Постановление Главы администрации города Владимира от 23.05.1996 № 139

 


                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                 ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВЛАДИМИРА

       23.05.96                                          N 139


Об утверждении инструкции
по делопроизводству в аппарате 
администрации города Владимира.


    В целях   дальнейшего   совершенствования   организации   работ  с
документами в   администрации   города,   оперативного   использования
документов и поручений, повышения качества подготовки распорядительных
документов  П О С Т А Н О В Л Я Ю:

    1. Утвердить   инструкцию   по   делопроизводству    в    аппарате
администрации города Владимира согласно приложению.
    2. Обязать отделу, управления, комитеты, структурные подразделения
администрации города   руководствоваться   в  своей  работе  настоящей
инструкцией.


    Глава администрации
    г.Владимира           И.В.Шамов


                                                      УТВЕРЖДЕНО
                                                  постановлением главы
                                                  администрации
                                                  г. Владимира
                                                от 23.05.1996г.  N 139



                         И Н С Т Р У К Ц И Я
             по делопроизводству в аппарате администрации
                           города Владимира

     I. Общие положения

     1.1. Настоящая   инструкция   устанавливает  общие  требования  к
документированию управленческой деятельности  и  организации  работ  с
документами в аппарате администрации города.

     1.2. Инструкция  основывается  на  нормах федерального закона "Об
общих  принципах  организации  местного  самоуправления  в  Российской
Федерации",  Типовой  инструкции по делопроизводству в министерствах и
ведомствах   РФ,    действующих    государственных    стандартов    на
организационно-распорядительные документы.

     1.3. Правила   и   порядок   работы   с  секретными  документами,
обращениями   граждан,   документами   по    наградам    оговариваются
специальными инструкциями.

     1.4. Документы  администрации  города  являются  составной частью
муниципальных информационных ресурсов.

     1.5. Документы   администрации,    подлежащие    длительному    и
постоянному  хранению составляют государственную часть Архивного фонда
Владимирской области.

     1.6. Инструкция   по   делопроизводству    утверждается    главой
администрации.

     1.7. Положения  инструкции  распространяются  как на традиционное
делопроизводство,  так и на документы,  создаваемые при помощи средств
вычислительной   техники,  машиночитаемые  и  др.,  независимо  от  их
носителей. Делопроизводство в администрации ведется децентрализованно:
- по нормативно-распорядительным документам - в протокольной части;
- по личному составу - в отделе кадров;
- по переписке - в канцелярии;
-по бухгалтерии - в централизованной бухгалтерии;
-по секретным документам - в специализированном подразделении;
-по личным обращениям - в отделе по обращениям граждан.

     1.8. Документационное  обеспечение  администрации,  контроль   за
соблюдением  единой системы делопроизводства в аппарате,  методическое
руководство работой с  документами  и  обучение  специалистов  основам
делопроизводства  возлагается  на  отдел  организации документооборота
Управления информации администрации г.Владимира.

     Ответственность за   организацию   делопроизводства,   соблюдение
установленных  правил  и  порядка  работы  с документами в структурных
подразделениях администрации возлагается на их руководителей.

     Руководитель структурного подразделения определяет ответственного
за  ведение делопроизводства,  который обеспечивает учет и прохождение
документов  в  установленные  сроки,  информирует   о   состоянии   их
исполнения.

     1.9. Передача   документов,   их   копий   работникам   сторонних
организаций  допускается  с  разрешения   главы   администрации,   его
заместителей  или управляющего делами,  в зависимости от того,  в чьей
компетенции находится вопрос, излагаемый в передаваемом документ.
     Передача какой-либо  служебной  информации  в  средства  массовой
информации  осуществляется через пресс-службу администрации и (или) по
поручению (разрешению) главы администрации.

     1.10. Задачи,  функции,   порядок   работы   отдела   организации
документооборота определяются положением.

     Права, обязанности   и   ответственность   работников   в   сфере
делопроизводства определяются должностными инструкциями.

     II. Документация администрации

     2.1. Деятельность    администрации    обеспечивается     системой
взаимоувязанных    управленческих    документов,    составляющих    ее
документационную базу.  Документы, в зависимости от места составления,
делятся на входящие и созданные.
     Созданные в администрации документы,  направляемые другим  лицам,
образуют исходящую корреспонденцию.

     2.2. В администрации города издаются постановления, распоряжения,
приказы,  инструкции,  положения,  протоколы,  письма,  акты и  другие
документы.

     III. Правила подготовки и оформления документов

     3.1. Документирование управленческой деятельности  заключается  в
фиксации  на  бумаге  или  других  носителях по установленным правилам
управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

     Документирование осуществляется     на     естественном     языке
(рукописные,   машинописные   документы,   в   том  числе  телеграммы,
телефонограммы,  телетайпограммы,  передаваемые факсимильной связью  и
т.д.),  а также при использовании вычислительной техники - на машинном
языке.

