Постановление администрации г. Иванова от 14.09.2017 № 1241

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИВАНОВО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14.09.2017 г. №1241

г.Иваново

Об организации проектной деятельности

в Администрации города Иванова

В соответствии с распоряжением Администрации города Иванова от 02.08.2017 № 323-р «О мерах по внедрению проектного управления в Администрации города Иванова», в целях повышения эффективности и результативности деятельности Администрации города Иванова и ее структурных подразделений, в целях создания и внедрения системы управления проектной деятельностью в Администрации города Иванова, Администрация города Иванова  п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить Положение об организации проектной деятельности в Администрации города Иванова (прилагается).

2. Настоящее постановление вступает в силу с 15.09.2017.

Временно исполняющий полномочия Главы города Иванова

В.Б. Пигута

УТВЕРЖДЕНО

приложением к постановлению Администрации города Иванова от 14.09.2017 № 1241

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации проектной деятельности в Администрации города Иванова

1. Общие положения

Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Администрации города Иванова (далее – Администрация).

Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат задачи Администрации и ее структурных подразделений, соответствующие критериям проектной деятельности Администрации, указанным в разделе 2 настоящего Положения.

Для целей настоящего Положения используются понятия, указанные в приложении № 1 к настоящему Положению.

Методическая поддержка проектной деятельности Администрации, а также контроль и координация проектов городского округа Иваново осуществляется проектным офисом Администрации города Иванова (далее – проектный офис).

Проекты городского округа Иваново подлежат обязательному документированию. Проектные документы и отчеты по проектам разрабатываются участниками проектной деятельности в соответствии с формами, утвержденными правовым актом Администрации города Иванова.

В целях обеспечения эффективности проектной деятельности в Администрации предусматривается внедрение и развитие процессов управления мотивацией и компетенциями участников проектов, а также внедрение информационной системы управления проектной деятельностью Администрации.

Руководители структурных подразделений Администрации обеспечивают создание условий для эффективной проектной деятельности и реализации проектов городского округа Иваново, в том числе осуществляют перераспределение обязанностей муниципальных служащих Администрации по проектной и текущей служебной деятельности.

В случае невозможности одновременного исполнения муниципальным служащим Администрации, являющимся участником проекта, мероприятий в рамках проектной и текущей служебной деятельности приоритет имеют мероприятия проекта.

Для муниципальных служащих Администрации, участвующих в реализации проектов городского округа Иваново, проектная деятельность является приоритетным направлением служебной деятельности.

2. Критерии проектной деятельности Администрации

В рамках текущей деятельности задачи Администрации и ее структурных подразделений, выполнение которой предполагает применение проектного управления, выявляются на основе следующих критериев:

-     результаты выполнения задачи уникальны в масштабах городского округа Иваново;

-     выполнение задачи затрагивает полномочия трех и более структурных подразделений Администрации и (или) иных организаций;

-     выполнение задачи связано с высокой степенью неопределенности, обусловливающей наличие рисков в ее выполнении;

-     наличие зафиксированной в нормативных правовых актах, протоколах и поручениях даты, к моменту наступления которой должен быть получен результат выполнения задачи;

-     ограниченность (уникальность) временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих выполнение задачи;

-     выполнение задачи в виде проекта принесет дополнительные эффекты, наличие которых может быть расценено как положительное (экономия ресурсов, повышение результативности и качества работ и другое);

-     внимание к проекту со стороны органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Ивановской области и (или) населения будет явно выраженным;

-     выполнение задачи направлено на достижение цели (целей) приоритетного проекта (программы) по основным направлениям стратегического развития Российской Федерации, Ивановской области, городского округа Иваново.

3. Цели реализации проектной деятельности Администрации

Основными целями проектной деятельности Администрации являются:

-     обеспечение достижения результатов, запланированных структурными подразделениями Администрации с заданным качеством и точно в срок;

-     повышение эффективности использования ограниченных ресурсов;

-     повышение качества муниципального управления в городском округе Иваново;

-     повышение эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с организациями, привлекаемыми структурными подразделениями Администрации для выполнения поставленных задач, за счет использования единых подходов проектного управления.

4. Система управления проектной деятельностью Администрации

4.1. Совокупность участников проектной деятельности Администрации, органы управления проектной деятельностью Администрации, а также взаимосвязи между ними составляет организационную структуру системы управления проектной деятельностью Администрации.

