Письмо Государственной архивной службы Российской Федерации от 16.08.1995 № 9/827-П

       
           О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА И
           ПЕРЕДАЧИ В ГОСАРХИВЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
                         ДОКУМЕНТАЦИИ
      
     Письмо Росархива России от 16.08.95 N 9/827-П

     Государственная архивная служба России в 1994 г.  провела
анализ организации, отбора и передачи в государственные архивы
научно-технической документации,  образующейся в  деятельности
научно-исследовательских, проектно-конструкторских, других ор-
ганизаций и входящей в состав Архивного фонда Российской Феде-
рации.
     В этой области выявлены серьезные недостатки,  которые не
только препятствуют эффективному использованию документов,  но
и могут  нанести  невосполнимый  ущерб  научно-техническому  и
культурному потенциалу страны.
     По состоянию на  01.01.95  г.  в  3433  научно-исследова-
тельских, проектно-конструкторских и других организациях,  яв-
ляющихся источниками комплектования  государственных  архивов,
сконцентрировано более 135,4 млн.  единиц хранения за период с
1918 г. по настоящее время включительно.
     Однако, половина   организаций  государственного  сектора
экономики фактически прекратила работу по  отбору  и  передаче
научно-технической документации в государственные архивы, осо-
бенно организации, относящиеся к федеральной собственности.
     Плохо выполняется  работа  по  обработке и описанию науч-
но-технической документации.  Фактически не упорядочена  и  не
обработана научно-техническая    документация    в    отраслях
транспорта и связи,  лесной и деревообрабатывающей  промышлен-
ности, на  предприятиях военно-промышленного комплекса.  Слабо
ведется эта работа в отраслях машиностроения и металлообработ-
ки (из 8,6 млн.  ед.  хр.  описано 15,2 тыс.  или 0,1%); хими-
ческой и нефтехимической промышленности (из 3,1 млн.  ед.  хр.
описано 69,5 тыс. единиц или 2,2%).
     Аналогичная ситуация с  упорядочением  научно-технической
документации и в субъектах Российской Федерации.  Например,  в
Республике Башкортостан из 1,2 млн. ед. хр. упорядочено только
8,7 тыс. или 0,7%. В Нижегородской области 0,07%; в Тамбовской
0,08%; в Ульяновской области 0,008%.
     От общего объема научно-технической документации,  храня-
щейся в организациях, в настоящее время упорядочено и подлежит
передаче на государственное хранение только 324,1 тыс.  единиц
хранения или 0,2%.
     Однако, даже  эти незначительные объемы упорядоченных до-
кументов организации и учреждения  отказываются  передавать  в
государственные архивы. Например, не передают документы в спе-
циализированный Российский  научно-технический  центр   косми-
ческой документации  (РНИЦКД);  Ракетно-космическая корпорация
им.С.П.Королева "Энергия",  "КБ  общего   машиностроения";   в
Российский государственный  научно-технический архив (РГНТА) и
его филиал;  "Гипронефть", "ССКТБ", "МСКБ автоматических линий
и автоматических станков", "ВНИПэлектроуголь" и многие другие.
     Такое же положение наблюдается в регионах Российской  Фе-
дерации. Отказываются передавать научно-техническую документа-
цию в Санкт-Петербурге;  "УГИОП",  "ГОСНИОРХ", в Волгоградской
области институты   "Волгоградгражданпроект",  "ГПКИ  АСУ";  в
Ярославской "НИИТТ",  "Ярославльагропромпроект"; в Кировской -
НПО "Луч",  "Волговятгипромаз",  в Курской - "Курскгражданпро-
ект", в Брянской - "Брянский институт транспортного  машиност-
роения", "Брянский технологический институт" и т.д.
     В результате,  за последние три года имеет  место  резкое
снижение приема   научно-технической   документации  на  госу-
дарственное хранение.  В ведомствах скопилось  уже  14,0  млн.
единиц хранения  сверх  установленного  Положением об Архивном
фонде Российской Федерации срока подлежащих экспертизе и пере-
даче в государственные архивы. Наибольшие их объемы сосредото-
чены в таких укрупненных отраслях экономики как химия и нефте-
химия - 1,2 млн.  ед. хр.; машиностроение и металлообработка -
1,1 млн.  ед.  хр.;  топливная промышленность - 215,7 тыс. ед.
хр.; в  отраслевых системах Роскоммаша - 367,7 тыс.  ед.  хр.;
Роскомметаллургии - 360,6 тыс.  ед.  хр.;  Роскомнефтепрома  -
273,9 тыс.  ед. хр., Минтолэнерго - 198,9 тыс. ед. хр., Госко-
моборонпрома - 89,8 тыс. ед. хр.
     В субъектах  Федерации  наибольшие  объемы  научно-техни-
ческой документации,  хранящейся сверх срока в архивах органи-