     Документ должен   иметь   следующие    обязательные    реквизиты:
наименование  организации  - автора документа,  название документа (не
указывается на  письмах),  заголовок  к  тексту,  дату,  текст,  визы,
подпись, отметки об исполнении документа и направлении его в дело.
     В процессе подготовки и оформления состав реквизитов  может  быть
дополнен другими реквизитами,  если того требует назначение документа,
его обработка и т.д.  (напр.:  отметка о заверении  копии,  резолюция,
гриф  утверждения,  почтовый  адрес,  фамилия  исполнителя и номер его
телефона).

     3.2. Бланки документов.
     Документы должны,  как правило,  оформляться на бланках  и  иметь
установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения.
     Документы, создаваемые  от  имени  двух  или  более  организаций,
оформляются без бланка.

     3.3. Оформление реквизитов документов.

     3.3.1. Изображение герба города Владимира.
     Изображение герба города Владимира  помещается  на  верхнем  поле
бланка   распорядительного   документа  (постановления,  распоряжения,
приказа) и письма.

     3.3.2. Название вида документа.
     Название вида    документа   определяется   его   содержанием   и
назначением.
     Например: Постановление  - распорядительный документ,  издаваемый
главой  администрации  (в  его   отсутствие   -   лицом,   исполняющим
обязанности  главы  администрации)  по  основным  вопросам  управления
городским   хозяйством    и    организации    деятельности    аппарата
администрации.
     Распоряжение - документ,  издаваемый главой администрации (в  его
отсутствие   лицом,   исполняющим   его   обязанности)   по   вопросам
оперативного руководства работой аппарата администрации,  а  также  по
вопросам  оперативного управления,  имеет ограниченный срок действия и
касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
     Приказ -   распорядительный  документ,  издаваемый  заместителями
главы  администрации,  руководителями  структурных   подразделений   в
пределах собственной компетенции; касается круга вопросов, относящихся
к деятельности конкретного подразделения.

     3.3.3. Заголовок  к  тексту  документа  должен   быть   предельно
кратким, точно передавать смысл текста.

     3.3.4. Дата документа.
     Датой документа является:
     для писем  -  дата  регистрации  в  канцелярии  администрации или
делопроизводителем структурного подразделения;
     для распорядительных документов - дата регистрации в протокольной
части  администрации  города  (  постановлений,  распоряжений)  или  у
делопроизводителя структурного подразделения (приказы).
     Документы, затрагивающие права,  свободы и обязанности человека и
гражданина  вступают  в  силу  со  дня  опубликования,  если  в тексте
документа не предусмотрено иное.  Остальные документы вступают в  силу
со дня регистрации, если в тексте не предусмотрена другая дата.
     Даты в документах оформляются цифровым способом арабскими цифрами
в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

     3.3.5. Регистрационный номер документа .
     Регистрационный номер документа состоит  из  кода,  определяющего
регистрационный   массив   документов   (Б111   -   письма;   Б112   -
постановления,  Б113 - распоряжения),  порядкового номера  в  пределах
регистрационного массива, текущего года, например : Б111/125-96


     3.3.6. Текст документа.
     Текстом управленческого  документа является выраженное средствами
делового языка содержание управленческих действий.
     Текст документа  должен содержать достоверную и аргументированную
информацию.  Содержание должно  быть  увязано  с  ранее  изданными  по
данному  вопросу  документами.  Текст  документа  оформляется  в  виде
связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм


     3.3.7. Визирование и согласование документов.
     При необходимости     оценки     целостности,     обоснованности,
соответствия    действующему   законодательству   и   правовым   актам
производится согласование и визирование документа.
     Согласование может производиться как внутри администрации,  так и
вне ее.
     Замечания, особые  мнения  и дополнения к проекту документа могут
излагаться на отдельном листе,  о чем при визировании  и  согласовании
ставится отметка "Замечания прилагаются".
     Замечания обязательно    докладываются    лицу,    подписывающему
документ.
     Визированию подлежат  проекты  писем,  проекты   распорядительных
документов.
     Согласованию и  визированию  подлежат  проекты   распорядительных
документов.
     Проект письма   визируется   на    втором    экземпляре    лицом,
подготовившем его.
     При согласовании документов (договоров,  инструкций,  заявлений и
т.д.)  гриф  согласования располагается ниже подписи с указанием слова
"Согласовано", фамилии, должности и даты.
     Если в   процессе  рассмотрения  или  в  ходе  доработки  проекта
вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию, он подлежит
повторному  согласованию  и  визированию.  Повторного  визирования  не
требуется,  если при доработке в проект документа внесены редакционные
правки, существенно не изменившие его содержание.
     Сбор виз  осуществляется  лицом,  ответственным   за   подготовку
проекта.
     3.3.8. Подпись документа.
     Документы на  подпись  главе  администрации  и  его  заместителям
направляют  канцелярия  и  протокольная   часть,   которые   проверяют
правильность   оформления   документов,   наличие  необходимых  виз  и
согласований.
     На проектах распорядительных документов, проверенных протокольной
частью,  ставится отметка.  В этом  случае  протокольная  часть  несет
ответственность    за    правильность   оформления   распорядительного
документа.
     Постановления и    распоряжения   подписываются   только   главой
администрации,  либо лицом,  исполняющим его обязанности  с  указанием
должности, которую оно исполняет ("и.о. главы администрации")
     Приказы подписываются  заместителем  главы  администрации,   либо
руководителями структурных подразделений.
     Письма и иные документы,  направляемые сторонним организациям  на
бланках администрации города,  подписываются главой администрации, его
заместителями, управляющим делами администрации (Приложение 1).
     Письма и  иные  документы  по  вопросам  оперативного  управления
городом,  направляемые организациям и гражданам,  могут быть подписаны
руководителями   структурных   подразделений   в   соответствии  с  их
компетенцией.  В этом случае документ готовится на бланке структурного
подразделения,  или  в  левом  верхнем углу документа ставится угловой
штамп канцелярии (Приложение 2).
     Документы, содержащие ответ на обращение к администрации  города,
подписываются   лицом,   первым   рассмотревшим   данное  обращение  и
наложившим свою резолюцию.
     Если документ  оформляется  на  бланке,  указывается наименование
должности, личная подпись и ее расшифровка.
     Если документ   оформляется  на  листе  с  угловым  штампом,  при
подписании вместе с должностью указывается  наименование  структурного
подразделения.
     Например:
     Заведующая отделом социальной защиты          Шевчук Л.В.

     Документы коллегиальных           органов           подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
     В документах,  подготовленных комиссией, указываются не должности
лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии.
     При подписании  документа  несколькими  должностными  лицами   их
подписи   располагаются   одна   под   другой   в  последовательности,
соответствующей занимаемой должности.  Подписи лиц,  занимающих равные
по статусу должности, располагаются в алфавитном порядке.
     Если должностное лицо,  подпись которого заготовлена  на  проекте
документа,   отсутствует,  то  документ  должен  подписываться  лицом,
исполняющим его обязанности.  При этом  необходимо  указать  "и.о."  и
фамилию лица, подписавшего документ.
     Не допускается  подписывать  документы  с  предлогом   "за"   или
проставлением косой черты перед наименованием должности.

     3.3.9. Утверждение документа.

     Утверждение документа     производится     проставлением    грифа
утверждения или изданием распорядительного документа,  если  требуются
дополнительные  предписания  и разъяснения.  Распорядительный документ
подписывает только глава администрации,  либо  лицо,  исполняющее  его
обязанности.

     3.3.10. Адресование документа.
     Документы адресуют в организации,  их  структурные  подразделения
или конкретному должностному лицу.
     При адресовании  документа  в  организацию  или  ее   структурное
подразделение  без  указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже.
     При направлении  документа должностному лицу название организации
указывается в именительном падеже,  а должность и фамилия  адресата  -
дательном.
     При адресовании документа руководителю  организации  наименование
ее входит в состав наименования должности адресата.
     Например:
                                             Генеральному директору
                                             объединения "Агропром"
                                             Иванову И.И.


     При адресовании документа в несколько однородных  организаций  их
названия следует указать обобщенно. Например:

                                              Заведующим отделами
                                              администрации города
     Полный почтовый   адрес  указывается  при  направлении  документа
разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
     Документ не  должен  содержать  более  четырех адресатов:  каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
     При направлении  документа более чем в четыре адреса составляется
список на рассылку и на каждом  документе  проставляется  только  один
адресат.
     Адреса не проставляются на документах, направляемых в вышестоящие
органы и постоянным корреспондентам;  в этих случаях могут применяться
конверты с заранее напечатанными адресами.

     3.3.11. Резолюция.

