ПОСТАНОВЛЕНИЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 15.08.2016 № 896

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАНТЫ-МАНСИЙСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 августа 2016 г. N 896

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАНТЫ-МАНСИЙСКА

В целях исполнения пункта 2.7 протокола заседания Проектного комитета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 06.06.2016 N 6 и внедрения системы управления проектной деятельностью в органах местного самоуправления муниципального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры город Ханты-Мансийск, руководствуясь статьей 71 Устава города Ханты-Мансийска:

1. Утвердить Положение о системе управления проектной деятельностью Администрации города Ханты-Мансийска согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Настоящее постановление вступает в силу после дня его официального опубликования.

3. Контроль за выполнением постановления возложить на первого заместителя Главы Администрации города Ханты-Мансийска Дунаевскую Н.А.

Глава Администрации

города Ханты-Мансийска

М.П.РЯШИН

Приложение

к постановлению Администрации

города Ханты-Мансийска

от 15.08.2016 N 896

ПОЛОЖЕНИЕ

О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАНТЫ-МАНСИЙСКА (ДАЛЕЕ - ПОЛОЖЕНИЕ)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой Администрацией города Ханты-Мансийска (далее - проектная деятельность Администрации города Ханты-Мансийска).

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в Администрации города Ханты-Мансийска с целью:

обеспечения достижения результатов, запланированных Администрацией города Ханты-Мансийска;

сокращения сроков достижения результатов;

обеспечения эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов при реализации проектов;

обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством предоставления актуальной и достоверной информации о реализации проектов;

повышения эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов Администрации города Ханты-Мансийска, а также взаимодействия Администрации города Ханты-Мансийска с гражданами и организациями;

обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов;

обеспечения возможности прогнозировать ход реализации проектов и своевременно предпринимать корректирующие меры.

1.3. Настоящее Положение разработано с учетом методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденных распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ, а также следующих стандартов в области управления проектной деятельностью:

государственный стандарт ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по управлению проектами".

2. Основные понятия

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

2.1.1. Инициатор проекта - должностное лицо, направляющее предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта.

2.1.2. Итоговый отчет по проекту - управленческий документ по проекту, содержащий оценку успешности проекта (в том числе степень достижения цели проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта), обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия представителей команды проекта.

2.1.3. Календарный план - управленческий документ по проекту, содержащий перечень необходимых для реализации проекта работ и контрольных точек, их плановые даты, а также сведения об исполнителях.

2.1.4. Ключевые параметры проекта - сведения о проекте, которые должны быть указаны в паспорте проекта, включая наименование проекта, цель (цели), задачи, описание продукта проекта, состав команды проекта, план контрольных точек проекта, расходы на реализацию проекта.

2.1.5. Команда проекта - совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для планирования и выполнения работ, формирования отчетности по проекту. Состав команды проекта указывается в паспорте проекта. В команду проекта в обязательном порядке должны быть включены: куратор, заказчик, руководитель, администратор, исполнитель (исполнители).

2.1.6. Ответственный за проведение постпроектного мониторинга - лицо, которое отслеживает общественно значимый эффект от реализации проекта.

2.1.7. Продукт проекта - измеримый уникальный результат, получаемый по итогам реализации проекта, который должен соответствовать требованиям заказчика проекта.

2.1.8. Проектная деятельность - деятельность, осуществляемая в виде проектов.

2.1.9. Руководитель рабочей группы - один из исполнителей рабочей группы, который организует ее работу.

2.1.10. Система управления проектной деятельностью - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для определения целей проектной деятельности и обеспечения эффективной реализации процессов управления, необходимых для достижения поставленных целей.

2.1.11. Статус-отчет по проекту - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении контрольных точек проекта, рисках проекта и способах их минимизации.

2.1.12. Управление проектной деятельностью (проектное управление) - планирование, организация и контроль деятельности, осуществляемой в виде проектов, в том числе установление основополагающих принципов и правил проектной деятельности.

2.1.13. Управленческие документы по проекту - документы, сопровождающие управление проектом, формы и требования к содержанию которых утверждаются проектным офисом.

2.1.14. Цель проекта - запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект.

2.1.15. Группа планирования проекта - совокупность лиц, обеспечивающая планирование проекта под руководством руководителя проекта.

2.1.16. Запрос на изменения по проекту - управленческий документ по проекту, подготавливаемый в целях внесения изменений в управленческие документы по проекту.

2.1.17. План постпроектного мониторинга - документ, содержащий перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для оценки общественно значимого эффекта от реализации проекта, сроки выполнения этих мероприятий.

