Постановление Администрации города Липецка от 16.06.2017 № 1030

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЛИПЕЦКА

16.06.2017г.

г.Липецк

N 1030

Об утверждении Положения о порядке организации работы

с обращениями граждан и организации личного приема граждан

в администрации города Липецка

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также в целях повышения качества рассмотрения, установления единого порядка работы с обращениями граждан администрация города постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке организации работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан в администрации города Липецка (приложение).

2. Руководителям структурных подразделений администрации города Липецка при организации работы с обращениями граждан руководствоваться Положением о порядке организации работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан в администрации города Липецка.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Липецка В.Д. Ивлева.

Глава города Липецка

C.В.Иванов

Приложение

к постановлению

администрации города Липецка

от 16.06.2017 N 1030

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ЛИПЕЦКА

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке организации работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан в администрации города Липецка (далее - Положение) устанавливает основные требования к организации работы с письменными и устными обращениями граждан, в том числе в форме электронного документа, поступающими в адрес администрации города Липецка, главы города Липецка, первого заместителя и заместителей главы администрации города Липецка, управляющего делами администрации города Липецка.

1.2. Положение определяет сроки и последовательность действий, а также порядок взаимодействия администрации города Липецка с отраслевыми (функциональными) органами администрации города Липецка при рассмотрении обращений граждан.

1.3. Рассмотрение обращений граждан и личный прием граждан в администрации города Липецка осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом городского округа город Липецк Липецкой области Российской Федерации.

1.4. Организацию работы с обращениями граждан, а также организацию личного приема граждан главой города, заместителями главы администрации города осуществляет управление делопроизводства и протокола администрации города Липецка.

1.5. Делопроизводство по работе с обращениями граждан в администрации города Липецка ведется отдельно от других видов делопроизводства.

2. Регистрация, предварительное рассмотрение и учет

обращений граждан

2.1. Поступившие в администрацию города Липецка письменные обращения граждан регистрируются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и протокола (далее - отдел по работе с обращениями граждан) в регистрационно-контрольных карточках с использованием системы единого электронного документооборота в администрации города Липецка (далее - ЕЭД).

2.2. Обращения, присланные по информационным системам общего пользования, по почте, в том числе факсограммы, телеграммы и материалы к ним, поступившие в администрацию города Липецка, передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

2.3. Прием обращений непосредственно от граждан производится в отделе по работе с обращениями граждан.

2.4. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина, по его просьбе на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре обращения делается отметка с указанием входящего номера, даты приема обращения.

2.5. Регистрация обращений с начала очередного года осуществляется с порядкового номера "1". Обращения от одного и того же заявителя в течение года регистрируются за порядковым номером, присвоенным первому обращению данного заявителя в текущем году.

2.6. При ведении учета перед порядковым номером обращения проставляется первая буква фамилии гражданина, например (Б-1). Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений.

2.7. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа указывается дата регистрации и регистрационный номер.

2.8. В случае если из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц поступило несколько обращений с одним сопроводительным письмом, регистрационный номер присваивается каждому обращению.

2.9. Обращение, поступившее в администрацию города Липецка или должностному лицу в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

2.10. Зарегистрированные обращения посредством ЕЭД передаются главе города либо заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города в соответствии с распоряжением администрации города Липецка "О распределении обязанностей между главой города Липецка и заместителями главы администрации города Липецка" для предварительного рассмотрения и наложения резолюций.

2.11. По результатам предварительного рассмотрения обращения должно быть принято одно из следующих решений:

о принятии в работу для дальнейшего рассмотрения;

об оставлении без ответа по существу поставленных в нем вопросов в случаях, предусмотренных пунктом 3 и пунктом 6 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

о переадресации обращения для рассмотрения по компетенции;

о прекращении переписки по поставленным в обращении вопросам в случае, предусмотренном пунктом 5 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

о приобщении обращения к ранее поступившему обращению.

2.12. Организацию и обеспечение централизованного учета поступивших в администрацию города Липецка обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

3. Организация рассмотрения обращений граждан

3.1. Глава города, заместители главы администрации города, управляющий делами администрации города после предварительного рассмотрения накладывают резолюции на обращения и направляют их в управление делопроизводства и протокола для передачи на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции. Резолюция заносится в регистрационно-контрольную карточку.

3.2. В резолюции в обязательном порядке указываются должностные лица, ответственные за рассмотрение обращения и уполномоченные на подписание ответа, сроки, порядок рассмотрения и проведения проверочных мероприятий, а также необходимость осуществления контроля. Должностное лицо, ответственное за рассмотрение и уполномоченное на подписание ответа, соответствующей резолюцией определяет непосредственного исполнителя.

3.3. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому должностному лицу либо исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.4. При рассмотрении обращения по существу непосредственный исполнитель:

внимательно и всесторонне изучает содержание обращения, необходимые сведения, документы и материалы;

определяет суть заявления, предложения или жалобы;

уточняет при необходимости у заявителя дополнительные сведения или просит представить отсутствующие документы. В случае отказа заявителя предоставить требуемую информацию или документы принимает меры для объективного и всестороннего рассмотрения обращения, запрашивает необходимую информацию в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

осуществляет подготовку и представление на подпись уполномоченному должностному лицу проекта ответа заявителю;

осуществляет подготовку заключения о результатах проверки по жалобе и представляет его для подписания уполномоченному должностному лицу.