Участниками проектной деятельности Администрации являются структурные подразделения Администрации, должностные лица и муниципальные служащие Администрации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и их представители, исполнительные органы государственной власти Ивановской области и их представители, органы местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, подведомственные организации и их представители, иные физические и юридические лица (далее – участники проектной деятельности).

4.2. Организационная структура системы управления проектной деятельностью Администрации включает в себя:

4.2.1. Органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

-     Комиссия по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова (далее – комиссия), действующая в соответствии с распоряжением Администрации города Иванова от 23.06.2017 № 263-р «О комиссии по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова»;

-     Проектный офис, действующий в соответствии с распоряжением Администрации города Иванова от 23.06.2017 № 262-р «О проектном офисе Администрации города Иванова», состоящий из центрального проектного офиса и функциональных проектных офисов.

4.2.2. Проектные роли в системе управления проектной деятельностью Администрации, формируемые в целях реализации проектов городского округа Иваново, к которым относятся:

-     заказчик проекта;

-     куратор проекта;

-     проектная команда;

-     руководитель проекта;

-     администратор проекта;

-     ответственные за блоки мероприятий (менеджеры) проекта;

-     исполнители проекта.

4.2.3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью Администрации, к которым относятся:

-     Общественный совет города Иванова;

-     экспертные группы.

4.3. Функции органов управления проектной деятельностью Администрации, проектных ролей определяются функциональной структурой проектной деятельности Администрации города Иванова, указанной в приложении № 2 к настоящему Положению.

4.4. Структура и состав компетенций, которым должны соответствовать участники проектной деятельности, а также порядок проведения оценки уровня компетенций участников проектной деятельности устанавливаются  правовым актом Администрации города Иванова.

5. Управление проектами

Цикл управления проектом городского округа Иваново (далее – проект) состоит из стадий инициации проекта, планирования проекта, реализации проекта и завершения проекта.

Управление проектом осуществляется в соответствии с Положением по управлению проектами городского округа Иваново.

Требования, предъявляемые к управлению проектом, распространяются на все проекты, реализуемые на территории городского округа Иваново, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

Проект, соответствующий сфере реализации одной из муниципальных программ города Иванова, может отражаться в составе этой муниципальной программы в виде ее структурного элемента.

В целях выбора подходов к управлению проектами (в том числе с учетом необходимого уровня контроля и принимаемых решений по проекту, периодичности отчетности, установления очередности распределения ресурсов, разрешения проблем, анализа реализации проектов) проектные предложения могут оформляться как приоритетные и (или) общественно-значимые проекты.

Отнесение проекта к приоритетному и (или) общественно-значимому осуществляется центральным проектным офисом в соответствии с критериями, определяемыми правовым актом Администрации города Иванова.

Центральный проектный офис вправе передать комиссии решение вопроса о признании проекта приоритетным и (или) общественно-значимым.

5.1. Инициация проекта

На стадии инициации осуществляется оформление проекта и принимается решение о его реализации. Завершается стадия инициации проекта утверждением паспорта проекта и включением его в перечень проектов, реализуемых на территории городского округа Иваново (реестр проектов).

Проектные предложения инициируются структурными подразделениями Администрации (далее – инициатор, инициаторы) по мере необходимости либо по поручению Главы города Иванова, на основании правовых актов Администрации, иных поручений, содержащих соответствующие указания, а также на основании обращений исполнительных органов государственной власти Ивановской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, общественных объединений, научных и других организаций  в соответствии с настоящим Положением.

5.1.1. Проектная заявка

Предложение по реализации проекта оформляется в виде проектной заявки, направляемой инициатором в центральный проектный офис.

До начала инициации проекта руководитель структурного подразделения, инициирующий проект, организует его обсуждение со всеми сторонами, чьи интересы затрагивает реализация проекта. В ходе обсуждения уточняются цели проекта, получаемые результаты и выгоды от проекта, оцениваются затраты и сроки реализации проекта.

Центральный проектный офис, учитывая отраслевую принадлежность проекта, вправе требовать от инициатора проекта предоставления одновременно с проектной заявкой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

Проектные заявки, поступившие в центральный проектный офис, подлежат регистрации.

