Расширенный поиск

Постановление Администрации города Вологды от 25.11.2016 № 1463

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Администрации города Вологды

От 25 ноября 2016 года № 1463

О Поздравительном письме и Письме с выражением благодарности

от имени Мэра города Вологды

С целью упорядочения работы по своевременной подготовке Поздравительных писем и Писем с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды органами Администрации города Вологды в честь юбилеев и памятных дат, по поводу значимых событий и мероприятий, на основании статей 27, 44 Устава муниципального образования «Город Вологда» ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемые:

1.1. Положение о Поздравительном письме Мэра города Вологды.

1.2. Положение о Письме с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды.

1.3. Образец бланка Поздравительного письма Мэра города Вологды.

1.4. Образец бланка Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды.

2. Установить, что:

ответственным за оформление Поздравительного письма Мэра города Вологды и Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды является Управление делами Администрации города Вологды;

ответственным за согласование проектов текстов Поздравительного письма Мэра города Вологды и Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды является Управление информации и общественных связей Администрации города Вологды;

ответственными за своевременную и качественную подготовку проектов текстов Поздравительного письма Мэра города Вологды и Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды, их направление и вручение являются органы Администрации города Вологды в соответствии с их сферой деятельности.

3. Руководителям органов Администрации города Вологды:

обеспечить выполнение требований Положений о Поздравительном письме Мэра города Вологды, Письме с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды;

назначить ответственных работников за своевременную подготовку в установленном порядке проектов текстов Поздравительного письма Мэра города Вологды, Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды.

4. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете «Вологодские новости» и размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Мэр города Вологды А.А.Травников

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

города Вологды

от 25.11.2016 № 1463

ПОЛОЖЕНИЕ

о Письме с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды

1. Общие положения

1.1. Письмо с выражением благодарности Мэра города Вологды (далее – Письмо с выражением благодарности) - деловое письмо от имени Мэра города Вологды с выражением благодарности за оказанное внимание, содействие в подготовке и проведении общегородских мероприятий, за поступившие поздравления по поводу юбилейных и памятных дат в адрес организации, должностного лица.

1.2. Письмо с выражением благодарности не является наградой города Вологды.

2. Порядок подготовки и оформления

Письма с выражением благодарности

2.1. Проект текста Письма с выражением благодарности готовится органами Администрации города Вологды по итогам:

проведенных приемов, в которых приняли участие Мэр города Вологды или по его поручению представители Администрации города Вологды;

проведенных встреч, презентаций, иных мероприятий, на которых представлялись интересы города Вологды;

поступивших поздравлений по поводу юбилейных и памятных дат;

оказанного содействия в преддверии или по итогам значимого для города Вологды события, мероприятия.

2.2. Проект текста Письма с выражением благодарности, подготовленный органом Администрации города Вологды, подписывается руководителем органа Администрации города Вологды и согласовывается Управлением информации и общественных связей Администрации города Вологды.

2.3. Ходатайство об оформлении Письма с выражением благодарности представляется органом Администрации города Вологды в Управление делами Администрации города Вологды не более, чем через 3 рабочих дня со дня оказания организацией, должностным лицом содействия в подготовке и проведении общегородских мероприятий, поступления поздравления по поводу юбилейных и памятных дат.

2.4. К ходатайству об оформлении Письма с выражением благодарности прилагаются следующие документы:

проект текста Письма с выражением благодарности на бумажном и электронном носителях, предварительно согласованный Управлением информации и общественных связей Администрации города Вологды;

информация об оказанном организацией, должностным лицом содействии в подготовке и проведении общегородских мероприятий, поступлении поздравления по поводу юбилейных и памятных дат.

2.5. На основании ходатайства, поступившего от органа Администрации города Вологды, организационный отдел Управления делами Администрации города Вологды в течение 3 рабочих дней со дня поступления ходатайства:

2.5.1. Рассматривает ходатайство и прилагаемые к нему документы, проводит анализ оформления ходатайства на предмет соблюдения требований к оформлению документов, установленных Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Вологды, а также соблюдения требований к содержанию документов, установленных настоящим Положением.

