Распоряжение администрации Воронежской области от 31.01.2002 № 147-р

                   



                 Администрация Воронежской области
                       
                           РАСПОРЯЖЕНИЕ


    от 31.01.2002  N 147-p


  О мерах по обеспечению сохранности архивного фонда Воронежской
                              области


    Реализация  подпрограммы  "Архивы  России"  федеральной целевой 
программы "Культура России (2001-2005 годы)" требует активизировать 
работу  по  обеспечению  сохранности  архивного  фонда  Воронежской  
области,  в  том  числе  документов  районных (городских) архивов и 
межведомственного  архива администрации г. Воронежа. В соответствии 
с   решением   Зонального   научно-методического   совета  архивных  
учреждений  ЦЧО  "О  проведении  смотра-конкурса на лучший районный 
(городской) архив (архивный отдел) Центрального Черноземья"
    1.   Провести   областной   смотр-конкурс  на  лучший  районный  
(городской)  архив  (архивный  отдел)  с  15 февраля 2002 года по 1 
декабря  2002  года  (Условия  смотра-конкурса  прилагаются).   
    2. Считать основными задачами смотра:
    2.1.  Всестороннее  изучение фактического состояния сохранности 
документов   в   районных  (городских)  архивах  (архивных  отделах  
администраций районов).
    2.2. Разработку планов улучшения условий хранения документов.
    2.3.  Осуществление  мероприятий  по улучшению условий хранения 
документов.
    2.4.   Создание   оптимальных  условий  хранения  документов  в  
соответствии с установленными нормативными требованиями.
    2.5.  Улучшение  обеспечения  органов  государственной власти и 
местного  самоуправления,  учреждений,  организаций  и  предприятий  
ретроспективной информацией, а также удовлетворение законных прав и 
интересов граждан.
    3.   Образовать   областную   комиссию   по  проведению  смотра  
сохранности документов в составе:
    председатель комиссии
    Донских И.П. - управляющий делами администрации области
    Заместитель председателя:
    Попов А.Н. - начальник отдела по организации делопроизводства и 
работы с обращениями граждан;
    Росляков   И.Г.  -  начальник  архивного  отдела  администрации  
области
    Члены комиссии:
    Генега  М.Ф.  -  руководитель аппарата администрации Аннинского 
района;
    Евдокимова  В.Е.  -  главный  специалист  отделения пенсионного 
фонда РФ по Воронежской области;
    Мартынова Н.П. - директор облгосархива;
    Плисов Ю.В. - директор Центра документации Воронежской области;
    Самсонкина   В.Д.   -   заместитель  начальника  отдела  кадров  
областной администрации;
    Сидельникова  Е.Н.  -  начальник архивного отдела администрации 
Хохольского района;
    Унанова  С.И.  -  специалист  общего  отдела  управления делами 
администрации города Воронежа.
    Секретарь комиссии:
    Боева  В.Д. - главный специалист архивного отдела администрации 
Воронежской области.
    4.     Рекомендовать     администрациям    (органам    местного    
самоуправления) районов (городов) области:
    4.1.  Обеспечить проведение смотра во всех районных (городских) 
архивах (архивных отделах администраций районов).
    4.2.  Представить  промежуточную  информацию  о  ходе  смотра в 
архивный отдел к 1 июля 2002 года.
    4.3. Обсудить итоги смотра на заседаниях коллегий администраций 
районов   (городов),   представить   информацию  в  архивный  отдел  
администрации области до 1 декабря 2002 года.
    5.   Областной   комиссии  подвести  итоги  смотра  сохранности  
архивных документов и доложить областной администрации.
    6.  Главному  финансово-экономическому  управлению  Воронежской  
области   (Сафонова   Н.Г.)   выделить   в   2002   году  из  фонда  
непредвиденных  расходов  области  40  тысяч рублей для образования 
призового фонда смотра-конкурса.
    7.  Контроль  за  выполнением данного распоряжения возложить на 
заместителя  главы  администрации  области  - руководителя аппарата 
администрации области Кобяшева В.Г.

     

Исполняющий обязанности
главы администрации области                          С. Наумов


                                      
Приложение
к распоряжению 
администрации области 
от 31.01.2002  N 147-p


                              УСЛОВИЯ
  областного смотра-конкурса на лучший районный (городской) архив
                         (архивный отдел)

    Конкурс  на  лучший районный (городской) архив (архивный отдел) 
области  проводится  с  целью улучшения работы районных (городских) 
архивов   по   совершенствованию  делопроизводства  в  учреждениях,  
организациях,  предприятиях; организации режима хранения документов 
Архивного фонда, их учета и всестороннего использования; укрепления 
материально-технической  базы архивов и повышения профессионального 
уровня их работников.

