Постановление Главы г. Иванова от 13.08.1998 № 732

                                  Утратил силу - Постановление Главы
                                             г. Иванова
                                      от 10.04.2001 г. N 335-2

                ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ ГОРОДА ИВАНОВА

                      от 13.08.1998 г. N 732
                             г.Иваново

 О порядке организации рассмотрения письменных и устных обращений
   граждан в администрации города и ведения делопроизводства по
               вопросам работы с обращениями граждан


     Постановляю:
     Утвердить   Порядок   организации  рассмотрения  письменных  и
устных  обращений  граждан в администрации города Иванова и ведения
делопроизводства   по   вопросам   работы   с  обращениями  граждан
(прилагается).


     Глава
     города Иванова          В.Троеглазов


--------------------------------------------------------------------

                                                          Приложение
                                                     к постановлению
                                                Главы города Иванова
                                                 от 13.08.1998 N 732

  Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений
 граждан в администрации города иванова и ведения делопроизводства
             по вопросам работы с обращениями граждан


                        1. Общие положения

     1.1.  Сектор  писем  и  приема  граждан  является  структурным
подразделением  отдела  обеспечения  работы  администрации города и
действует  в  соответствии  с  Положением  об  отделе, утвержденным
постановлением Главы города.
     Специалисты    отдела    выполняют    работу,    связанную   с
централизованным  учетом  и  организацией рассмотрения письменных и
устных   обращений   граждан,  поступающих  на  имя  Главы  города,
осуществляет  анализ  вопросов, поднимаемых гражданами, информируют
о  сложившейся  ситуации  руководство,  выявляют  причины появления
жалоб и предлагают меры по их устранению.
     Вопросы,  поднимаемые  в обращениях граждан, решаются в тесном
взаимодействии   со   структурными   подразделениями  администрации
города.
     1.2.  Обращения  граждан поступают в виде писем и телеграмм, а
также  в  устной  форме.  В них авторами высказываются предложения,
заявления, жалобы.
     Предложения  -  обращения  граждан,  направленные на улучшение
деятельности     государственных    органов,    органов    местного
самоуправления,  предприятий,  учреждений  и организаций независимо
от     форм    собственности,    общественных    объединений,    на
совершенствование  правовой  основы  государственной и общественной
жизни,    на    решение   вопросов   экономической,   политической,
социально-культурной  и  других  сфер  деятельности  государства  и
общества.
     Заявления  -  обращения  в  целях  реализации  прав и законных
интересов граждан.
     Жалобы  -  обращения  с  требованиями  о восстановлении прав и
законных  интересов  граждан,  нарушенных действиями либо решениями
государственных    органов,    владельцами   частных   предприятий,
должностными лицами и общественными организациями.
     Работа  с предложениями, заявлениями и жалобами осуществляется
в  соответствии  с  Конституцией  Российской Федерации, действующим
законодательством,    Уставом   города,   Указом   Президента   РФ,
постановлениями  и  распоряжениями  Главы  администрации  области и
города.  Организация  работы  по обращениям граждан в администрации
города регламентируется настоящим Порядком.

              2. Регистрация и рассмотрение обращений

     2.1.  Письменные  и  устные  предложения,  заявления  и жалобы
граждан   регистрируются   в   секторе   писем   и  приема  граждан
администрации города в день их поступления.
     2.2.   Обращения   рассматриваются   специалистами  сектора  в
соответствии  с  их  служебными  обязанностями. Специалисты сектора
сверяют  указанные  в  письме  и на конверте фамилию, имя, отчество
автора,  адрес  (уточняя  его  при необходимости), затем заводят на
письмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку.
     2.3.  Учетно-регистрационная  карточка заполняется машинописно
(2  экземпляра),  все  отметки  делаются точно, не допуская двойных
толкований.

