Распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 09.10.2014 № 739-р

 

            

           Администрация городского округа город Воронеж

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
                     

    от 09.10.2014  N 739-р                     


   Об утверждении Порядка подготовки и проведения презентаций и
  Требований к материалам презентаций, проводимых в администрации
                  городского округа город Воронеж


    В  целях  повышения информативности, сокращения затрат рабочего 
времени,  а  также  оптимизации  работы  с материалами презентаций, 
проводимых в администрации городского округа город Воронеж:
    1.  Установить,  что  все  доклады  по  вопросам,  включенным в 
повестку  дня оперативных рабочих совещаний главы городского округа 
город   Воронеж,  должны  содержать  презентации  по  информируемым  
вопросам.
    2. Утвердить прилагаемые:
    Порядок  подготовки  и  проведения  презентаций в администрации 
городского округа город Воронеж (далее - Порядок);
    Требования к материалам презентаций, проводимых в администрации 
городского округа город Воронеж (далее - Требования).
    3.   Руководителям   структурных   подразделений  администрации  
городского   округа  город  Воронеж  при  подготовке  и  проведении  
презентаций   в   администрации  городского  округа  город  Воронеж  
руководствоваться  утвержденными настоящим распоряжением Порядком и 
Требованиями.
    4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на 
заместителя  главы  администрации  - руководителя аппарата Глазьева 
С.А.

                                                      

Глава городского
округа город Воронеж                              А. Гусев



Утвержден
распоряжением
администрации городского
округа город Воронеж
от 09.10.2014  N 739-р

                              ПОРЯДОК
  ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
                       ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

                        1. Общие положения

    1.1.  Презентация  - это информационный инструмент, позволяющий 
сообщить  нужную  информацию  об  объекте презентации в удобной для 
получателя форме.
    1.2. По способу представления презентации разделяют на:
    -   устные,   представляющие   собой  тематические  доклады  по  
избранной теме (проделанной работе);
    -   письменные,   сопровождаемые   раздачей  или  демонстрацией  
информационных материалов;
    - мультимедийные, представляющие собой набор слайдов, слайд-шоу 
и т.п.
    1.3.  В  администрации городского округа город Воронеж (далее - 
администрация)  проводятся,  как  правило,  смешанные  презентации,  
когда    докладчик    (содокладчики,    соисполнители)    дополняет    
мультимедийную  презентацию  текстовым  содержанием,  заметками,  а  
также  при  необходимости  раздаточным  материалом.  Таким образом, 
презентация  в  администрации представляет собой хранящийся в одном 
файле  набор  визуальных  материалов,  экземпляр доклада и комплект 
раздаточного материала (далее - презентация).

                     2. Подготовка презентаций

    2.1.  Материалы  презентации  (файл  в  формате Microsoft Power 
Point)  и  образец  доклада представляются до пятнадцати часов дня, 
предшествующего   проведению  презентации  (не  считая  выходные  и  
праздничные  дни),  в  отдел  протокола управления главы городского 
округа администрации городского округа город Воронеж (далее - отдел 
протокола).  При  необходимости  представляются образцы раздаточных 
материалов.
    При  непредставлении материалов презентации и образца доклада в 
установленный  срок руководитель управления главы городского округа 
администрации  городского  округа  город Воронеж принимает решение: 
    -  о  переносе даты и времени проведения презентации или снятии 
ее с рассмотрения;
    -   о   ходатайстве  о  привлечении  руководителя  структурного  
подразделения,    отвечающего    за   подготовку   презентации,   к   
дисциплинарной ответственности.
    2.2.   Образец   доклада   представляется   начальником  отдела  
протокола  главе  городского  округа  город  Воронеж до шестнадцати 
часов   дня,  предшествующего  проведению  презентации  (не  считая  
выходные и праздничные дни).
    2.3.    Необходимость    представления   образцов   раздаточных   
материалов    определяет   управление   главы   городского   округа   
администрации  городского  округа город Воронеж, о чем руководителю 
(ответственному     исполнителю)     структурного     подразделения     
администрации,  выполняющему  подготовку презентации, сообщается не 
позднее  дня,  предшествующего  проведению  презентации  (не считая 
выходные и праздничные дни).
    2.4.   Работники   отдела  протокола  проверяют  представленные  
материалы на соответствие заявленной тематике и при ее соответствии 
передают  электронный  файл презентации в информационно-технический 
отдел   управления   делами,   учета   и  отчетности  администрации  
городского округа город Воронеж (далее - ИТО).
    2.5.  Работники  ИТО  обеспечивают  подготовку презентации к ее 
транслированию  и  аудиосопровождению не позднее чем за 30 минут до 
начала ее проведения.
    2.6.  В  случае  если  презентация  является  этапом проведения 
другого  мероприятия  (совещания,  планерного заседания, коллегии и 
т.п.),  работники  ИТО  обеспечивают  подготовку к транслированию и 
аудиосопровождению презентации не позднее чем за 30 минут до начала 
проведения данного мероприятия.