3.5. Обращения, рассмотрение которых относится к компетенции нескольких исполнителей, направляются каждому из них для подготовки и направления информации в части их компетенции ответственному исполнителю, указанному в регистрационно-контрольной карточке программы ЕЭД. Подготовку ответа заявителю в данном случае осуществляет ответственный исполнитель.

3.6. В случае направления обращения для рассмотрения в структурное подразделение, в компетенцию которого не входит рассмотрение поставленного в обращении вопроса, в срок не позднее 3 дней с момента поступления обращения оно перенаправляется в структурное подразделение, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Перенаправление обращения производится на основании изменения резолюции должностным лицом, наложившим первичную резолюцию, а в случае разногласий - по указанию главы города Липецка.

3.7. Решение о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу может быть принято, если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города Липецка или одному и тому же должностному лицу.

3.8. Переписка прекращается однократно с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение. Обращения, поступившие после прекращения переписки и не содержащие новых доводов и обстоятельств, после предварительного рассмотрения на основании резолюции списываются в Дело, о чем уведомляется заявитель.

3.9. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и перенаправленные в администрацию города, считаются дубликатом ранее зарегистрированного в администрации города обращения. При одновременном поступлении в администрацию города основного обращения и его дубликата либо поступлении дубликата до окончания срока рассмотрения основного обращения дается единый ответ. Дубликат обращения регистрируется как отдельное обращение и на основании резолюции приобщается к основному обращению.

Если дубликат поступил после рассмотрения основного обращения, то заявителю не позднее 10-дневного срока с момента регистрации дубликата направляется ответ со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа на основное обращение. Копия ответа направляется в случае прямого указания заявителя о его неполучении.

3.10. В случае необходимости письменные обращения заявителей рассматриваются с выездом на место, а в случае необходимости - с участием заявителей, направивших обращения. В данном случае резолюция должна содержать соответствующее поручение.

3.11. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.12. Ответ на коллективное обращение (подписанное двумя и более гражданами) направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если не указан адрес, на который заявители просят направить ответ.

3.13. В случае если заявитель просит выдать ответ на его обращение ему лично либо через представителя, чьи полномочия удостоверены в установленном законом порядке, ответ выдается под роспись при предоставлении документа, удостоверяющего личность.

3.14. В случае если заявитель просит возвратить приложенные к обращению материалы и документы, указанные материалы и документы возвращаются заявителю. К обращению в этом случае приобщаются копии материалов и документов. Не подлежат возврату документы и материалы, направленные заявителем в электронном виде.

3.15. Заявитель по письменному заявлению имеет возможность знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, снимать их копии, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Решение о предоставлении копий принимается начальником управления делопроизводства и протокола в течение 10 дней со дня поступления письменного заявления.

Предоставление копий осуществляется с использованием собственных технических средств заявителя в месте хранения указанных документов и материалов.

4. Сроки рассмотрения обращений граждан

4.1. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются в календарных днях.

4.2. Поступившие в администрацию города письменные обращения граждан регистрируются отделом по работе с обращениями граждан в течение 3 (трех) дней с момента поступления обращения.

4.3. Началом срока рассмотрения поступивших обращений граждан считается дата их регистрации. Началом срока рассмотрения обращений граждан, поданных в ходе личного приема, считается дата их приема.

4.4. Поступившие в администрацию города обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В установленный срок входит:

предварительное рассмотрение обращений и принятие по ним решений;

наложение резолюций;

рассмотрение обращений по существу;

подготовка проектов ответов на обращения, их согласование;

подписание проектов ответов, их регистрация и отправка заявителям.

4.5. Первичная резолюция, указывающая должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, должна быть наложена не позднее 3 дней со дня регистрации обращения.

4.6. Должностное лицо, накладывающее резолюцию на обращении гражданина, вправе установить сокращенные сроки рассмотрения обращения.

4.7. Обращения, содержащие вопросы защиты прав ребенка, сведения о возможности наступления аварий, катастроф и иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются или перенаправляются в соответствующий орган, учреждение или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, безотлагательно (не позднее трех рабочих дней со дня их регистрации).

4.8. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, наложившим первичную резолюцию, не более чем на 30 календарных дней. Допускается лишь однократное продление срока рассмотрения обращения.

4.9. Продление срока исполнения обращения должно быть оформлено не менее чем за 5 (пять) рабочих дней до его истечения на основании служебной записки исполнителя на имя должностного лица, наложившего первичную резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока.

4.10. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется заявителю.

4.11. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и обобщенную подготовку ответа заявителю осуществляет ответственный исполнитель, соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обращения обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы по своей компетенции для подготовки обобщенного ответа.

4.12. Подготовленный исполнителем проект ответа не позднее трех рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения передается на подпись должностному лицу, уполномоченному на подписание ответа. Проекты ответов, требующие доработки, возвращаются исполнителю. В случае возврата проекта ответа исполнитель обязан устранить выявленные недоработки не позднее одного рабочего дня до окончания срока рассмотрения обращения.

