Постановление Окружной администрации города Якутска Республики Саха (Якутия) от 02.12.2017 № 306п

ОКРУЖНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДА ЯКУТСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 01.12.2017г. № 306п

О мерах по реализации Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска»

В целях эффективной реализации Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска»:

1.                Утвердить Положение об организации проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска» согласно приложению № 1 к настоящему постановлению;

2.                 Утвердить функциональную структуру управления проектами Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска» согласно приложению № 2 к настоящему постановлению;

3. Департаменту по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ (Константинова Т.К.) опубликовать настоящее постановление в газете «Эхо столицы» и разместить на официальном сайте Окружной администрации города Якутска www.якутск.рф.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Исполняющий обязанности главы                                               Д.Д. Садовников

Приложение №1

к Постановлению Окружной администрации города Якутска от 01.12.2017 г. №306п

ПОЛОЖЕНИЕ

Об организации проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска – «Работаем на успех Якутска»

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска».

2. Термины, используемые в настоящем Положении, означают следующее:

«проект» - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение результатов в рамках одного из направлений Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска» (далее –Программа) в условиях временных и ресурсных ограничений;

«портфель» - совокупность (перечень) проектов, объединенных в целях эффективного управления для достижения целей Программы;

«проектная деятельность» - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов.

3. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты по направлениям Программы.

4. Организационная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

Совет;

координатор проектного управления;

б) формируемые в целях реализации проектов временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

проектные команды;

руководители проектов;

участники проектов;

в) обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

экспертные группы;

центр оценки компетенций участников проектной деятельности.

5. Функции органов управления проектной деятельностью определяются функциональной структурой и реализуются в соответствии с настоящим Положением.

II. Формирование портфеля

6. Формирование портфеля осуществляется посредством утверждения перечня проектов на период 2017-2022 года. Перечень проектов составляется исходя из задачи достижения целей Программы по пяти основным направлениям:

- Новые школы - столице;

         - Агропояс Якутска;

         - Волокиты.нет;

         - Комфортный город;

         - Город без пыли.

         Каждому проекту при утверждении присваивается уникальное наименование, максимально отражающее суть мероприятий в рамках проекта. В течение периода реализации Программы в портфель проектов могут вноситься изменения.

7. Одновременно с утверждением перечня проектов каждому проекту назначается руководитель проекта из состава Перечня участников проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска», который утверждается решением Окружной администрации города Якутска (далее – Перечень).

При утверждении Перечня участников проектного управления Окружной администрацией города Якутска должны быть соблюдены требования к уровню квалификации участников, а также учтены личностные компетенции, включая лидерские качества, опыт успешной реализации проектов, уровень занимаемой должности, доступ к экспертизе в предметной области проекта, понимание целей проекта и нацеленность на их достижение.

Требования к уровню квалификации в сфере проектного управления разрабатываются Центром оценки компетенций участников проектной деятельности.

8. В течение 10 рабочих дней с момента утверждения перечня проектов, руководителями проектов по согласованию с координатором проектного управления представляются на рассмотрение и утверждение Совета варианты паспортов проектов, содержащие наименование проекта, краткое описание проекта, перечень нормативных правовых актов, в том числе муниципальных программ в сфере реализации проекта, цели проекта, целевые индикаторы и показатели, способы достижения целей и задач проекта, сроки и этапы реализации проекта, оценку бюджета, сведения об исполнителях и соисполнителях мероприятий проекта, а также перечни по командам участников.

9. Паспорт проекта утверждается Советом. При поступлении материалов Совет рассматривает их на своем очередном заседании и принимает решение:

- об утверждении паспорта проекта;

- о направлении паспорта проекта на экспертизу при наличии неурегулированных разногласий;

-  о необходимости его доработки.

В случае наличия замечаний к проекту в рамках рассмотрения Советом паспорта руководитель проекта в течение 10 рабочих дней осуществляет доработку паспорта проекта и повторно его направляет на утверждение, которое проводится в течение 15 рабочих дней.

         Утвержденные перечень и паспорта проектов подлежат опубликованию и размещению на официальном сайте Окружной администрации города Якутска www.якутск.рф. и городском портале www.oneclickyakutsk.ru в течение трех рабочих дней с момента принятия.

Предложения по проектам

10. Предложения по новым проектам могут разрабатываться и инициироваться Советом, а также могут быть направлены координатором проектного управления, временными органами управления проектной деятельностью, заинтересованными органами местного самоуправления, общественными объединениями, научными и другими организациями. Предложения по проектам могут подготавливаться в том числе по итогам проведения экспертно-аналитических мероприятий и инициироваться экспертными группами, специально формируемыми по решению Совета.

11. Предложение по проекту должно содержать идею, описание проблем, цели, конкретные результаты и показатели, подходы к способам, этапам и формам их достижения, риски и иные сведения о проекте.