     В резолюции даются указания по исполнению документа.
     В состав  резолюции  должны  входить следующие элементы:  фамилия
исполнителя (исполнителей),  содержание  поручения,  срок  исполнения,
подпись,  дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным
лицам,  основным исполнителем является  лицо,  указанное  в  поручении
первым,  если  не  оговорено другое.  Ему предоставляется право созыва
соисполнителей  и  координации  их  работы  независимо  от  занимаемой
должности.   Ответственный  исполнитель  готовит  ответ  на  документ,
информирует контролирующие службы о ходе выполнения.
     На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению
и  имеющих  типовые  сроки   исполнения,   в   резолюции   указывается
исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

     3.3.12. Оформление приложений к документу.
     Если документ имеет приложения,  названные в тексте, то отметка о
них оформляется по следующей форме:
     Приложение: на 10л. в 3 экз.
     Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их
названия, количество листов и экземпляров каждого:
     Приложения: 1. Штатное расписание . . . на 4л в 3 экз.,
                 2. Смета расходов . . . на 3л в 3 экз.
     Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
     При наличии нескольких приложений они нумеруются.
     На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу
следует  делать  отметку  с   указанием   названия   распорядительного
документа, его даты и номера.
     Например:

                                             Приложение к распоряжению
                                             главы администрации
                                             г. Владимира
                                             от___________ N_______

     3.4. Особенности   подготовки   и   оформления   отдельных  видов
документов.

     3.4.1. Постановления и распоряжения главы администрации города.

     Проекты постановлений   и   распоряжений   главы    администрации
разрабатываются    структурными    подразделениями   администрации   в
соответствии  с  поручениями  и   в   инициативном   порядке,   тексты
размещаются на специальных бланках (Приложения 3,4).
     Проект распоряжения   визируется    руководителем    структурного
подразделения, подготовившим проект, заместителем главы администрации,
управляющим делам,  в компетенции  которых  находится  рассматриваемый
вопрос,  руководителем  юридической  службы,  а также ставится отметка
протокольной части,  ответственной за правильное оформление документа.
Если  текст  документа занимает меньше одной страницы,  визы на первом
экземпляре размещаются ниже подписи главы  администрации,  если  текст
занимает  всю  первую  и более страницы,  визы размещаются на обратной
стороне первого листа.
     Отметка протокольной  части  ставится на обратной стороне первого
листа.
     Проект постановления    главы    администрации    визируется    и
согласовывается на обратной стороне первого листа первого  экземпляра.
     В верхней    строке    указывается    наименование   структурного
подразделения,
подготовившего проект постановления.
     Ниже слева  под  грифом  "Завизировано"   располагаются   подписи
должностных   лиц  администрации,  курирующих  вопросы,  изложенные  в
проекте  постановления,  руководителя  юридической  службы   и   лица,
подготовившего  документ,  справа  под  грифом "Согласовано" - подписи
руководителей структурных подразделений  администрации,  муниципальных
предприятий, которым даются поручения в тексте проекта документа.
     Проекты распорядительных  документов,  в  которых  говорится   об
использовании  бюджетных  средств  обязательно  визируются начальником
финансового управления.
     Проекты распорядительных    документов    по    личному   составу
обязательно  визируются  управляющим  делами  и   заведующим   отделом
оргработы и кадров (о штатном расписании,  переводе, приеме на работу,
увольнении, надбавках к должностному окладу и т.д.) .
     На всех   видах   распорядительных  документов  обязательна  виза
руководителя юридического отдела  (  кроме  распоряжений  по  вопросам
отпусков, командировок).
     Обязательно согласование должностных лиц,  определенных в  тексте
как ответственные исполнители.
     В случае  несогласия  должностного  лица  с  содержанием  проекта
распорядительного  документа,  его  замечания  должны быть изложены на
обратной стороне первого листа,  либо на отдельном листе и приложены к
проекту документа, направляемого на подпись главе администрации.
     Текст распорядительного    документа     предваряется     краткой
аннотацией, в которой изложена суть документа.
     Текст документа  состоит  из  констатирующей  и  распорядительной
частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий.
     Если основанием к изданию постановления или распоряжения являются
законодательные  или  правовые  акты,  то   в   констатирующей   части
указывается его вид,  дата,  номер,  заголовок и передается содержание
той  его  части,  которая  непосредственно  касается  рассматриваемого
вопроса.
     В пунктах   распорядительной   части   указываются   исполнители,
конкретные действия, сроки исполнения.
     Если документ дополняет,  отменяет или  изменяет  ранее  изданные
документы   или  их  отдельные  пункты,  это  оговаривается  в  тексте
документа.
     В последнем  пункте  проекта  документа  указывается  должностное
лицо,  на которое возлагается  контроль  за  исполнением  документа  в
целом.
     Для обеспечения возможности использования сканерной  техники  для
отображения   текста   в   электронном   виде   в   целях  организации
полнотекстового банка нормативно-правовых документов,  текст документа
должен быть ярким и четким, без помарок и исправлений.
     Ответственность за  качество  печати   текста   документа   несет
руководитель подразделения, подготовившего документ.
     Оператор, создающий электронный образ документа, обязан удалить в
созданном  файле все подписи,  визы,  печати и замечания,  имеющиеся в
оригинале документа, оставляя только текст и реквизиты.
     3.4.2. Инструкции.
     Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие
специальные стороны деятельности администрации города.
     Инструкция визируется руководителем структурного подразделения  -
разработчика    и    утверждается    главой   администрации   изданием
распорядительного документа или его заместителем  проставлением  грифа
утверждения.

