Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 15.09.2017 № 250

ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 сентября 2017 г. № 250

Об утверждении Регламента работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs»

В целях совершенствования работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs» в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs».

2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области и органов исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области, обеспечить строгое выполнение требований Регламента работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs».

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора Еврейской автономной области.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. 

Губернатор области                                                                                                                                   А.Б. Левинталь

     УТВЕРЖДЕН

     Постановлением губернатора

     Еврейской автономной области

     от 15 сентября 2017 г. № 250

Регламент

работы в системе электронного документооборота

правительства Еврейской автономной области на базе

государственной информационной системы «LanDocs»

1.            

Общие положения

Регламент работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs» (далее - Регламент) определяет порядок работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области (далее - СЭД правительства области) на базе государственной информационной системы «LanDocs» (далее - ГИС «LanDocs»).

Регламент разработан с учетом Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области  и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной  постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 № 237, Инструкции «LanDocs-Делопроизводство Руководство пользователя», Инструкции «LanDocs-Делопроизводство Настройка рабочего места».

Вышеназванные инструкции доступны для свободного скачивания по адресу: \\landocs\Инсталлятор\Инструкции.

2.            

Общая функциональность системы

2.1. Авторизация пользователя при входе в систему

Для начала работы с системой необходимо нажать пиктограмму LanDocs2 и зарегистрироваться, а именно: ввести логин и пароль (рис. 1).

Рисунок 1. Регистрация пользователя

2.2. Интерфейс системы

После входа в систему на экране отображается главное окно, позволяющее осуществлять навигацию по всем объектам и функциям системы. Типичный интерфейс главного окна (рис. 2):

Рисунок 2. Пример интерфейса главного окна

Перемещение по документам, сообщениям, справочникам и т.д. может осуществляться путем выбора (с помощью мыши) в иерархической структуре объектов, расположенной в левой части главного окна системы. Навигация по функциям системы реализуется с использованием главного меню.

3.            

Порядок регистрации входящих и исходящих документов

Регистрация входящих  и исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления сотруднику, ответственному за делопроизводство, с использованием средств СЭД правительства области согласно приложению к настоящему Регламенту.

3.1. Перерегистрация документа

Документ, поступивший в аппарат губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее - аппарат) или орган исполнительной власти области, формируемый правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области) посредством СЭД правительства области, в обязательном порядке перерегистрируется в журнал входящей корреспонденции.

Для этого необходимо в списке документов раздела  «Почта > Входящая» выбрать  документ, который следует перерегистрировать. Далее нужно выбрать, нажав правой кнопкой мыши или выбрав в строке меню «Входящее сообщение» пункт «Документ-основание», перейти в пункт «Просмотр РК > Документы > Перерегистрация документа». На экране отобразится окно «Параметры перерегистрации документов».

Необходимо выбрать из списка требуемый журнал, в который следует перерегистрировать документ, и указать параметры:

- с сохранением связок между документами,

- создать новый файл (в этом режиме у нового документа не будет файлов, но при редактировании регистрационной карточки (далее - РК) будет доступно поле «Файл») (рис. 3).

/o:p>

Рисунок 3. Перерегистрация документа

Далее необходимо нажать кнопку «Выбрать», отредактировать доступные для ввода атрибуты РК (если это необходимо) и нажать кнопку «Сохранить».

Для просмотра файлов исходного документа необходимо в РК перейти во вкладку «Связанные документы > Файлы связанного документа».

3.1.1. Проверка корректности электронной подписи

Для проверки корректности электронной подписи (далее - ЭП) необходимо выбрать и выделить требуемый документ правой кнопкой мыши. Далее, если это журнал «Почта > Входящая», то нужно выбрать пункт меню «Документ-основание > ЭЦП документа», если это журналы «Входящая или Исходящая корреспонденция», то необходимо выбрать пункт меню «ЭЦП документа». В открывшемся окне отображаются учетные реквизиты подписей (действие, файл, кто и когда подписал), а также результат проверки уже имеющихся подписей.

Для вывода результата проверки ЭП в текстовый файл формата  MS Word необходимо выбрать пункт «Печать > Подписание > Создать» (рис. 4).