Центральный проектный офис рассматривает проектную заявку, определяя:

-  соответствие проектного предложения критериям проектной деятельности и требованиям настоящего Положения;

-  соответствие инициируемого проекта критериям приоритетного и (или) общественно-значимого проекта.

Центральный проектный офис вправе направить проектную заявку для оценки целесообразности проекта, экономической эффективности его реализации на дополнительное согласование заместителям главы Администрации города Иванова, структурным подразделениям Администрации города Иванова, совещательным (координационным) органам города Иванова и Администрации города Иванова, к установленной сфере деятельности которых относится проект, а также иным органам, организациям и лицам.

Приоритетные и (или) общественно-значимые проекты на стадии инициации подлежат одобрению на заседании Общественного совета города Иванова.

По результатам рассмотрения проектной заявки центральный проектный офис согласовывает или не согласовывает проектную заявку.

Если проектная заявка не согласована, центральный проектный офис возвращает ее инициатору проекта для доработки или отклоняет.

Если проектная заявка согласована, центральный проектный офис совместно с инициатором проекта разрабатывает организационно-ролевую структуру управления проектом.

Организационно-ролевая структура управления проектом подлежит согласованию с заместителем главы Администрации города Иванова, курирующим сферу деятельности реализации проекта.

В случаях, когда инициируемый проект определен как приоритетный или общественно-значимый, центральный проектный офис согласовывает проектную заявку и передает ее вместе с организационно-ролевой структурой управления проектом на предварительное рассмотрение комиссии.

На заседании комиссии по рассмотрению приоритетного и (или) общественно-значимого проекта его инициатор презентует проектное предложение.

Члены комиссии рассматривают проектную заявку и предлагаемую организационно-ролевую структуру проекта.

По результатам рассмотрения проектной заявки на реализацию приоритетного и (или) общественно-значимого проекта комиссия принимает одно из следующих решений:

а) принять проектную заявку и реализовать проект;

б) предварительно одобрить проектную заявку и включить ее в перечень проектных инициатив для рассмотрения (решения) вопроса финансового обеспечения проекта;

в) возвратить проектную заявку инициатору проекта для доработки;

г) отклонить проектную заявку.

Ответственным за решение вопроса о финансовом обеспечении приоритетного и (или) общественно-значимого проекта по проектной заявке, включенной в перечень проектных инициатив, является заместитель главы Администрации города Иванова, курирующий сферу, к которой относится инициируемый проект.

При этом в качестве источников финансирования приоритетного и (или) общественно-значимого проекта рассматриваются не только бюджет города Иванова, но и федеральный, региональный бюджеты, а также внебюджетные средства.

В случае решения вопроса финансового обеспечения проекта дальнейшее оформление проекта по проектной заявке, включенной в перечень проектных инициатив, организует центральный проектный офис без дополнительного решения комиссии.

5.1.2. Подготовка и утверждение состава проектной команды

Инициатор проекта на основании согласованной проектной заявки, совместно с участниками проекта, утвержденными в организационно-ролевой структуре управления проектом, формирует состав проектной команды.

Для определения исполнителей, включаемых в состав проектной команды, инициатор проекта направляет руководителям структурных подразделений Администрации города Иванова, руководителям иных органов и организаций, иным лицам, входящим в организационно-ролевую структуру управления проектом, запросы на выделение сотрудников для участия в проекте.

Решение о привлечении муниципального служащего в проект в качестве участника принимается совместно инициатором проекта и руководителем структурного подразделения Администрации, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект муниципального служащего.

Решения о включении в проектную команду муниципальных служащих на условиях совмещения с основными служебными обязанностями по замещаемой должности (степень занятости муниципального служащего в проекте менее 100%) принимаются в случае обеспечения возможности эффективного исполнения ими своей проектной роли наряду с обязанностями по замещаемой должности.

Руководители структурных подразделений Администрации несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности муниципальных служащих, привлеченных в проекты, и в случае необходимости принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов.

Персональный состав проектной команды фиксируется в содержании паспорта проекта.

5.1.3. Паспорт проекта

Инициатор проекта на основании согласованной проектной заявки и совместно с участниками проекта, утвержденными в организационно-ролевой структуре управления проектом, разрабатывает паспорт проекта.

Паспорт проекта согласовывается последовательно проектным офисом, заместителем главы Администрации города Иванова, курирующим сферу деятельности реализации проекта, и направляется на утверждение комиссии.