     В учетной карточке:

     -  указываются  фамилия  и  инициалы заявителя (в именительном
падеже),   адрес,   льготный   состав   (может   заполняться  после
рассмотрения  письма).  При  получении  коллективного  письма после
указания одной - трех фамилий делается запись "коллективное";
     -  указываются  дата  поступления  письма  в  администрацию  и
регистрационный  индекс обращения при проставлении регистрационного
штампа.  Индекс  письменного обращения состоит из индекса сектора и
порядкового   номера   обращения   (3/1,  3/2  и  т.  д.).  Индекс,
присвоенный    письменному   обращению,   проставляется   на   всех
документах переписки по данному вопросу;
     -   определяется  и  отмечается  вид  обращения:  предложение,
заявление,  жалоба.  Если  отмечается  "заявление",  то указывается
значение (просьба, поздравление и др.);
     -  если  поступило несколько писем одного и того же автора, то
в  учетно-регистрационной  карточке  фиксируется дата поступления и
регистрационный  индекс  предыдущего обращения заявителя по данному
вопросу;
     -  в  графе  "Организация,  переславшая письмо, дата и индекс"
указываются   название  организации,  рассмотревшей  и  переславшей
обращение   в  администрацию  города,  дата  поступления  письма  в
организацию и ее регистрационный номер;
     -  составляется  аннотация  на письмо. Она должна быть четкой,
краткой,  отражать  содержание  предложения,  заявления или жалобы.
При  этом  излагается  существо обращения, указываются все вопросы,
изложенные  заявителем,  проставляется  шифр  темы в соответствии с
утвержденным  классификатором  тем обращений. Количество шифров тем
на  карточке  должно соответствовать количеству затронутых в письме
вопросов.  Вопросы  и  соответствующие  им  шифры  располагаются  в
порядке убывания и значимости;
     -    указывается    фамилия   ответственного   исполнителя   -
должностного  лица,  курирующего  решение вопросов обращения (Главы
города,    заместителей   Главы   города,   руководителя   аппарата
администрации);
     -   в   виде  проекта  резолюции  фиксируются  предложения  по
исполнению  полученного  обращения  и  наименование  организации  -
исполнителя  или  ФИО  конкретного  должностного лица с соблюдением
юридических  требований  к  написанию  наименований государственных
органов,   учреждений   и   организаций,   в  которые  направляется
обращение;
     -   делаются   соответствующие  отметки,  свидетельствующие  о
направлении  письма  на  рассмотрение с контролем или без него. При
проставлении   отметки  о  контроле  указывается  дата  возвращения
письма в сектор по работе с обращениями граждан;
     -  после выполнения решения, принятого по обращению заявителя,
в  учетно-регистрационной  карточке указывается, когда, кем и какой
ответ дан заявителю.
     Один   экземпляр   карточки   помещается   в  алфавит,  второй
экземпляр  помещается в контрольную картотеку сектора; по окончании
работы с обращением карточка помешается в общую картотеку.
     2.4. Специалисты:
     - проверяют письма, поступившие из канцелярии, на повторность;
     - наносят регистрационный номер на учетную карточку;
     -   распечатывают   необходимые   документационные   формы   и
подбирают сопроводительные материалы;
     -   вносят  предложения  руководству  администрации  города  о
направлении   обращений  граждан  в  соответствующие  подразделения
администрации города, на предприятия, в организации и учреждения;
     -  составляют  справки  о  результатах  работы  по  конкретным
обращениям  заявителей.  В  справке  указывают следующие реквизиты:
регистрационный  номер  обращения, дату поступления в администрацию
города,   фамилию   и   инициалы   заявителя,   краткое  содержание
обращения,  результаты  рассмотрения  обращения  по всем затронутым
вопросам,   принятые  меры,  а  также  ссылки  на  метод  работы  с
обращением  (рассмотрение  с  выездом  на  место),  дата исполнения
поручений  по обращению, должность, фамилия и инициалы исполнителя,
характер   ответа,  данного  заявителю.  Ответ  может  быть  дан  в
письменной  или устной форме. При отклонении рассмотрения обращения
указываются  причины  отклонения.  При  работе с письмами граждан в
администрации    города    справка   о   результатах   рассмотрения
подписывается      руководителем     структурного     подразделения
администрации и визируется исполнителем;
     -  проводят  отбор  предложений,  заявлений и жалоб граждан по
территориям   и  отдельным  темам  для  подготовки  обзоров  почты,
аналитических справок и информации;
     -  проверяют правильность оформления документов и представляют
их   Главе   города   или   заместителям,   руководителю   аппарата
(должностному   лицу,  которое  при  поступлении  обращения  давало
поручение  по  исполнению). При наличии недостатков или нарушений в
работе   по  рассмотрению  обращений  граждан  заведующий  сектором
докладывает об этом руководству администрации города.
     2.5.   Окончательное   решение   по  результатам  рассмотрения
обращений   граждан  принимают  Глава  города,  заместители  Главы,
руководитель аппарата администрации.
     Письменные   контрольные  обращения  граждан,  поступившие  из
Администрации   Президента   РФ,   Правительства  РФ,  министерств,
ведомств  и  от депутатов, рассматриваются в отделах, управлениях и
комитетах  администрации должностными лицами, в компетенции которых
находится решение поставленных вопросов.

