Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 09.01.2001 № 1

 



                   ЕВРЕЙСКАЯ АВТОНОМНАЯ ОБЛАСТЬ

                     ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА

                         от 09.01.2001 №1

                                     Утратил силу - Постановление
                                   Губернатора Еврейской автономной
                                    области от 27.06.2005 г. N 118

    О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные
     должности категории "А" государственной службы в органах
        исполнительной власти Еврейской автономной области"

     В  целях  обеспечения реализации закона ЕАО "О государственной
службе Еврейской автономной области"

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить  прилагаемое  Положение  о порядке ведения личных
дел   лиц,  замещающих  государственные  должности  категории  "А",
государственные   должности   государственной   службы   в  органах
исполнительной власти Еврейской автономной области.
     2. Руководителям   органов   исполнительной   власти  области,
структурных  подразделений  аппарата губернатора области до 1 марта
2001   года  привести  в  соответствие  с  требованиями  Положения,
утвержденного    настоящим   постановлением,   личные   дела   всех
государственных служащих области, находящихся в их подчинении.
     3. Рекомендовать   органам   местного  самоуправления  области
руководствоваться      Положением,      утвержденным      настоящим
постановлением при ведении личных дел муниципальных служащих.
     4. Управляющему   делами   Зубакову   А.В.   в  месячный  срок
обеспечить  управление  государственной службы аппарата губернатора
области  сейфом  или  металлическим шкафом для хранения личных дел,
находящихся в архиве управления.
     5. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить
на  управление  государственной службы аппарата губернатора области
(Нехин И.Д.).


     Губернатор области                                  Н.М.Волков



                                                         УТВЕРЖДЕНО
                                                     постановлением
                                                губернатора области
                                                  от 09.01.2001 N 1
                             ПОЛОЖЕНИЕ
                 о порядке ведения личных дел лиц,
        замещающих государственные должности категории "А",
         государственные должности государственной службы
                  в органах исполнительной власти
                   Еврейской автономной области

                        I. Общие положения

     1. 1.   Настоящее   Положение  разработано  в  соответствии  с
законом   ЕАО   "О   государственной  службе  Еврейской  автономной
области"  и  определяет  порядок ведения личных дел лиц, замещающих
государственные   должности   категории   "А"   и   государственные
должности  государственной  службы  в органах исполнительной власти
Еврейской  автономной  области  (далее  - государственные должности
области).
     1. 2.  Положение не распространяется на работников, занимающих
должности,  включаемые  в штатные расписания органов исполнительной
власти области для технического обеспечения их деятельности.
     1. 3.   Личное   дело   государственного   служащего   -   это
совокупность  документов,  содержащих  наиболее  полные  сведения о
государственных   служащих   области,   их   служебно   -  трудовой
деятельности.
     1. 4.  Личные  дела  лиц, замещающих государственные должности
области,   назначение   на   которые   и  освобождение  от  которых
осуществляет   губернатор   области,   а   также   лиц,  замещающих
государственные  должности  в аппарате губернатора области, ведутся
управлением государственной службы аппарата губернатора области.
     1. 5.  Личные  дела  лиц, назначение на которые и освобождение
от  которых осуществляют руководители органов исполнительной власти
области,  ведутся  кадровыми  службами  соответствующего органа или
другим лицом, на это уполномоченным.
     1. 6.   При   переводе   лица,   замещающего   государственную
должность    области,    на   новое   место   государственной   или
муниципальной  службы  личное  дело  передается  в  соответствующую
кадровую службу по акту.
     Ведение   нескольких   личных  дел  одного  лица,  замещающего
государственную должность, не допускается.
     Личное  дело лица, ранее замещавшего государственную должность
в  органах исполнительной власти области и вновь назначенного на на
государственную  должность,  извлекается из архива соответствующего
органа,  передается  по  акту  в  кадровую  службу  по новому месту
работы и приобщается к материалам нового личного дела.
     1. 7.  Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и
религиозной   принадлежности,   частной   жизни   лиц,   замещающих
государственные должности области, запрещены.
     1. 8.  Лица,  замещающие  государственные  должности  области,
обязаны   информировать  кадровые  службы  об  изменениях  в  своих
анкетных  данных  (домашнего  адреса,  состава семьи, образования и
т.д.).

