Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 26.12.2017 № 1355-р

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

26.12.2017                                                                                №  1355-р

Об утверждении программы подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018тм в городе Нижнем Новгороде

На основании статей 43, 52.1 Устава города Нижнего Новгорода:

1. Утвердить программу подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018^тм в городе Нижнем Новгороде.

2. Департаменту общественных отношений и информации администрации города Нижнего Новгорода (Амбарцумян Р.М.) обеспечить опубликование настоящего распоряжения в официальном печатном средстве массовой информации администрации города Нижнего Новгорода – газете «День города. Нижний Новгород».

3. Департаменту правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода (Киселева С.Б.) обеспечить размещение распоряжения на официальном сайте администрации города Нижнего Новгорода в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Казачкову Н.В.

Исполняющий обязанности главы администрации города

Н.В.Казачкова

Н.Е.Суханова

419 39 99

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением администрации

города

от 26.12.2017  № 1355-р

Программа

подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018^тм

в городе Нижнем Новгороде

(далее – Программа)

1. Общие положения

Настоящая Программа разработана на основании Федеральных законов от 07.06.2013 № 108-ФЗ «О подготовке и проведении в Российской Федерации чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, Кубка конфедераций FIFA 2017 года и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», от 04.12.2007 № 329-ФЗ «О физической культуре и спорте в Российской Федерации», постановления Правительства Российской Федерации от 20.06.2013 № 518 «О Программе подготовки к проведению в 2018 году в Российской Федерации чемпионата мира по футболу», распоряжения Правительства Российской Федерации от 29.07.2013 № 1333-р «Об утверждении Плана мероприятий по реализации Федерального закона «О подготовке и проведении в Российской Федерации чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, Кубка конфедераций FIFA 2017 года и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», постановления Правительства Нижегородской области от 19.11.2013 года № 859 «Об утверждении Программы подготовки к проведению в 2018 году чемпионата мира по футболу», соглашения города-организатора с автономной некоммерческой организацией «Организационный комитет «Россия-2018» относительно организации и проведения Чемпионата в городе Нижнем Новгороде.

Настоящая Программа является основой для нормотворческих актов, разработки программ и проектов, направленных на развитие спортивного добровольческого движения и подготовку городских волонтеров для работы на время проведения Чемпионата Мира по футболу FIFA-2018 в городе-организаторе Нижнем Новгороде.

Чемпионат Мира по Футболу FIFA 2018^ТМ (далее – Чемпионат) по праву является одним из крупнейших организационных событий в мире и требует значительного сосредоточения комплекса кадровых, управленческих, технических, информационных и материальных ресурсов. Ключевым фактором успешной организации и проведения Чемпионата является высокоэффективная, квалифицированная и слаженная работа волонтеров, подготовленных автономной некоммерческой организации «Организационный комитет «Россия-2018», и городских волонтеров за счет единых подходов к организации работы и подготовке волонтеров во всех 11 городах-организаторах. Для этого необходимо провести большую предварительную работу в части привлечения, качественного отбора и обучения городских волонтеров. Очень важным моментом является определение и внедрение эффективной системы управления волонтерами в период проведения Чемпионата.

Городские волонтеры – это неотъемлемая часть персонала Чемпионата, выполняющие работы по подготовке города к приёму гостей, мотивации населения на активную поддержку Чемпионата, проведению мероприятий логистического, просветительского, культурного и социального характера. Привлечение волонтеров позволяет вовлечь широкие слои населения страны в процесс подготовки и проведения Чемпионата. В Нижнем Новгороде на мероприятия в рамках проведения и подготовки Чемпионата планируется привлечь не менее 1500 городских волонтеров разного профиля. Для разработки и реализации Программы также были приглашены эксперты, задействованные в подготовке волонтеров на Чемпионате мира в Бразилии, Олимпиадах в РФ и в Великобритании, Универсиаде – 2013.