              3. Работа с отдельными видами обращений

     3.1.   Повторные   письма.   Повторными   письмами   считаются
предложения,  заявления  и  жалобы, поступившие от одного и того же
лица  по  одному  и тому же вопросу, если со времени подачи первого
обращения  истек  установленный законодательством срок рассмотрения
или заявитель не согласен с решением, принятым по обращению.
     При  поступлении  повторных  предложений,  заявлений  и  жалоб
граждан   им   присваивается   первичный   регистрационный   номер.
Осуществляется  подбор  документов,  имеющихся по письмам заявителя
по   аналогичному   вопросу.  При  необходимости  повторные  письма
ставятся на контроль.
     Письма  одного  и  того же автора по одному и тому же вопросу,
поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
     3.2.  Письма,  вернувшиеся в сектор писем и приема граждан как
ошибочно  направленные,  передаются  заведующему  сектором, который
изымает  подписанные  исполнителем сопроводительные письма и вносит
соответствующие  записи  в регистрационную карточку. Далее работа с
возвращенными  письмами  ведется  в установленном порядке. При этом
обращения  направляются  на  исполнение  с  тем  же регистрационным
номером и с датой нового направления.
     3.3.  Письма,  бессмысленные  по содержанию, если они не имеют
личных   просьб,   и   письма  некорректные  по  тону  направляются
ответственным  исполнителем  в  архив  отдела.  При этом в учетно -
регистрационной  карточке  в  графе  "Направлено"  и  на  обращении
ставится  отметка  "В  дело".  Аннотация  такого  письма в карточке
регистрации должна содержать обоснование принятого решения.
     3.4.  Анонимные  обращения.  Письменные  обращения  граждан, в
которых  фамилии  не указаны или написаны неразборчиво и которые не
содержат  данных  о  месте  жительства  заявителя  либо о месте его
работы  или  учебы,  признаются  анонимными.  В  учетной карточке в
графе   "ФИО"   делается   запись   "Анонимное",  в  графе  "Адрес"
указывается  город или район по почтовому штампу. В случае, когда в
обращении   имеется   неразборчивая   подпись  -  делается  пометка
"Подпись неразборчива".
     Содержание  таких  писем  аннотируется  аналогично  содержанию
обращений   других   видов.   Анонимные   обращения,  как  правило,
рассмотрению  не  подлежат. Если специалист принял иное решение, то
он должен представить его обоснование в аннотации.

