Постановление Главы г. Иванова от 03.06.2002 № 475

 

                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ ГОРОДА ИВАНОВА

                        от 03.06.2002 г. N 475
                              г.Иваново

     О положении о порядке работы со служебной корреспонденцией в
                         администрации города


      В  целях  установления  правил  и  порядка  работы  со служебной
корреспонденцией, постановляю:
      1.   Утвердить   Положение   о   порядке   работы  со  служебной
корреспонденцией в администрации города (прилагается).
      2.  Контроль  за  исполнением настоящего постановления возложить
на  Батова  А.Ю.,  заместителя  Главы  города,  руководителя  аппарата
администрации города.


      Глава
      города Иванова            А.Грошев


-----------------------------------------------------------------------

                                                            Приложение
                                                       к постановлению
                                                  Главы города Иванова
                                                   от 03.06.2002 N 475

      Положение о порядке работы со служебной корреспонденцией в
                         администрации города


                          1. Общие положения

      1.1.   Настоящее   Положение   определяет   систему  организации
делопроизводства,  устанавливает правила и порядок работы со служебной
корреспонденцией  (далее  -  корреспонденция) в администрации города и
других исполнительных органах самоуправления города.
      1.2.    Документационное   обеспечение   администрации   города,
контроль  за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое
руководство   работой   со   служебной   корреспонденцией  и  обучение
работников  основам  делопроизводства  возлагается  на  управление  по
работе  с  населением  и  документационному  обеспечению администрации
города.
      1.3.    Правила    и    порядок   работы   с   корреспонденцией,
предусмотренные  настоящим Положением, обязательны для всех работников
администрации  города  и  других исполнительных органов самоуправления
города (далее - работники).
      Работники   несут  персональную  ответственность  за  выполнение
требований   настоящего   Положения,  сохранность  находящихся  у  них
служебных  документов, конфиденциальность изложенной информации. Об их
утрате немедленно докладывают руководителю подразделения.
      Перед  увольнением,  уходом в отпуск или отъездом в командировку
работник   обязан  по  указанию  руководителя  передать  неисполненную
корреспонденцию другому исполнителю.
      1.4.   Ответственность   за   организацию  работы  со  служебной
корреспонденцией   в  аппарате  администрации  города  возлагается  на
начальника  управления  по  работе  с  населением  и документационному
обеспечению  администрации  города,  а в других исполнительных органах
самоуправления города на их руководителей.
      Делопроизводство  в  администрации города осуществляется отделом
документационного   обеспечения   администрации   города,   в   других
исполнительных   органах   самоуправления  города  должностным  лицом,
определенным  руководителем.  Обязанности  и  права  такого  работника
определяются должностной инструкцией.