2.1.18. Проектная роль - организационная единица, осуществляющая функции и полномочия при управлении проектом.

2.1.19. Элемент продукта проекта - составная часть продукта проекта.

2.2. Иные понятия и термины, используемые в настоящем Положении, применяются в тех же значениях, что и в методических рекомендациях по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденных распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ, иных нормативных правовых актах Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3. Участники проектной деятельности

Администрации города Ханты-Мансийска

3.1. Участниками проектной деятельности Администрации города Ханты-Мансийска являются: должностные лица, иные физические и юридические лица, которые участвуют в управлении проектной деятельностью Администрации города Ханты-Мансийска и ее реализации (далее - участники проектной деятельности).

3.2. В системе управления проектной деятельностью Администрации города Ханты-Мансийска предусматриваются следующие проектные роли:

а) исполнителя (своевременное и качественное выполнение работ проекта, достижение контрольных точек, предусмотренных календарным планом, поручений; предоставление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах);

б) администратора проекта (содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту, в организации и контроле выполнения командой проекта запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организация совещаний по проекту; ведение архива проекта в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Ханты-Мансийска);

в) руководителя рабочей группы (организация и контроль выполнения рабочей группой работ проекта, включая подготовку отчетности);

г) руководителя проекта (планирование реализации проекта, в том числе подготовка паспорта проекта, организация подготовки командой проекта календарного плана; организация и контроль выполнения командой проекта работ проекта, достижение контрольных точек, включая подготовку промежуточной и итоговой отчетности, проверка ведения архива проекта в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Ханты-Мансийска).

Руководитель проекта:

организовывает совещания по проекту. Участие в совещаниях, организованных руководителем проекта для группы планирования, команды проекта, является обязательным;

дает группе планирования, команде проекта (за исключением членов проектного комитета) обязательные для исполнения поручения;

вправе запрашивать у органов Администрации города Ханты-Мансийска, иных организаций и лиц в установленном порядке информацию и документы, необходимые для управления проектом. Такая информация и документы должны быть представлены руководителю проекта в срок, указанный в соответствующем запросе;

обязан предоставлять в муниципальный проектный офис и куратору проекта информацию и документы по проекту в сроки, указанные в соответствующем запросе;

является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию управленческих документов по проекту (за исключением статус-отчета по проекту), а также организацию согласования и утверждения указанных управленческих документов по проекту.

3.3. К органам управления проектной деятельностью Администрации города Ханты-Мансийска относятся:

а) проектный комитет

Состав, организация деятельности, функции и права проектного комитета определяются Положением о проектном комитете Администрации города Ханты-Мансийска;

б) муниципальный проектный офис.

Организация работы муниципального проектного офиса возлагается на управление экономического развития и инвестиций Администрации города Ханты-Мансийска.

3.4. Требования к профессиональной компетентности, порядок оценки участников проектной деятельности устанавливаются муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Ханты-Мансийска.

При распределении проектных ролей следует учитывать результаты оценки уровня компетентности в области проектной деятельности.

4. Объект управления проектной деятельностью

4.1. Объектом управления проектной деятельностью является проект.

4.2. Цикл управления проектом состоит из пяти стадий: инициация проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, постпроектный мониторинг, три из которых (планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта) относятся к жизненному циклу проекта.

4.3. Управление проектом осуществляется в соответствии с регламентом управления проектом, утверждаемым муниципальным нормативным правовым актом Администрации города Ханты-Мансийска.

Требования регламента управления проектом распространяются на все проекты, реализуемые Администрацией города Ханты-Мансийска, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

Описание стадий управления проектом приведено в разделах 5 - 9 настоящего Положения.

4.4. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.

4.5. Решение о реализации комплекса мероприятий как проекта может быть принято в соответствии с настоящим Положением, при наличии одного из следующих факторов:

а) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности Администрации города Ханты-Мансийска, такие как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее;

б) комплекс мероприятий ограничен во времени и установлена четкая дата их окончания;

в) комплекс мероприятий относится к полномочиям Администрации города Ханты-Мансийска;

г) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например: временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

д) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

4.6. Муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта с учетом требований пункта 4.5 настоящего Положения.

5. Стадия инициации проекта

5.1. Задачей стадии инициации проекта является принятие решения о запуске проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

Контрольной точкой, определяющей завершение стадии инициации проекта, является решение о результатах рассмотрения проектной инициативы, принятое в порядке, установленном настоящим Положением.

