Указ Губернатора Города федерального значения Севастополя от 01.07.2014 № 54

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

УКАЗ

«01» июля 2014                                                         N 54

(В редакции Указа Губернатора Города федерального значения Севастополя от 28.11.2014 № 79/1)

(Утратил силу - Указ Губернатора города Севастополя от 17.03.2015 № 38-УГ)

Об образовании Секретариата Губернатора

В соответствии с Уставом города Севастополя в целях обеспечения деятельности Губернатора города Севастополя и осуществления надлежащего документооборота

1.  Образовать Секретариат Губернатора.

Утвердить прилагаемое Положение о Секретариате Губернатора. (Утратил силу - Указ Губернатора Города федерального значения Севастополя от 28.11.2014 № 79/1)

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя                               С.И.Меняйло

УТВЕРЖДЕНО

Указом Губернатора

города Севастополя

от 01.07. 2014 г. N 54

Положение

о Секретариате Губернатора

города Севастополя

1. Общие положения

1.1.   Секретариат Губернатора города Севастополя (далее - Секретариат) является структурным подразделением Правительства
Севастополя (далее - Правительство).

1.2. Секретариат в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом города Севастополя, законами Севастополя, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3.                         Деятельность Секретариата непосредственно координирует и контролирует Губернатор города Севастополя.

1.4.                         Секретариат имеет бланки с изображением герба города Севастополя и своим наименованием; штампы со своим наименованием.

2. Задачи Секретариата

Основными задачами в организации деятельности Секретариата являются:

2.1.  Документационное и информационное обеспечение деятельности Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя.

2.2. Обеспечение взаимодействия Губернатора города Севастополя с Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, субъектами Российской Федерации, федеральными

органами государственной власти, органами государственной власти Севастополя, структурными подразделениями Правительства Севастополя, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований районов по вопросам реализации Губернатором своих полномочий в соответствии с функциональными обязанностями Секретариата.

2.3.   Оформление в установленном порядке, своевременное тиражирование и хранение указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, распоряжений и постановлений Правительства Севастополя (далее - нормативные правовые акты и распорядительные документы).

2.4. Координация работы и методическое руководство сотрудниками на участках делопроизводства в департаментах и других структурных подразделениях Правительства Севастополя.

3. Функции Секретариата

Секретариат осуществляет следующие функции в пределах полномочий и компетенции:

3.1. По вопросам организационного и информационного обеспечения исполнения Губернатором своих полномочий:

3.1.1. Разрабатывает и формирует перспективные и текущие планы

работы Губернатора города Севастополя.

3.1.2.  Координирует деятельность по организации совместно с

соответствующими структурными подразделениями Правительства

Севастополя исполнения календарного плана работы Губернатора.

3.1.3.         Организует и контролирует подготовку материалов к совещаниям с участием Губернатора.

3.1.4.         Участвует в организации официальных визитов, рабочих поездок, встреч и других мероприятий, проводимых с участием Губернатора.

3.1.5.            Представляет Губернатору проекты указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя с сопроводительными документами и иные документы, направляемые Губернатору на подписание.

3.1.6.            Осуществляет подготовку для доклада поступающих на имя Губернатора, в Правительство Севастополя документов и обращений Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов государственной власти города Севастополя, других государственных органов и органов местного самоуправления, подготовку по этим документам и обращениям необходимых материалов, а также проектов поручений Губернатора города Севастополя; входящей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора, проектов резолюций и поручений Губернатора по исполнению направляемых ему документов.

3.1.7.         Организует рассмотрение поступивших на имя Губернатора, в Правительство Севастополя запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя, подготовку по ним проектов поручений Губернатора, направление обращений в органы исполнительной власти в соответствии с их компетенцией для рассмотрения и подготовки проектов ответов.

3.1.8.         Оказывает методическую помощь подразделениям в оформлении и подготовке документов, представляемых на доклад Губернатору.

3.1.9. Организует сбор, систематизацию и хранение информации,

необходимой для обеспечения деятельности Губернатора.

3.1.10. Осуществляет исполнение поручений Губернатора по иным

вопросам.

3.2. По вопросам работы с нормативными актами и распорядительными документами:

3.2.1.           Осуществляет прием проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора и Правительства Севастополя, проверяет соблюдение установленных требований к оформлению документов и передает их на подпись.

3.2.2.           Осуществляет тиражирование нормативных правовых актов и распорядительных документов, ведет журналы регистрации принятых нормативных правовых актов и распорядительных документов.

