Решение Собрания депутатов Муниципального образования"Биджанское сельское поселение" Ленинского муниципального района от 20.04.2006 № 58

 



      МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "БИДЖАНСКОЕ СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ"
                   ЛЕНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
                     ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

                          СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

                               РЕШЕНИЕ

20.04.2006                                                       № 58


   Об утверждении Положения "О порядке формирования архивных фондов
      муниципального образования "Биджанское сельское поселение"

     На основании Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих
принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации",
закона Еврейской автономной области от 02.11.2005 № 564-ОЗ  "О порядке
решения вопросов местного значения городских,  сельских  поселений  на
территории  Еврейской  автономной  области  в   2006   году",   Устава
муниципального образования "Биджанское  сельское  поселение"  Собрание
депутатов 

     РЕШИЛО:

     1. Утвердить  прилагаемое   Положение   "О порядке   формирования
архивных  фондов  муниципального  образования   "Биджанское   сельское
поселение".
     2. Контроль  за  исполнением  настоящего  решения  возложить   на
постоянную комиссию Собрания депутатов Биджанского сельского поселения
по регламенту и депутатской этике (Н. А. Газимова).
     3. Настоящее   решение   опубликовать   в   средствах    массовой
информации.
     4. Настоящее решение вступает в силу после дня  его  официального
опубликования.


     Глава Биджанского 
     сельского поселения                               О. Л. Чибрикова
    




                                                            Утверждено
                                           решением Собрания депутатов
                                                    от 20.04.2006 № 58

                              Положение
               "О порядке формирования архивных фондов
                      муниципального образования
                   "Биджанское сельское поселение"

     I. Общие положения.
     1.1. Настоящее  Положение  (далее  -  Положение)   на   основании
Федерального  закона  от  06.10.2003  N 131-ФЗ   "Об общих   принципах
организации местного самоуправления в  Российской  Федерации",  Устава
муниципального образования "Биджанское сельское поселение"  определяет
порядок  формирования  архивных  фондов   муниципального   образования
"Биджанское сельское поселение" (далее - поселение) в  соответствии  с
Федеральным  законом  от  22.10.2004  N 125-ФЗ  "Об архивном  деле   в
Российской   Федерации",   рекомендациями    Федерального    архивного
агентства, нормативными правовыми актами Еврейской автономной области,
Основными  правилами  работы  архивов  организаций,   Инструкцией   по
делопроизводству  в  органах  местного  самоуправления  муниципального
образования "Биджанское сельское поселение".
     1.2. В Положении  под  формированием  (комплектованием)  архивных
фондов  поселения  понимается  систематическое  пополнение  архивов  в
соответствии с их профилем  и  территориальной  принадлежностью  путем
приема  документов  постоянного  хранения  от   организаций-источников
комплектования после истечения установленного срока хранения указанных
документов или ликвидации организации, а также от отдельных граждан.
     1.3. Формирование архивных фондов поселения включает:
     - определение источников комплектования архивов органов  местного
самоуправления, муниципальных организаций (структурные  подразделения,
подведомственные организации, физические лица);
     - определение состава документов, подлежащих хранению  в  течение
установленных сроков в органах местного самоуправления и муниципальных
организациях (документы постоянного хранения  и  по  личному  составу,
документы организаций-предшественников и  ликвидированных  подчиненных
организаций);
     - организация    передачи     документов     органов     местного
самоуправления,  муниципальных  организаций  в   муниципальный   архив
(проведение экспертизы ценности документов, формирование и  оформление
дел,  составление  описей  дел  и  актов  о  выделении  к  уничтожению
документов, не подлежащих хранению).
     1.4. Органы   местного    самоуправления    вновь    образованных
муниципальных образований являются правопреемниками  органов  местного
самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, иных органов
и   должностных   лиц,   осуществлявших   на   территориях   указанных
муниципальных образований  полномочия  по  решению  вопросов  местного
значения на основании законодательных актов Российской Федерации.
     1.5. При  изменении  структуры  органов  местного  самоуправления
поселения архивные  документы  в  упорядоченном  состоянии  передаются
вновь формируемым органам местного самоуправления.

