Указ Главы Республики Крым от 19.05.2016 № 179-У

УКАЗ

ГЛАВЫ  РЕСПУБЛИКИ  КРЫМ

О Порядке пользования системой видеоконференцсвязи

Совета министров Республики Крым

В соответствии со статьями 64, 65 Конституции Республики Крым, с целью оптимизации порядка взаимодействия Совета министров Республики Крым, исполнительных органов государственной власти Республики Крым с органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым постановляю:

1.    Утвердить прилагаемый Порядок пользования системой видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым.

2.    Исполнительным органам государственной власти Республики Крым при планировании совещаний в режиме видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым выполнять требования Порядка, утвержденного пунктом 1 настоящего Указа.

3.    Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым во время участия в совещаниях в режиме видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым руководствоваться  Порядком, утвержденным пунктом 1 настоящего Указа.

4.    Контроль за исполнением настоящего Указа возложить на заместителя Председателя Совета министров Республики Крым - руководителя Аппарата Совета министров Республики Крым Опанасюк Л.Н.

Глава Республики Крым                                                     С. АКСЁНОВ

г.Симферополь,

19 мая 2016 года

№ 179-У

Приложение к Указу

Главы Республики Крым

от 19 мая 2016 года № 179-У

ПОРЯДОК

пользования системой видеоконференцсвязи

Совета министров Республики Крым

1. Общие сведения

1.1. Система видеоконференцсвязи Совета министров Республики Крым (далее — система ВКС) предназначена для проведения совещаний между Советом министров Республики Крым, исполнительными органами государственной власти Республики Крым и органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым в формате видеоконференций. Система ВКС обеспечивает многопользовательскую видеоконференцсвязь через информационно-коммуникационную сеть «Интернет» с использованием специализированных аппаратных и программных решений.

1.2. Организация проведения видеоконференций осуществляется с использованием веб-портала системы ВКС, расположенного по адресу: https://vcs.rk.gov.ru. Веб-портал системы ВКС используется организаторами совещаний для планирования видеоконференций и информирования участников о предстоящих видеоконференциях и их составе. На веб-портале системы ВКС размещаются: расписание проводимых совещаний в режиме видеоконференцсвязи, материалы и презентации к совещаниям, а также документация по работе c системой ВКС. Доступ к информации, размещаемой на веб-портале системы ВКС, осуществляется с использованием учетных данных (имени пользователя и пароля).

1.3. Система ВКС позволяет осуществлять видеозвонки в режиме
«точка-точка» между абонентами системы ВКС с использованием идентификационных номеров, присвоенных каждому абоненту системы ВКС. Перечень идентификационных номеров (справочник абонентов) публикуется на веб-портале системы ВКС в подразделе «Общие вопросы по работе с системой» в разделе «Документация».

Технические возможности системы ВКС позволяют проводить в один момент времени только одну видеоконференцию с общим количеством точек подключения, не превышающим 55 абонентов. Система ВКС имеет ограничения на максимальное количество одновременно отображаемых участников, которое составляет 20 абонентов, включая ведущего совещания. Дополнительно система ВКС позволяет отображать участникам конференцсвязи демонстрационные материалы (презентации, фото- и видеоматериалы).

1.4. Организация многопользовательских сеансов видеоконференций проводится в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.

Совещания, проводимые в режиме видеоконференцсвязи, могут быть записаны и использованы в качестве дополнения к материалам для проводимых совещаний. Все совещания, для которых производится видеозапись, публикуются в дальнейшем на веб-портале системы ВКС.

2. Техническая поддержка системы ВКС

2.1. Техническая поддержка системы ВКС осуществляется работниками структурных подразделений по вопросам информационных технологий Аппарата Совета министров Республики Крым и Государственного бюджетного учреждения Республики Крым «Дирекция по обеспечению деятельности Совета министров Республики Крым и его Аппарата» (далее — работники технической поддержки).

2.2. Прием запросов на техническую поддержку пользователей системы ВКС осуществляется посредством веб-чата, размещенного на веб-портале системы ВКС, либо электронной почтой по адресу [email protected].

3. Организация совещаний в режиме видеоконференцсвязи

3.1. Регистрация организаторов совещаний в системе ВКС

Для организации проведения совещаний в режиме видеоконференции с использованием системы ВКС:

1.    Определяется лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций;

2.    Подается заявка в Аппарат Совета министров Республики Крым (далее — Аппарат) для регистрации в системе ВКС с указанием следующей информации:

-      Ф.И.О. ответственного лица;

-      должность ответственного лица;

-      контактный номер мобильного телефона;

-      контактный адрес электронной почты.