В настоящей Программе используются следующие термины и определения:

«FIFA(ФИФА)» – Международная федерация футбола;

«ЛОК» – Автономная некоммерческая организация «Организационный комитет «Россия –2018»;

«Чемпионат» - Чемпионат мира по футболу FIFA2018 в России™;

«Принимающий город», «Город-организатор Нижний Новгород» – администрация города Нижнего Новгорода;

«Дирекция» – ГАУ НО «Дирекция по проведению спортивных и зрелищных мероприятий»;

«Волонтер (доброволец)» – физическое лицо, осуществляющее благотворительную деятельность в форме безвозмездного выполнения работ, оказания услуг (добровольческой деятельности);

«Центр подготовки городских волонтеров» – структурное подразделение МАУ «Управление по туризму Нижнего Новгорода» для подготовки городских волонтеров Чемпионата мира по футболу FIFA2018™ в принимающем городе;

«Городской волонтер» – граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, заключившие с МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода» гражданско-правовые договоры об участии в Чемпионате Мира по Футболу FIFA2018в России™ путем применения своего опыта, знаний, умений без предоставления указанным гражданам и лицам денежного вознаграждения за осуществляемую ими деятельность, за исключением возмещения расходов, понесенных при исполнении гражданско-правовых договоров;

«Период Соревнований» – период времени, начинающийся за 10 (десять) дней до начала первого Матча соответствующего Соревнования и заканчивающийся через 5 (пять) дней после последнего Матча соответствующего Соревнования.

Волонтеры АНО «Организационный комитет «Россия-2018» - граждане Российской Федерации, иностранные граждане в возрасте от 18 до 80 лет, обладающие необходимыми компетенциями, прошедшие все отборочные процедуры, обучение, проверку службы безопасности, заключившие соглашение о работе волонтером, занятые в организации и проведении Чемпионата, работающие с такими клиентскими группами, как команды, VIP, телерадиовещатели, СМИ, представители АНО «Организационный комитет «Россия-2018» и FIFA и т.д.

Волонтеры «серебряного возраста» - волонтеры (добровольцы) в возрасте старше 55 лет.

Супервайзер – менеджер команд городских волонтеров по функциональным направлениям.

Тим-лидеры - волонтеры, выступающие руководителями групп (команд) волонтеров при осуществлении волонтерской (добровольческой) деятельности.

Спикер - оратор, человек, озвучивающий официальную позицию по Программе подготовки городских волонтеров.

2. Цели и задачи Программы

Миссия, цели и задачи Программы должны вытекать из стратегических императив и поддерживающих их стратегий Чемпионата. Ключевым фактором здесь является видение Чемпионата, которое отвечает на вопрос: «Зачем мы проводим Чемпионат?», а именно:

1. Провести незабываемый праздник для всего футбольного сообщества «от всей души».

2. Открыть позитивный образ современной России и улучшить наше отношение друг к другу через реальные достижения и взаимосвязь культур.

3. Использовать вдохновляющую силу футбола для популяризации здорового образа жизни.

4. Реализовать и расширить потенциал регионов через создание устойчивого наследия на уровне мировых стандартов.

Четыре императивы, отраженные в миссии Чемпионата, являются «сквозными» темами при разработке таких этапов, как привлечение, отбор, мотивация и обучение волонтеров. Городские волонтеры являются своеобразной визитной карточкой мероприятий Чемпионата. Своим радушием и гостеприимством, самоотдачей и слаженной работой они формируют положительный имидж города и, во многом, определяют успех спортивного события. Городская волонтерская программа всегда была неотъемлемой частью организации и проведения крупных спортивных мероприятий и обеспечивала создание атмосферы гостеприимства и комфорта для гостей города.

Миссия Программы - формирование профессиональной команды городских волонтеров, обеспечивающих как высокий интерес и уровень вовлеченности населения города в работу Чемпионата, так и комфортное и продуктивное пребывание на территории города гостей Чемпионата.

Цели Программы:

1. Привлечение и качественное сопровождение необходимого количества городских волонтеров.

2. Эффективная работа городских волонтеров на Чемпионате и его предварительных мероприятиях.

3. Создание атмосферы праздника, дружелюбия, терпимости и уважения, истинного гостеприимства.

4. Развитие культуры волонтерства в городе Нижнем Новгороде, сохранение созданной инфраструктуры, как важного элемента наследия Чемпионата.

