Приказ Архивного управления правительства Еврейской автономной области от 22.06.2015 № 34

АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 22 июня 2015 г. № 34

Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги «Хранение документов»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением правительства Еврейской автономной области от 17.12.2011 № 705-пп «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления государственной услуги «Хранение документов».

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника архивного управления правительства области Сербину Н.К.

3. Настоящий приказ вступает в силу через 10 дней после дня его официального опубликования.

Начальник управления                                                                                                                               Л.И. ШВАГЕРУС

     УТВЕРЖДЕН

     Приказом архивного

     управления правительства

     Еврейской автономной области

     от 22.06.2015 № 34

Административный регламент предоставления государственной услуги

«Хранение документов»

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент предоставления государственной услуги «Хранение документов» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов оказания государственной услуги по хранению документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - государственная услуга), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, определения сроков, последовательности действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги.

Предметом регулирования административного регламента являются правоотношения, возникающие при обращении получателя государственной услуги в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Еврейской автономной области» (далее - архив), на портал государственных и муниципальных услуг (функций) Еврейской автономной области (далее - портал), официальный сайт архива по вопросу хранения документов.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями являются юридические лица и физические лица, обратившиеся в архив с заявлением о передаче на хранение документов (далее - заявители).

1.2.2. От имени заявителей могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее - представитель заявителя)

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Государственная услуга предоставляется архивом по адресу: 679000, Еврейская автономная области (далее - область), город Биробиджан, переулок Ремонтный,  дом 9.

1.3.2. График работы архива: 

понедельник - пятница	-	с 09.00 до 18.00;
перерыв на обед	-	с 13.00 до 14.00
суббота и воскресенье	-	выходные дни.

1.3.3. Справочные телефоны архива:

- приемная: (42622) 6-28-76;

- начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги: (42622) 2-27-14;

Факс: [phone].

1.3.4. Адрес портала: www.pgu.eao.ru.

Адрес официального сайта архива: http://arhiveao.ru.

Адрес электронной почты архива: [email protected], [email protected].

1.3.5. Информация о порядке предоставления государственной услуги, а также сведения о ходе предоставления государственной услуги предоставляются специалистами, ответственными за предоставление государственной услуги:

- по личному обращению заявителя в архив;

- с использованием средств телефонной связи;

- по письменным обращениям заявителей, направляемым в архив посредством почтовой или электронной связи.

Кроме того, заявитель может получить информацию о государственной услуге при обращении на портал посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет).

1.3.6. Специалисты, ответственные за предоставление государственной услуги, осуществляют подготовку информации о порядке предоставления государственной услуги на бумажном носителе и в электронном виде, которая размещается соответственно на информационном стенде архива и портале, официальном сайте архива.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование услуги

Наименование государственной услуги «Хранение документов».

2.2. Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

     Государственная услуга предоставляется архивом.

Архив не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный постановлением правительства области.

2.3. Описание результата предоставления государственной услуги

Результатами предоставления государственной услуги являются:

- прием документов на хранение в архив;

- отказ от приема документов на хранение.

Юридическим фактом, которым заканчивается предоставление государственной услуги, является выдача или направление посредством почтовой связи или лично заявителю:

- акта приема-передачи архивных документов на хранение;

- уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги составляет 10 рабочих дней со дня поступления в архив заявления и документов, указанных в пункте 2.6.1 административного регламента.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

Отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, регулируются в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» («Собрание законодательства Российской Федерации», 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 1996, № 15, ст. 1768);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2010, № 31, ст. 4179);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 45, 05.11.2007).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.6.1. Для предоставления государственной услуги заявитель представляет лично:

2.6.1.1 Заявление по форме, предусмотренной в приложении 1 к административному регламенту.

2.6.1.2. Для приема на постоянное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации,  необходимо:

от заявителей, являющихся юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, - 3 экземпляра описей дел постоянного  хранения и 2 экземпляра описей дел по личному составу с соответствующим научно-справочным аппаратом, утвержденных либо согласованных экспертно-проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства Еврейской автономной области (далее - ЭПМК при архивном управлении правительства области). 