     II. Порядок формирования архивных фондов поселения.
     2.1. Номенклатура дел.
     2.1.1. Документы  в  текущем  делопроизводстве  органов  местного
самоуправления   поселения,   муниципальных   организаций,    хранящих
документы Архивного фонда  Еврейской  автономной  области  (далее  под
словом  "организация"  понимаются   органы   местного   самоуправления
поселения, муниципальные  организации,  хранящие  документы  Архивного
фонда Еврейской автономной  области),  формируются  в  соответствии  с
номенклатурой дел.
     Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,
заводимых  в  делопроизводстве  организации,  с  указанием  сроков  их
хранения, по установленной форме.
     2.1.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел,
определения сроков их хранения  и  является  основой  для  составления
описей дел постоянного хранения и по личному составу.
     2.1.3. Номенклатура дел организации  на  предстоящий  календарный
год  составляется  в  последнем  квартале  текущего   года.   При   ее
составлении  следует  руководствоваться   учредительными   документами
организации, положениями  о  ее  структурных  подразделениях,  штатным
расписанием,  планами  и  отчетами   о   работе,   перечнями   типовых
управленческих   документов   с   указанием   сроков   их    хранения,
номенклатурами  дел  за  предшествующие  годы.  Изучаются   документы,
образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.
     2.1.4. Если  в  течение  года  в  организации  образуются   новые
документированные  участки   работы,   непредусмотренные   дела,   они
дополнительно вносятся в  номенклатуру.  Для  вновь  заводимых  дел  в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
     2.1.5. Номенклатура дел  утверждается  руководителем  организации
после  согласования  с  экспертно-проверочной  методической  комиссией
(ЭПМК) при  архивном  управлении  правительства  Еврейской  автономной
области. Утвержденная и согласованная  номенклатура  дел  действует  в
течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласовыванию в случае
коренных изменений функций и структуры организации.  В  конце  каждого
года   номенклатура   дел   уточняется,   утверждается   руководителем
организации и вводится в действие с 1 января  следующего  календарного
года.
     2.1.6. По   окончании   делопроизводственного   года   в    конце
номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
     2.2. Формирование дел.
     2.2.1. Под формированием дел понимается  группировка  исполненных
документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
     2.2.2. Дела с  документами  постоянного  хранения  и  по  личному
составу формируются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в
администрации поселения.
     2.2.3. Формированием  дел  в  органах   местного   самоуправления
поселения, муниципальных организациях занимаются  лица,  ответственные
за делопроизводство и архив.

     2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов.
     2.3.1 Экспертиза ценности документов проводится для  установления
научной, исторической и практической  значимости  документов  с  целью
отбора их на государственное хранение и установления  сроков  хранения
при составлении номенклатуры дел; в  процессе  формирования  дел;  при
подготовке дел к последующему хранению.
     2.3.2. Для организации проведения работы по  экспертизе  ценности
документов, отбору и подготовке  к  передаче  на  постоянное  хранение
документов, образующихся в процессе деятельности организаций, приказом
руководителя организации создается экспертная комиссия (ЭК). Функции и
права ЭК, а  также  организация  ее  работы  определяются  Положением,
утвержденным руководителем организации.
     2.3.4. Отбор  документов  постоянного  хранения   проводится   на
основании  перечней  типовых  управленческих  документов  с  указанием
сроков их хранения и номенклатуры  дел  организации  путем  полистного
просмотра  дел.  В  делах  подлежат   изъятию   дублетные   экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся
к вопросу  документы  с  временными  сроками  хранения.  Окончательное
решение по результатам экспертизы  ценности  документов  принимает  ЭК
организации.
     2.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного хранения и по личному составу, а  также  акты  о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

     2.4. Порядок оформления дел.
     2.4.1. Оформление  дел  -  это  подготовка  их   к   последующему
хранению.  Дела   органов   местного   самоуправления,   муниципальных
организаций подлежат оформлению  при  их  заведении  и  по  завершении
календарного года.
     2.4.2. Оформление дел проводится работниками,  ответственными  за
делопроизводство  и  архив,  при   методической   помощи   специалиста
муниципального архива.
     2.4.3. В зависимости от  сроков  хранения  документов  проводится
полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат  дела
постоянного хранения и по личному составу.
     2.4.4. Полное  оформление  дел  предусматривает:  подшивку  дела;
нумерацию листов дела; составление  листа-заверителя;  составление  (в
необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела.

     2.5. Порядок составления описей дел.
     2.5.1. На все завершенные  в  делопроизводстве  дела  постоянного
хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие   экспертизу   ценности,
составляются архивные описи.
     2.5.2. Опись дел - это архивный справочник,  предназначенный  для
раскрытия  состава  и  содержания  единиц  хранения  (единиц   учета),
закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
     2.5.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения;
дела по личному составу; дела, состоящие  из  документов,  характерных
только для данной организации (похозяйственные книги и т.п.).
     На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     2.5.4. Опись дел составляется в  4-х  экземплярах,  подписывается
составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается
руководителем, согласовывается с  ЭК  организации  и  направляется  на
рассмотрение ЭПМК при архивном управлении правительства области.
     2.5.5. Отбор документов за соответствующий период к  уничтожению,
составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных
в акт документов и дел производится после  того,  как  описи  на  дела
постоянного хранения за соответствующий период времени  утверждены,  а
на дела по личному составу согласованы с ЭПМК при архивном  управлении
правительства области.