2.5.2. Оформляет текст Письма с выражением благодарности в установленном порядке на утвержденном образце бланка Письма с выражением благодарности.

2.5.3. Направляет проект Письма с выражением благодарности на подпись Мэру города Вологды.

2.6. После подписания Письма с выражением благодарности Мэром города Вологды, организационный отдел Управления делами Администрации города Вологды:

2.6.1. Выдает оригинал Письма с выражением благодарности представителю органа Администрации города Вологды по реестру передачи документов.

2.6.2. Копию Письма с выражением благодарности приобщает к делу в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города Вологды.

2.7. Письмо с выражением благодарности направляется органом Администрации города Вологды его адресату, либо может быть вручено в торжественной обстановке Мэром города Вологды или по его поручению заместителем Мэра города Вологды, руководителем органа Администрации города Вологды.

2.8. Контроль за направлением (вручением) Письма с выражением благодарности осуществляют руководители органов Администрации города Вологды в соответствии с их компетенцией.

3. Требования к содержанию и оформлению

проекта Письма с выражением благодарности

3.1. Проект текста Письма с выражением благодарности составляется в свободной форме, ключевые фразы которого должны быть направлены на выражение чувства признательности за совершенные действия на благо города Вологды, оказанное содействие в подготовке и проведении общегородских мероприятий, поступившие приглашения, поздравления по поводу юбилейных и памятных дат по форме согласно приложению к настоящему Положению.

3.2. Проект Письма с выражением благодарности должен содержать:

3.2.1. Адресат, оформленный в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Вологды.

3.2.2. Текст Письма с выражением благодарности, состоящий из:

вступительной части, представляющей обращение и приветствие к адресату, которое располагается на два - три интервала ниже адресата с расположением на листе в центре;

основной части, содержащей текст с выражением благодарности;

заключительной части, представляющей собой формулы вежливости и наилучшие пожелания в адрес получателя.

3.2.3. Подпись Мэра города Вологды.

3.2.4. Подпись руководителя органа Администрации города Вологды, ответственного за подготовку текста Письма с выражением благодарности, гриф согласования Управлением информации и общественных связей Администрации города Вологды.

3.3. При составлении текста Письма с выражением благодарности необходимо:

проверять правильность написания имен, названий организаций, избегая при этом аббревиатур;

придерживаться выбранного стиля изложения, который не должен быть разговорным и чрезмерно синтаксически сложным;

применять слова в их прямом значении, избегая неоднозначности;

формулировать каждое предложение точно, используя его для выражения одной, главной мысли.

4. Описание бланка Письма с выражением благодарности

Письмо с выражением благодарности оформляется на бумаге Xerox Colotech+ 160 g/m2 с помощью печатного оборудования в организационном отделе Управления делами, регистрируется в отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

Бланк Письма с выражением благодарности представляет собой белый лист картона форматом 210 х 297 мм.

В верхней части листа посередине расположен парадный Герб города Вологды многоцветного изображения, ниже помещены слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛОГДЫ», напечатанные в одну строку прописными буквами черного цвета.

Ниже располагаются справочные данные об Администрации города Вологды (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, телефакс, адрес электронной почты) с жирным подчеркиванием.

В нижней части листа располагаются:

слова «Мэр города Вологды», напечатанные в одну строку строчными буквами черного цвета с ориентацией «по левому краю»;

инициалы и фамилия Мэра города Вологды, напечатанные в одну строку строчными буквами черного цвета с ориентацией «по правому краю».