Паспорт проекта

12. Паспорт проекта разрабатывается руководителем проекта с привлечением профильных ведомств и специалистов. Паспорт включает в себя наименование проекта, краткое описание проекта, перечень нормативных правовых актов, в том числе муниципальных программ в сфере реализации проекта, цели проекта, целевые индикаторы и показатели, способы достижения целей и задач проекта, сроки и этапы реализации проекта, оценку бюджета, сведения об исполнителях и соисполнителях мероприятий проекта, сведения о руководителе и проектной команде.

13. Паспорт проекта утверждается Советом в порядке, предусмотренном пунктом 9 настоящего Положения.

14. Паспорт проекта оформляется по форме, установленной Приложением  к настоящему положению. 

15. При утверждении участников проектной команды с учетом сложности и содержания проекта устанавливается для каждого участника и руководителя проекта уровень занятости на время реализации проекта (полная занятость или совмещение с другими задачами, но не менее 30% рабочего времени на участие в проекте).

Мероприятия проектов портфеля подлежат отражению в муниципальных программах.

III. Подготовка проекта

16. После утверждения паспорта проекта разрабатывается сводный план проекта, который состоит из следующих документов:

а) план проекта по контрольным точкам;

б) план контрольных мероприятий проекта;

в) план финансового обеспечения проекта;

г) план управления проектом, который может включать разделы по управлению рисками и возможностями, рассмотрению проблемных вопросов, организации взаимодействия и отчетности, управлению результатами и выгодами, закупкам и поставкам и иные.

Подготовка плана может быть осуществлена с учетом Методических рекомендации по подготовке сводного и рабочего планов проекта, утв. Аппаратом Правительства РФ 18.11.2016 № 8695п-П6.

17. Руководитель проекта с проектной командой обеспечивает разработку сводного плана проекта, его согласование с координатором проектного управления и направление Совету в течение 30 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

18. Совет принимает решение:

-об утверждении сводного плана проекта;

-о предварительном одобрении указанного сводного плана и целесообразности внесения изменений в паспорт проекта;

-о направлении сводного плана на доработку.

В случае принятия решения об одобрении сводного плана проекта и целесообразности внесения изменений в паспорт, о направлении сводного плана на доработку решение об утверждении сводного плана проекта принимается после принятия соответствующих изменений в аналогичном порядке внесения первоначальной версии. 

19. Финансовое обеспечение проекта может осуществляться частично или полностью за счет средств местного бюджета, бюджетов иных уровней, внебюджетных фондов, обществ с участием муниципалитета, общественных, научных и иных организаций после утверждения сводного плана проекта и в соответствии с ним, если иное не установлено решениями Совета.

IV. Реализация проекта и управление изменениями проекта

20. Реализация проекта осуществляется в соответствии со сводным планом проекта и рабочим планом проекта, разрабатываемым руководителем проекта на основе сводного плана.

21. В случае если в проекте выделены этапы реализации, мероприятия очередного этапа начинаются при наличии соответствующего решения Совета (в отношении этапов, зафиксированных в паспорте проекта).

Указанные решения не могут быть приняты до принятия решения о завершении текущего этапа проекта.

22. В ходе реализации проекта в сводный план проекта и в рабочий план проекта могут вноситься изменения по решению Совета на основании представления руководителя проекта.

23. В целях исполнения, связанных с реализацией проекта поручений и указаний Совета, вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта, сводный план проекта, рабочий план проекта.

24. В ходе реализации проекта проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов реализации с учетом имеющихся рисков и возможностей.

25. Разработка и согласование проектов нормативных правовых актов, подготавливаемых в рамках реализации проектов, осуществляются участниками проекта.

V. Завершение проекта

26. Проект решения Совета о плановом завершении проекта подготавливается руководителем проекта с согласованием координатора проектного управления и рассматривается Советом.  К проекту решения о завершении проекта прилагается итоговый отчет о реализации проекта.

При принятии решения о завершении проекта Совет может также принять решение о подготовке и реализации плана достижения результатов на период после завершения проекта.

27. При принятии Советом решения о досрочном завершении проекта руководитель проекта  в течение 30 рабочих дней подготавливает итоговый отчет о реализации проекта и согласовывает его с координатором проектного управления в соответствии с планом управления проектом.

VI. Мониторинг реализации проектов

28. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

29. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

а) паспорта проекта;

б) сводного плана проекта;

в) рабочего плана проекта.

В рамках регулирования проектной деятельности координатор проектного управления осуществляет ежеквартальный мониторинг по всем уровням планирования и представляет сводный отчет не позднее 15 числа месяца, следующего за кварталом, Совету.