от заявителей, являющихся физическими лицами, - договор дарения, завещание, договор купли-продажи, решение ЭПМК при архивном управлении правительства области о передаче документов на постоянное хранение,  сдаточная опись.

2.6.2.2. Для приема на хранение документов от ликвидированных организаций, не отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, являющихся юридическими лицами и индивидуальными  предпринимателями - 2 экземпляра сдаточной описи.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении иных органов и организаций и которые заявитель вправе представить в архив

           Оказание государственной услуги не предусматривает предоставление документов, которые находятся в распоряжении других органов  и организаций и которые заявитель вправе предоставить в архив.

2.8. Указание на запрет требовать от заявителя предоставления документов и информации

Архив не вправе требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении архива, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является предоставление  неполного комплекта документов.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

2.10.1. Основания для приостановления государственной услуги законодательством не предусмотрены.

2.10.2. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:        

- передача документов до истечения срока временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

- отсутствие в архиве свободных площадей в случае передачи документов (документов по личному составу) на временное хранение.

2.11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги не требует получения необходимых и обязательных услуг и не предусматривает представление  в архив документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

2.12. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется архивом в порядке оказания платных услуг в соответствии с прейскурантом цен, утвержденным приказом директора архива от 23.12.2013 № 47а «Об утверждении прейскуранта цен».

Оплата за временное хранение документов (документов по личному составу) производится в безналичной форме согласно выставленному архивом счету.

2.13. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

В связи с тем, что предоставление государственной услуги  не предусматривает представление документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание порядка, размера  и оснований взимания платы за предоставление данных услуг, а также информации о методике расчета размера такой платы в административном регламенте не предусматривается.

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

2.14.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

2.14.2. В связи с тем, что предоставление государственной услуги не предусматривает представление документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении указанной услуги и при получении результата предоставления такой услуги в административном регламенте не предусматривается.

2.15. Срок и порядок регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

2.15.1. Заявление о приеме документов на хранение регистрируется специалистом, ответственным за прием и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции (далее - специалист, ответственный за регистрацию корреспонденции) в течение 15 минут со дня его поступления в архив.

По просьбе заявителя ему либо выдается расписка с указанием даты регистрации заявления о приеме документов на хранение, количества принятых листов, номера телефона для получения информации о регистрации заявления, либо на копии или втором экземпляре принятого заявления делается отметка о его приеме.

Заявление о приеме документов на хранение, поступившее в архив в форме электронного документа, переносится специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, в день поступления на бумажный носитель.

2.15.2. В связи с тем, что предоставление государственной услуги не предусматривает представление в архив документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание срока и порядка регистрации запроса пользователя о предоставлении услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме в административном регламенте не предусматривается.

2.16. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

2.16.1. Здание, в котором расположен архив, оборудуется входом для свободного доступа заявителей в помещение.

Вход в здание архива оснащается информационной табличкой (вывеской), содержащей полное наименование архива и график его работы.

2.16.2. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах).

Присутственные места включают места для ожидания, информирования, приема заявителей.

Присутственные места оборудуются:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.

2.16.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами для возможности оформления документов;

- образцами заявлений.

Места ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для оказания государственной услуги, и получения ее результатов оборудуются стульями (скамьями). Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее двух мест.

Места для заполнения документов обеспечиваются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов.

В здании архива организуются помещения для специалиста, ответственного за прием обращений заявителей.

Прием документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и выдача документа по окончании предоставления государственной услуги осуществляется в одном кабинете.

Кабинет приема заявителей оснащается информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета.

Каждое рабочее место специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги, оборудуется  персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

2.16.4. На информационных стендах архива размещается следующая информация:

- перечень нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги;

- текст настоящего административного регламента;

- образец оформления заявления;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги и требования, предъявляемые к этим документам;

- иная информация о государственной услуге.

2.16.5. В связи с тем, что предоставление государственной услуги не предусматривает представление документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание требований к помещениям, в которых предоставляется услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, не предусматривается.