                     3. Проведение презентаций

    3.1. Презентация проводится в режиме реального времени.
    3.2.   Презентация  начинается  с  приветствия  присутствующих,  
обозначения темы, цели презентации.
    3.3.  По  каждому  вопросу  (теме)  проводится  самостоятельная  
(отдельная) презентация.
    3.4.  Общее время презентации, как правило, не должно превышать 
10  минут. При необходимости и по согласованию с начальником отдела 
протокола общее время презентации может быть увеличено до 20 минут, 
но не более.
    В   общее   время   презентации  включается  однократный  показ  
материалов  презентации  и  доклад по теме. Законченная презентация 
изменениям  и  дополнениям,  в  том  числе  в процессе содокладов и 
ответов на вопросы, не подлежит.
    3.5. Время для содоклада - до 5 минут для каждого содокладчика.
    3.6. Время для прений и ответов на вопросы - не более 10 минут.
    3.7.   Смысловая   нагрузка  слайдов  презентации  должна  быть  
сдержанна, хорошо продумана и допустима.
    3.8.  Темп  слайд-шоу  должен  соответствовать  технике  чтения  
аудиоматериалов    (доклада).   При   этом   необходимо   учитывать   
минимальное  пребывание  каждого  слайда презентации на экране - не 
менее 5 секунд.
    3.9.  Графика  текста,  а равно и рисунков, диаграмм, графиков, 
схем, таблиц и т.п. должна быть удобной для зрительного восприятия. 
    3.10.  Текст  доклада должен содержать материалы, не показанные 
на слайдах презентации.
    3.11.   Не   следует   использовать  музыкальное  или  звуковое  
сопровождение,   если  оно  не  несет  смысловой  нагрузки.  Данное  
сопровождение допускается, как правило, для:
    - создания определенной атмосферы презентации;
    - демонстрации динамичных процессов.
    3.12.    Презентация    заканчивается    выводами    (итоговыми    
показателями), предложениями, поручениями руководителям структурных 
подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений. 

                                       И.о. руководителя управления
                                            главы городского округа
                                                    С.В.КОРЧЕВНИКОВ



Утвержден
распоряжением
администрации городского 
округа город Воронеж
от 09.10.2014  N 739-р


                            ТРЕБОВАНИЯ
  К МАТЕРИАЛАМ ПРЕЗЕНТАЦИЙ, ПРОВОДИМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
                       ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

                        1. Общие положения

    1.1.  Презентация  для представления в администрации городского 
округа  город Воронеж (далее - презентация) выполняется в программе 
Microsoft Power Point.
    1.2.  Вся презентация должна выполняться в одной цветовой гамме 
(преимущественно  строка заголовка - зеленый фон, слайд - белый) на 
базе одного шаблона.
    1.3.  В  презентации  применяется сжатый, информационный способ 
изложения  материала.  Описание  вопросов  производится  в краткой, 
содержательной  форме.  Рекомендуется использование коротких слов и 
предложений, минимум предлогов, наречий, прилагательных.
    1.4.  Презентация должна дополнять, иллюстрировать тему доклада 
и не должна полностью дублировать доклад.
    1.5.   Текст  презентации  подлежит  выравниванию  относительно  
центра окон, проверке орфографии и пунктуации.
    1.6.  Пребывание  каждого  слайда  на экране - от 5 секунд до 1 
минуты.
    1.7. Общее количество слайдов презентации - до 20 штук.

