|
Расширенный поиск
Постановление Мэра г. Биробиджана от 01.03.2000 № 105МЭР ГОРОДА БИРОБИДЖАНА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 01 марта 2000 г. N 105 Утратил силу - Постановление Главы мэрии города Муниципального образования "Город Биробиджан" от 30.11.2004 г. N 606 Об утверждении инструкции по делопроизводству мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделений (В редакции Постановления Мэра Муниципального образования "Город Биробиджан" от 28.05.2003 г. N 236) В целях совершенствования делопроизводства в мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделениях, усиления контроля за прохождением документов и внедрения государственного стандарта РФ ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводствоу мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" и ее структурных подразделений. 2. Руководителям структурных подразделений мэрии обеспечить строгое выполнение требований Инструкции. 3. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами мэрии Шарипова Ф.З. Мэр города А.А.ВИННИКОВ УТВЕРЖДЕНА Постановление мэра города от 01 марта 2000 г. N 105 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области и ее структурных подразделений 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящая Инструкция распространяется на организационно - распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Госстандарта России от 31.07.97 ГОСТ Р 6.30-97. 1.1. Положения инструкции определяют порядок работы как с традиционным делопроизводством, так и организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной техники. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" (далее - мэрии) служебных документов, возлагается на их руководителей. 1.3. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях мэрии назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства. На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции: - прием и учет поступающих в структурные подразделения документов; - передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю; - учет и регистрация исходящих из структурных подразделений документов; - контроль за прохождением документов в структурных подразделениях; - проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурных подразделений; - печатание проектов актов распорядительной и исполнительной деятельности мэра города, служебных писем; - разработка номенклатуры дел структурного подразделения; - формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив. 1.4. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в мэрии города и ее структурных подразделениях осуществляет управляющий делами. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения мэра города и управляющего делами. 1.5. Руководители структурных подразделений мэрии информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений. 1.6. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности мэрии, определяются установленными должностными инструкциями. 1.7. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения возлагается на общий отдел мэрии и государственный архив Еврейской автономной области в соответствии с "Договором о взаимоотношениях и сотрудничестве между государственным архивом ЕАО и мэрией г. Биробиджана" 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ Мэр города принимает нормативные правовые акты по вопросам исполнительной и распорядительной деятельности. В соответствии с действующим законодательством и полномочиями мэра города издаются следующие исполнительно-распорядительные акты: постановления, распоряжения, инструкции, указания, положения. Нормативные правовые акты мэра действуют на территории города и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами, независимо от ведомственной принадлежности и гражданами, проживающими в городе. 2.1. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ НА ЗАСЕДАНИЕ КОЛЛЕГИИ ПРИ МЭРЕ ГОРОДА 2.1.1. Проекты постановлений мэра, выносимые на рассмотрение коллегии при мэре города, предложения, справки, информации к ним, подготовленные в установленном порядке, не позднее чем за 7 дней до заседания, передаются управляющему делами и мэру, который за 4 дня до заседания окончательно формирует повестку. После этого срока вопросы в повестку дня не включаются. 2.1.2. Изданные по итогам обсуждения вопросов на заседании коллегии постановления мэра рассылаются исполнителям не позднее трех дней со дня подписания, если иное не установлено мэром. 2.1.3. Проекты постановлений вносятся комитетами, отделами и управлениями мэрии, городскими управлениями и объединениями. 2.1.4. Проекты постановлений должны быть согласованы со всеми организациями и должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте постановления. Перечень согласующих инстанций и перечень организаций, в которые следует направить изданное постановление, определяется составителем проекта и ответственным работником канцелярии. 2.2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ МЭРА ГОРОДА 2.2.1. Постановление и распоряжение мэра города - нормативные правовые акты главы исполнительно-распорядительной власти, которые реализуют функции управления и издаются в пределах его компетенции, установленной Уставом г.Биробиджана. 2.2.2. Постановление - нормативный правовой акт мэра города, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов. Распоряжение - нормативный правовой акт мэра города, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов. 2.2.3. Подготовка проектов постановлений, распоряжений мэра города ведется в соответствии с поручением мэра. 2.2.4. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра города возлагается на руководителей комитетов, отделов и управлений, представляющих проекты, а также заместителей мэра и управляющего делами мэрии в соответствии с распределением обязанностей. 2.2.5. Подготовка проектов распоряжений мэра по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется отделом муниципальной службы мэрии, а также руководителями структурных подразделений. 2.2.6. Проверку проектов постановлений и распоряжений мэра города на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным и областным законам осуществляет советник мэра города по правовым вопросам. Проекты постановлений и распоряжений визируются сроком до 3-х дней, уставы и положения - сроком до 7 дней. (В редакции Постановления Мэра Муниципального образования "Город Биробиджан" от 28.05.2003 г. N 236) 2.7. Согласование проектов постановлений и распоряжений мэра города оформляется визой, включающей подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. 2.2.8. Проекты постановлений и распоряжений мэра города визируются: - заместителем мэра, курирующим структурное подразделение; - руководителем структурного подразделения, подготовившим проект; - руководителями структурных подразделений, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения; - правовым отделом мэрии; - управляющим делами мэрии. 2.2.9. Приложения к проектам постановлений и распоряжений мэра подписываются управляющим делами мэрии. 2.2.10. Проекты постановлений и распоряжений мэра города печатаются в структурных подразделениях мэрии на бланках установленной формы (приложения 1, 2) и имеют следующие реквизиты: 1. Герб города Биробиджана. 2. Наименование органа, издавшего документ - муниципальное образование "Город Биробиджан", мэр города. 3. Наименование вида нормативного правового акта - постановление, распоряжение. 4. Дата нормативного правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется тремя парами арабских цифр, например: 19.11.99, но 02.02.2000. 5. Номер печатается на одной строке с датой арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 124. 