Заседание комиссии по утверждению паспорта проекта может проходить как в очной, так и заочной форме.

Процесс инициации считается завершенным после утверждения комиссией паспорта проекта. На основании утвержденного паспорта проекта принимается распорядительный акт Администрации о реализации проекта.

Утвержденный паспорт проекта является основанием для включения указанных в нем лиц в состав проектной команды.

На основании утвержденного паспорта проекта и распорядительного акта о реализации проекта лица, включенные в проектную команду, в рамках деятельности по реализации проекта подчиняются руководителю проекта, который вправе привлекать их к выполнению работ и давать обязательные для исполнения поручения.

В случае временного отсутствия лица, выполняющего проектную роль, его полномочия и обязанности в проекте выполняет лицо, замещающее его в установленном порядке.

5.1.4. Реестр проектов

 Решение об утверждении паспорта проекта является основанием для включения проекта в перечень проектов, реализуемых на территории городского округа Иваново (реестр проектов), который составляется центральным проектным офисом и утверждается Главой города Иванова.

5.2. Планирование проекта

Задачами стадии планирования проекта является определение набора работ, выполнение которых позволит получить продукт проекта и обеспечит достижение цели проекта, а также распределение выделенных ресурсов между мероприятиями и работами проекта.

На стадии планирования проекта в соответствии с Положением по управлению проектами оформляются документы календарного планирования проекта: план контрольных событий проекта, календарный план-график проекта, финансовый план (бюджет) проекта.

Документы календарного планирования проекта разрабатываются руководителем проекта совместно с проектной командой. Для этого ответственные за блоки мероприятий проекта (менеджеры проекта) исполнители проекта представляют руководителю проекта соответствующие предложения в установленные руководителем проекта сроки.

План контрольных событий проекта, финансовый план (бюджет) проекта направляется руководителем проекта на утверждение заказчику проекта по согласованию с функциональным проектным офисом и куратором проекта.

Календарный план-график проекта утверждается куратором проекта.

На стадии планирования проекта:

-  руководитель проекта отвечает за планирование проекта, в том числе за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию документов календарного планирования проекта, организацию их согласования и утверждения;

-  куратор проекта отвечает за обеспечение проекта ресурсами и за соблюдение сроков и порядка утверждения документов по проекту, своевременное разрешение проблем, вынесенных на его рассмотрение;

-  заказчик проекта отвечает за надлежащее отражение в документах по проекту целей проекта, требований к продукту проекта и соблюдение сроков и порядка их согласования и утверждения;

-  администратор проекта, участники проектной команды отвечают за выполнение поручений руководителя проекта, связанных с планированием проекта, в том числе по подготовке рабочих документов по проекту, согласования и утверждения плана контрольных событий проекта.

5.3. Реализация и контроль проекта

Задачей стадии реализации проекта является выполнение работ проекта, предусмотренных календарным планом-графиком проекта, для получения продукта проекта и обеспечения достижения целей проекта.

Порядок и сроки организации выполнения работ, осуществления контроля и качества выполнения работ, в том числе подготовки отчетов по проекту, приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта, устанавливаются Положением по управлению проектами городского округа Иваново.

5.3.1. На стадии реализации проекта:

-  руководитель проекта отвечает за его реализацию и достижение его целей, в том числе организацию выполнения работ по проекту, осуществление координации выполнения работ и участников проектной команды, проведение стартовой и регулярных рабочих встреч проектной команды, организацию приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта в установленные сроки и в установленном порядке, своевременное решение проблем и (или) их вынесение на рассмотрение органам управления проектной деятельностью, осуществляющим корректирующие действия по проекту;

-  куратор проекта отвечает за обеспечение проекта ресурсами и за соблюдение сроков и порядка утверждения документов по проекту, установленных Положением по управлению проектами городского округа Иваново, своевременное разрешение проблем, вынесенных на его рассмотрение;

-  комиссия и проектный офис отвечают за осуществление контроля выполнения работ, достижение контрольных событий проекта;

-  администратор проекта отвечает за оказание административной поддержки руководителю проекта, выполнение поручений руководителя проекта, связанных с реализацией проекта, соблюдение сроков подготовки отчетов по проекту, их направление комиссии и проектному офису;

-  ответственные за блоки мероприятий (менеджеры) проекта, исполнители проекта отвечают за выполнение работ проекта и поручений руководителя проекта, связанных с реализацией проекта, предоставление информации о выполнении поручений и работ, рисках и проблемах проекта в сроки и порядке, установленные Положением по управлению проектами городского округа Иваново;

-  заказчик проекта, совместно с экспертной группой (при наличии) проводит оценку актуальности целей, задач и способов реализации проекта с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта в соответствии с документами календарного планирования проекта, а также по решению комиссии при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на реализацию проекта. Результаты такой оценки заказчик проекта передает в комиссию.