2.17. Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

2.17.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

- степень открытости информации о государственной услуге;

- создание комфортных условий для заявителей при предоставлении государственной услуги;

- размещение в сети «Интернет», средствах массовой информации, информационном стенде сведений о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах архива, специалистах, ответственных за предоставление государственной услуги, последовательности и сроках предоставления государственной услуги;

- возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

- ресурсное обеспечение исполнения административного регламента;

- получение государственной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах по выбору заявителя.

2.17.2. Показателями качества государственной услуги являются:

- степень удовлетворенности заявителей предоставленной государственной услугой;

- соблюдение сроков и последовательности исполнения административных действий, выделяемых в рамках административного регламента;

- минимизация количества взаимодействий заявителя с должностными лицами архива при предоставлении государственной услуги и их продолжительности;

- обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) должностных лиц архива, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги.

2.18. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги

 в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг

 и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

В связи с тем, что государственная услуга в электронном виде не предоставляется иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных и муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме в административном регламенте не предусматриваются.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования

 к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Описание административных процедур по предоставлению информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям

о государственной услуге

3.1.1. Перечень административных процедур

Предоставление информации заявителям и обеспечение доступа заявителей  к сведениям о государственной услуге включает в себя следующие административные процедуры:

- индивидуальное устное информирование;

- письменное информирование;

- размещение информации на информационном стенде, в средствах массового и электронного информирования.

3.1.2. Индивидуальное устное информирование

Основанием для начала административной процедуры по индивидуальному устному информированию (далее - административная процедура) является устное обращение заявителя в архив по телефону или лично.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей.

В ходе личного приема с согласия заявителя начальником отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственным за предоставление государственной услуги, дается устный ответ.

При ответе на телефонные звонки начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архива. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце информирования начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать).

При устном обращении заявителя (по телефону или лично) начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, дает ответ самостоятельно.

Начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, должен принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников архива. Время ожидания приема заявителя при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут.

Индивидуальное устное информирование каждого заявителя осуществляется не более 10 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, обязан сделать запись в карточке личного приема и подготовить письменный ответ в порядке, установленном в административной процедуре «Письменное информирование» настоящего административного регламента.

После окончания приема начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов архива, ответственный за прием обращений заявителей, в течение 5 минут заносит сведения о предоставленной заявителем информации в карточку личного приема.

Критерием принятия решений является устное обращение заявителя в архив.

Результатом выполнения административной процедуры является предоставление заявителю устной информации о государственной услуге лично или по телефону.

Результат выполнения настоящей административной процедуры фиксируется в карточке личного приема.

3.1.3. Письменное информирование

3.1.3.1. Перечень административных процедур

Письменное информирование включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и регистрация заявления;

- рассмотрение заявления, подготовка ответа;

- выдача (направление) ответа.

3.1.3.2. Прием и регистрация заявления

Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации заявления (далее - административная процедура) является представление заявителем заявления о предоставлении информации о государственной услуге (далее - заявления) в архив лично либо посредством почтовой связи.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист, ответственный за регистрацию корреспонденции.

Заявление регистрируется специалистом, ответственным  за регистрацию корреспонденции, в установленном порядке в день его поступления в архив.

Зарегистрированное заявление передается специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, директору архива, который путем наложения письменной резолюции на заявлении, поручает начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление услуги, подготовить ответ заявителю.

Специалист, ответственный за регистрацию корреспонденции, передает заявление с резолюцией директора архива на рассмотрение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Срок выполнения административной процедуры составляет 3 рабочих дня со дня поступления заявления в архив.

Критерием принятия решений при приеме и регистрации заявления является обращение заявителя в архив с заявлением.

Результатом административной процедуры является регистрация заявления и направление его на исполнение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Способом фиксации административной процедуры является регистрация заявления в установленном порядке.

3.1.3.3. Рассмотрение заявления, подготовка ответа

Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению заявления, подготовки ответа (далее - административная процедура) является поступление заявления с резолюцией директора на рассмотрение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги.

Начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет подбор запрашиваемой информации.

При наличии запрашиваемой заявителем информации начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет подготовку проекта письма, содержащего информацию о государственной услуге.

При отсутствии запрашиваемой заявителем информации начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, готовит проект письма об отсутствии информации о государственной услуге.

Указанные проекты писем представляются на подписание директору архива.

Подписанные директором архива письма передаются начальником отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственным за предоставление государственной услуги, на регистрацию специалисту, ответственному за регистрацию корреспонденции.

Срок выполнения административной процедуры составляет не более   15 рабочих дней со дня регистрации заявления в установленном порядке.

Критерием принятия решений при рассмотрении заявления и подготовки ответа является наличие (отсутствие) информации, запрашиваемой заявителем.

Результатом выполнения административной процедуры является письмо, содержащее информацию о государственной услуге, либо письмо об отсутствии информации о государственной услуге.

Результат административной процедуры фиксируется в письме, содержащем информацию о государственной услуге, либо письме об отсутствии информации о государственной услуге.

3.1.3.4. Выдача (направление) ответа

Основанием для начала административной процедуры по выдаче результата предоставления государственной услуги (далее - административная процедура) является поступление письма, содержащего информацию о государственной услуге, либо письма об отсутствии информации о государственной услуге специалисту, ответственному за  регистрацию корреспонденции.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры является специалист, ответственный за регистрацию корреспонденции.

Письмо, содержащее информацию о государственной услуге, либо письмо об отсутствии информации о государственной услуге регистрируется специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, в установленном порядке вручается лично либо направляется посредством почтовой или электронной связи (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в заявлении) заявителю. Если в заявлении не указан способ предоставления информации, письмо, содержащее информацию о государственной услуге, либо письмо об отсутствии информации о государственной услуге, направляется заявителю почтовым отправлением.

Письмо, содержащее информацию о государственной услуге, либо письмо об отсутствии информации о государственной услуге вручается лично заявителю в помещениях архива, согласно графику работы архива.

Срок выполнения административной процедуры составляет не более    2 рабочих дней со дня поступления письма, содержащего информацию о государственной услуге, либо письма об отсутствии информации о государственной услуге, подписанных директором архива, специалисту, ответственному за регистрацию корреспонденции.

Критерием принятия решений при осуществлении административной процедуры является подписание директора архива письма, содержащего информацию о государственной услуге, либо письма об отсутствии информации о государственной услуге.

Результатом административной процедуры является выдача либо направление заявителю письма, содержащего информацию о государственной услуге, либо письма об отсутствии информации о государственной услуге.

Результат административной процедуры фиксируется при регистрации письма, содержащего информацию о государственной услуге, либо письма об отсутствии информации о государственной услуге.

3.1.4. Размещение информации на информационных стендах, в средствах массового и электронного информирования

Основанием для начала выполнения административной процедуры по размещению информации на информационных стендах, в средствах массового и электронного информирования (далее - административная процедура) является предоставление государственной услуги архивом.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист, ответственный за размещение информации на информационных стендах, в средствах массового и электронного информирования (далее - специалист, ответственный за публичное информирование).

Специалист, ответственный за публичное информирование, осуществляет подготовку информации о государственной услуге на бумажном носителе и в электронном виде, которую направляет в установленном порядке для опубликования в средствах массовой информации, на портале и официальном сайте архива (http://www.arhiveao.ru), а также размещает данную информацию на информационном стенде архива.

Информация о государственной услуге направляется для опубликования в средства массовой информации и на сайте архива в сети Интернет вместе с сопроводительным письмом, которое подписывается директором архива.

Срок выполнения административной процедуры - 3 рабочих дня со дня возникновения необходимости размещения (обновления) сведений о государственной услуге на информационном стенде и в средствах массового  и электронного информирования.

Критерием принятия решений при размещении информации на информационных стендах архива и в средствах массового и электронного информирования является предоставление государственной услуги архива, а также необходимость обновления информации на  информационных стендах архива и в средствах массового и электронного информирования.