   4. Сроки рассмотрения писем в секторе писем и приема граждан,
   уведомление авторов о направлении их обращений на исполнение

     4.1.  Обращения граждан должны рассматриваться в секторе писем
и  приема  граждан  администрации города и направляться должностным
лицам   и   в  организации,  компетентным  в  принятии  решения  по
обращению,  не позднее, чем в пятидневный срок со дня поступления в
сектор.  Исключения  могут  составлять только обращения, содержание
которых  требует  дополнительной  работы по внесению предложений, о
чем  дается соответствующее обоснование в регистрационной карточке.
При  необходимости специалисты сектора направляют ответ заявителю о
состоянии работы по обращению.
     4.2.  Предложения,  заявления  и жалобы граждан, поступающие в
администрацию  города,  рассматриваются  в  срок  не более тридцати
дней  со  дня  их  поступления.  Обращения  граждан,  не  требующие
дополнительной  проверки,  рассматриваются  в  срок  до  пятнадцати
дней.   При   необходимости  специальной  проверки  для  разрешения
заявления   или   жалобы,  получения  дополнительных  материалов  и
сведений,  проведения  мероприятий  по  рассмотрению  вопроса, срок
работы  с  обращением  может  быть  продлен  до  одного  месяца,  с
сообщением об этом заявителю.
     4.3.  Письма  военнослужащих  срочной службы и членов их семей
рассматриваются  не позднее семи дней со дня поступления. Продление
срока  их  рассмотрения производится в соответствии с установленным
порядком, но не более чем на пятнадцать дней.
     4.4.  Письма  граждан,  направляемые администрацией города для
рассмотрения  в  другие организации, подлежат возврату одновременно
с ответом о результатах их разрешения.
     4.5.  Все  авторы обращений должны извещаться в письменной или
устной  форме  о  том,  куда направлены для рассмотрения присланные
письма и телеграммы.
     Вместо  письменного  уведомления  во  всех  случаях, когда это
возможно  и  целесообразно,  автор  извещается  по  телефону или на
личном   приеме.  Об  уведомлениях,  переданных  авторам  писем  по
телефону  или  на  личном  приеме,  специалисты  делают  запись  на
оборотной стороне учетно-регистрационной карточки.
     4.6. Неуведомляются, как правило, авторы писем, если:
     -    по    содержанию   письмо   является   некорректным   или
бессмысленным;
     - письмо анонимное;
     - отсутствует полный адрес заявителя;
     -   извещение  уже  направлено  заявителю  (при  одновременном
получении  нескольких обращений одного и того же автора по одному и
тому же вопросу).

        5. Работа с обращениями, поставленными на контроль

     5.1.  Обращения  граждан,  в  которых  сообщается о конкретных
нарушениях  их  законных  прав  и  интересов,  а  также  обращения,
поступившие   из   вышестоящих   органов   исполнительной   власти,
требующие   возврата   и   предоставления   письменных  ответов  об
исполнении  обращения,  специалисты  сектора писем и приема граждан
ставят на контроль.
     На  контрольном  письме  и его учетно-регистрационной карточке
проставляется   гриф  "Контроль".  Учетно-регистрационная  карточка
помещается в контрольную картотеку на период решения вопроса.
     5.2.  Специалисты  сектора  писем  и  приема граждан следят за
выполнением  решений,  принятых  по  письмам  граждан,  докладывают
руководству  о  состоянии  дел и по поручению руководства принимают
меры к своевременному выполнению намеченных мероприятий.
     5.3.   Исполнитель   (работник  аппарата,  отдел,  управление,
комитет  администрации  города  и  т. д.) обязан курировать решение
вопроса  до срока окончательного ответа заявителю, установленного в
секторе   писем  и  приема  граждан,  с  уведомлением  специалистов
сектора о ходе выполнения поручения.
     5.4.  После  окончания  работы с обращениями, поставленными на
контроль,  ответ  об  исполнении  предложения, заявления или жалобы
передается  ответственному  лицу  (Главе города, заместителю Главы,
руководителю    аппарата),   курирующему   решение   вопроса,   для
ознакомления.  Должностное  лицо  анализирует  ответ на контрольное
письмо,  обращая  особое  внимание  на  качество  и полноту решения
поставленных  в  обращении  вопросах. На ответе ставится надпись "В
дело" и личная подпись ответственного лица.
     5.5.  Предложения,  заявления  и  жалобы  граждан,  на которые
даются  промежуточные  (не  окончательные)  ответы,  с  контроля не
снимаются.  Обращения  считаются разрешенными, если рассмотрены все
вопросы,  приняты  необходимые  меры  и  даны исчерпывающие ответы,
соответствующие законодательству.