5.3.2. Мониторинг реализации проекта.

Мониторинг реализации проектов проводится по проектным документам:

-  паспорт проекта;

-  план контрольных событий проекта;

-  календарный план-график проекта;

-  финансовый план (бюджет) проекта.

Мониторинг реализации проектов осуществляют:

-  комиссия и центральный проектный офис – в отношении приоритетных и (или) общественно-значимых  проектов;

-  функциональный проектный офис – в отношении проектов, для управления которыми он создан;

-  заказчик проекта – в части реализации паспорта проекта, плана контрольных событий проекта;

-  куратор проекта – в части реализации паспорта проекта, плана контрольных событий проекта, финансового плана (бюджета) проекта;

-  руководитель проекта – в части реализации проектных документов проекта;

-  ответственный за блок мероприятий (менеджер) проекта – в части реализации проектных документов проекта по курируемому блоку мероприятий проекта.

Руководитель проекта подготавливает ежеквартальный отчет о ходе реализации проекта и представляет его в адрес проектного офиса, заказчика проекта и куратора проекта.

В последний рабочий день месяца каждый исполнитель проекта (при наличии в отчетном периоде контрольных событий, исполнителем которых он является) направляет по электронной почте администратору проекта отчет о ходе реализации мероприятий проекта.

Руководитель приоритетного и (или) общественно-значимого проекта ежеквартально представляет сведения о ходе его реализации в центральный проектный офис и управление общественных связей и информации Администрации города Иванова, которое на основании полученных сведений осуществляет информирование общественности о реализации проекта.

5.3.3. Изменение проекта

Исполнитель проекта имеет право направить руководителю проекта запрос на изменение паспорта проекта, состава проектной команды, документов календарного планирования проекта в рамках отчета о ходе реализации мероприятий проекта.

Изменение проекта осуществляется в соответствии с Положением по управлению проектами городского округа Иваново.

Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит корректировке в течение всего срока реализации проекта.

5.4. Завершение проекта

5.4.1. Прекращение или приостановление проекта

В случае возникновения обстоятельств, по причине которых проект не может быть реализован, руководитель проекта по согласованию с куратором проекта направляет в центральный проектный офис мотивированное предложение о прекращении (приостановлении) проекта.

По результатам рассмотрения предложения о прекращении (приостановлении) проекта центральный проектный офис представляет по согласованию с координатором проектной деятельности на рассмотрение комиссии предложение о прекращении (приостановлении) проекта, либо иное предложение в отношении данного проекта.

По результатам рассмотрения предложения центрального проектного офиса и заслушивания доклада руководителя проекта о целесообразности прекращения (приостановления) комиссия принимает решение о прекращении (приостановлении) проекта либо иное решение.

Решение о прекращении (приостановлении) проекта либо основания принятия иного решения отражаются в протоколе заседания комиссии, который утверждается ее председателем.

Руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта и направляет его на утверждение заказчику проекта по согласованию с куратором проекта и проектным офисом.

5.4.2. Завершение проекта:

Задачей стадии завершения проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

По итогам достижения целей проекта в соответствии с паспортом проекта и планом контрольных событий проекта руководитель проекта направляет в центральный проектный офис предложение о завершении проекта с приложением проекта итогового отчета о реализации проекта, согласованные с куратором проекта.

Порядок и сроки подготовки итогового отчета по проекту, его согласования и рассмотрения, принятия решения о закрытии проекта, необходимости проведения постпроектного мониторинга, назначении ответственного за проведение постпроектного мониторинга устанавливаются Положением по управлению проектами Администрации города Иванова.

Проектный офис выносит на заседание комиссии мотивированное предложение о завершении проекта с приложением проекта итогового отчета о реализации проекта, согласованное с координатором проектной деятельности.