     3.4.3. Протокол.
     Протокол -  документ,  в  котором  фиксируется   ход   обсуждения
вопросов  и  принятия  решений  на  заседаниях  коллегиальных органов,
совещаниях, конференциях.
     Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах срока работы
коллегиальных  органов  и  хранятся   в   структурном   подразделении,
отвечающем за оформление протокола работы коллегиального органа.

     3.5. Рассылка документов.
     При определении тиража для рассылки документов  следует  исходить
из  необходимости обеспечить своевременное доведение их до организаций
и лиц, которых касаются эти документы.
     Тираж определяется должностным лицом,  подготовившим документ, по
согласованию  с   отделом   организации   документооборота,   либо   в
соответствии с резолюцией.
     Рассылке подлежат копии документов:
     - с  визами  и подписями - для входящей корреспонденции и писем в
сторонние организации;
     - без  виз  и  подписей - заверенные печатью протокольной части -
для нормативно-распорядительных документов администрации города.
     Копии документов  могут быть изготовлены любым способом (печатная
машинка, ксерокс, принтер).
     Рассылка производится в соответствии со списком рассылки, который
прилагается к первому экземпляру распорядительного документа,  либо  в
соответствии с визой на входящей корреспонденции.
     Копии документов сверх списка рассылки предоставляются по запросу
соответствующих   организаций,  согласованному  с  заместителем  главы
администрации, в чьей компетенции находится вопрос.
     Для информирования  жителей  города распорядительные документы по
вопросам  жизнедеятельности,  прав  граждан   подлежат   обязательному
опубликованию в средствах массовой информации.

     IV. Машинописные и копировально-множительные работы


     4.1. Машинописные работы
     4.1.1.Печатание документов   в   администрации   производится   в
машинописном бюро управления информации .
     Отдельные машинописные работы могут выполняться непосредственно в
подразделениях  администрации  с  соблюдением   установленных   правил
печатания.
     4.1.2. Для  печатания  принимаются  только  служебные  материалы,
подготовленные   на  бумажном  носителе.  Печатание  под  диктовку  не
допускается.
     4.1.3. Печатание производится в порядке поступления материала.
     Срочные документы  печатаются  вне  очереди.  Порядок  выполнения
срочных  работ  определяется  начальником  управления  информации  или
начальником отдела  организации  документооборота  по  согласованию  с
исполнителями, передавшими материал для печатания.
     4.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны  быть  написаны
разборчиво,  на  одной  стороне  листа,  с  использованием контрастных
красителей (чернил) синего, фиолетового, черного цвета.
     Небрежно и  неразборчиво  написанные  черновики  для печатания не
принимаются.

     4.2. Копировально множительные работы.
     4.2.1. Копировально-множительные     работы     для      аппарата
администрации выполняются в машинописном бюро.
     Для копирования в машбюро принимаются только служебные документы.
     4.2.2 Очередность  и  сроки  исполнения  заказов  на  копирование
определяется очередностью поступления  материалов  и  графиком  работы
машбюро по выполнению множительных работ.  Исключение могут составлять
срочные заказы, в этом случае требуется виза руководителя структурного
подразделения.
     4.2.3. Для исполнения заказа объемом более 20 листов  формата  А4
требуется виза руководителя структурного подразделения.
     4.2.4.Учет исполненных заказов ведется в машбюро в  установленном
порядке.
     4.2.5. Целесообразность  и  порядок  копирования   документов   и
материалов,  необходимых  для  работы  в подразделениях администрации,
имеющих    множительную    технику,    определяются     руководителями
подразделений.
     4.2.6. Изготовление  бланков  с  помощью   множительной   техники
выполняется только с разрешения начальника управления информации.

     V. Автоматизированная система документооборота

     5.1. Регистрация документов.

     5.1.1. Регистрация  документов  -  фиксация  факта  создания  или
поступления  в  администрацию  документа  путем  проставления  на  нем
регистрационного   индекса   с   последующей  записью  о  документе  в
регистрационных формах.

     5.1.2. Для регистрации документов  в  администрации  используется
автоматизированная    система   DFC   2.2,   разработанная   авторским
коллективом при Российской академии управления (г.Москва).

     5.1.3. Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие   учета,
исполнения  и  использования  в  справочных  целях  (распорядительные,
учетные,  статистические и т.д.), как создаваемые в администрации, так
и поступающие из других организаций.
     Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает
в общую базу данных.