Рисунок 4. Вывод на печать ЭП документа

3.1.2. Редактирование значений атрибутов РК документа

Для редактирования РК документа необходимо выбрать в меню «Документы» команду «Редактирование РК» или нажать кнопку на панели инструментов

: .

После открытия окна «Редактирование документа» следует отредактировать необходимые для изменения значения атрибутов документа. Далее нужно нажать на кнопку «Сохранить» или кнопку «Закрыть» для закрытия регистрационной карточки документа без сохранения сделанных изменений.

В системе можно редактировать атрибуты РК нескольких документов одновременно. В этом случае редактированию доступны только одинаковые атрибуты во всех РК.

Для этого необходимо выделить несколько документов, используя клавиши «Ctrl» или «Shift». Выбрать в меню «Документы» команду «Редактирование РК» или нажать кнопку на панели инструментов. Откроется окно «Редактирование документа», в котором будут доступны для редактирования поля с одинаковыми атрибутами.

Измените значения нужных атрибутов документа и нажмите кнопку «Сохранить».

3.1.3. Отправка документа руководителю аппарата или

органа исполнительной власти области на рассмотрение

После регистрации документа его необходимо направить руководителю  аппарата или органа исполнительной власти области (далее - Руководитель) на рассмотрение.

Выберите в левой части главного окна журнал, в котором содержится зарегистрированный документ. Далее найдите необходимый документ и нажмите на кнопку «Отправить на рассмотрение» в окне РК (рис. 5). Заполните доступные для ввода поля сообщения. В поле «Получатель» укажите Руководителя, которому направляется документ на рассмотрение.

Рисунок 5. Направление документа на рассмотрение

После рассмотрения документов сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в РК документа фамилию исполнителя согласно резолюции, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Далее электронный документ с резолюцией передается с использованием средств СЭД правительства области на исполнение должностным лицам, указанным в резолюции.

3.1.4. Регистрация документа, поступившего на бумажном носителе

Документ, поступивший на бумажном носителе, регистрируется  в СЭД правительства области путем заполнения РК, содержащей атрибуты, описывающие документ и применяющиеся для идентификации и поиска документа. РК помещается в один из журналов, при этом состав атрибутов РК зависит от того, в каком журнале регистрируется документ. К РК прикрепляется файл или несколько файлов, содержащих текст документа. Файлы могут иметь одну или несколько версий.

Для регистрации документа следует выделить конкретный журнал регистрации в разделе «Документы».

Далее в меню «Документы» необходимо выбрать команду «Регистрация документа» или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. После чего откроется окно «Регистрация документа» (рис. 6). Вид окна регистрации документа отличается для каждого журнала своим составом атрибутов.

<

Рисунок 6. Окно регистрации входящего документа

3.1.5. Регистрация документа, поступившего без использования

средств СЭД правительства области

При регистрации документа, поступившего сотруднику, ответственному за делопроизводство, без использования средств СЭД правительства области к РК документа прикрепляется его электронная копия.

Для этого необходимо выбрать в РК поле «Файлы» или перейти на вкладку «Файлы». Следует выбрать в меню окна просмотра списка файлов пункт «Добавить». Далее откроется окно «Источник импорта».

Наиболее часто используемые варианты:

- «Файл» - в случае, когда уже есть электронная версия документа;

- «E-mail» - в случае, когда файл был направлен по электронной почте;

- «Со сканера» - в случае, когда необходимо отсканировать документ.

При выборе пункта «Со сканера» (рис.7) необходимо  расположить документ в приемном лотке сканера. Откроется окно «Lanlmage».

Рисунок 7. Добавление файла со сканера

Далее выбрать пункт «Сканировать», если сканированию подлежит одностраничный документ, или пункт «Сканировать все страницы», если сканированию подлежит многостраничный документ.

После окончания сканирования программа «Lanlmage» выведет файл документа для просмотра. Необходимо убедиться, что отсканированное изображение совпадает с бумажным оригиналом, и нажать кнопку «Сохранить» в окне «Lanlmage».

Отсканированные  документы  необходимо  сохранять  в  формате    pdf-файлов.