                       2. Оформление слайдов

    2.1.    Размеры    (границы)    слайдов    презентации   должны   
соответствовать величине экрана.
    2.2.   Фон  слайдов  должен  быть  неярким,  не  должен  мешать  
восприятию информации слайда. Допускается в качестве фона применять 
тематические заставки по описываемым вопросам.
    2.3. Цветовая гамма текста слайдов должна состоять не более чем 
из  двух  -  трех  цветов. Цвета текста должны быть подобраны таким 
образом, чтобы не сливаться с фоном слайда.
    2.4.  Можно  изменять  цвет шрифта и цвет фона, но при условии, 
что эти цвета контрастны.
    2.5.   Нельзя   перегружать   слайд   фотографиями,  рисунками,  
диаграммами,   графиками,   схемами,  таблицами  и  пр.  Необходимо  
использовать  их  в  качестве дополнения к текстовой информации для 
передачи  ее  в более наглядном виде. Допустимо размещать на слайде 
до  4-6  объектов (без учета заголовка), осуществлять сравнительный 
показ  графических  объектов,  оставляя  минимум строк и столбцов в 
таблицах.
    Если  необходимо  дать  большое  количество  информации, то эту 
информацию  необходимо  вынести  в доклад, а в презентации оставить 
только тезисы и факты.
    2.6.  Не  рекомендуется  размещать  более  3-4 фактов, выводов, 
определений на одном слайде.
    2.7.  В  мультимедийные  материалы  презентации,  проводимой  в  
администрации,  запрещается  включать  отрывки  фильмов,  анимацию,  
спецэффекты и т.п.
    2.8.  Запрещается использовать в презентациях рисунки, графики, 
схемы, не несущие смысловой нагрузки.
    2.9.  Фотографии  и  рисунки  должны  быть  хорошего  качества,  
визуально  воспринимаемы.  Диаграммы, графики, схемы, таблицы и пр. 
должны  быть  легко  читаемы.  Возможен показ их фрагментов (обрывы 
необходимо  обозначить  пунктирной  линией),  а  также  допускается  
увеличение  размера отдельных фрагментов со ссылкой на весь объект. 
    2.10.   Все   графические   объекты  должны  содержать  единицы  
измерения,    пояснительные    надписи.    Пояснительная    надпись    
преимущественно  располагается  под  объектом. Все связи в объектах 
необходимо четко указывать.
    2.11.  В  таблицах необходимо минимизировать количество строк и 
столбцов.   При   необходимости  демонстрации  большого  количества  
информации  предпочтительно  вынести большую ее часть в доклад, а в 
презентации оставить только тезисы и факты.
    2.12. Ключевые пункты отображаются на слайде по одному.
    2.13.   Информация  на  слайдах  располагается  преимущественно  
горизонтально.
    2.14.  Наиболее важная информация должна располагаться в центре 
слайда.
    2.15. Требования к текстовой информации:
    -  размер шрифта: 36-50 пунктов для заголовка, 16-24 пункта для 
основного текста;
    -  тип  шрифта:  для основного текста гладкий шрифт без засечек 
(Times New Roman, Arial, Unicode MS, Tahoma, Verdana).
    2.16.  Следует избегать смешивания разных типов шрифтов в одной 
презентации.
    2.17.  Курсив,  подчеркивание,  жирный  шрифт,  прописные буквы 
рекомендуется   использовать   только   для   смыслового  выделения  
фрагмента    текста.   В   автоматических   списках   рекомендуется   
использовать маркеры (-; ·; и т.п.).

                       3. Структура слайдов

    3.1.  Титульный  слайд представляет собой тематическую заставку 
(допускается фото администрации городского округа) с расположенными 
на ней:
    -  в  окне заголовка - наименованием муниципального образования 
(при   необходимости   наименованием  структурного  подразделения),  
предприятия, учреждения, организации;
    - в центре информационного окна - названием презентации;
    -  в  правом  нижнем  углу  информационного  окна - должность и 
Ф.И.О. лица, осуществляющего презентацию.
    3.2.   Первый   из  содержательных  слайдов  должен  обозначить  
сущность   затронутых  вопросов,  обозначить  потребность,  цели  и  
задачи. Его нужно оформить так, чтобы привлечь внимание к проблеме, 
заинтересовать содержанием презентации.
    3.3.  Следующие  слайды  определяют  критерии  выбора вариантов 
решения   вопросов,   дается  их  оценка,  отбираются  приоритетные  
варианты, описывается их исполнение.
    3.4.  Последними  слайдами  подводятся  итоги, делаются выводы, 
вырабатываются  пути развития, намечаются поручения и задачи, в том 
числе    стоящие    перед    администрацией   и   ее   структурными   
подразделениями.
    3.5. Заголовок слайда должен содержать:
    - в правом углу - герб городского округа город Воронеж;
    - по центру - название слайда.
    3.6.    При    цитировании   в   тексте   слайда   федерального   
законодательства  допускается  оформление  заголовка слайда цветами 
российского триколора.

                                       И.о. руководителя управления
                                            главы городского округа
                                                    С.В.КОРЧЕВНИКОВ