Комиссия:

-  обеспечивает приемку продукта проекта;

-  принимает решение о завершении проекта с учетом доклада руководителя проекта о достижении целей и результатов проекта и информации либо принимает иное решение.

Принятие решения о закрытии проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.

Приложение № 1

к Положению об организации проектной деятельности в Администрации города Иванова

Перечень

понятий, используемых в проектной деятельности Администрации города Иванова

1.         Администратор проекта  должностное лицо структурного подразделения Администрации города Иванова, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования паспорта проекта, документов календарного планирования проекта, формирование архива проекта, организацию работы проектной команды, ведение протоколов рабочих встреч проектной команды и оказание иной административной поддержки руководителю проекта.

2.         Архив проекта  совокупность документов по проекту, необходимых для анализа хода реализации проекта, изменений проекта, оценки реализации рисков проекта, в том числе действующие проектные документы и их изменения, протоколы рабочих встреч проектной команды, документально подтвержденные решения по проекту, отчетность по проекту.

3.         Блок мероприятий проекта  часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата (контрольного события) в проекте.

4.         Документы календарного планирования  план контрольных событий проекта, календарный план-график проекта, финансовый план (бюджет) проекта.

5.         Завершение проекта  завершение всех работ по проекту, цели, результаты и критерии успеха которого достигнуты.

6.         Заинтересованные стороны проекта  должностные лица, структурные подразделения Администрации города Иванова, а также внешние организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект или интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта.

7.         Заказчик  Глава города Иванова, должностное лицо Администрации города Иванова, которое устанавливает основные параметры проекта, а также осуществляет иные функции в соответствии с настоящим Положением.

8.         Запрос на изменение в проекте  документ с предложениями по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, документов календарного планирования, финансового плана (бюджета), состава проектной команды). Документ содержит описание предложений по изменениям, причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

9.         Инициатор проекта  должностное лицо Администрации города Иванова, руководитель структурного подразделения Администрации города Иванова, направивший в проектный офис заявку на открытие проекта.

10.     Инициация проекта  комплекс мероприятий, осуществляемых для открытия проекта, определения проектной команды  и утверждения паспорта проекта.

11.     Информационная система управления проектной деятельностью  информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности Администрации города Иванова.

12.     Исполнители проекта  лица, непосредственно реализующие мероприятия и работы проекта в соответствии с проектными документами, в том числе внешние участники проекта, добровольно взявшие на себя обязательства по реализации мероприятий проекта.

13.     Календарное планирование проекта  комплекс мероприятий по разработке и утверждению плана контрольных событий проекта, календарного плана-графика проекта  и, при необходимости, оперативных планов.

14.     Календарный план-график проекта  документ, детализирующий план контрольных событий проекта  информацией о мероприятиях и работах проекта, исполнителях проекта, требуемых ресурсах, сроках реализации мероприятий проекта, связях между ними и контрольными событиями.

15.     Комиссия по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова  коллегиальный совещательный орган, образованный в целях управления проектной деятельностью Администрации города Иванова и отбора проектов, реализуемых на территории городского округа Иваново.

16.     Контрольное событие проекта  значимое событие проекта, обеспечивающее достижение цели, результатов и критериев успеха проекта.

17.     Координатор проекта  представитель проектного офиса, обеспечивающий методическую поддержку и мониторинг хода реализации курируемых проектов.

18.     Координатор проектной деятельности – заместитель главы Администрации города Иванова, курирующий вопросы проектного управления в Администрации города Иванова.

19.     Критерии успеха проекта  совокупность однозначных и измеримых показателей, определяющих качество и своевременность достижения результатов проекта.

20.     Куратор проекта – Глава города Иванова или заместитель главы Администрации города Иванова, отвечающий за обеспечение проекта ресурсами, осуществляющий контроль реализации проекта по срокам, результатам, критериям успеха и ресурсам, а также разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта.

21.     Мероприятие проекта  набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта, имеющих сроки начала и окончания.

22.     Мониторинг реализации проектов  система мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

23.     Организационно-ролевая структура управления проектом  схема управления с указанием проектных ролей и блоков мероприятий проекта.

24.     Ответственный за блок мероприятий (менеджер) проекта  лицо, обеспечивающее процесс планирования блока мероприятий проекта, подготовки отчетности по блоку мероприятий проекта, мониторинга проекта, организацию совещаний по блоку мероприятий проекта, несет ответственность за управление и получение результатов проекта в рамках порученного блока мероприятий проекта.