6. Место издания документа отделяется от реквизитов "дата" и "номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом. 7. Постановления, распоряжения мэра города должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. 8. Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается через полтора интервала. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений мэра города завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) мэра города, как правило, подразделяются на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. 9. При наличии приложений к постановлению или распоряжению на них делается ссылка. 10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов: "Мэр города", инициалов, фамилии мэра. Слова "Мэр города" печатаются от границы левого поля. 11. Согласование проекта документа оформляется визой (см. п.2.2.7). 2.2.11. Подготовленные документы представляются на подпись мэру управляющим делами или, в его отсутствие, - заведующим общим отделом. После подписания текст документа и дискета, содержащая файл с текстом данного документа передается в общий отдел. Подразделения, не имеющие компьютеров, подготовку текстов на машинных носителях осуществляют через общий отдел. В справке к проекту постановления, распоряжения мэра города после слова "Готовил" пишется "Текст документа соответствует текстовому файлу". Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель подразделения, готовивший документ. При обнаружении ошибки в тексте файла, внесенного в банк данных нормативной информации, подразделению, готовившему документ, необходимо письменно, за подписью руководителя подразделения известить информационно-аналитический отдел о местоположении ошибки и правильном варианте текста. (Дополнен - Постановление Мэра Муниципального образования "Город Биробиджан" от 28.05.2003 г. N 236) Выпускаемому документу присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений мэра города. Копии постановлений и распоряжений мэра города, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа. Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения. Копии постановлений и распоряжений мэра города отправляются в отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления правительства ЕАО. 2.2.12. Постановления и распоряжения мэра города, в которых предусмотрено опубликование в средствах массовой информации, подлежат публикации в течение 10 дней со дня их подписания. Контроль за публикацией осуществляет пресс-атташе мэра. 2.2.13. Общий отдел осуществляет контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города и докладывает ему ежеквартально об их исполнении. 2.2.14. Подлинники постановлений и распоряжений мэра города вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами находятся в канцелярии общего отдела в течение 5 лет. 2.2.15. Канцелярия общего отдела, информационно-аналитический отдел ведут базу данных постановлений и распоряжений мэра города. 2.3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ ПРИ МЭРЕ ГОРОДА 2.3.1. Коллегия при мэре города (далее - коллегия) является совещательным органом и создается мэром для рассмотрения перспективных и актуальных задач деятельности мэрии, обеспечения согласованной работы всех ее структурных подразделений. 2.3.2. Мэр города является председателем коллегии, которая работает до прекращения полномочий мэра, утвердившего ее состав. 2.3.3. По итогам обсуждения вопросов, включенных в повестку дня, при необходимости издаются постановления мэра. 2.3.4. Ход обсуждения вопросов на заседании коллегии протоколируется. Протокол заседания коллегии подписывается председателем коллегии. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия рекомендаций (приложение 3). Решения, принятые на заседаниях коллегии, носят рекомендательный характер. В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам. Протоколы заседаний коллегии ведет и оформляет заведующий общим отделом мэрии. Протоколы заседаний коллегии печатаются на бланках установленной формы. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Протоколы заседания коллегии содержат следующие реквизиты: 1. Герб г. Биробиджана. 2. Наименование органа, издавшего документ - муниципальное образование "Город Биробиджан", коллегия при мэре города. 3. Наименование вида нормативного правового акта - протокол. 4. Дата проведения заседания, порядковый номер и место проведения заседания. Дата проведения заседания печатается от нулевого положения табулятора и оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год, порядковый номер - арабскими цифрами в пределах календарного года. Место проведения заседания печатается центрованным способом. 5. Заголовок - заголовком протокола является название коллегиального органа - заседание коллегии. 6. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части после заголовка указываются фамилия и инициалы председательствующего на заседании. После слова "Присутствовали" (печатается от границы левого поля) указываются члены коллегии, участвующие в заседании, фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части протокола указывается только их общее количество. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, выступивших с информацией, докладами и содокладами. Слова "Повестка дня" пишутся от начала левого поля, а пункты повестки с красной строки. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕКОМЕНДОВАЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕКОМЕНДОВАЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса согласно повестке дня. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки указываются фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишут доклад в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире пишется: текст доклада прилагается. Например: СЛУШАЛИ: Проходцева Д.Д. - краткая запись выступления. или СЛУШАЛИ: Проходцева Д.Д. - текст доклада прилагается. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишут фамилию и инициалы). В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца. После слов РЕКОМЕНДОВАЛИ ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится текст рекомендации. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных. 2.4. ПОДГОТОВКА ПИСЕМ. ТЕЛЕГРАММ МЭРА ГОРОДА. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ И ЧАСТНЫХ ПИСЕМ 2.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма- извещения, письма - приглашения, письма - ответы и др. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение - вступление - основное содержание - заключение Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным вопросам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге, иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый Валерий Абрамович, Уважаемый господин Бухбут и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Проекты писем и телеграмм должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя. Регистрационные номера письмам и телеграммам мэра города и его заместителей присваиваются в канцелярии общего отдела. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года. Подписанные мэром и заместителями мэра письма и телеграммы передаются в канцелярию общего отдела для их рассылки. В отдельных случаях указанные документы отправляются подразделениями мэрии города. 2.5. ПРИКАЗ Приказ - распорядительный документ управления, комитета, отдела мэрии. Приказы реализуют внутреннюю деятельность подразделений мэрии и ее подведомственных организаций. В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ). Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей (приложение 4). В первой части распорядительного документа указывается причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ мэрии, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок, и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного управления, комитета, отдела мэрии. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами без разрядки, от границы левого поля, после него стоит двоеточие. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказ подписывает начальник управления, комитета, отдела, а в его отсутствие - заместитель руководителя или лицо, исполняющее обязанности руководителя. Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них. На приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, даты и номера приказа, например: Приложение 2 к приказу заведующего отделом образования мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" от 15.10.99 N 39 Если приложение утверждено приказом, то в верхнем правом углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО Приказ заведующего отделом культуры мэрии муниципального образования "Город Биробиджан" от 23.10.99 N 41 Наименование утверждающего документа пишется в именительном падеже. Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем. Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Приказ имеет следующие реквизиты: 1. Герб г. Биробиджана 2. Мэрия муниципального образования "Город Биробиджан" 3. Наименование структурного подразделения 4. Наименование вида документа 5. Дата и номер Дата оформляется тремя парами арабских цифр: номер состоит из знака N и порядкового номера приказа, например, 20.01.99 N 63. 6. Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. В конце заголовка точка не ставится. 7. Текст 8. Приложение 9. Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии). 3. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ В процессе подготовки и оформления документов используются составляющие его элементы, называемые реквизитами (приложение 5). Документы в мэрии оформляются на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм правое - не менее 10 мм верхнее - не менее 20 мм нижнее - не менее 20 мм При использовании оборотной стороны листа размеры верхнего и нижнего полей не меняются, размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого не менее 35 мм. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются, Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знаков препинания. Первая страница документа или приложения не нумеруются. Допускается печатание документов с временным сроком хранения с использованием оборотной стороны листа. Текст документов печатают через 1,5 межстрочных интервала. Документы, изготовляемые на бумаге формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал. 3.1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование органа - автора, название вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97. 3.1.1. Наименование органа - автора документа указывается в точном соответствии с положением о нем. 3.1.2. Наименование вида документа. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме письма (постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка и т.д.). Наименование документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия. 3.1.3. Дата документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Дата печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двух межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, 22.08.99, 20.02.2000. Для документов, составленных совместно несколькими учреждениями, датой документа является дата подписания его последней организацией. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в постановлениях, распоряжениях о приеме, увольнении, изменении фамилий, аттестации, доплатах следует применять словесно - цифровой способ оформления дат. Например, 20 февраля 2000 г. Все служебные отметки на документах, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. 3.1.4. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Протоколы заседания коллегии нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Постановления, распоряжения мэра города, приказы руководителей структурных подразделений и управляющего делами нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов в документе. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква фамилии автора и через косую линию - регистрационный номер. 3.1.5. Заголовок к тексту. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем?" ("Об изменении...", "О состоянии...", "О выделении..."). Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля с длиной строки 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста), то заголовок допускается продлевать до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. 3.1.6. Текст документа. Отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами. Текст документа печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Текстовая часть документа может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть, либо на констатирующую и распорядительную части, или состоять только из распорядительной части. При наличии пунктов и подпунктов в текстах постановлений и распоряжений они нумеруются арабскими цифрами с разделительными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте документов на них обязательно делается ссылка. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа должен строиться с соблюдением требований официально - делового стиля и норм современного русского языка. В распорядительных актах мэра города (постановление, распоряжение), приказах руководителей структурных подразделений, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю, предлагаю, прошу). В протоколах коллегии используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, рекомендовали), содержание выступления излагается в форме прямой речи. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкции, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила", "отдел осуществляет функции", "в состав отдела входят..."). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого числа единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("мэрия не возражает"). 3.1.7. Подпись. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая оба инициала, стоящие перед фамилией. Например: Директор предприятия Д.Д. Проходцев В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Директор муниципального унитарного предприятия "Единый заказчик" Д.Д. Проходцев Реквизит "Подпись" отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, печатаются через один межстрочный интервал и ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например: Заведующий отделом культуры Заведующая отделом образования В.А.Гершкович Л.Г.Пискунова При подписании документа лицами разных должностей их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимающей должности. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например: Председатель комиссии (подпись) О.И. Мазанова Члены комиссии (подписи) О.И. Гаврилова Е.И. Емельянцева Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности. 3.1.8. Гриф согласования документа. "Гриф согласования документа" - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи от границы левого поля на лицевой стороне последнего листа документа, и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Главный государственный санитарный врач по городу Биробиджану подпись Л.Ф. Ишуткина 26.10.99 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 23.08.99 N 35 или: СОГЛАСОВАНО Письмо Минэкономики Российской Федерации от 12.07.99 N 4-4/185 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек и отделяют от последующих строк реквизита 1.5 межстрочными интервалами. Наименование должности, а также наименование согласовывающего документа, печатают через один межстрочный интервал строчными буквами. Документы, не прошедшие необходимого согласования, возвращаются должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений мэра города. 