Результатом административной процедуры является направление в установленном порядке информации о государственной услуге для опубликования в средствах массовой информации, на портале и сайте архива в сети Интернет, а также размещение данной информации на информационном стенде архива.

     Результат настоящей административной процедуры фиксируется:

- при направлении информации о государственной услуге для публикации в средствах массовой информации и на странице архива в сети Интернет - в сопроводительном письме;

- при направлении информации о государственной услуге для размещения на портале - в реестре государственных услуг (функций) области;

- при размещении информации на информационном стенде - на бумажном носителе.

3.2. Описание административных процедур по предоставлению государственной услуги

3.2.1. Перечень административных процедур

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявления о приеме документов на хранение  и прилагаемых к нему документов;

- рассмотрение заявления о приеме документов на хранение, принятие решения о приеме (отказе в приеме) документов на хранение;

- вручение (направление) заявителю акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

Блок-схема последовательности действий предоставления государственной услуги приведена в приложении 2 к административному регламенту.

3.2.2.  Прием и регистрация заявления и прилагаемых к нему документов

Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации заявления и прилагаемых к нему документов (далее - административная процедура) является обращение заявителя в архив с документами, предусмотренными в пункте 2.6.1 административного регламента.

Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются специалист, ответственный за регистрацию корреспонденции, и начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги.

Заявление и прилагаемые к нему документы регистрируются специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, в журнале входящей корреспонденции в день их поступления в архив.

Зарегистрированные заявление и прилагаемые к нему документы передаются специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, директору архива, который путем проставления резолюции на заявлении назначает специалиста, ответственного за предоставление государственной услуги.

Заявление с резолюцией директора архива и прилагаемые к нему документы направляются специалистом, ответственным за регистрацию корреспонденции, на исполнение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Срок выполнения административной процедуры составляет не более  2 рабочих дней со дня проставления резолюции.

Критерием принятия решений при выполнении административной процедуры является обращение заявителя в архив с заявлением и прилагаемыми документами.

Результатом административной процедуры является направление заявления с резолюцией директора архива и прилагаемых к нему документов на исполнение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Способом фиксации административной процедуры является регистрация заявления в установленном порядке.

3.2.3. Рассмотрение документов, принятие решения о приеме документов на хранение

Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению документов и принятию решения о приеме документов на хранение (далее - административная процедура) является поступление заявления с резолюцией директора архива и прилагаемых к нему документов на исполнение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги.

Начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет проверку наличия:

- заявителя в плане комплектования архива;

- необходимых экземпляров описей дел либо сдаточной описи;

- научно-справочного аппарата (исторической справки или дополнения к ней, титульного листа, списка сокращенных слов, предисловия к описи и т.д.);

- договора дарения, завещания, договора купли-продажи;

- решения ЭПМК при архивном управлении правительства области о передаче документов на постоянное хранение;

- передаваемых архивных документов.

Прием архивных документов производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи архивных документов на хранение. При первом приеме архивных документов от заявителя, являющегося источником комплектования архива, принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре фондообразователя.

При наличии заявителя в плане комплектования архива и предоставления им полного комплекта документов, либо при ликвидации организации начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет подготовку проекта акта приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах.

При отсутствии заявителя в плане комплектования архива и предоставление им неполного комплекта документов начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет подготовку проекта уведомления об отказе в приеме документов на хранение в двух экземплярах.

Указанные проекты документов направляются директору архива на подписание.

Подписанные директором архива документы передаются на регистрацию начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Срок выполнения административной процедуры составляет 15 рабочих дня с момента поступления заявления начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Критерием принятия решения при выполнении административной процедуры определяются основаниями для ее выполнения.

Результатом выполнения административной процедуры является подготовка акта приема-передачи архивных документов на хранение или уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

Результат административной процедуры фиксируется в книге учета поступлений документов или в уведомлении об отказе в приеме документов на хранение.