С учетом мирового и российского опыта проведения масштабных спортивных мероприятий Программа в городе Нижнем Новгороде опирается на следующую пирамиду потребностей:

Важность каждого из «составляющих успеха» проведения волонтерской программы отражается иерархически: первостепенной и главной задачей проведения Чемпионата и работы со зрителями является обеспечение безопасности. Немаловажной частью организации является обеспечение комфортного пребывания туристов, болельщиков (в т.ч. и иностранных) на территории Нижнего Новгорода. Наивысшей целью работы волонтеров в городе является создание атмосферы праздника, дружелюбия и гостеприимства.

Еще одним важным аспектом, вытекающим из миссии и целей Программы, является компетенция (качество), требуемая от городских волонтеров, участвующих в подготовке и проведении Чемпионата, которая включает в себя:

1. Осознанность и исполнительность.

2. Лидерство и высокую активность.

3. Коммуникабельность.

4. Умение работать в команде.

5. Хорошее знание города, его истории и возможностей.

6. Хорошее знание истории Чемпионата, базовые знания о командах-участниках.

7. Стрессоустойчивость и самообладание.

8. Готовность и умение учиться.

9. Знание английского языка (желательно, на некоторых позициях – обяза-тельно).

10. Способность работать в напряжённом режиме, оперативно реагировать на смену рабочих условий.

11. Мультизадачность.

3. Этапы реализации Программы

№ п/п	Наименования этапа	Сроки реализации	Пояснение
1	Этап технической подготовки	Сентябрь-октябрь 2016 года	1. Создание Волонтерского центра по адресу: город Нижний Новгород, ул. Рождественская, 39 на базе МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода». 2. Укомплектование штатных единиц. 3. Создание и запуск раздела на сайте МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода», обеспечивающего IT-сопровождение процесса набора городских волонтеров.
2	Этап подготовки, адаптации и реализации методических программ	Декабрь 2016 - июль 2018 года	1. Разработка (адаптация) методических материалов для процессов набора, отбора, обучения волонтеров и их менеджмента: тест на наличие компетенции, тест на знание английского языка для кандидатов в городские волонтеры; профили городских волонтеров с учетом функциональных направлений деятельности; методика проведения интервью с кандидатами в волонтеры, карты интервьюера, включая функциональную часть интервью; программа проведения тренинга для интервьюеров волонтерского центра; программы вводного тренинга, тренинга на наличие компетенций, функциональных тренингов по направлениям; программа проведения тренинга для тренеров обучающих мероприятий для городских волонтеров; программа проведения тренинга для супервайзеров функциональных направлений, осуществляющих управление волонтерами в период проведения мероприятий Чемпионата; проект соглашения с городским волонтером; кодекс городского волонтера города Нижнего Новгорода. 2. Создание и реализация плана по информационно-просветительской и коммуникационной кампании. Реализация Программы подготовки городских волонтеров потребует качественной, продуманной и масштабной коммуникационной кампании с привлечением первых лиц администрации города. Информационная и коммуникационная кампания осуществляется по двум направлениям: через средства массовой информации, включая теле-, радиокомпании, наружную рекламу, интернет-ресурсы и социальные сети, путем презентаций, переговоров, просветительских мероприятий. 3. Разработка и реализация мотивационной программы для городских волонтеров города Нижнего Новгорода. Основой мотивационной программы для городских волонтеров станет системная программа вовлечения и признания, реализуемая в период подготовки к мероприятиям Чемпионата. Командообразующие мероприятия, общегородские сборы позволят сформировать у волонтеров чувство причастности и коллективной ответственности за выполняемые задачи. Значимый акцент будет сделан на мотивы общественного признания и чувства социальной значимости: заслуги городских волонтеров будут отмечаться на уровне администрации города и Правительства Нижегородской области. В период подготовки и проведения Чемпионата будут реализовываться мотивационные проекты. В период проведения Чемпионата для мотивации волонтеров будут проводиться активности, включая стартовое и финальное мероприятие проекта, празднования дней рождения, вручение памятных подарков. Лучшие городские волонтеры будут награждены билетами на игры Чемпионата, приобретенные городом в соответствии с соглашением принимающего города. По окончании мероприятий Чемпионата департаментом культуры администрации города Нижнего Новгорода будет организован прием для городских волонтеров с вручением благодарственных писем и памятных сувениров.
3	Этап рекрутинга волонтеров	Октябрь 2016 - декабрь 2017 года	Город Нижний Новгород планирует отобрать и подготовить 1517 городских волонтеров. Плановое число поданных от кандидатов заявок - не менее 3000. Рекрутинг волонтеров проходит в рамках коммуникационной компании, путем проведения презентаций волонтерской программы в различных учебных заведениях города, на массовых мероприятиях, перед широкой аудиторией.
4	Этап отбора волонтеров	Август 2017 года – март 2018 года	Каждый кандидат в городские волонтеры последовательно проходит следующие отборочные процедуры: заполнение анкеты на сайте nn-grad.ru в разделе «Городской волонтер», очное организационное собрание, очное интервью. При заполнении анкеты кандидат в городские волонтеры выбирает предпочитаемые функциональные направления, по которым хотел бы работать. По результатам отборочных процедур принимается решение о соответствии кандидата профилю волонтера определенного функционального направления. В случае соответствия кандидат рекомендуется для дальнейшего прохождения обучения, в случае несоответствия анкета кандидата перемещается в резервную базу для дальнейшей отработки Волонтерским центром по другим функциональным направлениям. Предполагается, что состав волонтеров будет сформирован в следующем соотношении: женщины - 60 процентов, мужчины - 40 процентов. Дополнительная проверка органами безопасности.
5	Этап практики волонтеров	Апрель 2017 – май 2018 года	Привлечение зарегистрировавшихся кандидатов в волонтеры для участия в различных культурных, спортивных и массовых городских мероприятиях, для проверки компетенции, организации командной работы, обучения в действии.
6	Этап обучения волонтеров	Февраль 2018 – март 2018	Обучение планируется проводить совместно с волонтерами АНО «Оргкомитет Россия 2018»
7	Этап проведения Чемпионата	Июнь 2018 - июль 2018 года	Предполагается организация работы волонтеров в течении всех 32 дней чемпионата, с максимальной мобилизацией в 6 пиковых дней  (матчи в Нижнем Новгороде).
8	Этап подведения итогов	Июль – Август 2018 года	По итогам работы на мероприятиях Чемпионата городские волонтеры получат памятные подарки (сувенирная продукция) и благодарственные письма. Для городских волонтеров будет организован торжественный прием. Наследием Программы станет Волонтерский центр, специализированный сайт (раздел), функционирующий в режиме электронной волонтерской биржи, а также наработанный человеческий капитал и полученный волонтерами опыт организации международных спортивных мероприятий.