заций, имеют: Свердловская - 18,2 тыс. ед. хр., Кировская 12,1
тыс. ед. хр., Воронежская - 10,8 тыс. ед. хр. и другие области.
     Концентрация значительных  объемов научно-технической до-
кументации на уровне ее ведомственного хранения сопровождается
такими негативными  факторами,  как сокращение штатной числен-
ности архивных работников в службах  научно-технической  доку-
ментации; возложение  выполнения  архивных функций на лиц,  не
имеющих соответствующей профессиональной подготовки;  передача
части архивных помещений коммерческим структурам и рассредото-
чением архивных документов по структурным и иным подразделени-
ям; урезанием архивных помещений.
     Так, за период с  1991  по  1994  г.  количество  штатной
численности архивных работников по Российской Федерации сокра-
тилось на 20%.  В  частности,  в  институте  "Оргэнергострой",
вместо 3  штатных  сотрудников  остался 1;  в институте ВНИИАМ
вместо 4 штатных сотрудников  также  остался  1  сотрудник;  в
институте Гипросвязь  вместо  5 штатных сотрудников - осталось
3. За этот же период на 8%  сократились помещения для хранения
научно-технической документации  в организациях и учреждениях.
Переданы помещения под аренду коммерческим структурам  в  "НИИ
кожевно-обувной промышленности",  "ВНИИ  атомного машинострое-
ния", "ГИПРОцветметобработке",  "ПКТИ  мебели",   "Гипрокино",
"МОКБ металлургических станков", "ВНИИпромсырье".
     Особенно тревожная ситуация с документами сложилась в ак-
ционированных, приватизированных организациях, изменивших фор-
му собственности.  При ликвидации организаций и создании на их
базе акционерных   обществ  и  других  организаций  с  негосу-
дарственной формой собственности, часто, не  проводится инвен-
таризация научно-технической  документации.  В состав комиссий
по передаче имущества и средств  не  включаются  представители
государственной архивной службы. Не предусмотрен порядок изве-
щения архивных органов о  предстоящей  приватизации  организа-
ций-источников комплектования  государственных архивов,  об их
ликвидации или банкротстве.  Приватизированные и акционирован-
ные организации рассматривают научно-техническую  документацию
как свою собственность и отказываются передавать  ее  в  госу-
дарственные архивы,  несмотря на то, что эти документы созданы
еще государственными организациями,  и, следовательно, за счет
бюджетного финансирования.  Между тем,  отказ передавать доку-
менты противоречит Положению об Архивном фонде Российской  Фе-
дерации, в котором установлено,  что документы государственной
части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат  прива-
тизации (пункт 1.1).
     Несвоевременная передача научно-технической  документации
на хранение  в  государственные  архивы приводит к ее утрате в
ведомствах. За последние годы утрачены  в  отраслях  следующие
объемы научно-технической  документации постоянного срока хра-
нения от принятых:  в машиностроении и металлообработке - 4722
ед. хр.;  в химии и нефтехимии - 1040 ед. хр.; топливной энер-
гетике - 804 ед.  хр. Зафиксировано уничтожение научно-техни-
ческой документации,  отнесенной  к  составу  Архивного  фонда
Российской Федерации во многих организациях. Например, в Моск-
ве уничтожены  документы в организациях:  ВНИИКАнефтегаз (2016
ед. хр.  за 1961-1980 гг.),  в филиале института НИКТИД  (2000
ед. хр.   за  1967-1982  гг.),  НИИуглемаш  (500  ед.  хр.  за
1970-1982 гг.), Резинопроект (311 ед. хр. за 1962-1970 гг.).
     Много случаев уничтожения научно-технической документации
и в регионах Российской Федерации. Например, в государственном
проектном институте  "Мурманскгражданпроект"  по  указанию за-
местителя директора по хозяйственной части была уничтожена без
извещения государственного  архива вся проектная документация,
разработанная до 1960 г.
     Государственная архивная  служба  России,  федеральные  и
местные государственные архивы принимают  меры  для  улучшения
существующего положения, однако, они не приносят серьезных по-
зитивных изменений в вопросах отбора и передачи  научно-техни-
ческой документации на государственное хранение.
     В связи с изложенным полагаем, что защита государственных
интересов требует принятия безотлагательных мер по обеспечению
своевременного отбора и передачи научно-технической документа-
ции в государственные архивы.
     Конкретные предложения  изложены  в  прилагаемом  проекте
Распоряжения Правительства Российской Федерации.