         II. Перечень документов, включаемых в личное дело

     2. 1.   В   личное   дело  лица,  замещающего  государственную
должность    области,    должны    включаться    только   сведения,
предусмотренные   федеральными   и   областными   законами,   иными
федеральными    и   областными   нормативными   правовыми   актами,
определяющими  условия и порядок назначения на государственную либо
поступления  на  государственную службу области и ее прохождение, а
также сведения об его предыдущей деятельности.
     2. 2.  Перечень  документов,  входящих  в  личное  дело  лица,
замещающего государственную должность области, включает в себя:
     - дополнение к анкете;
     - анкету с фотографией размером 4 х 6 см. без уголков;
     -  заявление о согласии на замещение государственной должности
области или о поступлении на государственную службу области;
     -  документы  о  прохождении  конкурса  на замещение вакантной
государственной   должности   области  (если  гражданин  принят  на
государственную  службу  по  результатам  конкурса) либо испытания,
если таковое устанавливалось;
     - трудовой договор (контракт) ;
     -    копии    документов,    подтверждающих   профессиональное
образование,  повышение  квалификации,  наличие  ученой степени или
ученого звания, если таковые имеются;
     -   копии   решений   о   присвоении  государственных  наград,
присуждении  почетных и специальных званий, государственных премий,
если таковые имеются;
     - медицинское заключение установленной формы;
     -   копии   решений   о  назначении  лица  на  государственную
должность  области, об освобождении лица от занимаемой должности, а
также о переводе лица на другую должность;
     -  документы,  связанные  с  оформлением  допуска к сведениям,
составляющим  государственную  или  иную  охраняемую законом тайну,
если  исполнение  обязанностей по государственной должности области
связано   с   использованием   таких   сведений,   типовой  договор
(контракт);
     -  данные  об  ознакомлении  лица, замещающего государственную
должность области, с документами его личного дела;
     -  аттестационный  лист  государственного  служащего  области,
прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
     - копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;
     -  копии  решений  о  поощрении  государственного служащего, а
также  копии  решений о наложении на него дисциплинарного взыскания
до его снятия или отмены.
     В   личное   дело   вносятся   письменные   объяснения   лица,
замещающего   государственную   должность   области,   если   такие
объяснения  сделаны  им  после  ознакомления  с  документами своего
личного дела.

               III. Порядок формирования личных дел

     3. 1.  Личное  дело  оформляется  после издания постановления,
распоряжения, приказа о назначении на государственную должность.
     3. 2.  При формировании личного дела документы располагаются в
следующем порядке:
     - опись документов, имеющихся в личном деле (форма 1);
     - дополнение к анкете (форма 2);
     - анкета (форма 3)*
     - копии документов об образовании;
     - личное заявление;
     - медицинское заключение о состоянии здоровья;
     - трудовой договор (контракт) ;
     - копия документа о назначении на государственную должность;
     - лист учета предоставления отпусков (форма 4).
     3. 3.   В  дальнейшем  в  личное  дело  включаются  документы,
подтверждающие   изменения   анкетно-биографических   данных  лица,
замещающего  государственную  должность  области, и характеризующие
его  профессиональные,  деловые  и личные качества в соответствии с
перечнем   документов,   перечисленных   в  разделе  II  настоящего
Положения.
     3. 4.   При   увольнении   лица,  замещающего  государственную
должность  области,  к  его  личному  делу приобщаются заявление об
увольнении  и  копия  документа  об  освобождении  от должности (об
увольнении с государственной службы).
     3. 5.  Все поступающие в личное дело документы располагаются в
хронологическом порядке.
     3. 6.  В  личное  дело не включаются документы второстепенного
значения,   имеющие   временные  (до  10  лет  включительно)  сроки
хранения   (справки   с  места  жительства,  о  жилищных  условиях,
дубликаты и черновики документов).
     3. 7.  Все  документы  личного  дела  помещаются  в  папку, на
которой  заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под
этим  номером  личное  дело регистрируется в "Книге (журнале) учета
личных дел" (форма 5).
     Для  удобства  поиска  личного дела на каждое лицо, замещающее
государственную  должность области, заполняется алфавитная карточка
(форма 6). Карточки формируются в картотеку по алфавиту.
     3. 8.   После  увольнения  лица,  замещающего  государственную
должность  области,  его личное дело извлекается из данной папки, а
в  освободившуюся  папку  под тем же номером помещается личное дело
вновь назначенного на государственную должность.