25.     Открытие проекта  принятие решения о выполнении задачи Администрации города Иванова и (или) ее структурного подразделения в формате проектной деятельности.

26.     Отчет по проекту  документ, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/компенсации/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения куратора/руководителя проекта.

27.     Паспорт проекта - документ, содержащий основные параметры проекта, в том числе наименование проекта, основания для начала реализации проекта, цели, задачи, описание, планируемый результат и критерии успеха проекта, период реализации и риски проекта, взаимосвязь с другими проектами и (или) программами, информацию о кураторе проекта и руководителе проекта, о составе проектной команды.

28.     Перечень проектов городского округа Иваново  реестр, содержащий информацию об основных параметрах проектов, реализуемых на территории городского округа Иваново.

29.     План контрольных событий проекта  документ, содержащий информацию о контрольных событиях проекта, сроках их наступления.

30.     Портфель проектов  совокупность проектов и программ, объединенных в целях эффективного управления для достижения стратегических целей.

31.     Постпроектный мониторинг – комплекс мероприятий по сопровождению продукта проекта после его завершения.

32.     Прекращение проекта  прекращение работ по проекту, цели, результаты и критерии успеха которого не достигнуты или достигнуты частично, без возможности возобновления.

33.     Приостановление проекта  приостановление работ по проекту, цели, результаты и критерии успеха которого не достигнуты или достигнуты частично, с возможностью возобновления.

34.     Программа  комплекс взаимосвязанных проектов и мероприятий, объединенных общей целью и координируемых совместно в целях повышения общей результативности и управляемости.

35.     Проект  комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений.

36.     Проектная деятельность  деятельность Администрации города Иванова и ее структурных подразделений, направленная на осуществление отдельных проектов и программ, с целью достижения результативности и эффективности их деятельности, осуществляемая с применением процессов управления проектами.

37.     Проектная команда – группа должностных лиц Администрации города Иванова, сотрудников структурных подразделений Администрации города Иванова, привлекаемых организаций, а также сторонних экспертов, которая формируется руководителем проекта с целью эффективного достижения целей проекта и создается на срок реализации проекта.

38.     Проектные документы  паспорт проекта, документы календарного планирования и финансовый план (бюджет) проекта.

39.     Проектный грейд  классификатор уровней личностных и профессиональных компетенций, необходимых для участия в проекте, сформированный на принципах ответственности и важности участия в проекте.

40.     Процессы управления проектами  инициация, планирование, реализация и контроль, и завершение проекта.

41.     Результат (продукт) проекта  измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, получаемых в результате реализации проекта.

42.     Риски проекта  вероятностные события, которые в случае наступления могут оказать положительное или отрицательное влияние на проект.

43.     Руководитель проекта  должностное лицо Администрации города Иванова, муниципальный служащий Администрации города Иванова, ответственный за разработку проектных документов, реализацию проекта в соответствии с проектными документами, достижение результатов и критериев успеха проекта, а также обеспечивающий эффективное взаимодействие участников проектной команды.

44.     Система управления проектной деятельностью  формализация процесса управления проектами городского округа Иваново, управления мотивацией и управления компетенциями участников проектной деятельности, организационное и технологическое сопровождение проектной деятельности.

45.     Управление проектом  организация взаимодействия между участниками проекта, связанного с планированием, организацией и контролем трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленного на эффективное достижение цели проекта.

46.     Финансовый план (бюджет) проекта – документ, содержащий информацию о стоимости проекта, ее распределении по отдельным мероприятиям проекта и временным периодам, а также об источниках финансирования.

47.     Функциональный проектный офис – группа муниципальных служащих Администрации города Иванова, осуществляющих на основании решения Главы города Иванова поддержку проектной деятельности в отношении отдельных проектов. Работа функциональных проектных офисов контролируется центральным проектным офисом.

48.     Центральный проектный офис – структурное подразделение Администрации города Иванова, организующее  планирование, внедрение, контроль сопровождение и развитие системы управления проектной деятельностью Администрации города Иванова.

Приложение № 2

к Положению об организации проектной деятельности в Администрации города Иванова

Функциональная структура

системы управления проектной деятельностью

Администрации города Иванова

1. Проектные роли в системе управления проектной деятельностью Администрации города Иванова

Заказчик проекта обеспечивает определение цели проекта, требований к продукту проекта, согласование паспорта проекта, утверждение плана контрольных событий проекта.