    2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

      2.1. Прием корреспонденции
      2.1.1.  Корреспонденция,  поступившая  на имя Главы города и его
заместителей,  принимается и регистрируется в отделе документационного
обеспечения  управления  по  работе  с  населением и документационному
обеспечению администрации города (далее - канцелярия).
      2.1.2.   При   вскрытии   конвертов   проверяется   правильность
адресования,  комплектность,  целостность  упаковки  корреспонденции и
приложений  к ней, сверяется соответствие их номеров учетным исходящим
номерам, указанным на письмах.
      На    корреспонденции    проставляются    порядковый   (входящий
регистрационный) номер и дата поступления.
      При  отсутствии  в конверте документов или части их, а также при
наличии  у них повреждений составляется акт в 3-х экземплярах, один из
которых  остается  в  канцелярии,  второй  приобщается  к  поступившей
корреспонденции,   третий   (вместе   с   сопроводительной   запиской)
направляется заявителю.
      Конверты  от  поступившей  корреспонденции не уничтожаются в тех
случаях,  когда  только  по  ним  можно установить адрес отправителя и
дату отправки документа.
      2.1.3.  Неправильно  адресованные, ошибочно вложенные документы,
а   также   документы,   чьи  номера  не  соответствуют  указанным  на
корреспонденции,    возвращаются    отправителю    с   соответствующим
сопроводительным письмом.
      2.2. Регистрация корреспонденции
      2.2.1.  Вся принятая корреспонденция подлежит регистрации в день
поступления. Не подлежат регистрации:
      пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
      благодарности и отзывы о деятельности администрации города;
      планы мероприятий;
      документы на иностранных языках без перевода;
      документы без подписей;
      бухгалтерские документы;
      статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;
      рекламные проспекты.
      2.2.2.  Корреспонденция,  поступившая  по  факсимильной  связи и
электронной   почтой,  регистрируется  в  порядке,  установленном  для
остальной корреспонденции.
      2.2.3.  На  первом  листе  каждого  регистрируемого  документа в
нижнем  углу проставляется регистрационный штамп с указанием входящего
номера и даты поступления корреспонденции.
      2.2.4.  Вся  зарегистрированная  в канцелярии корреспонденция (с
резолюциями)  направляется  на  исполнение и возвращается (с отметками
об исполнении) только через канцелярию.
      2.3. Порядок прохождения корреспонденции
      2.3.1.   Зарегистрированная   корреспонденция  передается  Главе
города  и  его заместителям, которые определяют порядок ее исполнения.
Указание   по   исполнению   дается   в   форме   резолюции,   которая
проставляется  на  учетно  -  контрольной  карточке,  где  указывается
исполнитель,  порядок  и  срок  исполнения.  Ставится личная подпись и
дата.  Корреспонденция,  поступившая  из  Ивановской  городской  Думы,
первоначально  направляется  на  рассмотрение  Главе  города  или и.о.
Главы города.
      2.3.2.  Корреспонденция  с  резолюцией возвращается в канцелярию
для  занесения резолюции в учетно - контрольную карточку и направления
документов исполнителям.
      Если   в   резолюции   указываются  несколько  исполнителей,  то
ответственным  за  его исполнение является тот, кто указан первым; ему
направляется    оригинал    документа,    подлежащий   по   исполнении
обязательному возврату в канцелярию, остальным направляются копии.
      2.3.3.    При    поступлении   контрольной   корреспонденции   в
исполнительные  органы  самоуправления  города работник, ответственный
за организацию контроля, обязан:
      зарегистрировать его или в компьютере, или на карточке;
      заносить   резолюцию   руководителя   в   учетно  -  контрольную
карточку;
      систематически контролировать ход исполнения корреспонденции;
      постоянно  владеть  информацией  о  ходе исполнения контрольного
документа  и докладывать руководителю о приближении срока исполнения и
принятии мер.
      Ответы  в  Правительство  Российской  Федерации, Законодательное
Собрание   области,   Администрацию   Ивановской  области,  Ивановскую
городскую  Думу  и  надзорные органы подписывает Глава города или и.о.
Главы    города.   Остальная   корреспонденция   может   подписываться
заместителями  Главы  города,  руководителем  аппарата, руководителями
исполнительных органов самоуправления города.
      Ответственность   за   содержание   ответа   и   последствия  от
юридически    неграмотно   оформленного   ответа   несут   лица,   его
завизировавшие и подписавшие.
      2.3.4.  Если корреспонденция направляется на исполнение в другую
организацию   по  принадлежности  постановленного  вопроса,  заявитель
ставится в известность в письменной или устной форме.
      2.3.5.  Корреспонденция  должна исполняться в сроки, указанные в
документах  или  резолюциях.  Если срок исполнения не указан, документ
исполняется в месячный срок со дня регистрации.
      Об исполнении корреспонденции по вопросам:
      - предоставление жилой площади;
      - аренда нежилых помещений;
      - отвод земельных участков;
      - передача объектов в муниципальную собственность,
      на  решение  которых  требуется длительное время, в обязательном
порядке   в   канцелярию   представляется   промежуточная  информация.
Промежуточные  сроки  исполнения  устанавливаются  также в том случае,
если задание носит сложный характер и имеет много исполнителей.
      2.3.6.   Резолюции,   имеющие  в  тексте  пометки:  "немедленно"
исполняются  в  течение  дня,  "срочно",  "прошу переговорить" - в 3-х
дневный срок, "оперативно" - в течение 10 дней.
      2.3.7.  Если  поручение  не может быть исполнено в установленные
сроки,  исполнитель  не  позднее  чем  за 2 - 3 дня до истечения срока
представляет  через  канцелярию на имя автора поручения мотивированную
просьбу о продлении срока и причинах отсрочки.
      При  длительном  сроке  исполнения  документа заявителя ставят в
известность о ходе рассмотрения.
      2.3.8.    Корреспонденция   и   поручения   по   ней   считаются
исполненными  тогда,  когда  заявителю  и  корреспонденту  дан  полный
аргументированный ответ на все поставленные вопросы.
      В   случаях,   когда  ответ  требует  юридического  обоснования,
ответственный  за  исполнение  согласовывает его с юридической службой
администрации    города    или    юристом    исполнительного    органа
самоуправления города.
      После  исполнения  документ  снимается с контроля руководителем,
который  давал  поручения  по  его  рассмотрению. Оригинал документа и
подлинники соответствующих документов передаются в канцелярию.
      Все  документы с момента заведения и до передачи в ведомственный
архив хранятся по месту формирования дела.

   3. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением
                           корреспонденции

      3.1.    Еженедельно    специалист    отдела    документационного
обеспечения  управления  по  работе  с  населением и документационному
обеспечению  докладывает  начальнику управления о результатах контроля
за  исполнением  документов  и направляет руководителям исполнительных
органов   самоуправления   города   перечень   неисполненной   в  срок
корреспонденции.
      3.2.   До   30   числа   каждого   месяца   специалистом  отдела
документационного  обеспечения  управления  по  работе  с населением и
документационному  обеспечению  администрации города готовится сводная
информация   о   работе   со   служебной   корреспонденцией,   которая
подписывается   начальником   управления  по  работе  с  населением  и
документационному   обеспечению   администрации  города,  направляется
Главе  города, его заместителям и руководителям исполнительных органов
самоуправления города.
      3.3.  Периодически специалисты управления по работе с населением
и  документационному  обеспечению  администрации  города  осуществляют
плановые  выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля за
исполнением  корреспонденции  в  исполнительных органах самоуправления
города.   Управление   по  работе  с  населением  и  документационного
обеспечения  проводит  семинары  -  совещания  по  вопросам  контроля,
исполнения, оформления корреспонденции.

     4. Ответственность за нарушение порядка работы со служебной
                           корреспонденцией

      Исполнители  корреспонденции  несут  ответственность за полное и
своевременное  ее  рассмотрение  согласно  статьи 52 Закона Ивановской
области "О муниципальной службе Ивановской области".
      Примечание.  Под  исполнительными органами самоуправления города
следует   понимать   структурные  подразделения  администрации  города
Иванова.