     5.1.4. При  регистрации  документа  заполняется  блок электронных
карточек регистрации  (Приложения  5,6,7,8),  содержащие  обязательный
перечень реквизитов:  автор,  дата поступления, вид документа, краткое
содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметки
о направлении документов.
     Номер документа присваивается системой автоматически.
     5.1.5. Регистрация    поступающих    и   создаваемых   документов
производится децентрализованно.
     Документы регистрируются:   входящие   -   в  канцелярии  в  день
поступления;  созданные - в канцелярии - письма в день  подписания;  в
протокольной части - нормативно-распорядительные - в день подписания.
     Если входящий  документ  направлен  в  структурное  подразделение
администрации   после   регистрации   в   автоматизированной   системе
администрации,  информация о его исполнении должна быть представлена в
канцелярию в виде справки, копии созданного документа и т.п.

     5.1.6. Регистрация  распорядительного  документа ( постановление,
распоряжение) может быть отложена в  случае  неправильного  оформления
документа  (  отсутствие  обязательных  виз,  согласований  и т.п.) до
устранения нарушений.

     5.1.7. Автоматизированный   банк   данных   по   документообороту
обеспечивает  информацией  о  документах  и  месте их нахождения через
компьютерную сеть  либо  путем  распечатки  сводок,  справок  по  типу
запросов (Приложение 10).
     Запросы обрабатывает отдел организации документооборота.

     VI. Контроль исполнения документов

     6.1. Сроки исполнения документов.

     6.1.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
с  даты подписания (утверждения) документа,  а поступивших - с даты их
поступления.
     Сроки исполнения  документов  устанавливаются  должностным  лицом
администрации,   исходя   из   срока,   установленного   организацией,
направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
     Срок исполнения может  быть  указан  в  тексте  документа  или  в
резолюции.
     Если отсутствуют   специально   установленные    сроки,    сроком
исполнения документа от организации считается 10 календарных дней, для
обращений граждан - 30 дней.
     6.1.2. Постановке   на  контроль  подлежат  документы,  в  тексте
которых,  а  также  в  резолюции  к  которым  предписываются  действия
должностным  лицам,  организациям,  предприятиям,  а  также содержатся
сроки выполнения определенных действий.
     Постановку на   контроль   осуществляют:   по  переписке  -  зав.
канцелярией,  по  распорядительным  документам  -  зав.   протокольной
частью.
     При регистрации  в  автоматизированной  системе   контролируемому
документу  присваивается  статус "на контроле",  после выполнения всех
поручений,  изложенных в документе или данных  в  резолюции  -  статус
"снято с контроля".
     6.1.3. Документ считается исполненным  и  снимается  с  контроля,
если   по   нему   поступила  информация  за  подписью  ответственного
исполнителя о принятых мерах и действиях.
     Эта информация вносится в электронную регистрационную карточку.

     6.2. Организация контроля исполнения.

     6.2.1. Автоматизированный  контроль  исполнения  строится на базе
данных  автоматизированной  регистрации  и  обеспечивает   оперативное
информирование   исполнителей   о   состоянии  исполнения  всех  видов
документов,  поручений и заданий,  а также  предварительный  кон  роль
сроков  подготовки  и  исполнения  документов,  анализ исполнительской
дисциплины.

     6.2.2. Контроль за исполнением документов осуществляют:
     - канцелярия -по переписке;
     - протокольная часть - по распорядительным документам;
     - референты  заместителей  главы  администрации  -  по всем видам
документов.
     Напоминания исполнителям  о  сроках исполнения,  сводки состояния
исполнения, сведения о переносе сроков рассылаются в виде сообщений на
экран монитора, либо в виде распечаток контрольных карточек.

     6.2.3. Контроль за исполнением документа осуществляется:
     а) посредством рассылки  напоминающих  карточек  (Приложение  9),
первая  - по прошествии 2/3 контрольного срока исполнения,  вторая - в
день истечения контрольного срока;
     б) ежеквартально  делается  сводка по исполнительской дисциплине,
представляемая руководству для принятия решения по каждому конкретному
вопросу.

     6.2.4. Контрольная     карточка    направляется    ответственному
исполнителю,  указанному   в   тексте   резолюции,   либо   в   тексте
распорядительного документа.

     6.2.5. Документ  может  быть снят с контроля только ответственным
исполнителем по переписке, либо лицом, на которое возложен контроль за
выполнением распорядительного документа.

     VII. Работа исполнителя с документами.

     7.1. Ответственные     исполнители    обеспечивают    оперативное
рассмотрение документов,  доведение их до соисполнителей,  контроль за
качественным  исполнением  документов  по  существу вопросов.  С целью
сокращения времени рассмотрения документа,  ответственному исполнителю
направляется   документ  с  визой  и  копии  документа  в  количестве,
соответствующем числу соисполнителей.
     Ответственный исполнитель    направляет    соиспонителям    копии
документов со своей резолюцией.