     2.6. Порядок хранения документов и дел.
     2.6.1. Документы Архивного фонда  Еврейской  автономной  области,
находящиеся в муниципальной собственности (документы органов  местного
самоуправления, муниципальных организаций), до передачи на  постоянное
хранение в муниципальный  архив,  временно,  в  течение  установленных
сроков, хранятся в органах  местного  самоуправления  и  муниципальных
организациях.
     2.6.2. Органы местного самоуправления, муниципальные  организации
обязаны  обеспечивать  финансовые,  материально-технические   и   иные
условия,   необходимые   для   комплектования,   хранения,   учета   и
использования  архивных  документов,  предоставлять  создаваемым   ими
архивам  помещения,  отвечающие   нормативным   требованиям   хранения
архивных документов и условиям труда работников архивов.
     2.6.3. Дела  текущего  делопроизводства   находятся   в   рабочих
комнатах. Упорядоченные архивные  документы  хранятся  в  запирающихся
шкафах, предохраняющих документы  от  пыли  и  воздействия  солнечного
света,   в   специально   отведенных   для   этой   цели    помещениях
административного здания органа местного самоуправления, муниципальной
организации.
     2.6.4. Органы местного самоуправления, муниципальные  организации
обязаны  обеспечивать  сохранность  архивных  документов  по   личному
составу в течение сроков их хранения.
     2.6.5. Уничтожение   документов   Архивного    фонда    Еврейской
автономной области запрещается.

     2.7. Использование документов.
     2.7.1. Использование документов - применение документов  и  (или)
информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения  информационных
потребностей граждан, общества, государства.
     2.7.2. Основными формами использования документов являются:
     - информационное  обеспечение  органов  местного  самоуправления,
муниципальных организаций в соответствии с их  запросами,  а  также  в
инициативном порядке;
     - исполнение запросов социально-правового  характера  (информация
по запросам  выдается  в  виде  архивной  справки,  архивной  копии  и
архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной
форме);
     - выдача документов во временное пользование.
     2.7.3. Архивные  документы,  изъятые  в   качестве   вещественных
доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат
возврату собственнику или владельцу архивных документов.

     2.8. Порядок передачи  документов  на  хранение  в  муниципальный
архив.
     2.8.1. Документы Архивного фонда  Еврейской  автономной  области,
находящиеся в муниципальной  собственности,  по  истечении  сроков  их
временного хранения в органах местного самоуправления и  муниципальных
организациях передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.
     2.8.2. Органы местного самоуправления, муниципальные  организации
обеспечивают в соответствии с  правилами,  установленными  Федеральным
архивным агентством, отбор,  подготовку  и  передачу  в  упорядоченном
состоянии документов Архивного фонда Еврейской автономной  области  на
постоянное хранение в муниципальные архивы. Все  работы,  связанные  с
отбором, подготовкой и передачей  архивных  документов  на  постоянное
хранение,  в  том  числе  с  их  упорядочением   и   транспортировкой,
выполняются  за  счет  средств  органов  и   организаций,   передающих
документы.
     2.8.3. Передача документов постоянного хранения осуществляется  в
упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным  аппаратом
по истечении сроков ведомственного хранения, в соответствии с  планом-
графиком, утвержденным  руководителями  организации  и  муниципального
архива. Досрочная передача документов  на  постоянное  хранение  может
быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а  также
по просьбе организации на договорной основе.
     2.8.4. В необходимых случаях сроки временного хранения документов
могут быть продлены в случае необходимости практического использования
документов по согласованию с муниципальным архивом.
     2.8.5. Документы  постоянного  срока  хранения  органов  местного
самоуправления, характерные для  данной  организации  (похозяйственные
книги и т.п.), хранятся по месту их заполнения.
     2.8.6. В   соответствии   с   Перечнем   типовых   управленческих
документов,  образующихся  в  деятельности  организаций,  с  указанием
сроков хранения документы по личному составу  (приказы  (распоряжения)
по личному составу), личные дела работников, трудовые договоры, личные
карточки работников,  личные  счета  работников  и  т.д.)  хранятся  в
течение  75  лет  в  органах  местного  самоуправления,  муниципальных
организациях.
     2.8.7. При  реорганизации  муниципальных   образований   архивные
документы  в  упорядоченном   состоянии   передаются   правопреемникам
реорганизуемых  организаций.  При   этом   в   случае   преобразования
муниципальных организаций с изменением  форм  собственности  имущества
этих организаций архивные документы могут быть переданы  на  временное
хранение вновь  возникшим  организациям-правопреемникам  на  основании
договоров между данными организациями и соответствующим  муниципальным
архивом.
     2.8.8. При   ликвидации    органов    местного    самоуправления,
муниципальных организаций  поселения  включенные  в  состав  Архивного
фонда Еврейской автономной области  документы,  документы  по  личному
составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых
не  истекли,  в  упорядоченном  состоянии  поступают  на  хранение   в
соответствующий муниципальный архив.
     2.8.9. Документы передаются в муниципальный архив по утвержденным
ЭПМК  при  архивном  управлении  правительства  Еврейской   автономной
области описям дел.
     2.8.10. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом
приема-передачи дел (заполняется муниципальным архивом).
     Вместе с документами  передаются  три  экземпляра  описи  и  один
экземпляр акта приема-передачи дел.