4. Организация работы волонтеров

Организовать работу планируется по 6 функциональным направлениям:

1. Фестиваль болельщиков FIFA.

2. Медицина.

3. Информационно-туристическая служба.

4. Навигация.

5. Транспорт.

6. Управление волонтерами.

Подфункции функции «Фестиваль болельщиков FIFA»:

1.1. Сервисы для зрителей.

1.2. Аккредитация.

1.3. Культура и церемония.

1.4. Управление объектом.

1.5. Обеспечение работы СМИ.

1.6. Телерадиовещатели.

1.7. Гостеприимство.

1.8. Кейтеринг.

1.9. Медицинское обслуживание.

1.10. Транспорт.

Количественное распределение по функциям выглядит следующим образом (в процентах от максимального числа волонтеров в одну смену):

Каждая функция включает в себя несколько волонтерских позиций. Работу волонтеров планируется построить по 12 различным графикам смен согласно приложению к настоящей Программме. Работа по каждой из позиций будет включать от 1 до 4 смен.

Атрибуты позиции включают в себя:

С учетом количества смен и резерва, график мобилизации волонтеров на время Чемпионата можно визуализировать следующим образом:

Сервисы для волонтеров, ранги, мотивация.

Комплект волонтерской формы. Состав комплекта: футболка, рубашка-поло, ветровка, шорты-штаны (трансформеры), кепка, рюкзак.