Куратор проекта обеспечивает проект ресурсами, утверждает календарный план-график проекта, утверждает состав экспертной группы.

Руководитель проекта осуществляет планирование реализации проекта, в том числе подготовку паспорта проекта, организацию подготовки проектной командой документов календарного планирования проекта; организации и контроль выполнения проектной командой мероприятий и работ проекта, достижение контрольных событий, включая подготовку промежуточной и итоговой отчетности; проверку ведения архива проекта.

Руководитель проекта:

-     организует совещания по проекту, участие в которых для проектной команды является обязательным;

-     дает проектной команде (за исключением членов комиссии по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова) обязательные для исполнения поручения;

-     запрашивает у структурных подразделений Администрации города Иванова, исполнительных органов государственной власти Ивановской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, иных организаций и лиц в установленном порядке информацию и документы, необходимые для управления проектом;

-     представляет в проектный офис и куратору проекта информацию и документы по проекту в сроки, указанные в соответствующем запросе;

-     является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию документов по проекту, а за также организацию согласования и утверждения документов по проекту.

Администратор проекта обеспечивает содействие руководителю проекта в подготовке документов по проекту, в организации и контроле выполнения проектной командой запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организацию совещаний по проекту; ведение архива проекта.

Исполнитель обеспечивает своевременное и качественное выполнение мероприятий и работ проекта, предусмотренных календарным планом-графиком, иных поручений; предоставление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах.

2. Органы управления проектной деятельностью

 Администрации города Иванова

Комиссия по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова принимает решения об открытии, закрытии приоритетных и (или) общественно-значимых проектов, утверждает персональный состав проектной команды, осуществляет приемку продукта  приоритетного и (или) общественно-значимого проекта и его элементов, осуществляет контроль достижения контрольных событий проекта, выполнения поручений по проекту, принятие решений по вопросам, выходящим за пределы полномочий проектной команды.

Проектный офис (его функции выполняют центральный проектный офис и функциональный проектный офис).

Центральный проектный офис  проектный офис, создаваемый в форме структурного подразделения Администрации города Иванова, на которое возложены функции по обеспечению организационно-методического сопровождения и управления проектной деятельностью структурных подразделений Администрации города Иванова.

Центральный проектный офис определяет возможность реализации проекта, осуществляет согласование документов по проекту, контроль реализации проектов, контроль качества управления проектами, обеспечивает деятельность комиссии по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова, развитие компетенций участников проектной деятельности, формирует предложения по мотивации представителей проектных команд, по развитию системы управления проектной деятельностью Администрации города Иванова, согласовывает составы экспертных групп.

Центральный проектный офис контролирует соблюдение требований, установленных нормативными правовыми актами в сфере управления проектной деятельностью, дает обязательные для исполнения поручения участникам проектной деятельности в рамках управления проектной деятельностью.

Функции центрального проектного офиса выполняет отдел по организации проектной деятельности Администрации города Иванова и привлекаемые на постоянной основе муниципальные служащие Администрации города Иванова, состав которых определяется распоряжением Администрации города Иванова.

Функциональный проектный офис  проектный офис, создаваемый в форме временной структуры, группы муниципальных служащих Администрации города Иванова, обеспечивающий организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в определенной сфере, определенном структурном подразделении Администрации города Иванова или в границах отдельного проекта.

Функциональный проектный офис осуществляет функции проектного офиса на стадиях планирования, реализации и закрытия проектов в соответствии с Положением по управлению проектами городского округа Иваново, в том числе согласование документов по проекту, контроль реализации проектов в пределах своей сферы деятельности.

По запросу центрального проектного офиса функциональный проектный офис обязан предоставлять сводную отчетность по проектам в пределах своей сферы деятельности.

Центральный проектный офис принимает решение о создании функционального проектного офиса по согласованию с заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Иванова.

Экспертная группа оказывает содействие руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта, мер реагирования на риски и открывающиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта.

Экспертная группа готовит заключения о документах календарного планирования проекта, а также представляет комиссии по управлению проектной деятельностью Администрации города Иванова, руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.

Экспертная группа может формироваться по проекту, а также в целом по отраслевой принадлежности функциональных направлений деятельности.