3.2.3.                Осуществляет автоматизированную обработку документов, формирование и ведение информационно-справочной базы данных нормативных правовых актов и распорядительных документов и передачу их текстов структурным подразделениям Правительства, исполнительным органам государственной власти, государственные органам и государственным учреждениям, органам местного самоуправления.

3.2.4.                По заявкам руководителей структурных подразделений Правительства Севастополя, исполнительных органов государственной власти, государственных органов и государственных учреждений, организаций заверяет соответствие копий нормативных правовых актов и распорядительных документов подлинникам, находящимся в Секретариате, и удостоверяет печатью установленного образца.

3.2.5. Осуществляет методическую и консультативную помощь по вопросам подготовки, оформления и согласования проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.2.6.      Обеспечивает сохранность подлинных экземпляров нормативных правовых актов и распорядительных документов, хранящихся в Секретариате, передачу их в архив.

3.2.7.      Направляет в установленном порядке копии нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора и Правительства в Департамент по правовым вопросам, имущественным и

земельным отношениям для последующей рассылки в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3.3. По организации документооборота и работе со служебной корреспонденцией:

3.3.1.    Осуществляет прием и регистрацию служебной корреспонденции, адресованной Губернатору города Севастополя, его заместителям и Правительству Севастополя без указания конкретного должностного лица (далее - служебная корреспонденция).

3.3.2. Предварительно рассматривает служебную корреспонденцию и представляет ее с проектами поручений (резолюций) на рассмотрение Губернатору Севастополя.

Осуществляет рассылку служебной корреспонденции после ее рассмотрения Губернатором в соответствии с его поручениями (резолюциями).

3.3.3.           Направляет в структурные подразделения Правительства и другие исполнительные органы поступившие в адрес Губернатора и Правительства Севастополя документы, которые содержат вопросы, относящиеся к компетенции этих органов и не требуют решения Губернатора и Правительства Севастополя.

3.3.4.           Организует работу со служебной корреспонденцией в системе электронного документооборота.

3.3.5.           Осуществляет методическую помощь по вопросам оформления проектов служебной корреспонденции за подписью Губернатора в соответствии с требованиями Регламента Правительства Севастополя, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя.

3.3.7.  Проводит информационно-справочную работу по всем видам документов, прошедших регистрацию в Секретариате.

3.3.8. Обеспечивает временное хранение переписки по вопросам основной деятельности Губернатора и Правительства, в том числе документов с резолюциями Губернатора-Председателя Правительства, визами его заместителей и других должностных лиц, формирует их в дела в соответствии с номенклатурой, ведет работу с ними.

3.3.9.                 Организует взаимодействие структурных подразделений Правительства, аппарата Губернатора и Правительства, исполнительных органов государственной власти, государственных органов и государственных учреждений в целях документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства.

3.3.10.              Разрабатывает нормативные и методические документы по вопросам организации делопроизводства.

3.3.11.              Осуществляет формирование, учет, хранение дел согласно номенклатуре в процессе делопроизводства; подготовку и своевременную передачу дел на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке.

3.3.12. Обеспечивает соблюдение порядка работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также служебную информацию ограниченного доступа.

3.4. По вопросам организации контроля:

3.4.1.      Ведет в установленном порядке учет поручений Губернатора по документам, поступившим из Аппарата Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов государственной власти города Севастополя, других государственных органов и органов местного самоуправления, по обращениям и запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя, а также содержащихся в правовых и организационных актах Губернатора и Правительства.

3.4.2.  Обеспечивает контроль за своевременным поступлением документов от ответственных исполнителей решений и поручений Губернатора города Севастополя.

3.4.3. Предоставляет Губернатору и в Правительство Севастополя информационно-аналитические материалы по вопросам исполнительской дисциплины структурных подразделений и должностных лиц.

3.4.4.      При необходимости разрабатывает и представляет предложения о принятии дополнительных мер по обеспечению выполнения решений и поручений, подлежащих контролю.

3.4.5. Секретариат осуществляет иные функции, предусмотренные правовыми актами Губернатора и Правительства Севастополя.

4. Права Секретариата

Для выполнения задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, Секретариат в пределах своей компетенции и в установленном порядке обладает следующими правами:

4.1.                         Давать поручения соответствующим исполнительным органам государственной власти города Севастополя по подготовке проектов правовых актов, проектов ответов Губернатора города Севастополя на поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления, обращения, запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя.