3.2.        

Регистрация исходящего документа

Регистрация исходящего документа в системе осуществляется путем  заполнения РК, содержащей атрибуты, описывающие документ и применяющиеся для идентификации и поиска документа. РК помещается в журнал «Исходящая корреспонденция». К РК прикрепляется файл или несколько файлов, содержащих текст документа.

Для регистрации исходящего документа необходимо выбрать журнал для регистрации исходящей корреспонденции в разделе «Документы» и заполнить реквизиты исходящего документа. Далее необходимо прикрепить электронную копию файла или нескольких файлов, содержащих текст документа.

После этого документ направляется Руководителю «На подписание».

Для этого необходимо выбрать в левой части главного окна журнал, в котором содержится зарегистрированный документ. Следует найти необходимый документ и либо войти в него и нажать на кнопку «На подписание» в окне РК (рис. 8), либо нажав правой кнопкой мышки на документе, выбрать пункт «Сообщения (Ctrl+M) > Создать > На подписание».

Далее следует заполнить доступные для ввода поля сообщения. В поле «Получатель» необходимо указать Руководителя, которому направляется документ на подписание.

Рисунок 8. Направление документа на подписание

После того как Руководитель выполнит операцию «Подписать», в раздел «Почта > Входящие» необходимо принять отчет о выполненной операции. После этого письмо, содержащее ЭП Руководителя, необходимо отправить корреспонденту с помощью СЭД правительства области (за исключением случаев, когда корреспондент не включен в СЭД правительства области).

Для направления документа средствами СЭД правительства области создайте сообщение «Для ознакомления» либо «На исполнение» (если документ имеет конкретный срок исполнения и ставится «На контроль»).

4. Порядок создания сообщений и работы с ними

4.1. Создание нового сообщения

Новое сообщение создается в системе путем заполнения формы сообщения, содержащей атрибуты, описывающие сообщения соответствующего типа.

Для создания нового сообщения необходимо выбрать соответствующую кнопку в РК либо через меню «Документы > Сообщения (CTRL+M)». После чего в открывшемся окне «Создание сообщения»  (рис. 9) заполнить необходимые атрибуты, доступные для ввода. После этого необходимо выполнить команду «Отправить».

Рисунок 9. Создание сообщения

4.2. Заполнение атрибутов сообщения

Каждое сообщение в ГИС «LanDocs» характеризуется набором атрибутов. Состав атрибутов может быть различным и зависит от типа сообщений. Для работы с сообщениями используется несколько форм в зависимости от вида сообщения (входящее или исходящее), типа сообщения (уведомление или задание). Часть атрибутов заполняется с клавиатуры,  часть - путем выбора данных из заранее настраиваемых справочников.

     На вкладке «Сообщение» представлены следующие атрибуты:

«Получатель отчета» - ФИО Руководителя (при необходимости можно указать другого пользователя).

Получатель отчета будет видеть задания и отчеты по ним в пункте «Почта > На контроле». Получив отчет по сообщению, он может принять его или повторить задание.

«Задание выдал» - ФИО Руководителя, назначающего задание.

«Имеющие доступ» - сотрудники или группа рассылки сотрудников, имеющих доступ к сообщению.

«Получатель» - получатель сообщения.

Поле может включать несколько значений, определяемых с помощью диалогового окна выбора значения. Получателем сообщения может быть сотрудник, группа рассылки сотрудников, подразделение,  физические или юридические лица.

При отправке сообщений в другие органы исполнительной власти области либо структурные подразделения аппарата необходимо в поле «Получатель» выбрать значение с указанием «приемная», так как весь поток документов в СЭД правительства области проходит через сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства.

«Документ» - номер прикрепленного к сообщению документа (при создании сообщений по конкретному документу номер выделенного документа проставляется системой по умолчанию).

При необходимости его следует выбирать с помощью диалогового окна выбора значения из таблицы зарегистрированных документов.