3.1.9. Визы согласования документа. Визы согласования документа (далее по тексту - визы) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись". Проекты постановлений и распоряжений мэра города в обязательном порядке должны быть завизированы. Помимо непосредственного исполнителя, подготовившего проект, - заместителем мэра города, ведающим вопросами, затронутыми проектом постановления или распоряжения, правовым отделом мэрии, управляющим делами. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 3.1.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает: краткие сведения об исполнении документа, слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату. Например: Отправлен факс от 01.04.98 N 131 В дело 01/15 Личная подпись 01.04.99 или Издано распоряжение от 14.02.99 N 15-р В дело 01-01 Личная подпись 14.02.99 3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 3.2.1. Изображение герба города. Изображение герба г.Биробиджана помещают на верхнем поле общего бланка, письма. 3.2.2. Справочные данные об организации. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, номер телефаксов, счетов в банке и др. оформляются только на бланке письма (приложение 6). 3.2.3. Место составления или издания документа. Отделяется от реквизитов "дата документа" и "индекса (номера) документа" двумя интервалами и печатается центрованным способом относительно границ текста, проставляется на всех документах, кроме письма. 3.2.4. Гриф ограничения доступа к документу. Гриф секретности и пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности и пометка печатаются в правом верхнем углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1,5 интервала и центрируется по отношению к ним. 3.2.5. Адресат. Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки входящие в состав наименования должности, фамилия и инициалы адресата печатаются в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Документы адресуются органам законодательной, исполнительной и судебной власти, правительственным учреждениям, организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном. Например: Правительство ЕАО Управление государственной службы Главному специалисту Рудковской Н.Н. При адресовании документа руководителю организации или структурного подразделения мэрии их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже). Например: Генеральному директору АО "Биробиджанстрой" Косвинцеву Д.Ю. или: Директору муниципального унитарного предприятия "Единый заказчик" Проходцеву Д.Д. Если документ отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом экземпляре указывают только одного адресата. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, правительственным учреждениям, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. При указании в письме почтового адреса соблюдаются следующие правила. Если письмо адресуется организации, то первой строкой после адресата печатают почтовый индекс и город, второй - улицу и номер дома (без слова "дом"), частному лицу - первой строкой печатают почтовый индекс, город, второй - улицу, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, а затем отдельной строкой - фамилию и инициалы. Например: Генеральному директору ОАО "Биробиджаноблгаз" Драчуку И.З. 679000, г. Биробиджан ул. Школьная, 23 или 679000, г. Биробиджан ул. Постышева, 7, кв.7 Карепову А.Г. Каждый элемент реквизита "адресат" - наименование учреждения, подразделения, должности, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес печатаются с новой строки от 4-го положения табулятора, составные части отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. 3.2.6. Резолюция. Указание по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя (или исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Резолюция пишется в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа документа или на отдельном листе, приложенном к документу. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя своевременно представить необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.2.7. Отметка о наличии приложений Приложения к постановлениям, распоряжениям мэра города оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое - не менее 35 мм, верхнее не менее 20 мм, правое не менее 10 и нижнее не менее 20 мм. В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к постановлению (распоряжению) мэра города от 27.08.99 N 230 При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N). Если приложения оформлены на нескольких листах, то на каждом следующем листе делается отметка, например: "Продолжение приложения 2". Приложения к постановлениям, распоряжениям мэра города подписываются управляющим делами. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в именительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например: УТВЕРЖДЕНО Постановление мэра города от 04.09.99 N 15 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА. Слово УТВЕРЖДЕНО и следующую строку текста реквизита разделяет 1,5 интервала. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. Отметка о наличии приложения, упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Например: Приложение: в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению 25.07.99 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес. Слово "Приложение" печатается от границы текстового поля, после слова "Приложение" ставится двоеточие. 3.2.8. Отметка о контроле. Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль". Отметка о контроле помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту. 3.2.9. Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Кроме того, применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, дан в приложении 7. Печать проставляется перед личной подписью таким образом, чтобы она захватила часть слов наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Круглая не гербовая печать ставится на копиях размноженных постановлений и распоряжений мэра города. 3.2.10. Отметка о заверении копии. Снятие копий с документов, подписанных мэром города, допускается только с разрешения управляющего делами, а в его отсутствие заведующего общим отделом. Копия документа воспроизводится на бланках мэрии, завершается подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится отметка "копия". Ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность сотрудника, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Например: Верно Заведующая общим отделом О.И. Мазанова 27.08.99 При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. 3.2.11. Отметка об исполнителе. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля. Например: Придня или Придня Виктор Тимофеевич 6 91 82 6 91 82 Отметка об исполнении обязательна только на исходящих документах (письмах, справках, заключениях и т.д.). 3.2.12. Отметка для автоматического поиска и контроля. Реквизит проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. 3.2.13. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении проставляется в форме штампа на нижнем поле первого листа документа справа. Элементами данного реквизита является: порядковый номер, дата поступления документа в мэрию. 4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕННИЙ 4.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений мэра, рассмотренной служебной корреспонденции, поручений заместителей мэра, исполнение указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, правительства ЕАО. 4.2. Контроль за исполнением распорядительных документов в аппарате мэрии города, ее комитетах, отделах и управлениях осуществляется мэром, заместителями мэра и общим отделом. 