5.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться муниципальные нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий органами Администрации города Ханты-Мансийска, и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, направляемой инициатором проекта в муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска. Форма проектной инициативы, требования к ее содержанию, порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы утверждается муниципальным правовым актом Администрации города Ханты-Мансийска.

Администрация города Ханты-Мансийска в зависимости от отраслевой принадлежности проекта может устанавливать требования к предоставлению инициатором проекта одновременно с проектной инициативой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

5.3. Инициатор проекта в случае запуска проекта выступает в роли его заказчика.

5.4. Поступившие проектные инициативы регистрирует муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска в реестре проектных инициатив.

5.5. Муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие Стратегии социально-экономического развития города Ханты-Мансийска.

5.6. Муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска вправе направить проектную инициативу для оценки целесообразности, экономической эффективности реализации проекта центральному проектному офису, проектному комитету, совещательным (координационным) органам Администрации города Ханты-Мансийска, к установленной сфере деятельности которых относится проект, иным органам, организациям и лицам.

5.7. По результатам рассмотрения проектной инициативы муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска согласовывает или не согласовывает проектную инициативу.

5.8. В случае согласования проектной инициативы муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска направляет проектную инициативу на рассмотрение проектному комитету.

5.9. Если проектная инициатива не согласована, муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу. В отдельных случаях по решению руководителя муниципального проектного офиса Администрации города Ханты-Мансийска муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска вправе передать проектную инициативу в проектный комитет.

5.10. Муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

5.11. Проектный комитет рассматривает проектные инициативы, поступившие только от муниципального проектного офиса.

5.12. По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный комитет принимает одно из следующих решений:

а) принять проектную инициативу, запустить проект;

б) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

в) отклонить проектную инициативу.

5.13. Муниципальный проектный офис Администрации города Ханты-Мансийска уведомляет инициатора проекта о принятом проектным комитетом решении.

6. Стадия планирования проекта

6.1. Задачами стадии планирования проекта являются определение набора работ, выполнение которых позволит получить продукт проекта и обеспечит достижение цели проекта, а также распределение выделенных ресурсов между работами проекта.

6.2. Стадия планирования проекта начинается после принятия решения о запуске проекта и завершается утверждением паспорта проекта и календарного плана.

6.3. На стадии планирования проекта оформляются следующие управленческие документы по проекту: паспорт проекта и календарный план, а также рабочие документы по проекту в соответствии с регламентом управления проектом.

6.4. Утвержденный паспорт проекта является основанием для включения указанных в нем лиц в состав команды проекта.

6.5. На основании утвержденного паспорта проекта представитель нанимателя (работодателя) обеспечивает принятие необходимых распорядительных документов о назначении своих сотрудников на проектные роли в команде проекта (далее - распорядительный документ).

На основании утвержденного паспорта проекта и распорядительного документа лица, включенные в команду проекта, в рамках деятельности по реализации проекта подчиняются руководителю проекта, который вправе привлекать их к выполнению работ, давать обязательные для исполнения поручения по проекту.

В случае временного отсутствия лица, выполняющего проектную роль, его полномочия и обязанности в проекте выполняет лицо, замещающее его в установленном порядке.

6.6. На стадии планирования осуществляются следующие действия: определяется содержание проекта, разрабатывается расписание проекта, планируются ресурсы на выполнение проекта.

6.7. На стадии планирования:

а) руководитель проекта отвечает за планирование проекта, в том числе за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию паспорта проекта и календарного плана, организацию их согласования и утверждения, сроков и порядка подготовки рабочих документов по проекту, установленных регламентом управления проектом;

б) куратор проекта отвечает за обеспечение проекта ресурсами и за соблюдение сроков и порядка утверждения управленческих документов по проекту, установленных регламентом управления проектом, своевременное разрешение проблем, вынесенных на его рассмотрение;

в) заказчик проекта отвечает за определение целей, требований к продукту проекта и их надлежащее отражение в управленческих документах по проекту, соблюдение сроков и порядка согласования управленческих документов по проекту, установленные регламентом управления проектом;

г) участники группы планирования проекта отвечают за выполнение поручений руководителя проекта, связанных с планированием проекта, в том числе по подготовке рабочих документов по проекту, паспорта проекта, обеспечению их согласования и утверждения;

д) администратор (администраторы) проекта, участники команды проекта отвечают за выполнение поручений руководителя проекта, связанных с планированием проекта, в том числе по подготовке рабочих документов по проекту, календарного плана, обеспечению согласования и утверждения календарного плана.

