Постановление администрации городского округа город Воронеж от 15.07.2013 № 644

Администрация городского округа город Воронеж

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 июля 2013 г. № 644

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

администрации городского округа город Воронеж

(В редакции Постановления администрации городского округа город Воронеж от 30.03.2017 № 171)

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия", а также в целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и оказания методической помощи структурным подразделениям по организации архивного хранения документов, администрация городского округа город Воронеж

п о с т а н о в л я е т:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию администрации городского округа город Воронеж.

2. Утвердить прилагаемые:

- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа город Воронеж;

- состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации городского округа город Воронеж.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.

Временно исполняющий полномочия

главы администрации

городского округа город Воронеж                                    Г.В. Чернушкин

Утверждено

постановлением

администрации городского

округа город Воронеж

от 15.07.2013 № 644

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности администрации городского округа город Воронеж, и является совещательным органом администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения главой городского округа город Воронеж. В случаях, установленных пунктом 3.4 настоящего Положения, решения постоянно действующей комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией департамента культуры и архивного дела Воронежской области (далее - ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства РФ, департамента культуры и архивного дела Воронежской области и МБУ "Муниципальный архив городского округа город Воронеж", типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены ЭК из числа наиболее квалифицированных сотрудников и служащих администрации, представители МБУ "Муниципальный архив г. Воронежа". В качестве экспертов к работе в ЭК могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с администрацией городского округа город Воронеж и муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальный архив городского округа город Воронеж" работу по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение или согласование (в зависимости от вида документов) ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области, а затем на утверждение главе городского округа город Воронеж:

- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документами со сроками хранения 10 лет и более, с пометкой "ЭПК в перечне.

3.4.2. На согласование ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области, а затем на утверждение главе городского округа город Воронеж:

- сводную номенклатуру дел администрации;

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На утверждение главе городского округа город Воронеж:

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

4. Права ЭК

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации, представителей сторонних организаций.

4.4. ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.5. Информировать заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А. по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступающие на рассмотрение документы ЭК рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.2. Председатель ЭК организует деятельность ЭК, проводит ее заседания и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.

5.3. Подготовка заседаний ЭК возлагается на секретаря ЭК, который осуществляет контроль за своевременным представлением материалов для рассмотрения на заседании ЭК, обеспечивает созыв заседаний в установленные сроки, протоколирует их.

5.4. Все подготовленные для рассмотрения на ЭК документы, замечания и предложения на рассматриваемые материалы должны представляться секретарю ЭК в письменном виде.

5.5 ЭК правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решения принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании. При разделении голосов поровну председатель ЭК имеет право решающего голоса. Особые мнения членов ЭК и приглашенных отражаются в протоколах или прилагаемых к ним заключениях.

5.6. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются главой городского округа город Воронеж.

5.7. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря ЭК.

Заместитель главы администрации -

руководитель аппарата                                                       С.А. Глазьев

Утвержден

постановлением

администрации городского

округа город Воронеж

от 15.07.2013 № 644

(В редакции Постановления администрации городского округа город Воронеж от 30.03.2017 № 171)

СОСТАВ

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

Шакалова Лидия Петровна	- руководитель управления по работе с             обращениями граждан и документооборота     администрации городского округа город Воронеж, председатель комиссии
Леонова Татьяна Викторовна	- главный специалист отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с        обращениями граждан и документооборота      администрации городского округа город Воронеж, секретарь комиссии
Вакаренко Валентина Васильевна Галоян Карина Левановна Заиграйкина Юлия Павловна	- документовед первой категории отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж, член комиссии - начальник отдела регистрации правовых актов правового управления администрации               городского округа город Воронеж, член комиссии - архивист отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с    обращениями граждан и документооборота     администрации городского округа город         Воронеж, член комиссии
Кирнос Юлия Юрьевна	- заместитель руководителя управления делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж – главный бухгалтер,          член комиссии
Колоскова Ольга Николаевна	- начальник отдела кадровой работы администрации управления муниципальной службы и кадров администрации городского округа город Воронеж, член комиссии
Медведев Александр Валерьевич	- директор муниципального бюджетного          учреждения «Муниципальный архив  городского округа город Воронеж», член комиссии
Фёдорова Людмила Викторовна	- заведующая архивохранилищем                     муниципального бюджетного учреждения     «Муниципальный архив городского округа город Воронеж», член комиссии

Руководитель управления по работе с

обращениями граждан и документооборота                     Л.П. Шакалова