Постановление Администрации г.Волгограда от 19.12.2016 № 1917

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА

от 19 декабря 2016 г.

N 1917

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ

ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ

ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

В соответствии с федеральными законами от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", указами Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351 "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена", от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения администрация Волгограда постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях (далее - Инструкция).

2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений администрации Волгограда, других служебных документах, разрабатываемых в администрации Волгограда и ее структурных подразделениях, не подлежит разглашению (распространению).

3. Руководителям структурных подразделений администрации Волгограда довести Инструкцию до сведения работников, которые в соответствии с должностными обязанностями работают с информацией ограниченного распространения.

4. Признать утратившим силу постановление администрации Волгограда от 03 декабря 2004 г. N 1822 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Волгограда".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации                                                             В.В.ЛИХАЧЕВ

Утверждена

постановлением

администрации Волгограда

от 19.12.2016 N 1917

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО

РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет для администрации Волгограда, структурных подразделений администрации Волгограда (далее - структурные подразделения) порядок обращения с документами и другими материальными носителями (фото-, кино- и аудиопленки, машинные носители информации и другое) информации (далее - документы), содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну Российской Федерации.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов местного самоуправления Волгограда, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью, а также сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов местного самоуправления Волгограда, их структурных подразделений, организаций, общественных объединений, а также касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, порядка их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов Волгограда, иные сведения, подлежащие доведению до граждан и организаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

описание структур органов местного самоуправления Волгограда, их функций, направлений и форм деятельности, а также телефоны справочной службы и адресные реквизиты (почтовый адрес, адрес электронной почты);

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и организаций;

решения по заявлениям и обращениям граждан и организаций, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета Волгограда и использовании бюджетных средств, других муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах администрации Волгограда, муниципальных организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительная пометка доступа к документу (далее - пометка) "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

1.5. Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения имеют право:

глава администрации Волгограда;

первый заместитель главы администрации Волгограда, заместители главы администрации Волгограда;

руководители структурных подразделений и их заместители.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 раздела 1 настоящей Инструкции.

1.7. Право отменить решение об отнесении документа к документам с пометкой "Для служебного пользования" имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 1.5 раздела 1 настоящей Инструкции.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, принявшего решение о проставлении на документе, содержащем такую информацию, пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (работник) администрации Волгограда или структурного подразделения может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации ответственности.

1.10. В случае реорганизации структурного подразделения решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает комиссия, которая создается распоряжением администрации Волгограда.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

2.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

2.2. Работать с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, вне служебных помещений запрещается.

2.3. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в администрации Волгограда, структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации.

2.4. Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" ведется отдельно от несекретной корреспонденции в журнале учета служебных документов по форме согласно приложению к настоящей Инструкции. Листы журнала учета служебных документов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Законченный производством журнал учета служебных документов хранится не менее пяти лет.

2.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, при этом к входящему (исходящему) учетному номеру добавляется пометка "ДСП". Документы учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

Ошибочно поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

2.6. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

передаются исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, под расписку;

доставляются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, курьерами организаций по реестрам или распискам;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, подписавшего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.7. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку муниципальные служащие (работники) администрации Волгограда или структурного подразделения обязаны передать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении (контроле) документы с пометкой "Для служебного пользования" другому работнику, который определяется должностным лицом администрации Волгограда или руководителем структурного подразделения.

2.9. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение муниципальный служащий (работник) администрации Волгограда или структурного подразделения должен сдать все числящиеся за ним документы с пометкой "Для служебного пользования" в службу делопроизводства.

2.10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.11. Уничтожение дел и документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.12. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением администрации Волгограда или распоряжением (приказом) руководителя структурного подразделения, наделенного правом юридического лица. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования".

В структурных подразделениях, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.13. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" либо разглашения информации ограниченного распространения ставится в известность заместитель главы администрации Волгограда, курирующий деятельность структурного подразделения, в котором произошла утрата документов, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю главы администрации Волгограда, курирующему деятельность указанного структурного подразделения.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения руководителем структурного подразделения передаются в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив".

2.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

3. Порядок подготовки документов, содержащих служебную

информацию ограниченного распространения

3.1. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны разрабатываться и печататься на автоматизированных рабочих местах, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, которые должны быть аттестованы по требованиям безопасности информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Категорически запрещается создавать неучтенные документы с пометкой "Для служебного пользования" или копии с них.

3.2. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

пометку "Для служебного пользования" - ставится в правом верхнем углу;

номер экземпляра - проставляется ниже пометки "Для служебного пользования" и центрируется по отношению к ней;

количество отпечатанных экземпляров, список адресатов, фамилии и инициалы исполнителя и лица, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя, регистрационный номер, дата - указываются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.

3.3. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" более чем в четыре адреса исполнитель составляет расчет рассылки, в котором поадресно проставляется номер экземпляра отправляемого документа.

Расчет рассылки подписывается непосредственным руководителем муниципального служащего (работника) администрации Волгограда или структурного подразделения, готовившего документ, и прикладывается к подлиннику документа.

3.4. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер и номер экземпляра, пометка "Для служебного пользования" и количество листов документа, при этом, если у отправителя не остается экземпляров пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается "Только в адрес". Каждое приложение должно иметь самостоятельную порядковую нумерацию листов.

3.5. Отпечатанные и подписанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе уничтожаются с отражением факта уничтожения в журнале учета служебных документов.

3.6. Тиражирование (размножение), снятие копий и производство выписок из документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по письменному указанию главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда или руководителя структурного подразделения.

Размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан. На последнем листе размноженных документов проставляются фамилия и инициалы работника, размножившего документ.

Размноженные экземпляры документа с пометкой "Для служебного пользования" передаются работнику, ответственному за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", при этом в учетных данных и на последнем листе оригинала делается отметка о количестве размноженных экземпляров. Нумерация размноженных экземпляров документов с пометкой "Для служебного пользования" продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

Копии с документов с пометкой "Для служебного пользования", поступивших из других организаций, снимаются с разрешения органов, их издавших. Запрещается снимать копии с предварительно не учтенных документов с пометкой "Для служебного пользования".

В случае если документ с пометкой "Для служебного пользования" поступил из другой организации, производство выписок из него допускается в части, относящейся непосредственно к деятельности администрации Волгограда или ее структурного подразделения, получившего документ, на основании письменного разрешения руководителя структурного подразделения, его заместителей, а также ответственного должностного лица за исполнение документа по резолюции главы администрации Волгограда, первого заместителя главы администрации Волгограда, заместителей главы администрации Волгограда. На выписках из документов с пометкой "Для служебного пользования" после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

Копии и выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются отдельными номерами. При этом на документе, а также в соответствующем журнале учета проставляется отметка с указанием даты и количества экземпляров выписок, номеров листов или пунктов документа, регистрационный номер выписки.

Отдел мобилизационной,

секретной работы

и защиты информации

администрации Волгограда

Приложение

к Инструкции о порядке

обращения со служебной

информацией ограниченного

распространения в администрации

Волгограда и ее структурных

подразделениях,

утвержденной постановлением

администрации Волгограда

от 19.12.2016 N 1917

                                  ЖУРНАЛ

                        учета служебных документов

Порядковый учетный номер	Дата регистрации	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил или куда направлен документ	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество экземпляров и их номера	Резолюция или кому направлен на исполнение	Дата и расписка		Номер реестра и дата	Номер дела, в которое подшит документ, и номера листов	Отметка об уничтожении черновиков	Отметка об уничтожении документа	Примечание
					документа	приложения			в получении	в возврате
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Отдел мобилизационной,

секретной работы

и защиты информации

администрации Волгограда