Горячее питание. Планируется организовать на территории школ, находящихся в зоне последней мили и прилегающей к фан-фесту территории, а также с помощью доставки курьерами до удаленых позиций.

Бесплатный проезд по городу в течение дней проведения Чемпионата, путем предоставления единого проездного билета на все виды муниципального транспорта;

Страхование жизни и здоровья (уточняется).

Сувенирная продукция с символикой Чемпионата по итогам проведения соревнований.

Развоз до дома после поздних (ночных) смен.

Бесплатная мобильная связь внутри сети на время Чемпионата.

Механизмы мотивации волонтеров:

командный интерес, высокая вовлеченность в процесс;

соглашение с учебным заведением-партнером, местом учебы волонтера;

персональный договор с каждым волонтером;

комплект формы в подарок, по итогам чемпионата и выполнения условий договора между волонтером и городом-организатором;

особо ценные сувениры и награды в зависимости от проявленного усердия в работе;

благодарность первых лиц города.

Иерархия:

В целях мотивации, повышения статуса и ясности рангового различия различных должностей, планируется изготовление специальных знаков отличия, прикрепляемых к одежде, а также знаков цветового различия (браслеты, значки) в зависимости от функции, на которой работает волонтер.

Разные должности предусматривают разные условия сотрудничества с волонтерским центром, а также различный доступ на объекты.

Материальное снабжение.

В зависимости от количества утвержденных городских волонтеров, будет определено точное количество необходимого материального обеспечения.

В список обязательного материального обеспечения должны входить сервисы для волонтеров, указанные ранее.

Также для работы необходимо закупить следующее оборудование: рации, сувенирная атрибутика с символикой Чемпионата, оборудование для анимации, карты города, справочники, разговорники, высокие стулья для волонтеров-маршалов, инфостойки для вокзалов и улиц и т.п., а также оборудование для штабов на территории «последней мили» и «фестиваля болельщиков FIFA».

5. Риски при реализации Программы

Риски, с которыми приходится сталкиваться во время проведения масштабных спортивных событий, разделяются, по опыту, на организационные и социально-культурные. При этом, опыт футбольных мероприятий и иных спортивных событий показывает очень близкий характер и одинаковость ситуаций, которыми приходится управлять при подготовке и во время проведения мероприятия.

Один из главных рисков, который отмечается по итогам проведения футбольных мероприятий, является отсутствие качественной передачи материалов о волонтерской программе от мероприятия к мероприятию и отсутствие «базы знаний». Обмен знаниями проходит в форме формального де-брифинга.

Недостаточное понимание важности волонтерской программы в организации может привести к недофинансированию и недостаточному количеству персонала и сервисов, работающих с городскими волонтерами, что может отразиться на выполнении волонтерской программы в целом.  Программа особенно подвержена данному риску, поскольку традиционно сложилась ситуация, когда волонтеры АНО «Организационный комитет «Россия-2018» считаются более «статусными», а организация работы с городскими волонтерами организуется по остаточному принципу.

Усиливает вышеперечисленные риски отсутствие или поздний запуск коммуникационной кампании, разъясняющей важность волонтерской программы, адаптированной к специфике города.

Поддержание мотивации городских волонтеров от момента отбора до начала мероприятия является одной из важнейших задач, стоящих перед исполнителем программы по подготовке городских волонтеров. Как правило, с течением времени волонтеры, не вовлеченные в подготовку и проведение мероприятий Чемпионата и иные волонтерские активности, теряют интерес к участию в Чемпионате и возникает риск отказа части волонтеров от работы на Чемпионате.

Еще одной из сложностей является параллельный набор оплачиваемого персонала стадиона (стюардов) в количестве более 1000 человек, и недостаточное знание волонтерами английского языка, национальных особенностей гостей Чемпионата, удаленность некоторых волонтерских позиций от места основной активности и длительная продолжительность смен.

При проведении крупных спортивных мероприятий существует риск негативного отношения к волонтерству в целом и к работе волонтеров на мероприятиях в частности.

Анализ прошедших масштабных спортивных мероприятий требует включения всех вышеперечисленных рисков в Программу и проработку на самых ранних этапах работы.