  комплекс
документов постоянного хранения;
     б)  повидовая  выборочная  форма,  когда  принимаются   отдельные
категории документов от каждой организации данного вида;
     в) групповая выборочная форма, когда принимается полный  комплекс
документов  постоянного  хранения  от отдельных, специально отобранных
организаций данного вида.
     4.7. Формы приема документов от каждой  организации  -  источника
комплектования определяются на основании анализа документального фонда
организации  и  устанавливаются  в  списке  организаций  -  источников
комплектования.
     4.8. Архивные  документы  включаются  в  состав  Архивного  фонда
Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
     4.9. Экспертиза ценности документов осуществляется  ЭПК  комитета
по делам архивов Костромской области совместно с муниципальным архивом
и организацией - источником комплектования архива.
     4.10.  Решение  о  включении  конкретных  документов   в   состав
Архивного фонда Российской Федерации принимается Экспертно-проверочной
комиссией при утверждении  описей  дел  документов  постоянного  срока
хранения.
     4.11.  Муниципальный  архив  рассматривает,  дает  заключения   и
представляет:
     а) к утверждению  Экспертно-проверочной  комиссией  -  описи  дел
документов  постоянного  срока  хранения  (или  их  годовые  разделы),
образовавшиеся  в  процессе  деятельности  источников   комплектования
муниципального  архива;  акты  о  выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения в части документов со сроками  хранения  10
лет и более, документов с отметкой "ЭПК" в перечне;
     б) к согласованию Экспертно-проверочной комиссией - описи дел  по
личному  составу  (или  их  годовые  разделы) организаций - источников
комплектования; акты о неисправимых повреждениях документов.
     4.12. Экспертиза ценности документов, находящихся в муниципальном
архиве, проводится непосредственно муниципальным архивом:
     а)  по  истечении  сроков  временного  хранения  данных  архивных
документов,  в  том числе документов по личному составу, поступивших в
архив от ликвидированных организаций;
     б) при поступлении в архив в исключительных случаях документов  в
неупорядоченном состоянии.

                5. Порядок приема архивных документов                 

     5.1.  Документы  от  организаций  -   источников   комплектования
муниципального  архива  поступают  в  муниципальный архив по истечении
сроков их  временного  хранения,  установленных  законодательством  об
архивном деле.
     5.2.  В  исключительных   случаях   сроки   временного   хранения
документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по
решению Экспертно-проверочной комиссии:
     а)   по   просьбе   организаций   -   источников   комплектования
муниципального   архива   при   необходимости  использования  архивных
документов;
     б) при отсутствии у муниципального архива возможности для  приема
указанных  документов  в  сроки,  установленные  законодательством  об
архивном деле.
     5.3.  Прием документов от организаций - источников комплектования
осуществляется муниципальным архивом в соответствии с планом-графиком,
утвержденным  главой  Администрации города Костромы. Внеплановый прием
документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования
или в случае угрозы сохранности архивных документов.
     (В   редакции   Постановления   Администрации   города   Костромы
от 15.02.2013 г. N 259)
     5.4. Архивные  документы  принимаются  в  муниципальный  архив  в
упорядоченном  состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом
и  страховыми  копиями.   Все   работы,   связанные   с   подготовкой,
транспортировкой  и  передачей  документов, отнесенных к муниципальной
собственности, производятся силами и за счет организаций -  источников
комплектования.
     5.5.  При  приеме  архивных  документов  проводится  проверка  их
физического,   санитарно-гигиенического,   технического   состояния  и
проверка комплектности учетных документов.
     5.6. Документы принимаются в муниципальный архив:
     а) документы Архивного фонда Российской Федерации  -  по  описям,
утвержденным Экспертно-проверочной комиссией;
     б)  документы  по  личному  составу  -  по  описям  согласованным
Экспертно-проверочной комиссией;
     в) архивные документы с неистекшими сроками временного хранения -
по сдаточным описям.
     5.7.  Прием  дел  производится  поединично;   оформляется   актом
приема-передачи   документов   на   хранение,   составляемым   в  двух
экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой  -
в   организации   -   источнике  комплектования.  Вместе  с  архивными
документами  в  архив  передаются  три  экземпляра  описи  дел  данных
документов.
     5.8. При первом приеме  документов  от  организации  -  источника
комплектования  принимается  также  историческая  справка  о  ней и ее
фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в  названии,
функциях,    структуре    организации   -   источника   комплектования
(фондообразователя).
     5.9.  Аудиовизуальные  документы,  фотодокументы,  кинодокументы,
видеодокументы принимаются с текстовой сопроводительной документацией.
     5.10.  Документы  в  электронной  и  иной  машиночитаемой   форме
принимаются   на   хранение   в   сопровождении  программных  средств,
позволяющих   их   воспроизвести,   и   с    необходимым    комплектом
сопроводительной документации.

      6. Прием архивных документов от ликвидируемых организаций       

     6.1.  При  ликвидации  организации  -  источника   комплектования
муниципального  архива  или  муниципальной  организации, не являющейся
организацией  -  источником  комплектования   муниципального   архива,
образовавшиеся   в  процессе  ее  деятельности  документы  постоянного
хранения, документы по личному составу, а  также  архивные  документы,
сроки   временного   хранения   которых   не   истекли,   поступают  в
муниципальный архив в упорядоченном состоянии.
     6.2. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочение
документов, указанных в пункте 6.1 настоящего Порядка.
     6.3.   Документы   ликвидируемых   организаций   принимаются    в
муниципальный  архив  в  порядке, установленном пунктом 5.6 настоящего
Порядка.

               7. Взаимодействие муниципального архива                
             с организациями - источниками комплектования             

     7.1. Муниципальный архив совместно с организациями -  источниками
комплектования     рассматривает     и    готовит    к    согласованию
Экспертно-проверочной  комиссией   инструкции   по   делопроизводству,
примерные  и  индивидуальные  номенклатуры дел, положения об архивах и
экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива.
     7.2.  Сотрудники  муниципального  архива   участвуют   в   работе
экспертных    комиссий   организаций   -   источников   комплектования
муниципального архива.
     7.3. Муниципальный архив принимает участие в проверках соблюдения
правил  организации  хранения,  комплектования,  учета и использования
архивных документов в организациях - источниках комплектования архива.
     7.4.   Муниципальный   архив   осуществляет   взаимодействие    с
делопроизводственными,  архивными и экспертными службами организаций -
источников комплектования, оказывая методическую  помощь  по  вопросам
хранения,  комплектования, учета и использования архивных документов в
организациях - источниках комплектования муниципального архива.