             IV. Порядок составления описи документов,
                      имеющихся в личном деле

     4. 1.  Опись  документов,  имеющихся  в  личном  деле,  должна
содержать  сведения  о порядковых номерах, наименованиях документов
дела,  количестве  листов, датах включения документов в личное дело
и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
     4. 2.   При  нумерации  листов  дела  листы  описи  нумеруются
отдельно.
     4. 3.  При  подготовке  личных  дел  к  передаче на хранение в
описи  составляется  итоговая запись, в которой указывается цифрами
и  прописью  количество  включенных  в  нее документов и количество
листов дела.
     4. 4.   Опись   подписывается   ее  составителем  с  указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления последней.
        V. Порядок заполнения документов в личном деле лиц,
           замещающих государственные должности области
     5. 1.  Анкета  заполняется  собственноручно.  На  все  вопросы
даются  полные  ответы  без  искажений  и  сокращений  наименования
предприятий,  учреждений  и  организаций,  прочерков, исправлений и
помарок,  в  строгом  соответствии с записями, которые содержатся в
его личных документах.
     При заполнении анкеты используются следующие документы:
     паспорт  (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка,
военный  билет,  документы  об  образовании (диплом, свидетельство,
аттестат,  удостоверение), документы высшей аттестационной комиссии
(ВАК)  о  присуждении  ученой степени и о присвоении ученого звания
(диплом   и   аттестат),   документы   об  имеющихся  изобретениях,
медицинское  заключение  о  состоянии  здоровья,  другие документы,
предусмотренные федеральным и областным законодательством.
     5. 2.  Сотрудник  кадровой  службы,  ответственный  за ведение
личных  дел,  принимая  от  лица,  назначаемого  на государственную
должность  области,  анкету, должен проверить полноту ее заполнения
и  правильность  указанных сведений в соответствии с предъявляемыми
документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.
     5. 3.В    "Дополнение    к    анкете"   вносятся   на   основе
соответствующих   документов   изменения  в  учетных  данных  лица,
замещающего  государственную  должность  области, происшедшие после
заполнения им анкеты.
     5. 4.  "Дополнение  к  анкете"  включает  в себя фамилию, имя,
отчество   лица,   замещающего  государственную  должность,  и  два
раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
     5. 5.  В  первом разделе фиксируются сведения о назначениях на
государственные  должности  области  с  указанием  дат вступления и
ухода  с  нее  со  ссылкой  на постановления, распоряжения, приказы
руководителей органов исполнительной власти области.
     5. 6.   Во   втором   разделе  помещаются  данные,  отражающие
профессиональную  деятельность  лица,  замещающего  государственную
должность области:
     - подготовка, переподготовка и повышение квалификации;
     -   награждение   государственными   наградами   и  присвоение
почетных званий;
     - образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
     - пребывание за границей (служебная командировка);
     - данные о наложении и снятии взысканий;
     - другие данные.
     5. 7.   Обязательным   реквизитором   "Дополнения   к  анкете"
являются  отметки  о проведении проверок наличия и состояния личных
дел.  Отметки  помещаются  на  оборотной  стороне  листа после всех
других  сведений и состоят из надписи "личное дело проверено", даты
и подписи.
      VI. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
     6. 1.  Личные  дела  лиц, замещающих государственные должности
области,   могут   выдаваться   во   временное   пользование   лишь
определенным должностным лицам.
     6. 2.  Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными
делами,  определяется непосредственно соответствующим руководителем
органа   исполнительной   власти  либо  структурного  подразделения
аппарата губернатора области.
     6. 3.  Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие
организации  допускается  с  особого разрешения руководителя органа
исполнительной  власти  либо  его заместителя, курирующего кадровые
службы,     или    руководителя    соответствующего    структурного
подразделения аппарата губернатора области.
     6. 4.  При  работе  с  личным  делом,  выданным  во  временное
пользование,   запрещается  производить  какие-либо  исправления  в
ранее  сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из
личного  дела  имеющиеся  там  документы или помещать в него новые,
разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
     6. 5.  При извлечении каких-либо документов из личного дела по
указанию  лиц,  указанных  в  п.6.3. настоящего Положения, в личное
дело  вкладывается  справка  с указанием причин изъятия документа с
визой    лица,    разрешившего   изъятие   документа   либо   лицо,
ответственное     за    документационное    обеспечение    кадровой
деятельности, обязано сделать в описи соответствующую запись.
     6. 6.  Лицо,  замещающее  государственную  должность  области,
имеет  право  на  ознакомление  со всеми материалами своего личного
дела,  отзывами  о своей деятельности и другими документами. Личное
дело  на  руки не выдается, ознакомление производится в присутствии
кадровой службы.
     6. 7.  Для  контроля  за  своевременным  возвратом личных дел,
выданных  или  высланных  во  временное  пользование,  используется
контрольная  карточка,  которая заполняется на каждое выданное дело
(форма 7).