Ниже проставляется дата и исходящий номер письма.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

города Вологды

от 25.11.2016 № 1463

ПОЛОЖЕНИЕ

о Поздравительном письме Мэра города Вологды

1. Общие положения

1.1. Поздравительное письмо Мэра города Вологды (далее - Поздравительное письмо) - форма поздравления от имени Мэра города Вологды граждан, руководителей органов государственной власти Российской Федерации, территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории муниципального образования «Город Вологда», органов государственной власти Вологодской области, руководителей субъектов Российской Федерации, муниципальных образований Вологодской области, муниципального образования «Город Вологда», руководителей и коллективов организаций независимо от их организационно-правовой формы в связи с торжественными событиями: международными праздничными днями, профессиональными праздниками, днями воинской славы и памятными датами России, юбилейными и знаменательными датами, событиями, мероприятиями.

1.2. Поздравительное письмо не является наградой города Вологды.

2. Порядок подготовки, оформления и вручения

Поздравительного письма

2.1. Проект текста Поздравительного письма составляется:

2.1.1. Управлением информации и общественных связей Администрации города Вологды по вопросам:

международных праздничных дней;

юбилейных дней рождений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, членов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей органов государственной власти Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерации, руководителей партнерских зарубежных стран, дипломатических и консульских представительств в Российской Федерации, руководителей субъектов Российской Федерации, Губернатора Вологодской области, членов Правительства Вологодской области, руководителей территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории муниципального образования «Город Вологда», органов государственной власти Вологодской области, депутатов Законодательного Собрания Вологодской области, депутатов Вологодской городской Думы, глав муниципальных образований Вологодской области;

юбилейных и памятных дат, дней воинской славы Российской Федерации;

юбилейных и знаменательных дат, событий муниципальных образований субъектов Российской Федерации.

2.1.2. Органами Администрации города Вологды в соответствии с их компетенцией по случаю:

профессиональных праздников;

юбилейных и памятных дат организаций, расположенных на территории муниципального образования «Город Вологда» независимо от их организационно-правовой формы, и юбилейных дней рождений их руководителей;

мероприятий, связанных с проведением выставок, конкурсов, фестивалей;

юбилейных дней рождений руководителей структурных подразделений Правительства Вологодской области и органов исполнительной государственной власти Вологодской области.

2.2. Проект текста Поздравительного письма, подготовленный органом Администрации города Вологды, подписывается руководителем органа Администрации города Вологды и согласовывается Управлением информации и общественных связей Администрации города Вологды.

2.3. Ходатайство об оформлении Поздравительного письма представляется органом Администрации города Вологды в Управление делами Администрации города Вологды не менее чем за 10 рабочих дней до даты вручения Поздравительного письма.

2.4. К ходатайству об оформлении Поздравительного письма прилагаются следующие документы:

проект текста Поздравительного письма на бумажном и электронном носителях, предварительно согласованный в установленном пунктом 2.2 настоящего Положения порядке;

архивная справка о торжественном событии или иная информация, подтверждающая факт торжественного события.

2.5. На основании ходатайства, поступившего от органа Администрации города Вологды, организационный отдел Управления делами Администрации города Вологды в течение 5 рабочих дней со дня поступления ходатайства:

2.5.2. Оформляет текст Поздравительного письма в установленном порядке на утвержденном образце бланка Поздравительного письма.

2.5.3. Направляет проект Поздравительного письма на подпись Мэру города Вологды.

2.6. После подписания Поздравительного письма Мэром города Вологды организационный отдел Управления делами Администрации города Вологды:

2.6.1. Вкладывает оригинал Поздравительного письма в парадную папку «Администрация города Вологды» или в рамку (при участии Мэра города Вологды в торжественном мероприятии) и выдает его представителю ходатайствующего органа Администрации города Вологды или помощнику Мэра города Вологды по реестру передачи документов.

2.6.2. Копию Поздравительного письма приобщает к делу в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города Вологды.

2.7. Вручение Поздравительного письма проводится в торжественной обстановке Мэром города Вологды или по его поручению заместителем Мэра города Вологды, руководителем органа Администрации города Вологды.

2.8. Работником органа Администрации города Вологды, ответственным за вручение Поздравительного письма, ставится отметка о вручении в реестре передачи документов, который представляется в организационный отдел Управления делами Администрации города Вологды в течение 3 рабочих дней со дня вручения Поздравительного письма.