4.3. Общий отдел обеспечивает: организацию контроля и проведение проверок исполнения постановлений и распоряжений мэра, поручений и указаний, содержащихся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях органов государственной власти; готовит информацию на имя мэра о состоянии выполнения поручений; вносит предложения о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении постановлений, распоряжений, поручений мэра города к дисциплинарной ответственности. 4.4. Контроль за исполнением поручений, данных общему отделу мэрии по обращениям граждан, осуществляет ведущий специалист по работе с письмами и по приему граждан. 4.5. Руководители структурных подразделений мэрии определяют из числа работников исполнителей документов и поручений мэра города. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов. 4.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях мэра города исполняются в указанные сроки. Если срок не определен в поручении, он устанавливается в один месяц. Поручения мэра, заместителей мэра с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 20 дней. При необходимости продления срока выполнения поручения мэра города, заместителей мэра должностное лицо, которому дано поручение до истечения срока представляет на их имя записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. 4.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым. 4.8. О ходе и результатах выполнения каждого поручения мэра города, заместителей мэра города представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения. 4.9. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает мэр, а также заместители мэра города. 4.10. Общий отдел систематически (не реже одного раза в месяц) информирует мэра города о ходе выполнения постановлений и распоряжений и других документов. 5. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ МЭРОМ ГОРОДА 5.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых мэром, заместителями мэра осуществляет общий отдел и отделы, управления, комитеты мэрии, по чьей инициативе проводится данное мероприятие. 5.2. Подразделения мэрии, ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают: подготовку документов и материалов к мероприятию, списки приглашенных, порядок и регламент проведения мероприятия, комплектование документов и материалов для участников мероприятия о дате, времени и месте его проведения. 5.3. Хозяйственный отдел осуществляет подготовку зала заседаний. 5.4. Общий отдел осуществляет тиражирование по заявкам подразделений мэрии документов и материалов для участников мероприятия. 6. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Документы, поступающие в мэрию, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии общего отдела. Тексты документов, переданные по факсу, принимаются, регистрируются в приемной мэра города. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется ведущим специалистом общего отдела по работе с письмами и жалобами граждан. 6.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении 8. 6.3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответственной за делопроиз- водство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целост-ность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в мэрию или ее структурное подразделение. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде. На пакетах с пометкой "лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату. 6.4. В канцелярии документ регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции. Зарегистрированные документы передаются мэру, заместителям мэра в соответствии с распределением обязанностей, на рассмотрение. Мэру передаются акты Президента, Правительства РФ, федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя. После возвращения документов от руководства резолюция переносится в журнал регистрации и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам мэрии. 6.5. Документы передаются мэру, заместителям мэра и рассматриваются ими в день их получения. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в журнал регистрации фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется заведующим общим отделом. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями мэрии города ведется без регистрации документов в канцелярии общего отдела. 6.6. Ведущий специалист общего отдела еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях мэрии с данными, занесенными в журнал регистрации, и представляет руководителю подразделения и управляющему делами, заведующему общим отделом справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции. 6.7. При работе с документами, поступившими в канцелярию мэрии и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие - либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей инструкцией. 6.8. Сроки исполнения документов, поступающих в канцелярию общего отдела, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления. Письма, документы, поступившие из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ исполняются в сроки, указанные в этих документах. Если в документе сроки не указаны, то они указываются мэром, заместителями мэра. В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней. 7. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ 7.1. Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию общего отдела. На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки. При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия. Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию. Подготовленные для отправки простой почтой документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции и отправляются через почтовое отделение связи. Заказная почта отправляется через почтовое отделение ведущим специалистом. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям. 8. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 8.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется ведущим специалистом общего отдела. 8.2. Поступившие письма и телеграммы регистрируются, на них заводится учетная и контрольная карточка. Все поступившие обращения направляются мэру, заместителям мэра для рассмотрения. 8.3. Обращения граждан, подлежащие для рассмотрения в подразделениях мэрии, направляются в эти подразделения с резолюцией руководителей мэрии. На регистрационной карточке ведущий специалист общего отдела проставляет дату возврата документа. 8.4. Письма (заявления) граждан рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного разрешения и проверки - не позднее 15 дней со дня их поступления. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет ведущий специалист общего отдела. 8.5. Сроки разрешения обращений могут быть в порядке исключения продлены только руководителем, наложившим резолюцию, с уведомлением об этом заявителя. 8.6. Рассмотрение письма считается законченным, если руководством не дается по нему новое поручение. Автор извещается об этом, как правило, в письменной форме. 8.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. 8.8 Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией. На втором экземпляре ответа указывается фамилия, инициалы исполнителя и его служебный телефон. Оригинал письма вместе с ответами исполнителей направляются ведущему специалисту общего отдела. 8.9. Ведущий специалист общего отдела контролирует правильность рассмотрения обращений подразделениями мэрии, должностными лицами предприятий, учреждений и организаций городского подчинения. 8.10. Прием граждан организуется ведущим специалистом общего отдела в соответствии с графиком приема руководителями города. 8.11. Ведущий специалист общего отдела проводит анализ деятельности подразделений мэрии и должностных лиц по работе с обращениями, состояния законности и исполнительской дисциплины, готовит заключения (обзоры) с соответствующими выводами и предложениями и вносит их на рассмотрение руководства мэрии. 9. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 9.1. Печатание документов 9.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро общего отдела, а также непосредственно в подразделениях мэрии с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении настоящей инструкции. 9.1.2. В машинописном бюро печатаются материалы только служебного характера. Первоочередному печатанию подлежат материалы заседаний коллегии, постановления и распоряжения мэра города, решения городской Думы. Очередность печатания других материалов определяется заведующим общим отделом по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом. Корректорские работы машинистками не производятся. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Печатание под диктовку не производится. 9.1.3. Печатание документов в машинописном бюро общего отдела и подразделениях мэрии производятся на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" (с) и знаков препинания. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 9.2. Копирование документов 9.2.1. Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, подготавливаются в соответствии с требованиями настоящей инструкции. 9.2.2. Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений, которые несут ответственность за их содержание и качество. 9.2.3. Копирование бланков документов, используемых в мэрии города, не разрешается. 9.2.4. Размножение материалов на копировальной машине, кроме постановлений и распоряжений мэра города, материалов коллегии и служебных документов, производится с разрешения заведующего общим отделом, а в отдельных случаях - управляющего делами мэрии. 9.3. Общие требования к текстовым файлам нормативно- правовых актов. 9.3.1. Каждый документ оформляется в виде отдельного текстового файла. Текст нормативного акта и приложений, относящихся к нему, оформляются в один текстовой файл. 9.3.2. Имя файлу присваивать согласно следующему порядку: - Имя файла - 7 символов: - первый символ - вид правового акта (лат. "р" - постановление мэра города, лат "r" - распоряжение мэра города, лат. "k" - протокол коллегии при мэре города, лат. "d" - решение городской Думы); - со второго по третий символы - год принятия акта; - с четвертого по седьмой символы - цифровая часть номера нормативного акта согласно "регистрации (например, 45-р или 45-оа- цифровая часть номера 0045). 9.3.3. При вводе информации в текстовой файл необходимо соблюдать правила заполнения документа согласно инструкции по делопроизводству с учетом настоящих требований (абзацы, красные строки, заголовки, примечания, пробелы между словами, пустые строки и т.п.). 9.4. Контроль введенной информации. При переносе информации с первоисточников необходимо обеспечить контроль за полноту и достоверность информации путем визуальной сверки информации, введенной в текстовые файлы и текстов документов - первоисточников. Контроль введенной информации может быть организован двумя способами: 1. Сверка распечатанных текстовых файлов с документами- первоисточниками. 2. Сверка с экрана введенной в текстовые файлы информации с документами - первоисточниками (менее предпочтительно). 10. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности мэрии и ее структурных подразделений, проводится по разрешению управляющего делами. 10.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственный отдел. 10.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе и выдаются под расписку руководителям подразделений. 10.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управляющий делами. 10.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственный отдел, где они уничтожаются по акту. 10.6. Контроль за использование печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений мэрии. 11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ИХ В ГОСАРХИВ 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в мэрии и ее подразделениях с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 9). Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы мэрии и ее подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 11.1.2. Разработкой номенклатуры дел занимаются: в аппарате мэрии - общий отдел, в структурных подразделениях - ответственные за делопроизводство при методической помощи государственного архива Еврейской автономной области согласно "Договору о взаимодействии и сотрудничестве между государственным архивом ЕАО и мэрией г. Биробиджана". 11.1.3. Названиями разделов номенклатуры дел мэрии являются наименования подразделений мэрии. Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой мэрии. Рассмотренная на заседании экспертной комиссии мэрии номенклатура дел мэрии и ее подразделений утверждается руководством после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе правительства ЕАО. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и досрочному пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях мэрии и ее структурных подразделениях. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается специалистом, утверждается управляющим делами или руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения номенклатуры дел мэрии и ее структурных подразделений, соответствующие отделы получают выписки из номенклатуры для использования в работе. 11.1.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, состоящий из индекса подразделения мэрии и цифрового обозначения дела по номенклатуре. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Заголовки могут уточняться в процессе их формирования и оформления. При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющую научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК". В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др. 11.1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся папки, на которых указываются: полное название мэрии, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела. 11.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 11.2. Формирование дел 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 11.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: - в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; - все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; - в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. Дела с документами постоянного хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно мэром города или его заместителями. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 11.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно - логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Распоряжения по основной деятельности формируются отдельно от распоряжений по личному составу. Протоколы в деле и документы к ним располагаются в хронологическом порядке по номерам. Переписка группируется в дела, как правило, за период календарного года и систематизируется по хронологии; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка группируется по конкретным вопросам. 11.2.4. Предложения, заявления и жалобы граждан формируются отдельно. 11.2.5. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. 11.2.6. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Формированием дел в мэрии и ее структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в аппарате мэрии осуществляется общим отделом. 11.3. Экспертиза ценности документов. 11.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения. 11.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; формировании дел и проверке правильности включения документов в дела; при подготовке дел к последующему хранению. 11.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате мэрии и его структурных подразделениях создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается управляющим делами. Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением. 11.3.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, и документы временного срока хранения. Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое информационное и научное значение. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. 11.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 10, 11). Акты рассматриваются экспертной комиссией мэрии и ее подразделений, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются управляющим делами и руководителями структурных подразделений. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе правительства области. 11.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 11.4. Оформление дел. 11.4.1. Дела мэрии и ее структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Еврейской автономной области. В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшив; нумерацию листов; составление заверительной надписи; составление внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется. 11.4.2. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название мэрии, наименование ее структурного подразделения, индекс дела, заголовок, даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения дела (приложение 12). 11.4.3. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 11.5. Составление описей дел. 11.5.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив Еврейской автономной области в соответствии с "Договором о взаимодействии и сотрудничестве между государственным архивом и мэрией г.Биробиджана". Описи составляются отдельно на дела постоянного и долговременного сроков хранения. 11.5.2. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства. 11.5.3. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией при архивном отделе правительства области. 11.5.4. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 11.5.5. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, утверждается руководителем структурного подразделения, одобряется ЭК и направляется на утверждение экспертно - проверочной методической комиссии при архивном отделе правительства области. 11.5.6. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах. 11.5.7. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь: титульный лист, историческую справку, список сокращенных слов, предисловие. 11.6. Хранение документов и дел. 11.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив области дела хранятся по месту их формирования - в мэрии и структурных подразделениях мэрии. Руководители и сотрудники структурных подразделений мэрии ответственны за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. 11.6.2. Выдача дел структурным подразделениям или сторонним организациям проводится с разрешения заведующего общим отделом. На выданное дело заводится карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела (приложение 13). Приложение 1 к п. 2.2.10 +--------+ ¦ ГЕРБ ¦ ¦г. Биро-¦ ¦биджана ¦ +--------+ Муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области МЭР ГОРОДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 04.02.2000 N 68 г. Биробиджан О проведении конкурса на звание "Лучшая хлебо- пекарня города" В целях улучшения качества выпускаемого хлеба и хлебобулочных изделий, обмена опытом работы производителей хлеба и хлебобулочных изделий, дальнейшего развития малых пищеперерабатывающих производств в городе ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Комитету потребительского рынка и услуг (Рейдель С.К.) совместно с отделом промышленности и предпринимательства (Дудин В.Н.) при согласовании с заинтересованными службами 29 февраля 2000 года провести конкурс на звание "Лучшая хлебопекарня города" в помещении городского Дворца культуры. 2. ... 3. ... 4. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя мэра - председателя комитета по управлению муниципальным имуществом Шмаина Е.Г. Мэр города А.А. Винников Готовил: Председатель комитета потребительского рынка и услуг С.К. Рейдель дата Заместитель мэра Е.Г. Шмаин дата Заведующий правовым отделом В.В. Маслаков дата Управляющий делами Ф.З. Шарипов дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор Центра стандартизации, Главный врач ГЦ Госсанэпиднадзора метрологии и сертификации по ЕАО Н.Б.Максисова Л.Ф.Ишуткина СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник Госторгинспекции Государственный хлебный по ЕАО инспектор по ЕАО Т.М.Дуболарь Л.Н.Степанова Приложение 2 к п. 2.2.10 +--------+ ¦ ГЕРБ ¦ ¦г. Биро-¦ ¦биджана ¦ +--------+ Муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области МЭР ГОРОДА РАСПОРЯЖЕНИЕ 16.09.99 N 273 г. Биробиджан О снижении температуры теплоносителя В связи с сокращением запасов топлива на Биробиджанской ТЭЦ, в соответствии с п.2.13 ст.II Устава г.Биробиджана: 1. Разрешить Биробиджанской ТЭЦ снизить температуру прямой сетевой воды на 15 градусов от расчетной при условии сохранения горячего водоснабжения. 2. Руководителям Биробиджанской ТЭЦ (Токоленко Н.М.), муниципального унитарного предприятия "Городские тепловые сети" (Лисовский М.И.), производственного жилищного ремонтно- эксплуатационного треста (Ишуткин Ю.И.), АО "Трансстрой" (Миронов А.А.), ЗАО "Новострой" (Басюк С.В.) произвести необходимые организационно - технические мероприятия. 3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на первого заместителя мэра по промышленности, строительству, транспорту и жилищно - коммунальному хозяйству Придню В.Т. Мэр города А.А. Винников Готовил: Заведующий отделом городского хозяйства А.М. Курдюков дата Первый заместитель мэра В.Т. Придня дата Заведующий правовым отделом В.В. Маслаков дата Управляющий делами Ф.З. Шарипов дата Приложение 3 к п. 2.3.4 +--------+ ¦ ГЕРБ ¦ ¦г. Биро-¦ ¦биджана ¦ +--------+ Муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области КОЛЛЕГИЯ ПРИ МЭРЕ ГОРОДА ПРОТОКОЛ 07.04.99 N 3 г. Биробиджан Заседание коллегии Председатель коллегии: Винников А.А., мэр города Присутствовали: члены коллегии: (фамилия, инициалы печатаются по алфавиту) приглашенные: (фамилия, инициалы, должность приглашенных печатаются по алфавиту) Повестка дня: 1. о мероприятиях по своевременной подготовке объектов городского хозяйства к работе в осенне - зимний период 1999/2000 года. Доклад Курдюкова А.М., заведующего отделом городского хозяйства мэрии. 2. О соблюдении санитарного Законодательства предприятиями общественного питания г. Биробиджана. Доклад Ишуткиной Л.Ф., главного санитарного врача по г. Биробиджану. 1. СЛУШАЛИ: Курдюкова А.М. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Придня В.Т., первый заместитель мэра - краткое содержание выступления. РЕКОМЕНДОВАЛИ: 1. Информацию отдела городского хозяйства по вопросам подготовки к зиме 1999/2000 года принять к сведению. 2. Отделу городского хозяйства (Курдюков А.М.), муниципальному унитарному предприятию "Единый заказчик" (Проходцев Д.Д.), муниципальному унитарному предприятию "Биробиджантеплоэнерго" (Кислицын А.П.), обеспечить выполнение постановления мэра города от 23.03.1999 N 158 "О подготовке объектов энергетики, предприятий, организаций, структур различных форм собственности, жилого фонда к работе в осенне - зимний период 1999/2000 года". 3. Контроль за выполнением рекомендаций возложить на первого заместителя мэра Придню В.Т. 2. СЛУШАЛИ: и т.д. Председатель коллегии А.А.