     Руководитель службы -
     Главный государственный
     архивист России                         Р.Г.Пихоя

                             Заместителю Председателя
                             Правительства Российской Федерации
                             Ю.Ф.Ярову

                  Уважаемый Юрий Федорович!

     В Правительство  Российской  Федерации обратился Росархив
(Р.Г.Пихоя) с предложением о принятии срочных мер по организа-
ции отбора и передачи научно-технической документации,  входя-
щей в состав Архивного фонда Российской Федерации  и  образую-
щейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проек-
тно-конструкторских и других организаций,  на  государственное
хранение.

     Справочно: анализ,  проведенный Росархивом в 1994 г., по-
казал, что в этой сфере имеются серьезные  нарушения,  которые
не только  препятствуют эффективному использованию научно-тех-
нической документации, но и могут нанести невосполнимый  ущерб
научно-техническому и культурному потенциалу страны.
     Имеются факты того,  что несвоевременная  передача  науч-
но-технической документации  на  постоянное  хранение  в госу-
дарственные архивы привела к ее утрате.
     Особенно сложная  ситуация с документами складывается при
изменении учреждениями,  организациями и  предприятиями  формы
собственности. Приватизированные и акционированные организации
рассматривают научно-техническую   документацию    как    свою
собственность и  отказываются  передавать ее в государственные
архивы.

     Росархивом предлагается в этой связи принять  специальное
решение Правительства  Российской Федерации (проект распоряже-
ния прилагается),  которым  возложить  на  федеральные  органы
исполнительной власти организацию упорядочения, отбора и пере-
дачи на постоянное хранение  в  государственные  архивы  науч-
но-технической документации,  сроки  хранения  которой  в  ве-
домствах истекли.
     Федеральным органам   исполнительной   власти   субъектов
Российской Федерации рекомендуется осуществлять  государствен-
ную регистрацию учредительных документов на приобретение права
юридического лица при наличии в них  обязательств,  касающихся
обеспечения сохранности научно-технической документации.
     Одновременно предлагается приватизированным и  акциониро-
ванным организациям,  учреждениям  и предприятиям организовать
передачу в государственные архивы научно-технической  докумен-
тации, созданной за счет бюджетного финансирования.
     Проработка Департаментом культуры совместно с Юридическим
управлением указанного  проекта  показала,  что  вопросы госу-
дарственной регистрации учредительных документов на  приобре-
тение права юридического лица не относятся к компетенции орга-
нов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Пра-
вительство Российской Федерации не уполномочено давать поруче-
ния негосударственным организациям, учреждениям и предприятиям.
     Учитывая изложенное,  Департамент  культуры  полагает це-
лесообразным поручить   федеральным   органам   исполнительной
власти и рекомендовать органам исполнительной власти субъектов
Российской Федерации рассмотреть вопросы обеспечения временно-
го хранения,  организации отбора и передачи на постоянное хра-
нение в государственные архивы научно-технической документации
в учреждениях,  организациях и предприятиях,  в порядке, уста-
новленном Росархивом.
     Одновременно считаем необходимым поручить Госкомимуществу
России совместно с Росархивом  разработать  меры,  исключающие
нарушение законодательства  в области архивного дела в отноше-
нии научно-технической документации при проведении  акциониро-
вания и приватизации государственных и муниципальных предприя-
тий, и при необходимости внести предложения.
     С Росархивом (В.А.Еремченко) согласовано.

     Зам.начальника
     Департамента культуры                   С.Ю.Лимонов