После процедуры регистрации ответственное лицо получает учетные данные для работы с системой ВКС. Планирование видеоконференций без регистрации в системе ВКС не осуществляется.

3.2. Планирование места проведения совещаний в режиме видеоконференции

Центральный узел системы ВКС расположен в административном  здании Совета министров Республики Крым (далее — административное здание) по адресу: Республика Крым, г. Симферополь, проспект Кирова, д.13.  Для проведения совещаний в режиме видеоконференции в административном здании оборудован зал заседаний Совета министров Республики Крым.

В зале заседаний Совета министров Республики Крым совещания в режиме видеоконференцсвязи проводятся исключительно в случаях:

-      участия в совещании Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым;

-      участия в совещании заместителей Председателя Совета министров Республики Крым;

-      участия в совещании руководства Аппарата;

-      письменного согласования с заместителем Председателя Совета министров Республики Крым — руководителем Аппарата Совета министров Республики Крым о проведении совещания в зале заседаний Совета министров Республики Крым.

Все остальные совещания в режиме видеоконференции проводятся в оборудованных для этих целей помещениях по фактическому месту нахождения организатора совещания.

3.3. Порядок планирования совещаний в режиме видеоконференции

С целью оптимизации порядка взаимодействия Совета министров Республики Крым, исполнительных органов государственной власти Республики Крым с органами местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым совещания в режиме видеоконференцсвязи с участием председателей городских и районных советов Республики Крым и глав администраций городов и районов Республики Крым проводятся по средам.

Совещания в режиме видеоконференцсвязи по отраслевым вопросам проводятся по четвергам, при этом предусматривается необходимость участия в этих совещаниях заместителей председателей городских и районных советов Республики Крым и заместителей глав администраций городов и районов Республики Крым, курирующих соответствующую отрасль, без личного  участия их руководителей.

Внеплановые совещания в режиме видеоконференцсвязи проводятся по согласованию с Главой Республики Крым, Председателем Совета министров Республики Крым.

Для планирования совещаний в режиме видеоконференцсвязи и резервирования ресурсов оборудования системы ВКС не позднее, чем за два рабочих дня, предшествующих проведению совещания, подается заявка в Аппарат с указанием даты, времени начала и времени окончания планируемого совещания с учетом времени, необходимого для решения организационных вопросов до начала самого мероприятия (подключение участников к системе видеоконференцсвязи, перекличка и т. д.). К заявке прилагается перечень участников совещания, количество планируемых к показу презентационных материалов, а также копия письма с приглашением на совещание. Письма в адрес участников о планируемом совещании рассылаются организаторами совещания строго после рассмотрения и согласования Аппаратом заявки на проведение видеоконференции.

Кроме того, на электронный ящик [email protected] направляется электронная копия заявки и приложений к ней (факсограммы, повестка дня, презентационные материалы и т.д.). Тема письма: «[Наименование организации.] Заявка на [дата проведения]». Тема письма указывается обязательно. Электронные письма, которые будут направленны без указания темы письма, к рассмотрению не принимаются. Лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, перед направлением заявки должно убедиться в отсутствии мероприятия, запланированного на требуемую дату и время, на веб-портале системы ВКС в разделе «Расписание». При положительном рассмотрении заявки на веб-портал системы ВКС размещается соответствующая информация о запланированном совещании.

В случае необходимости демонстрации презентационных материалов во время видеоконференции лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, не позднее чем за три часа до начала совещания, направляет презентационные материалы на электронный ящик [email protected]. Тема письма: «[Наименование организации.] Презентация на [дата проведения совещания]». Тема письма указывается обязательно. Презентационные материалы, направленные без указания темы письма, на совещании показаны не будут. Формат и оформление презентационных материалов должны быть согласованы с работниками технической поддержки системы ВКС. Методические рекомендации по созданию и оформлению презентационных материалов в формате PowerPoint размещены на веб-портале системы ВКС в разделе «Документация» в подразделе «Общие вопросы по работе с системой».

Заявки, поданные с нарушением требований пункта 3.3. раздела 3 настоящих Правил, к рассмотрению не принимаются.

3.4. Организация проведения совещаний в режиме видеоконференции

Лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций:

-      не позднее чем за 1 час до начала совещания начинает процедуру подключения участников к системе ВКС;

-      не позднее чем за 30 минут до начала совещания проводит процедуру регистрации участников в режиме видеоконференцсвязи и решает  организационные вопросы с участниками совещания;

-      проверяет качество видео- и звуковой связи видеоконференции и, в случае неудовлетворительного качества связи, совместно с работниками технической поддержки системы ВКС принимает необходимые меры для устранения возникших неполадок;

-      во время проведения совещания постоянно поддерживает обратную связь с участниками видеоконференции посредством веб-чата, размещенного на веб-портале системы ВКС, принимает заявки на выступления от участников видеоконференции в режиме веб-чата и докладывает о них ведущему совещания.