3.2.4. Вручение (направление) заявителю акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение

Основанием для начала административной процедуры по вручению (направлению) заявителю акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение (далее - административная процедура) является поступление к начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги, акта приема-передачи архивных документов на хранение или уведомления об отказе в приеме документов на хранение, подписанных директором архива.

Должностными лицами, ответственным за выполнение административной процедуры являются начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, и специалист архива, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

В случае обращения заявителя посредством почтовой связи, начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, передает зарегистрированный акт приема-передачи архивных документов на хранение или уведомление об отказе в приеме документов на хранение специалисту, ответственному за прием и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, для направления заявителю посредством почтовой связи.

По желанию заявителя акт приема-передачи архивных документов на хранение или уведомление об отказе в приема документов на хранение могут быть вручены ему лично.

Срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день со дня поступления акта приема-передачи архивных документов на хранение или уведомления об отказе в приеме документов на хранение начальнику отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственному за предоставление государственной услуги.

Критерием принятия решений при выполнении административной процедуры определяются основаниями для ее выполнения.

Результатом выполнения административной процедуры является выдача (направление) заявителю акта приема-передачи архивных документов на хранение или уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

Результат выдачи административной процедуры фиксируется при регистрации в установленном порядке ответа заявителю.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением

и исполнением специалистами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также за принятием ими решений

           Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также за принятием ими решений осуществляется директором архива.

           В ходе текущего контроля проверяется:

           - соблюдение сроков исполнения административных процедур;

- последовательность исполнения административных процедур;

           - правильность принятых решений при предоставлении государственной услуги.

По результатам текущего контроля в случае выявления нарушений директор архива дает указания по устранению выявленных нарушений и контролирует их устранение.

Текущий контроль осуществляется в соответствии с периодичностью,  устанавливаемой директором архива, но не реже одного раза в год.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

                Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых  проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива, принятие по данным обращениям решений и подготовку ответов заявителям по результатам рассмотрения обращений.

                Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, состав которой утверждается приказом архива.

                Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

                Акт подписывается председателем и членами комиссии.

                Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов работы архива.

                Внеплановая проверка проводится по конкретному письменному обращению пользователя в архив на решения, действия (бездействие)  должностных лиц архива во время предоставления государственной услуги, либо в связи с истечением сроков, установленных для устранения ранее выявленных нарушений.

                При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки).

                По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                О мерах, принятых в отношении виновных лиц, в течение 10 дней со дня принятия таких мер архив сообщает в письменной форме заявителю, права и (или) законные интересы которого нарушены.

Архив может проводить с участием представителей общественности опросы, форумы и анкетирование получателей государственной услуги по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления государственной услуги, соблюдения положений настоящего административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим административным регламентом.

4.3. Ответственность должностных лиц архива за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

Специалист, ответственный за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, несет ответственность за соблюдение сроков и последовательности выполнения административной процедуры по приему и регистрации заявления и прилагаемых к нему документов и его передачу директору архива на рассмотрение.

Начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и фондов, ответственный за предоставление государственной услуги, несет ответственность за:

- соблюдение сроков и порядка предоставления информации заявителю и обеспечение доступа заявителя к сведениям о государственной услуге;

- соблюдение сроков и порядка выдачи акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

Директор архива несет ответственность за:

- соблюдение графика приема заявителей;

- соблюдение сроков и порядка выдачи акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение;

- соблюдение срока назначения;

- правильность и своевременность оформления акта приема-передачи архивных документов на хранение, либо уведомления об отказе в приеме документов на хранение.

           Должностные лица архива несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение нормативных правовых актов и совершение противоправных действий при предоставлении государственной услуги.

           Ответственность должностных лиц архива за решения, действия (бездействие), применяемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны пользователей

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги включают в себя:

- рассмотрение всех вопросов, связанных с предоставлением государственной услуги при проведении текущего контроля и плановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги;

- рассмотрение отдельных вопросов при проведении внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги;

- выявление и устранение нарушений прав заявителей;

- рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

Заявители в рамках контроля за предоставлением государственной услуги:

- вправе предоставлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами по вопросам предоставления государственной услуги, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;

- обращаться с жалобой на принятое решение или на действие (бездействие) должностных лиц архива в ходе предоставлении государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с законодательством.

