Распоряжение Мэра Муниципального образования "Город Биробиджан" от 09.11.2001 № 1257

 
                      МЭР ГОРОДА БИРОБИДЖАНА

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ

                   от 09 ноября 2001 года N 1257

      Об утверждении положения об общем отделе мэрии г. Биробиджана
   

       1. Утвердить положение об общем отделе  мэрии  г.  Биробиджана
   согласно приложению.
       2. Распоряжение мэра города от 22.09.99 N 785 "Об  утверждении
   положения об общем отделе мэрии г. Биробиджана" считать утратившим
   силу.


       Мэр города                                       А.А. ВИННИКОВ
   

   


                                                           Приложение
                                           к распоряжению мэра города
                                          от 09 ноября 2001 г. N 1257

                               ПОЛОЖЕНИЕ
                  об общем отделе мэрии г. Биробиджана

       1. Общие положения.

       1. Общий отдел является  структурным  подразделением  мэрии  и
   подчиняется мэру города и управляющему делами.
       2. В   своей   деятельности   общий   отдел    руководствуется
   Конституцией   Российской  Федерации,  федеральными  и  областными
   законами,   решениями   городской    Думы,    постановлениями    и
   распоряжениями мэра г. Биробиджана и настоящим положением.
       3. Положение  об  общем  отделе,   его   штатная   численность
   утверждаются мэром города.
       4. Общий  отдел   имеет   круглую   печать,   штампы,   бланки
   установленного   образца,   необходимые   для   осуществления  его
   деятельности..

       2. Основные функции общего отдела.

       5. В  целях  обеспечения   деятельности   мэра   общий   отдел
   осуществляет следующие функции:
       - обеспечение четкой организации делопроизводства в комитетах,
   отделах мэрии;
       - обеспечение быстрого  и  четкого  прохождения  документов  в
   мэрии, проведение анализа документооборота;
       - разработка проекта номенклатуры дел, оформление документов в
   дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
       - оформление,  учет и хранение в течение установленного  срока
   документов в соответствии с номенклатурой;
       - обеспечение   своевременной    обработки    поступающей    и
   отправляемой   корреспонденции,  контроля  за  сроками  исполнения
   документов;
       - ведение секретного делопроизводства;
       - отправка  в  установленном  порядке  копий  постановлений  и
   распоряжений мэра города;
       - организация  личного  приема  граждан  мэром  города  и  его
   заместителями;
       - прием и регистрация,  анализ обращений,  заявлений  и  жалоб
   граждан, контроль за их исполнением.
       6. При осуществлении своих функций общий отдел:
       - взаимодействует  с  архивным  управлением правительства ЕАО,
   государственным    архивом    по    вопросам     совершенствования
   делопроизводства, организует учебу по вопросам делопроизводства;
       - обеспечивает   хранение,    правильное    использование    и
   своевременное  проведение профилактического ремонта множительной и
   печатной техники;
       - готовит  и  издает телефонный справочник работников аппарата
   мэрии.

       3. Основные задачи отдела.

       7. В  целях  обеспечения четкой организации делопроизводства в
   мэрии отдел:
       - обеспечивает централизованный учет поступающей документации;
       - обеспечивает    своевременное    рассмотрение    поступившей
   корреспонденции,   а   также   направление   для   рассмотрения  в
   соответствующие  подразделения  мэрии;  обеспечивает   оперативное
   доведение  до  исполнителей  принятых постановлений и распоряжений
   мэра города;
       - готовит   правовые   акты   мэра   по  вопросам,  касающимся
   деятельности отдела;
       - организует прием граждан мэром и его заместителями;
       - обеспечивает  централизованный   учет   обращений   граждан,
   своевременное их рассмотрение;
       - осуществляет   контроль   за    своевременным    выполнением
   работниками   отделов  и  подразделений  поручений  по  обращениям
   граждан, извещает граждан о результатах рассмотрения их обращений;
       - осуществляет  анализ  прохождения  документов в канцелярии и
   приемной по письмам и жалобам, готовит аналитические записки;
       - составляет ежемесячные календарные планы мероприятий мэрии;
       - обеспечивает   своевременное   и   качественное   выполнение
   компьютерных и копировально-множительных работ;
       - обеспечивает  ежемесячно   составление   графика   дежурства
   работников мэрии и осуществляет контроль за его исполнением;
       - организует  четкую  работу  приемной  мэра  города   и   его
   заместителей.

       4. Обеспечение деятельности отдела.

       9. Общий отдел при  исполнении  возложенных  на  него  функций
   имеет право:
       - запрашивать и получать необходимую информацию от структурных
   подразделений мэрии;
       - проводить проверки соблюдения установленного порядка  работы
   с документами в комитетах, отделах и службах мэрии;
       - проверять  состояние  дел   по   рассмотрению   предложений,
   заявлений и жалоб граждан,  осуществлять контроль за своевременным
   их   исполнением,   возвращать    исполнителям    в    структурных
   подразделениях  для доработки документы,  оформленные с нарушением
   инструкции по делопроизводству.

       5. Руководство отдела.

       10. Структура и штаты отдела утверждает мэр города.
       11. Оперативное  руководство  общим   отделом   осуществляется
   управляющим делами.
       12. Заведующий  отделом   назначается   и   освобождается   от
   занимаемой должности мэром города.
       13. Заведующий   отделом   руководит   деятельностью   отдела,
   обеспечивая решение возложенных задач.
       14. Определяет  функции  работников  отдела  и  составляет  их
   должностные инструкции.
       15. Организует   мероприятия   по    повышению    квалификации
   работников отдела. В установленном порядке ведет работу по подбору
   работников   отдела,   осуществляющих   техническое    обеспечение
   деятельности  муниципальных  служащих.  Несет  ответственность  за
   состояние трудовой дисциплины в отделе, обеспечивает условия труда
   соответствующим требованиям охраны труда на каждом рабочем месте.