Во время проведения совещания в постоянном режиме может быть включен только микрофон ведущего. Все остальные микрофоны участников в системе ВКС должны быть выключены. Слово для выступления предоставляет ведущий совещания. При этом он должен четко назвать наименование города или района, от которого будет выступление. После этого происходит вывод на экран выступающего и ему включается микрофон. Подобное переключение занимает от 5 до 10 секунд.

Участники совещания, выступающие в зале заседаний Совета министров Республики Крым, микрофон включают самостоятельно (одновременно может быть включен только один микрофон, кроме ведущего совещания).

Не допускается вызывать участников по имени-отчеству-фамилии или каким-либо другим способом.

Во время выступления необходимо говорить четко и на расстоянии не более 15 — 20 сантиметров от микрофона. Если у участника будет выключен микрофон, удаленные абоненты совещания его не услышат.

В случае наличия демонстрационных материалов техническую поддержку по их показу в системе ВКС оказывают работники технической поддержки системы ВКС. Выступающий с презентацией должен четко назвать тему презентации для ее вывода на экран. В процессе доклада при необходимости смены слайда выступающий должен дать четкую команду «Следующий слайд» для переключения изображения работниками технической поддержки системы ВКС.

4. Порядок проведения совещаний в режиме видеоконференцсвязи

4.1. Подключение участников к системе ВКС производится в период, предшествующий началу совещания, не позднее чем за один час до начала мероприятия (подготовительный период). В подготовительный период осуществляется проверка готовности удаленных терминалов участников к работе с системой ВКС, доступности сервисов всех абонентов.

Подключение участников к системе ВКС завершается не позднее чем за 10 минут до начала совещания.

По мере подключения участников совещания к сеансу видеоконференции лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, в интерактивном режиме проверяет качество сервиса для каждого участника совещания, проводит перекличку участников.

4.2. Во время проведения совещания в режиме видеоконференции лицо, ответственное за работу по планированию видеоконференций, с помощью имеющихся административных средств управляет видеокамерами и звуковой системой (микрофонами) удаленных участников системы ВКС. Во время видеоконференцсвязи абонентам системы ВКС запрещено управлять звуковой системой видеотерминала (как аппаратного, так и программного), отключаться от системы ВКС или подключаться к ней самостоятельно.

Если у удаленно подключенного участника видеоконференции возникает вопрос в ходе проведения совещания, необходимо:

-      кратко сформулировать суть вопроса;

-      сформулированный вопрос направить лицу, ответственному за работу по планированию видеоконференций, посредством веб-чата, размещенного на веб-портале системы ВКС;

-      дождаться вызова с выводом на экран ведущим видеоконференции.

4.3. В случае возникновения технических неполадок на стороне удаленного абонента во время проведения видеоконференции (пропадание изображения, звука, самопроизвольное отключение от системы и прочее) удаленный абонент обязан незамедлительно сообщить о возникших неполадках работникам технической поддержки системы ВКС посредством веб-чата, размещенного на веб-ресурсе системы ВКС в разделе «Чат».

5. Порядок видеозаписи совещаний, их публикации и хранения

5.1. Запись видеоконференций осуществляется штатным функционалом системы ВКС. Системой ВКС производится запись всех проводимых видеоконференций, за исключением совещаний, определенных организатором совещаний как «конфиденциальные».

5.2. Все записи видеоконференций публикуются на веб-портале системы ВКС в соответствующем событии, размещенном в разделе «Расписание». Подготовка и публикация видеозаписей осуществляется до первой половины рабочего дня, следующего за днем проведения видеоконференции. Записи видеоконференций хранятся на дисковом пространстве системы ВКС в течение 6 месяцев со дня их публикации. По истечении 6 месяцев видеозапись совещания подлежит удалению.

5.3. Доступ к видеозаписям возможен только под учетными данными, полученными при регистрации на веб-портале системы ВКС. Передача видеозаписи в формате MP4 или FLV на предоставленный получателем оптический DVD-диск либо съемный носитель информации допускается исключительно только после подачи письменной заявки в адрес руководства Совета министров Республики Крым или Аппарата и наличия соответствующей резолюции к ней. Передача записей видеоконференций системы ВКС третьим лицам не допускается. Дальнейшую ответственность за целостность и сохранность полученной видеозаписи несет ее получатель с момента ее передачи работниками технической поддержки системы ВКС.