Винников Приложение 4 к п. 2.5 +--------+ ¦ ГЕРБ ¦ ¦г. Биро-¦ ¦биджана ¦ +--------+ Мэрия муниципального образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ ПРИКАЗ 31.03.99 N 40 г. Биробиджан О повышении тарифных ставок В соответствии с постановлением Правительства РФ от 18.03.1999 N 309 "О повышении тарифных ставок единой тарифной сетки по оплате труда работников организаций бюджетной сферы", постановлением губернатора ЕАО от 24.03.1999 N 71 "Об оплате труда работников бюджетной сферы" и постановлением мэра города от 30.03.1999 N 181 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ввести с 1 апреля 1999 года тарифные коэффициенты единой тарифной сетки по оплате труда работников организаций бюджетной сферы и тарифной ставки единой тарифной сетки по оплате труда работникам системы образования. 2. Централизованным бухгалтериям детских дошкольных и школьных учреждений (Ивановой С.А., Кузнецовой К.Л.) провести перетарификацию педагогических работников учреждений образования до 15 апреля 2000 года. 3. ... 4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя заведующего отделом образования Трухину В.Н. Заведующая отделом Л.Г.Пискунова Приложение 5 к п. 3 ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Наименование реквизита Код реквизита Государственный герб Российской Федерации 01 Герб субъекта Российской Федерации 02 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03 Код организации по ОКПО 04 Код формы документа по ОКУД 05 Наименование организации 06 Справочные данные об организации 07 Наименование вида документа 08 Дата документа 09 Регистрационный номер документа 10 Ссылка на регистрационных номер и дату документа 11 Место составления или издания документа 12 Гриф ограничения доступа к документу 13 Адресат 14 Гриф утверждения документа 15 Резолюция 16 Заголовок к тексту 17 Отметка о контроле 18 Текст документа 19 Отметка о наличии приложения 20 Подпись 21 Гриф согласования документа 22 Визы согласования документа 23 Печать 24 Отметка о заверении копии 25 Отметка об исполнителе 26 Отметка об исполнении документа в направлении его в дело 27 Отметка о постеплении документа в организацию 28 Отметка для автоматического поиска документа 29 Приложение 6 к п. 3.2.3 +--------+ ¦ ГЕРБ ¦ ¦г. Биро-¦ ¦биджана ¦ +--------+ Муниципального образование "Город Биробиджан" - ¬ Еврейской автономной области МЭРИЯ ГОРОДА 679016, г. Биробиджан, ул. Ленина, 29 Телефон: 6-91-92, факс: 4-04-93 ____________________N________________ На N ______________от________________ Приложение 7 к п. 3.2.9 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и хозяйства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты; на импорт и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИЯХ; РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ: ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. Приложение 8 к п. 6.2 Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации канцелярией 1. Письма, присланные для сведения 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня 3. Сводки и информации, присланные для сведения 4. Учебные планы, программы 5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций 6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты 7. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии) 8. Печатные издания 9. Формы статической отчетности Приложение 9 к п. 11.1.1 Муниципальное образования УТВЕРЖДАЮ "Город Биробиджан" Еврейской автономной области Управляющий делами мэрии города МЭРИЯ ГОРОДА Ф.З.Шарипов НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________N______ г. Биробиджан на 2000 год +----------------------------------------------------------------+ ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Количество¦Срок хранения дела¦При-¦ ¦ дела ¦ (тома, части) ¦дел (томов¦(тома, части) и но¦меча¦ ¦ ¦ ¦частей) ¦мера статей по пе-¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦речню ¦ ¦ +------+----------------------+----------+------------------+----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+----------------------+----------+------------------+----+ 01. ОБЩИЙ ОТДЕЛ 01-01 Законы РФ, Указы Пре- до минования зидента РФ, постанов- надобности ления Правительства РФ 01-02 Протоколы заседаний ко- постоянно ллегии при мэре города 01-03 ... Заведующая общим отделом О.И.Мазанова ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК мэрии Протокол ЭПМК при архивном города отделе правительства ЕАО __________N______ _______________N__________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2000 году мэрии города. +----------------------------------------------------------------+ ¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦ ¦ ¦ +---------------T--------------+ ¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой ЭПК¦ +---------------------------+-----+---------------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------+-----+---------------+--------------+ Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: заведующая общим отделом О.И.Мазанова Приложение 10 к п. 11.3.5 ФОНД N УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения Управляющий делами мэрии муниципального мэрии города образования "Город биробиджан" Еврейской Ф.З.Шарипов автономной области за 1998 год +----------------------------------------------------------------+ ¦N ¦Индекс¦Заголовок дела ¦Дата дела ¦Кол-во листов ¦Примечание¦ ¦пп ¦дела ¦(тома, части) ¦(тома, час-¦в деле (томе, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ти) ¦части) ¦ ¦ +---+------+---------------+-----------+--------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+------+---------------+-----------+--------------+----------+ 1 01-03 Протоколы засе- 1998 г. 101 даний коллегии при мэре города 2 01-05 и т.д. В данный раздел описи внесено 30 (тридцать) дел с N 1 по N 30 Завведующая общим отделом О.И.Мазанова УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПМК при архивном Протокол ЭК мэрии города отделе правительства ЕАО _____________N____________ ________________N________ Форма годового раздела описи дел постоянного хранения Приложение 11 к п. 11.3.5 Муниципальное образование УТВЕРЖДАЮ "Город Биробиджан" Еврейской автономной области Управляющий делами мэрии города МЭРИЯ ГОРОДА Ф.З.Шарипов АКТ 28.10.1999 N 1 г. Биробиджан О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На остновании номенклатуры дел мэрии, согласованной с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном отделе правительства ЕАО (протокол от _________N_______) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение документы: +----------------------------------------------------------------+ ¦N ¦Заголовок дела или¦Дата дела ¦Кол-во дел ¦Сроки хра-¦Приме¦ ¦пп ¦групповой заголо- ¦или крайние¦томов, час- ¦нения дела¦чание¦ ¦ ¦вок дел ¦даты дел ¦тей) ¦ ¦ ¦ +---+------------------+-----------+------------+----------+-----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+------------------+-----------+------------+----------+-----+ 1 Бухгалтерские до- 1987 - 1992 47 5 лет кументы кассового и мемориального порядка 2 и т. д. ИТОГО: 130 (сто тридцать) дел за 1987 - 1992 годы. Описи дел постоянного хранения за 1987 - 1992 годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК при архивном отделе правительства области (протокл от 27.12.1997 N 7). Заведующая общим отделом О.И.Мазанова 05.05.1998 ОДОБРЕНО Протокол ЭК мэрии города ______________N_________ Документы измельчены и сожжены Завведующая общим отделом О.И.Мазанова Приложение 12 к п. 11.4 Муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области МЭРИЯ ГОРОДА г. Биробиджан ДЕЛО N 09-05 Штатные расписания мэрии и ее отделов на 1999 год и документы по их изменению На 80 листах Хранить постоянно Приложение 13 к п. 11.6.2 Мэрия г. Биробиджана Карта - заместитель дела Выдано___________________Кому выдано______________________________ (дата выдачи) на временное пользование до_______________________________________ (дата возврата) Наименование должности сотрудника, выдавшего дела ________________ _____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