5. Организация личных приемов

5.1. Личный прием граждан в администрации города Липецка проводят глава города, заместители главы администрации города по предварительной записи в рамках утвержденного графика.

5.2. Предварительная запись на личный прием к главе города Липецка, заместителям главы администрации города осуществляется с первого рабочего дня месяца на текущий месяц специалистами отдела по работе с обращениями граждан. Предварительная запись на прием осуществляется при личном присутствии гражданина с предъявлением документа, удостоверяющего личность. Запись на прием по телефону не производится.

5.3. Специалист, ведущий предварительную запись на личный прием, уточняет суть обращения заявителя, знакомится с документами, подтверждающими обоснованность обращения заявителя, дает разъяснения, куда и в каком порядке заявителю следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Липецка.

5.4. При повторном обращении на личный прием осуществляется подборка всех имеющихся обращений граждан и материалов, касающихся данного обращения, с последующей их передачей лицу, осуществляющему личный прием.

5.5. График личного приема граждан к главе города Липецка, заместителям главы администрации города формируется управлением делопроизводства и протокола и утверждается главой города Липецка не позднее 25 числа каждого месяца.

5.6. Утвержденный график личных приемов граждан, содержащий дату и часы приема, а также место его проведения, размещается отделом по взаимодействию со средствами массовой информации на официальном сайте администрации города Липецка в сети "Интернет".

5.7. В случае переноса личного приема на другую дату, изменения времени приема граждане, предварительно записавшиеся на прием, уведомляются об этом. Уведомление граждан осуществляется по телефону в день возникновения обстоятельств, послуживших основанием для переноса приема на другую дату, изменения времени приема.

5.8. При подготовке к личному приему формируется список граждан, записавшихся на личный прием, оформляются карточки личного приема с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, краткого содержания вопросов.

5.9. Списки записавшихся на прием направляются: главе города за 10 дней, заместителям главы администрации города за 5 дней до очередного приема сопроводительным письмом с указанием даты, места и времени начала личного приема. Списки записавшихся на прием не позднее следующего дня после передачи главе города, заместителям главы администрации города направляются руководителям структурных подразделений для подготовки информационного материала по вопросам, находящимся в их компетенции, а также для принятия участия в личном приеме.

5.10. Личный прием граждан ведется в индивидуальном порядке, за исключением случаев коллективных обращений или обращений граждан, нуждающихся в сопровождении. На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.11. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление, предложение, жалобу либо оставить письменное обращение по существу поставленных им вопросов. В случае устного обращения его содержание заносится в карточку личного приема гражданина. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В случае письменного обращения в карточке личного приема делается отметка, а само обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим Положением.

5.12. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

5.13. Не принимаются обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке.

5.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении вопроса, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и переписка по данному вопросу ранее была в установленном порядке прекращена.

5.15. В ходе личного приема заявитель уведомляется о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения. Поручение фиксируется в регистрационно-контрольной карточке с указанием сроков исполнения.

5.16. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием прекращается, о чем делается запись в карточке личного приема.

5.17. Не позднее следующего дня после проведения личного приема специалистом управления делопроизводства и протокола заводится регистрационно-контрольная карточка обращения с использованием системы ЕЭД для последующей передачи обращения исполнителям, указанным в поручении.

5.18. Поручение исполняется в течение 30 дней с даты регистрации обращения, если не указан сокращенный срок его исполнения. Подготовка поручений, подписание ответов по итогам рассмотрения обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, производится лицами, проводившими личный прием граждан.

5.19. Проект ответа на обращение предоставляется на подпись лицу, проводившему личный прием, не позднее трех рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения. Не позднее следующего дня после подписания ответ передается в отдел по работе с обращениями граждан, где регистрируется и направляется заявителю не позднее следующего рабочего дня. Скан-образ подписанного письменного ответа прикрепляется в регистрационно-контрольную карточку.

6. Дополнительные гарантии прав граждан на личный прием

Правом на личный прием в первоочередном порядке в администрации города Липецка в дни и часы, установленные для приема граждан, обладают:

1) ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

2) Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

3) инвалиды I и II групп и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель);

4) лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, и их законные представители;

5) беременные женщины, родители (законные представители), явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до трех лет;

6) многодетные родители (законные представители), воспитывающие несовершеннолетних детей;

7) родители (законные представители) ребенка-инвалида.

7. Контроль за рассмотрением обращений граждан

7.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляют заместители главы администрации города Липецка, управляющий делами администрации города Липецка, руководители структурных подразделений администрации города Липецка.

7.2. Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию города Липецка, а также поручений с личных приемов осуществляет управление делопроизводства и протокола администрации города Липецка.

7.3. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращений граждан, соблюдение сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

7.4. Управление делопроизводства и протокола ежемесячно и ежеквартально готовит информацию о работе с обращениями граждан.

7.5. За нарушения установленного действующим законодательством, а также настоящим Положением порядка рассмотрения обращений граждан должностные лица несут персональную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.