30. Мониторинг реализации проектов осуществляют:

а) руководитель проекта - в отношении рабочего плана проекта и включенных в него мероприятий по корректирующим воздействиям, поручений и решений Совета;

б) Совет - в отношении сводного плана проекта, в отношении паспорта проекта;

31. Подготовка, согласование и представление отчетности в рамках проекта организуются в соответствии с планом управления проектом.

32. Руководитель проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца, представляет данные мониторинга реализации проекта координатору проектного управления в части реализации паспорта проекта, сводного плана проекта, поручений и решений Совета в рамках реализации проекта.

33. Совет анализирует представленную информацию о ходе реализации проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях Совета.

34. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт и (или) сводный план проекта, дополнительно к информации о ходе реализации проекта координатором проектного управления докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям. В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий проекта или иные решения в отношении проектов.

35. Мероприятия по корректирующим воздействиям, включенные в сводный или рабочий планы проекта, подлежат контролю на уровне органа, утвердившего внесение изменений в соответствующий план.

36. Мониторинг реализации проекта проводится начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

37. Руководителем проекта подготавливается ежегодный отчет о ходе его реализации в сроки, определенные сводным планом проекта. После одобрения Советом указанный отчет публикуется и размещается на официальном сайте Окружной администрации города Якутска www.якутск.рф. и городском портале www.oneclickyakutsk.ru

38. Ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля проектов подготавливается координатором проектного управления и публикуется по итогам одобрения Совета.

VII. Оценка и иные контрольные мероприятия реализации

проектов

39. Плановые оценки и иные контрольные мероприятия в отношении проекта осуществляются в соответствии с планом согласований и контрольных мероприятий проекта.

40. При формировании плана согласований и контрольных мероприятий проекта руководитель и заинтересованные органы власти обеспечивают согласованность проведения оценок и иных контрольных мероприятий по срокам и мероприятиям в целях минимизации затрат ресурсов как проверяющих органов, так и участников проекта.

Приложение

к Положению об организации проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех

Якутска»

1	Наименование проекта	Наименование проекта, отражающее суть его мероприятий
2	Основание реализации проекта	- перечисление нормативных правовых актов, на основании которых реализуется проект, в том числе перечисление всех муниципальных программ, в которых присутствуют мероприятия по проекту или требуется включение таких мероприятий
3	Заказчик	Окружная администрация города Якутска
4	Участвующие в реализации проекта ведомства	Перечисление всех задействованных структурных подразделений ОА, учреждений и предприятий
5	Краткое описание проекта	Приводится краткое описание существующей проблемы, основные планируемые мероприятия и ожидаемые результаты по итогам реализации
6	Ожидаемые результаты	Результаты, которые должны быть достигнуты по реализации в полном объеме мероприятий проекта
7	Целевые индикаторы и показатели	Приводятся показатели актуальные на момент утверждения паспорта и показатели по годам до 2022г.
8	Перечень мероприятий программы	Приводится описание методов и способов реализации проекта: нормативно-правовое, организационное обеспечение, а также методы практической внедрения
9	Сроки и этапы реализации проекта	Приводится информация равнозначная п. 6, при этом если есть этапность дополняется сведениями об основных этапах реализации
10	Объем и источники финансирования, в том числе по годам реализации	Приводится информация в целом по объему финансирования с разбивкой по годам и источникам

Приложение № 2 к Постановлению Окружной администрациигорода Якутска от__________2017 г. №______

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НАРОДНОЙ ПРОГРАММЫ РАЗВИТИЯ ГОРОДА ЯКУТСКА - «РАБОТАЕМ НА УСПЕХ ЯКУТСКА»

I. Постоянные органы управления проектной деятельностью

Совет по реализации Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска»

1. Совет по реализации Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска» (далее - Совет). Состав и положение о работе Совета утверждается распоряжением Окружной администрации города Якутска в составе не менее 10 человек из состава представителей Окружной администрации города Якутска, представителей общественности и активных горожан, депутатов, ученых сообществ и институтов развития. Одним из требований к составу Совета устанавливается соблюдение пропорции – не более 1/3 представителей муниципальных служащих.

Совет выполняет следующие функции:

а)  утверждает паспорта проектов, а также принимает решения о внесении изменений в паспорта проектов;

б) принимает решение об утверждении значимых результатов по проектам, о прохождении ключевых контрольных точек и этапов проекта, завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проекта;

в) осуществляет оценку реализации проектов;

г) рассматривает информацию о ходе реализации портфеля проектов и одобряет отчеты о ходе реализации портфеля проектов;

д) координирует деятельность органов городского округа «город Якутск» по вопросам, отнесенным к компетенции Совета;

е) координирует развитие и применение системы стимулирования участвующих в проектной деятельности;

ж) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения деятельности по управлению проектами;

з) осуществляет иные функции, возложенные на Совет в соответствии с нормативными правовыми актами Окружной администрации города Якутска.