Для этого надо нажать кнопку справа от поля «Документ». Система выводит журналы с документами (рис. 10). В открытом окне «Выбор документа»  следует указать необходимый документ, предварительно выбрав нужный журнал регистрации, и нажать кнопку «Выбрать». Данные о выбранном документе будут помещены в поле «Документ».

lass="MsoNormal" align="center" style="text-align:center">Рисунок 10. Выбор документа

«Контроль» - информационное поле, служащее для включения режима контроля исполнения задания, имеющее два значения «Контроль/Нет».

«Исполнить до» (или «Срок исполнения») - дата, до наступления которой необходимо исполнить данное задание.

Справа от поля ввода расположена кнопка, нажатие которой меняет формат поля ввода с «Исполнить до» на «Срок исполнения», в котором указывается срок исполнения задания в рабочих днях.

«Контролер исполнения» - ФИО сотрудника, выполняющего контроль исполнения сообщения.

Данное поле может иметь только одно значение, выбираемое из справочника сотрудников.  Поле «Контролер исполнения» не является обязательным для заполнения. При указании Контролера исполнения он будет видеть задания и отчеты по ним (до тех пор, пока отчет не будет принят) в разделе «Почта >Контроль исполнения».

«Текст сообщения» - текст, поясняющий задание.

При нажатии правой кнопки мыши в поле ввода и выбора команды «Добавить резолюцию» система позволяет заполнить поле «Текст сообщения» текстом резолюции.

4.3.  Установка значений по умолчанию в сообщении

В полях «Получатель отчета», «Задание выдал» и т.д. можно установить  значения по умолчанию (рис. 11). Для этого необходимо выбрать меню «Настройки > Почта > Значения по умолчанию» и установить требуемые значения для всех типов сообщений на вкладках «Новое сообщение, Перенаправление» и т.д.

Рисунок 11. Установка значений по умолчанию в сообщении

5. Работа со справочниками

Справочники системы, доступные пользователю, содержат информацию по корреспондентам, видам документов, номенклатуре дел организации. Содержание справочников используется при заполнении полей РК, сообщений, списании в дело. Использование справочников при вводе позволяет значительно ускорить поиск документов.

Доступ ко всем справочникам осуществляется путем выбора справочника (рис. 12). После выбора справочника в главном меню системы появляется раздел, название которого соответствует названию выбранного справочника. Вся дальнейшая работа по настройке справочника осуществляется с помощью этого раздела.

Рисунок 12. Список справочников

Справочники, имеющие линейную структуру, представляют собой таблицу строк - элементов справочника. Работа с таблицами справочников происходит так же, как со всеми таблицами в системе: можно настраивать их представление, проводить поиск с использованием фильтров.

Доступ на внесение изменений или дополнений в нижеуказанные справочники предоставлен только Администраторам системы:

- Виды документов,

- Физические лица,

- Юридические лица,

- Способы доставки,

- Сотрудники,

- Рубрики.

Изменение ряда справочников доступно каждому сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства:

     - Личные группы рассылки для сотрудников;

     - Номенклатура дел;

     - Типовые резолюции.

Приложение

к Регламенту работы в системе электронного документооборота правительства Еврейской автономной области на базе государственной информационной системы «LanDocs»

Схема

регистрации исходящих и входящих документов

1.1. Исходящие документы

Регистрация документа в СЭД правительства области

Документ направляется в электронном виде

Документ направляется на бумажном носителе

Электронная версия документа прикрепляется к регистрационной карточке

Отправка сообщения руководителю соответствующего структурного подразделения аппарата или органа исполнительной власти области «На подписание»

Проверка электронной подписи

Рассылка документа корреспондентам

1.2. Входящие документы

Регистрация документа в СЭД правительства области

Документ поступил в электронном виде

Документ поступил на бумажном носителе или без использования средств СЭД правительства области

Проверка электронной подписи при получении электронного документа

Заполнение регистрационной карточки документа

Сканирование и (или) прикрепление электронной копии документа к регистрационной карточке

Отправка сообщения руководителю соответствующего структурного подразделения аппарата или органа исполнительной власти области

 «На рассмотрение»

Рассылка задания(ий) исполнителю(ям)

(на основании резолюции с указанием сроков исполнения)

Контроль за исполнением поручений

Отчет об исполнении (создание и/или принятие)

Списание документа «В дело»