     6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

     6.1.  Аналитическая  работа  в  секторе писем и приема граждан
ведется  под  руководством  заведующего  отдела  обеспечения работы
администрации города и руководителя аппарата.
     6.2.  Целью  проведения  анализа  обращений  граждан  является
изучение  общественного  мнения,  выявление  тенденций,  типичности
вопросов,  затрагиваемых гражданами в обращениях, выработка выводов
и  предложений,  направленных  на  устранение  причин,  порождающих
жалобы  или нарушения прав и интересов граждан, охраняемых законом,
а  также  повышение  эффективности  функционирования исполнительных
органов  власти, совершенствование работы с письменными обращениями
граждан и организации личного приема.
     6.3.  Специалисты  отдела  по  работе  с  обращениями  граждан
проводят    по    поручению   заведующего   отдела   ежеквартальный
количественный  учет, подготавливают полугодовые и годовые отчеты -
справки.

                7. Информационно-справочная работа

     Информационно-справочная  работа  в  секторе  писем  и  приема
граждан   организуется   с   использованием   картотеки:  картотека
заявителей   и   картотека,   сформированная  по  дате  поступления
обращений в сектор.
     Картотека  заявителей  состоит из алфавитных карточек, которые
заводятся  на  каждого  заявителя ежедневно. В алфавитных карточках
отмечаются  фамилия  и инициалы заявителя, место жительства, индекс
регистрации писем.
     Вторая   картотека  формируется  из  регистрационных  карточек
обращений  граждан,  расположенных в соответствии с классификатором
и последовательностью поступления в администрацию.
     Поступившие  в  сектор предложения, заявления и жалобы граждан
проверяются   на   предмет   повторности   обращения  по  картотеке
заявителей.   При   повторности   письма   по  картотеке  обращений
определяются реквизиты обращения и результаты его рассмотрения.

              8. Организация работы по приему граждан

     8.1.  Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется при
проведении  личного  приема  посетителей  в  секторе писем и приема
граждан администрации города.
     Прием  проводят  Глава  города, его заместители и руководитель
аппарата.  Кроме  того  к  проведению  приема  граждан привлекаются
руководители структурных подразделений администрации города.
     Прием   граждан   проводится   ежедневно   (кроме  выходных  и
праздничных дней) согласно графику, утвержденному Главой города.
     8.2.   Специалисты   сектора   писем   и  приема  граждан,  по
согласованию  с  руководством администрации, еженедельно составляют
график   приема  граждан  в  администрации  города.  График  приема
граждан    визируется   заведующим   отделом   обеспечения   работы
администрации города.
     8.3.  На  каждого  гражданина, обратившегося на личном приеме,
заводится   регистрационная   карточка,  устанавливается  кратность
письменного  и  устного обращения заявителя в администрацию города.
При  повторных  обращениях  делается  запрос  обо  всех имеющихся в
секторе  писем материалах по этому заявителю. Подобранные документы
передаются должностному лицу, ведущему личный прием.
     8.4.    При   проведении   приема   посетителей   Главой   или
заместителями  Главы  города  присутствуют референты руководителей,
ведущих прием.
     8.5.    После    проведения   приема   посетителей   референты
контролируют исполнение принятых на приеме решений.