                          Общие положения

    Конкурс организуется архивным отделом администрации области.
    В  конкурсе  принимают  участие все районные (городские) архивы 
(архивные отделы) Воронежской области.
    Общее  руководство  проведением  смотра-конкурса осуществляется 
областной смотровой комиссией.
    Для   руководства   и   проведения   смотра-конкурса   районных   
(городских)  архивов  (архивных  отделов)  в администрациях районов 
(городов)  области  создаются  местные  смотровые комиссии. Задачей 
комиссий  является  организация  работы  по  проверке  всех  сторон  
деятельности архива.
    Основные  учитываемые  показатели  работы  районных (городских) 
архивов (архивных отделов):

                   1. Организация работы архива.

    1.1.  Внедрение  в  практику  работы  положений  или законов об 
Архивном  фонде  области и архивах; Правил работы государственных и 
городских   архивов,  указаний  Росархива,  администрации  области,  
органов  местного самоуправления и органа управления архивным делом 
области.
    1.2.  Наличие  и  выполнение  положения  о районном (городском) 
архиве,  должностных  инструкций  его  работников, номенклатуры дел 
районного (городского) архива.
    1.3.   Наличие   планово-отчетной   документации,  качество  ее  
составления   и   оформления;   соблюдение   графика   согласования   
номенклатур  дел, приема дел в архив. Выполнение плановых заданий и 
основных  мероприятий  развития  архивного  дела в районе (городе). 
    1.4.  Деловые  контакты  с  районной (городской) администрацией 
(участие  в  подготовке  проектов  постановлений  и распоряжений по 
вопросам  архивной  службы,  отчеты начальника архива на аппаратных 
совещаниях и т.п.).
    1.5. Наличие соответствующей вывески архива, режима его работы, 
методического  уголка  в рабочем помещении. Благоустройство рабочих 
кабинетов  и  прилегающих  территорий  к  зданию  архива.   

          2. Обеспечение сохранности документов в архиве.

    2.1.    Соответствие   помещений   архивохранилищ   нормативным   
требованиям;  наличие  рабочей  комнаты;  загруженность  хранилищ в 
процентах  (при  загруженности  более  95% - меры по увеличению его 
вместимости и предоставлении дополнительных помещений).
    2.2.   Наличие   и  состояние  сигнализации  (охранно-пожарной,  
пожарной),  распашных  металлических  решеток  на  окнах  1  этажа;  
металлических     стеллажей;    дверей,    обитых    металлом    по    
соответствующему  огнестойкому  материалу; отключающих рубильников; 
скрытой  электропроводки;  светильников закрытого исполнения; плана 
эвакуации   документов  и  запасного  выхода  на  случай  стихийных  
бедствий; таблички "При пожаре звонить 01".
    2.3.    Соблюдение   температурно-влажностного,   светового   и   
санитарно-гигиенического    режимов    (наличие   приточно-вытяжной   
вентиляции,      термометров,      психрометров,      гигрометров),      
топографических  постеллажных  указателей, периодичность проведения 
санитарных  дней  и  обеспыливания  документов.       
    2.4.   Наличие  вспомогательного  оборудования  (шкафы,  сейфы,  
картотечные шкафы, пишущие машинки, компьютеры).
    2.5.  Физическое  состояние  документов,  их  картонирование  и  
размещение.
    2.6.  Порядок опечатывания хранилищ и ограничения доступа в них 
посторонних лиц.
    2.7.   Проверка   наличия  и  состояния  дел,  выверка  учетных  
документов  и оформление ее результатов, розыск необнаруженных дел, 
полнота  и  своевременность  внесения  изменений в описи и карточки 
фондов.

        3. Государственный учет документов Архивного фонда.

    3.1.  Организация  учета  документов  архива  в  соответствии с 
Регламентом   государственного  учета  документов  Архивного  фонда  
Российской Федерации.
    3.2. Наличие основных учетных документов (паспорт архива; книга 
учета  поступлений;  список и карточки фондов; 3 экземпляра описей, 
их  состояние; наличие итоговых и сводных записей к описям и фонду; 
качество их составления, дела фондов).
    3.3.  Своевременность  внесения  изменений в учетные документы, 
состояние "Сведений об изменениях в составе и объеме фондов".

                 4. Формирование Архивного фонда.