Должностные лица архива обязаны:

- принять и в установленные законодательством сроки рассмотреть жалобы заявителей на действия (бездействие) специалистов архива, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги;

- предоставлять дополнительные документы и материалы при обращении заявителя с просьбой об их истребовании;

- предоставить заявителю возможность ознакомиться с документами и материалами по вопросам предоставления государственной услуги, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архива, а также его должностных лиц

5.1. Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действия (бездействие) архива и (или) его должностных лиц, при предоставлении государственной услуги

Действия (бездействие) и решения, принятые (осуществленные) в ходе предоставления государственной услуги могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Предмет жалобы на решение и (или) действия (бездействие) архива и (или) его должностных лиц при предоставлении государственной услуги

Заявитель может обратиться с жалобой на решение и (или) действия (бездействие) архива и (или) его должностных лиц при предоставлении государственной услуги (далее - жалоба), в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги у заявителя;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

- отказ должностного лица архива в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Органы исполнительной власти и уполномоченные на рассмотрение жалобы должностные лица, которым может быть направлена жалоба

Жалоба рассматривается директором архива, начальником архивного управления правительства области на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществленные) в ходе предоставления государственной услуги должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы

Жалоба подается в архив, архивное управление правительства области  в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме.

Жалоба должна содержать:

- наименование архива, должностного лица архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архива, должностного лица архива;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действиями (бездействием) архива, должностного лица архива.

Рассмотрение жалобы осуществляется в порядке, установленном статьей 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

5.5. Сроки рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в архив, архивное управление правительства области, подлежит рассмотрению соответственно директором архива, начальником архивного управления правительства области в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива, должностного лица архива, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Перечень оснований для приостановления рассмотрения

жалобы в случае, если возможность приостановления

предусмотрена законодательством Российской Федерации

Жалоба может быть оставлена без ответа в следующих случаях:

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Уведомление либо сообщение об оставлении жалобы без ответа с указанием причин направляется заявителю в случаях и в сроки, установленные статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ         «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Основания для приостановления рассмотрения жалобы законодательством не предусмотрены.

5.7. Результат рассмотрения жалобы

По результатам рассмотрения жалобы архив, архивное управление правительства области принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления директор архива, начальник архивного управления правительства области незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.8. Порядок информирования заявителя о результатах

рассмотрения жалобы

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного 5.7 административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. Порядок обжалования решения по жалобе

Обжалование решения по жалобе, принятого директором архива, начальником архивного управления правительства области, осуществляется в соответствии с законодательством.

5.10. Право заявителя на получение информации и документов,

необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения его жалобы.

5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и

рассмотрения жалобы

Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы предоставляется:

- по личному обращению заявителя в архив, архивное управление правительства области;

- по письменным обращениям заявителя в архив, архивное управление правительства области посредством почтовой и электронной связи;

- с использованием средств телефонной связи.

Кроме того, заявитель может получить указанную информацию при обращении на портал.

Приложение № 1

к административному регламенту предоставления

 государственной услуги «Хранение документов»

Директору областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Еврейской автономной области» _______________

Заявление

__________________________________________________________________

(полное наименование юридического лица,

______________________________________________________________

фамилия, имя, отчество гражданина, индивидуального предпринимателя).

Местонахождение юридического лица, индивидуального предпринимателя (фактический адрес):

___________________________________________________________________________________________________________________________________.

Телефон: ____________________________________________________.

Адрес электронной почты ______________________________________.

           В связи ___________________________________________________

(причина передачи документов)

____________________________________________________________________________________________________________________________________

просит принять документы постоянного хранения (по личному составу) (нужное подчеркнуть) в количестве ________________________________

____________________________ ед. хр. за ___________________ годы.

_________________ ____________ ________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Приложение № 2

к административному регламенту предоставления

      государственной услуги «Хранение документов»

Блок-схема

предоставления государственной услуги

«Хранение документов»