     7.2. При   рассмотрении   руководитель   подразделения   выделяет
документы,  требующие срочного исполнения.  Документы,  присланные для
согласования, рассматриваются в первую очередь.
Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

     7.3. Исполнение   документа  предусматривает:  сбор  и  обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его согласование
и направление на подпись.

     7.4. При    оперативном    решении   вопросов   без   составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на  документе:  о
дате поступления,  предпринятых действиях и результатах окончательного
исполнения.

     7.5. При  наличии  ответственного   исполнителя   все   остальные
исполнители   ответственны  за  своевременный  и  качественный  анализ
информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные
сроки необходимых материалов.
     Ответственный исполнитель несет персональную  ответственность  за
полноту  и  достоверность  информации,  использованной  при подготовке
ответных действий или документов.

     VIII. Номенклатура дел

     8.1. Номенклатура дел - систематизированный  перечень  заголовков
(наименований)  дел,  заводимых  в  администрации  с  указанием сроков
хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение 11).
     Номенклатура дел   предназначена   для   группировки  исполненных
документов в дела,  систематизации и учета дел,  определения сроков их
хранения.

     8.2. Номенклатура    дел    составляется    отделом   организации
документооборота и согласовывается с архивной службой.

     8.3. Основой для составления номенклатуры дел являются  положения
о   структурных   подразделениях  администрации,  штатное  расписание,
перечни  документов  с  указанием  сроков  их   хранения,   документы,
образующиеся в деятельности администрации города, их состав


     8.4. Номенклатура дел администрации вводится и хранится в ЭВМ для
упрощения   ее   ведения,  корректировки,  а  в  необходимых  случаях,
переработки.

     IX. Формирование дел

     9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела
в соответствии с номенклатурой дел.
     Дела в администрации формируются децентрализованно: формированием
дел  по распорядительным документам занимается протокольная часть,  по
переписке - канцелярия, по личному составу - отдел оргработы и кадров.

     9.2. При формировании дел необходимо  соблюдать  следующие  общие
правила:  помещать  в  дело только исполненные,  правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по  номенклатуре;  помещать
вместе  все  документы,  относящиеся  к  разрешению  одно  о  вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать документы постоянного хранения
и временных сроков хранения.  В дело не должны  помещаться  документы,
подлежащие  возврату,  лишние  экземпляры,  черновики;  дело не должно
превышать 250 листов.

     9.3. Документы  внутри  дела  располагаются  в   хронологической,
вопроснологической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные документы  группируются  в  дела  по   видам   и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Положения, инструкции,       утвержденные       распорядительными
документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются вместе с
указанными документами.
     Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа,  то
их группируют в самостоятельные дела.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Переписка группируется   за   период    календарного    года    и
систематизируется в хронологической последовательности; документ ответ
помещается за документом запросом.

     X. Экспертиза ценности документов

     10.1. Экспертиза  ценности  документов  -  определение   ценности
документов  с  целью  отбора  их  на  хранение  и  определение  сроков
хранения.

     10.2. Экспертиза ценности документов проводится:  при составлении
номенклатуры   дел;  при  формировании  дел  и  проверке  правильности
отнесения документов  к  делам;  при  подготовке  дел  к  последующему
хранению.

     10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия.

     10.4. Функции   и   права   экспертной   комиссии    определяются
положением, которое утверждается руководителем.

     10.5. Отбор  документов  для  постоянного  хранения проводится на
основании  перечня  документов  с  указанием  сроков  их  хранения   и
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
     По результатам  экспертизы  документов  составляются  описи   дел
постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
а также акты о выделении дел к уничтожению.

     XI. Оформление дел

     11.1. Дела администрации подлежат оформлению при их  заведении  и
по завершении года.
     Оформление дел  включает  комплекс  работ   по   их   технической
обработке   и  проводятся  работниками  специализированных  служб  под
контролем и при методической помощи  архивной  службы  и  специалистов
отдела организации документооборота.

     11.2. В  зависимости  от  сроков  хранения  проводится полное или
частичное оформление дел.
     Полному оформлению  подлежат дела постоянного,  временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
     Полное оформление  дела  предусматривает:  подшивку  или переплет
дела;  нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела
(Приложение 13).
     Дела временного  (до  10  лет   хранения)   подлежат   частичному
оформлению:  дела допускается хранить в скоросшивателях,  не проводить
пересистематизацию  документов  в  деле,  листы  дела  не  нумеровать,
заверительную  надпись  не составлять.  После истечения срока хранения
документов работниками делопроизводственной службы составляется акт  о
выделении документов к уничтожению (Приложение 12).