4.2.                         Запрашивать и получать из иных исполнительных органов государственной власти города Севастополя, структурных подразделений Правительства Севастополя, подведомственных им учреждений, предприятий и организаций информацию и материалы, необходимые для осуществления задач, возложенных на Секретариат, в том числе о

выполнении контролируемых Секретариатом поручений, передавать в установленном порядке информацию указанным органам, учреждениям, предприятиям и организациям.

4.3.   Привлекать специалистов иных исполнительных органов государственной власти города Севастополя, структурных подразделений Правительства Севастополя (по согласованию с их руководителями) для участия в подготовке мероприятий, предоставления информационно- справочных материалов, а также в работе в составе комиссий и рабочих групп.

4.4.                  Участвовать в организации подготовки и в проведении заседаний и совещаний Правительства, аппаратных совещаний Губернатора города Севастополя.

4.5.                  Направлять в установленном порядке поступающую в Секретариат корреспонденцию в структурные подразделения Правительства Севастополя, другие органы исполнительной власти на рассмотрение и для подготовки ответа авторам корреспонденции

4.6.                  Осуществлять необходимые мероприятия по контролю исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, правовых актов и распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя.

4.7.                      Возвращать в установленном порядке исполнителям проекты документов и другие представляемые на рассмотрение материалы, оформленные с нарушением установленных требований, для их доработки и надлежащего оформления.

4.8.                      Согласовывать назначение на должность ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Правительства.

4.9.                                  Ходатайствовать перед руководством о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, нарушающих требования правовых актов, регламентирующих работу с документами.

4.10.            Готовить и представлять в установленном порядке проекты правовых актов по вопросам, отнесенным к ведению Секретариата.

4.11.   Согласовывать планы стажировки претендентов на должность специалистов в сфере делопроизводства и контроля в структурных подразделениях Правительства.

4.12.  Вносить предложения по организации работы Губернатора и Правительства Севастополя, иных исполнительных органов государственной власти на рассмотрение Губернатору города Севастополя.

4.13. Осуществлять в соответствии с отдельными поручениями иные полномочия, необходимые для решения задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения.

5. Руководство и организация деятельности Секретариата

5.1.    Руководство Секретариатом осуществляет начальник Секретариата, назначаемый на должность и освобождаемый от должности
Губернатором города Севастополя.

5.2.  В структуру Секретариата входят отделы по основным направлениям деятельности.

5.3. Начальник Секретариата:

-    руководит деятельностью Секретариата и несет ответственность за выполнение поставленных перед Секретариатом задач и возложенных на него функций;

-    координирует работу структурных подразделений при выполнении оперативных поручений и задач вышестоящих органов исполнительной власти, связанных с исполнительской дисциплиной и вопросами контроля исполнения документов;

-    планирует работу Секретариата;

-    определяет должностные обязанности сотрудников Секретариата;

-    согласовывает и представляет для утверждения Губернатору города Севастополя должностные регламенты сотрудников Секретариата;

- дает распоряжения и указания сотрудникам Секретариата, касающиеся исполнения ими своих служебных обязанностей;

-  вносит предложения о награждении и поощрении сотрудников
Секретариата, ходатайствует об оказании им материальной помощи;

-  инициирует проведение служебных проверок в отношении
сотрудников Секретариата;

- представляет в установленном порядке предложения о выделении финансовых средств на оплату работ, связанных с осуществлением Секретариатом своих полномочий;

- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

-  представляет Губернатору города Севастополя материалы по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата;

- обеспечивает выполнение требований нормативных правовых актов и руководящих документов, регламентирующих вопросы защиты государственной тайны и мобилизационной подготовки;

-  осуществляет иные полномочия, предусмотренные федеральным законодательством и законодательством города Севастополя.

5.3.1. В случае временного отсутствия начальника Секретариата его обязанности временно исполняет один из начальников отдела Секретариата.

5.4. Финансово-бухгалтерское обеспечение деятельности Секретариата осуществляет Управление финансово-бухгалтерского учета Департамента аппарата Губернатора и Правительства.

5.5.                 Функции по кадровому обеспечению деятельности Секретариата, а также соблюдению гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и законодательством о государственной службе работникам Секретариата, осуществляет Управление кадровой политики, государственной и муниципальной службы.

5.6.                 Материально-техническое обеспечение деятельности Секретариата осуществляет Департамент аппарата Губернатора и Правительства.

6. Заключительные положения

Внесение изменений и дополнений в Положение, реорганизация и ликвидация Секретариата осуществляются в порядке, установленном действующим законодательством.