Координатор проектного управления

2. Координатор проектного управления – назначенный ответственным за координацию работы по управлению проектами Программы сотрудник Окружной администрации города Якутска или подведомственного ей учреждения, который:

а) обеспечивает формирование и ведение портфеля проектов, а также представляет в Совета отчеты о ходе реализации портфеля проектов;

б) согласовывает проектные предложения, паспорта, а также сводные планы проектов, рассматривает вопросы соответствия представленных документов порядку организации проектной деятельности Окружной администрации города Якутска;

в) согласовывает кандидатуры участников проектных команд, а также рассматривает вопросы соответствия указанных кандидатур квалификационным требованиям в сфере проектного управления;

г) согласовывает составы проектных команд;

д) участвует во взаимодействии с заинтересованными органами власти и организациями в мониторинге проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления проектами, а также может направлять предложения в части организации реализации проектов участникам проектов;

е) обеспечивает проведение с участием заинтересованных лиц оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов  и итогов реализации проектов, а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

ж) обеспечивает деятельность Совета;

з) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности, готовит методические рекомендации по организации проектной деятельности, а также координирует деятельность по их применению;

и) согласовывает проекты актов Окружной администрации города Якутска, регламентирующих организацию проектной деятельности;

к) обеспечивает внедрение и развитие системы стимулирования участвующих в проектной деятельности;

л) координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности участвующих в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

м) запрашивает у органов власти и организаций материалы и информацию по вопросам реализации проектов;

н) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

II. Временные органы управления проектной деятельностью

Руководитель проекта

3. Руководитель проекта – сотрудник Окружной администрации города Якутска или подведомственного ей учреждения из Перечня участников проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска», утвержденного решением Окружной администрации города Якутска, с возможностью осуществления роли «руководитель проекта».

а) осуществляет оперативное управление реализацией проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта  и с заданными требованиями к качеству;

б) руководит проектной командой проекта и организует их работу, включая работу подгрупп и иных рабочих органов проекта;

в) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта, а также формирование на его основе рабочего плана проекта;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта;

д) обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта;

е) согласует кандидатуры участников входящих в проектную команду;

ж) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными нормативными правовыми актами, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями Совета.

Участник проектной команды

4. Участник проектной команды - утвержденный в составе проектной команды сотрудник Окружной администрации города Якутска или подведомственного ей учреждения из Перечня участников проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска», утвержденного решением Окружной администрации города Якутска, с возможностью осуществления роли «участник проекта», который обеспечивает выполнение работ по проекту в соответствии с планами и иными документами проекта, указаниями руководителя проекта.

Участник проекта – администратор проектной команды

5. Администратор проектной команды - утвержденный в составе проектной команды сотрудник Окружной администрации города Якутска или подведомственного ей учреждения из Перечня участников проектного управления реализацией Народной программы развития города Якутска - «Работаем на успех Якутска», утвержденного решением Окружной администрации города Якутска, с возможностью осуществления роли «участник проекта», который:

а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и проектной команды;

б) обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов и формирование отчетности по проекту;

в) обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности;

III. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью

Экспертная группа

6. Экспертная группа – формируемая Советом для выполнения конкретных задач и (или) в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта группа специалистов.

Экспертная группа проекта оказывает содействие руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта.

Экспертная группа проекта готовит заключения о сводном плане проекта, а также представляет Совету и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.

Центр оценки компетенций участников  проектной деятельности

7. Центр оценки компетенций участников проектной деятельности –служба, созданная из состава работников отдела «Единый кадровый центр» муниципального казенного учреждения «Управление делами» городского округа «город Якутск», которая:

а) разрабатывает единые критерии оценки участников проектной деятельности;

б) проводит оценку компетенций участников проектной деятельности и выявляет их соответствие требуемому уровню;

в) предоставляет участникам проектной деятельности обратную связь по результатам проведенной оценки;

г) формирует предложения по дальнейшему участию сотрудников в проектной деятельности, а также развитию и повышению уровня компетентности в области проектной деятельности отдельных участников проектной деятельности;

д) определяет потребность в обучении сотрудников в сфере проектной деятельности;

е) взаимодействует с ведущими региональными учебными заведениями по вопросам подготовки специалистов в сфере проектного управления;

ж) разрабатывает календарные планы обучения;

з) обеспечивает консультационную поддержку при разрешении сложных ситуаций по взаимодействию с участниками проектных команд;

и) оказывает экспертную и консультационную поддержку по внедрению и развитию систем управления проектной деятельностью;

к) принимает участие в разработке системы стимулирования участников проектной деятельности.

Руководитель аппарата                                              Г.Н. МИХАЙЛОВ