     XII. Составление описи дел

     12.1. На завершенные дела постоянного,  временного (свыше 10 лет)
хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие   экспертизу   ценности,
оформленные  в соответствии с настоящими требованиями,  один раз в три
года составляются описи (Приложение 14).  На дела  временного  (до  10
дел) хранения описи не составляются.
     Описи дел    постоянного    хранения     подлежат     утверждению
экспертно-проверочной  комиссией  (ЭПК) архивного отдела администрации
Владимирской области,  описи дел по личному составу -  согласованию  с
ЭПК.

     12.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся  в  опись  в  соответствии  с  принятой  схемой
систематизации  на  основе  номенклатуры  дел;  каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым  номером  (если  дел  состоит  из
нескольких томов или частей,  то каждый том или часть вносится в опись
под самостоятельным номером);  порядок нумерации дел в описи - валовый
за  несколько  лет;  порядок  присвоения  номеров  описям  структурных
подразделений устанавливается по согласованию с архивной службой.

     12.3. Описи  дел  составляются  по  установленной  форме  в  трех
экземплярах, на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах.

     XIII. Оперативное хранение документов и дел

     13.1. С  момента  заведения и до передачи в Государственный архив
Владимирской  области  дела  хранятся  в  структурных   подразделениях
администрации по месту их формирования.
     Руководители структурных подразделений и  сотрудники,  отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и
дел.
     Дела находятся  в  рабочих  комнатах  и специально отведенных для
этой   цели   помещениях,   располагаются   в   запирающихся   шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли
и воздействия солнечного света.
     Распоряжения по  личному  составу  хранятся в протокольной части,
личные  дела-  в  отделе  оргработы  и  кадров,  ведомости  начисления
заработной платы - в централизованной бухгалтерии.
     13.2. Выдача дел другим подразделениям администрации производится
по указанию заместителей главы администрации и управляющего делами.
     На выданное дело заводится карта - заместитель  дела  (Приложение
15). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
     Изъятие документов из  дел  постоянного  хранения  допускается  в
исключительных случаях и проводится с разрешения главы администрации с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа  и  акта  о
причинах выдачи подлинника.
     13.3. По  истечении  срока  ведомственного  хранения   (10   лет)
документы   постоянного   хранения   поступают   из   администрации  в
Государственный  архив  Владимирской  области.  Передача  производится
только по описям.

     XIV. Использование печатей и штампов.

     14.1. Для  удостоверения  подлинности документов или соответствия
копий   документов   подлинникам   в   подразделениях    администрации
используются гербовые и другие печати.
     Для проставления отметок  о  получении,  регистрации  прохождения
документов    (за     исключением     регистрации     документов     в
автоматизированной системе,  когда штамп о регистрации  наносится  при
помощи  печатного  устройства),  других  отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные резиновые штампы.

     14.2. Гербовые печати проставляются на удостоверениях должностных
лиц,     назначаемых     главой     администрации,     на    платежных
поручениях,расходных расписаниях и  других  финансовых  документах  на
получение денежных средств и в иных установленных случаях.

     14.3. На    рассылаемых   копиях   распорядительных   документов,
подписанных главой администрации проставляется круглая (  не  гербовая
печать)  с   надписью:  Администрация  города Владимира  "Протокольная
часть".
     При оформлении командировочных удостоверений,  счетов,  заверении
подписей заместителей главы администрации и руководителей  структурных
подразделений  проставляется  печать :  Администрация города Владимира
"Для документов".

     14.4. Оттиск печати проставляется на документах  в  установленных
местах.   При   этом  оттиск  должен  захватывать  часть  наименования
должности лица, подписавшего документ.

     14.5. Изготовление  гербовых  печатей  производится  по  указанию
главы администрации.

     Заявки на    изготовление   печатей   и   штампов   подразделения
администрации  направляют  в  управления  делами,   для   передачи   в
хозяйственный отдел для размещения и изготовления заказов.

     14.6. Все  печати  и  штампы регистрируются в управлении делами и
выдаются работникам администрации под расписку.

     14.7. В случае утери печати и штампов незамедлительно ставится  в
известность управление делами.

     14.8. Пришедшие  в  негодность  и  анулированные  печати и штампы
сдаются   руководителю   подразделения   администрации.    Уничтожение
пришедших  в  негодность  печатей  и  штампов  производится  с участие
работника управления делами, о чем составляется акт.

     14.9. Ответственность   и   контроль   за   соблюдением   порядка
использования   и   хранения   печатей   и   штампов   возлагается  на
руководителей структурных подразделений.
     Руководители подразделений         администрации        возлагают
ответственность за хранение  и  пользование  печатями  и  штампами  на
одного из подчиненных им работников.


СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного отдела
администрации Владимирской области

от "31"мая 1996г. N5