               VII. Порядок хранения личных дел лиц,
           замещающих государственные должности области

     7. 1.  Личные  дела  лиц, замещающих государственные должности
области,  хранятся  в  управлении  государственной  службы аппарата
губернатора   области,   кадровых  службах  органов  исполнительной
власти  области  и  других  государственных  органов  области,  как
документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
     7. 2.  Ежегодно  работниками  кадровой службы соответствующего
государственного  органа  проводится  проверка  наличия и состояния
личных дел.
     Факт  проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".
При  выявлении  недостатков  в  оформлении  и  ведении  личных  дел
составляется соответствующий акт.
     Результаты   проверки  в  обязательном  порядке  доводятся  до
соответствующего руководителя.
     7. 3.    Личные   дела   лиц,   освобожденных   от   замещения
государственной    должности,    оформляются   в   соответствии   с
требованиями   архивных   органов  и  хранятся  в  кадровой  службе
соответствующего  органа  государственной  власти, а через 2 года в
соответствии    с    требованиями   действующего   законодательства
передаются    в    управление   государственной   службы   аппарата
губернатора области, где хранятся в архиве в алфавитном порядке.
     Срок   хранения   личных   дел   75   лет   ЭПК   (где  ЭПК  -
экспертнопроверочная комиссия).
     7. 4.   Для   хранения   личных  дел  используются  сейфы  или
металлические   шкафы,  в  которых  личные  дела  располагаются  по
порядку номеров.

                 VIII. Обязанности кадровых служб
               органов исполнительной власти области

     8. 1.  В  обязанности  кадровых  служб  органов исполнительной
власти  области,  осуществляющих ведение личных дел лиц, замещающих
государственные должности области, входит:
     -   приобщение   документов,   перечисленных   в   разделе  II
настоящего    Положения,    к    личным   делам   лиц,   замещающих
государственные должности области;
     -   обеспечение   сохранности   личных   дел  лиц,  замещающих
государственные должности области;
     -  обеспечение  конфиденциальности  сведений,  содержащихся  в
личных  делах  лиц, замещающих государственные должности области, в
соответствии с настоящим Положением;
     -   ознакомление  лиц,  замещающих  государственные  должности
области,  с  документами их личных дел не реже одного раза в год, а
также   по   просьбе   указанных   лиц  и  во  всех  иных  случаях,
предусмотренных федеральным и областным законодательством;
     -   своевременное  внесение  в  личное  дело  лиц,  замещающих
государственные должности области, изменения в их анкетных данных.
     8. 2.  Государственные  служащие,  уполномоченные на ведение и
хранение  личных  дел  лиц,  замещающих  государственные  должности
области,   могут   привлекаться  в  соответствии  с  федеральным  и
областным     законодательством    к    дисциплинарной    и    иной
ответственности    за    разглашение   конфиденциальных   сведений,
содержащихся  в указанных делах и за иные нарушения порядка ведения
личных дел, установленного настоящим Положением.