    4.1.  Наличие, ведение и внесение изменений в списки учреждений 
источников комплектования архива, владельцев документов.
    4.2.  Комплектование  архива в полном комплексе управленческими 
документами, документами по личному составу, личного происхождения, 
фотодокументами.
    4.3.   Наличие  и  соблюдение  графика  приема  документов  (по  
1995-1996  гг.). Качество их обработки (по 1997-1998 гг.) и полнота 
состава документов, принятых на государственного хранение.
    4.4. Наличие и соблюдение графика утверждения описей ЭПК органа 
управления  архивным  делом.  Качество  описей,  представляемых  на  
рассмотрение ЭПК, устранение ошибок.
    4.5. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями.

5. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами
     и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

    5.1.   Наличие   графика   и   периодичность   проверок  работы  
ведомственных архивов; качество проводимых проверок и оформление их 
результатов, информирование руководителей учреждений.
    5.2.  Наличие  и внедрение нормативно-методических документов в 
ведомствах    (количество    и    процент    учреждений,    имеющих    
распорядительные  документы о создании ЭК и лицах, ответственных за 
делопроизводство  и  архив;  положения  о ведомственном архиве и ЭК 
учреждения;   инструкции   по  делопроизводству;  номенклатуры  дел  
(качество  их составления); ГОСТа Р6.30-97 "Унифицированная система 
ОРД. Требования к оформлению документов".
    5.3. Соблюдение сроков согласования с архивом номенклатур дел и 
научно-технической обработки документов.
    5.4.  Периодичность  проведения семинаров с председателями ЭК и 
лицами,  ответственными  за делопроизводство и архив в учреждениях. 
    5.5.  Сохранность  документов  в  ведомствах.  Количество  дел,  
хранящихся  сверх  установленного  срока,  факты утраты документов, 
принятие  мер  к  их  розыску.  
    5.6.  Контроль  за  сохранностью и передачей на государственное 
хранение  документов  ликвидируемых  и  реорганизуемых организаций. 
    5.7.   Паспортизация  ведомственных  архивов;  периодичность  и  
качество  заполнения  и  оформления  паспортов.       
    5.8.  Наличие  и  качество  ведения наблюдательных дел. 

         6. Система научно-справочного аппарата в архиве.

    6.1. Состояние научно-справочного аппарата.
    6.2.  Наличие  комплекта  научно-справочного  аппарата  (описи,  
исторические справки, картотеки).
    6.3. Критерии усовершенствования и переработки описей, качество 
их переработки.
    6.4. Использование компьютерной техники.

             7. Организация использования документов.

    7.1.   Осуществление   архивом   основных   форм  использования  
документов:
    7.1.1.   Исполнение   запросов  социально-правового  характера.  
Правильность  оформления  справок,  регистрации  заявлений, ведение 
журнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения в соответствии 
с "Методическими рекомендациями по организации работы райгорархивов 
документов по личному составу". М., 1995.
    7.1.2. Исполнение тематических запросов.
    7.1.3.      Инициативное     информирование     (информирование     
заинтересованных  учреждений  о  документах,  хранящихся в архиве). 
    7.2. Подготовка статей, радиотелепередач, подборок документов и 
выставок, их тематика.
    7.3.  Организация  встреч, бесед, лекций, школьных уроков, дней 
открытых дверей.
    7.4. Выдача дел во временное пользование.
    7.5.  Работа  с  исследователями. Темы исследований, соблюдение 
правил  работы  исследователей  и  выдачи  дел.      

                             8. Кадры.

    8.1.   Повышение   профессионального   уровня   руководителя  и  
специалистов   архива,  их  участие  в  общественной  жизни  района  
(города);  обеспечение  защиты  тайны частной жизни отдельного лица 
или деятельности организации.
    8.2. Районный (городской) архив, как школа передового опыта.

                Порядок подведения итогов конкурса.

    По  результатам  проверки местные смотровые комиссии составляют 
информации  о  состоянии  работы архивов и представляют в областную 
смотровую комиссию. Срок представления информации о ходе смотра - к 
1  июля  2002  г.,  итоговой  информации  -  к 1 декабря 2002 года. 
    Итоги   конкурса   подводятся  областной  комиссией  на  основе  
информаций   местных  смотровых  комиссий.  При  подведении  итогов  
смотра-конкурса    архивам,    признанным    победителями   смотра,   
присваиваются  звания "Лучший районный архив Воронежской области" и 
"Лучший   городской  архив  Воронежской  области"  с  вручением  им  
дипломов  и  денежной  премии.  Трем  архивам,  добившимся  высоких  
показателей   по  отдельным  направлениям  деятельности,  областная  
смотровая  комиссия  выносит  решение  о награждении их грамотами и 
ценными  подарками.  Лучший районный архив и лучший городской архив 
Воронежской области будут представлять область в смотре-конкурсе на 
лучший  районный  (городской)  архив  (архивный отдел) Центрального 
Черноземья.