2.9. Контроль за вручением Поздравительного письма осуществляют руководители органов Администрации города Вологды в соответствии с их компетенцией.

3. Требования к содержанию и оформлению

проекта Поздравительного письма

3.1. Проект текста Поздравительного письма составляется в официально-деловом стиле с использованием речевых оборотов, выражающих особое уважение, признательность по форме согласно приложению к настоящему Положению.

3.2. Проект Поздравительного письма должен содержать:

3.2.2. Текст Поздравительного письма, состоящий из:

основной части, содержащей возможные ссылки на даты, факты, а также самого поздравления с указанием заслуг, достижений, возможных ожиданий от результатов работы поздравляемого в будущем;

заключительной части, представляющей собой формулы вежливости и пожелания в адрес поздравляемого.

3.2.3. Подпись Мэра города Вологды.

3.2.4. Дату юбилея (праздника) с расположением в центре листа.

3.2.5. Подпись руководителя органа Администрации города Вологды, ответственного за подготовку текста Поздравительного письма, гриф согласования Управления информации и общественных связей Администрации города Вологды.

3.3. При составлении текста Поздравительного письма необходимо:

проверять правильность написания имен, названий организаций, избегая при этом аббревиатур;

применять слова в их прямом значении, избегая неоднозначности;

формулировать каждое предложение точно, используя его для выражения одной, главной мысли.

4. Описание бланка Поздравительного письма

Поздравительное письмо оформляется на бумаге Xerox Colotech+ 160 g/m2 с помощью печатного оборудования в организационном отделе Управления делами Администрации города Вологды, регистрируется в отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

Бланк Поздравительного письма представляет собой тонированный лист картона форматом 210 х 297 мм. По контуру листа расположен кружевной орнамент на бежевом или голубом фоне.

В верхней части листа посередине расположена парадная версия многоцветного изображения Герба города Вологды, ниже помещены слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ВОЛОГДЫ», напечатанные в одну строку прописными буквами черного цвета.

В нижней части листа располагаются:

Далее следует дата торжественного события, напечатанная строчными буквами красного цвета с ориентацией «по центру». Ниже проставляется дата и исходящий номер письма.

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации

города Вологды

от 25.11.2016 № 1463

Образец бланка Поздравительного письма Мэра города Вологды

Приложение

к Положению о Письме с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды

Форма

Проект Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды

_______________________________

(наименование должности)

______________________________

(название организации)

______________________________

(И.О.Фамилия)

Уважаемый (ая)________________________________!

Выражаю Вам благодарность ….

Ваш профессионализм, …..

Уверен, что наше сотрудничество…

Желаю Вам, уважаемый …..

Мэр города Вологды _______________

(И.О.Фамилия)

Руководитель органа _______________ _______________

Администрации города Вологды (подпись) (И.О.Фамилия)

СОГЛАСОВАНО

специалист Управления

информации и общественных связей

Администрации города Вологды

_____________ _____________

(личная подпись) (И.О.Фамилия)

«___»____________20__ года

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации

города Вологды

от 25.11.2016 № 1463

Образец бланка Письма с выражением благодарности от имени Мэра города Вологды

Приложение

к Положению о Поздравительном

письме Мэра города Вологды

Форма

Проект Поздравительного письма Мэра города Вологды

_______________________________

(наименование должности)

______________________________

(название организации)

______________________________

(И.О.Фамилия)

Уважаемый (ая)________________________________!

Сердечно поздравляю Вас с юбилейным Днем рождения!

От всей души поздравляю Вас и возглавляемый Вами коллектив ______________ с ___-летием со дня основания «________».

ТЕКСТ ПОЗДРАВИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Мэр города Вологды _______________

(И.О.Фамилия)

Руководитель органа _______________ _______________

Администрации города Вологды (подпись) (И.О.Фамилия)

СОГЛАСОВАНО

специалист Управления

информации и общественных связей

Администрации города Вологды

_________________ _______________

(личная подпись) (И.О.Фамилия)

«___»____________20__ года