7. Стадия реализации проекта

7.1. Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных календарным планом работ проекта для получения продукта проекта и обеспечения достижения целей проекта.

7.2. Стадия реализации проекта начинается после утверждения паспорта проекта и календарного плана и завершается осуществлением приемки продукта проекта.

7.3. На стадии реализации проекта оформляются управленческие документы по проекту - статус-отчеты по проекту.

Приемка продукта проекта, элементов продукта проекта фиксируется в протоколах заседаний проектного комитета.

7.4. На стадии реализации осуществляются следующие действия: организация выполнения работ, контроль выполнения работ, приемка продукта проекта.

Порядок и сроки организации выполнения работ, осуществления контроля и качества выполнения работ, в том числе подготовки статус-отчета по проекту, приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта, устанавливаются регламентом управления проектом.

7.5. На стадии реализации:

а) руководитель проекта отвечает за реализацию проекта и достижение его целей, в том числе организацию выполнения работ по проекту, осуществление координации выполнения работ и участников команды проекта, проведение стартового и регулярного совещаний команды проекта, организацию приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта в установленные сроки и порядке, своевременное решение проблем и (или) их вынесение на рассмотрение органам управления проектной деятельностью, осуществляющих корректирующие действия по проекту;

б) куратор проекта отвечает за обеспечение проекта ресурсами и соблюдение сроков и порядка утверждения управленческих документов по проекту, установленных регламентом управления проектом, своевременное разрешение проблем, вынесенных на его рассмотрение;

в) члены муниципального проектного офиса отвечают за осуществление контроля выполнения работ, достижение контрольных точек;

г) администратор (администраторы) проекта отвечает за оказание административной поддержки руководителю проекта, выполнение поручений руководителя проекта, связанных с реализацией проекта, соблюдение сроков подготовки и направления статус-отчетов по проекту;

д) исполнители отвечают за выполнение работ и поручений руководителя проекта, связанных с реализацией проекта, предоставление информации о выполнении поручений и работ, рисках и проблемах в сроки и порядке, установленные регламентом управления проектом.

8. Стадия закрытия проекта

8.1. Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

8.2. Стадия закрытия проекта начинается после осуществления приемки продукта проекта и завершается принятием решения о закрытии проекта.

8.3. На стадии закрытия проекта оформляется управленческий документ по проекту - итоговый отчет по проекту.

Для документирования решения о закрытии проекта готовится заключение муниципального проектного офиса Администрации города Ханты-Мансийска, а также протокол заседания проектного комитета.

8.4. На стадии закрытия проекта осуществляются следующие действия: сбор и анализ информации об итогах проекта, рассмотрение итогов проекта и принятие решения о закрытии проекта, подготовка архива проекта для последующего хранения.

Порядок и сроки подготовки итогового отчета по проекту, его согласования и рассмотрения, принятия решения о закрытии проекта, необходимости проведения постпроектного мониторинга, назначении ответственного за проведение постпроектного мониторинга устанавливаются регламентом управления проектом.

8.5. Решение о закрытии проекта принимает проектный комитет.

8.6. Принятие решения о закрытии проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.

8.7. На стадии закрытия проекта:

а) руководитель проекта отвечает за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию итогового отчета по проекту, организацию его согласования и утверждения, установленных регламентом управления проектом;

б) администратор (администраторы) проекта отвечает за выполнение поручений руководителя проекта, связанных с подготовкой итогового отчета по проекту, обеспечение его согласования, подготовку архива проекта для последующего хранения.

9. Стадия постпроектного мониторинга

9.1. Задачей стадии постпроектного мониторинга является определение получения общественно значимого эффекта от реализации проекта.

9.2. Стадия постпроектного мониторинга начинается после закрытия проекта и принятия решения о проведении постпроектного мониторинга и завершается рассмотрением отчета по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта и принятием результатов постпроектного мониторинга.

9.3. На стадии постпроектного мониторинга оформляется план постпроектного мониторинга, проводятся мероприятия, запланированные в плане постпроектного мониторинга, осуществляется приемка результатов постпроектного мониторинга.

9.4. План постпроектного мониторинга должен содержать:

перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для определения эффекта от реализации проекта;

сроки выполнения мероприятий;

ответственного за проведение постпроектного мониторинга.

9.5. На стадии постпроектного мониторинга ответственный за проведение постпроектного мониторинга отвечает за подготовку плана постпроектного мониторинга, проведение мероприятий в соответствии с планом постпроектного мониторинга, соблюдение сроков и порядка подготовки отчета по постпроектному мониторингу.