Постановление Главы муниципального образования Муниципального образования "Октябрьский район" от 20.03.2001 № 65

 
   
              МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ОКТЯБРЬСКИЙ РАЙОН"
                      ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
   
                    ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
   
                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                        от 20 марта 2001 г. N 65
   
              О порядке ведения личных дел лиц, замещающих
          муниципальные должности категории "А", муниципальные
             должности муниципальной службы в администрации
                       муниципального образования

   
       В  целях  обеспечения реализации  Закона  ЕАО "О муниципальной
   службе Еврейской автономной области"
   
       ПОСТАНОВЛЯЮ
   
       1.Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел
   лиц,    замещающих    муниципальные   должности   категории   "А",
   муниципальные   должности  муниципальной  службы  в  администрации
   муниципального образования.
       2.Главам  административно-территориальных  единиц  до 1 апреля
   2001  года  привести  в  соответствие  с  требованиями  Положения,
   утвержденного   настоящим   постановлением,   личные   дела   всех
   муниципальных   служащих  административно-территориальных  единиц,
   находящихся в их подчинении.
       3.Управляющему делами - начальнику отдела муниципальной службы
   Бледных Л.К. в месячный срок обеспечить отдел муниципальной службы
   администрации  муниципального образования сейфом или металлическим
   шкафом для хранения личных дел, находящихся в архиве этого отдела.
       4.Контроль  за  исполнением настоящего постановления возложить
   на  управляющего  делами  - начальника отдела муниципальной службы
   Бледных Л.К.
   
   
       Глава муниципального образования                  Г.А.СИРОТКИН
   
   
   
   
   
                                                           УТВЕРЖДЕНО
                                                 постановлением главы
                                           муниципального образования
                                                   от 20.03.2001 N 65
   
                                ПОЛОЖЕНИЕ
              о порядке ведения личных дел лиц, замещающих
          муниципальные должности категории "А", муниципальные
             должности муниципальной службы в администрации
                       муниципального образования
   
                           1.  Общие положения
       1.1.Настоящее Положение разработано в соответствии с   Законом
   ЕАО  "О  муниципальной  службе  в  Еврейской автономной области" и
   определяет    порядок   ведения   личных   дел   лиц,   замещающих
   муниципальные  должности  категории  "А",  муниципальные должности
   муниципальной  службы  в  администрации муниципального образования
   (далее  -  муниципальные  должности  администрации  муниципального
   образования).
       1.2.Положение  не  распространяется  на работников, занимающих
   должности,   включаемые   в   штатные   расписания   администрации
   муниципального   образования   для   технического  обеспечения  их
   деятельности.
       1.3.Личное  дело  муниципального  служащего - это совокупность
   документов,  содержащих  наиболее  полные сведения о муниципальных
   служащих  администрации  муниципального  образования, их служебно-
   трудовой деятельности.
       1.4.Личные   дела   лиц,  замещающих  муниципальные  должности
   администрации  муниципального образования, назначение на которые и
   освобождение   от   которых   осуществляет   глава  муниципального
   образования,  ведутся  отделом  муниципальной службы администрации
   муниципального образования.
       1.5.При  переводе  лица,  замещающего  муниципальную должность
   администрации   муниципального   образования,   на   новое   место
   государственной  или муниципальной службы личное дело передается в
   соответствующую кадровую службу по акту.
       Ведение   нескольких   личных  дел  одного  лица,  замещающего
   муниципальную должность, не допускается.
       Личное  дело лица, ранее замещавшего муниципальную должность в
   администрации  муниципального  образования и вновь назначенного на
   муниципальную    должность,    извлекается    из   архива   отдела
   муниципальной  службы  администрации  муниципального образования и
   приобщается к материалам нового личного дела.
       1.6.Сбор  и  внесение  в личные дела сведений о политической и
   религиозной   принадлежности,   частной   жизни   лиц,  замещающих
   муниципальные  должности администрации муниципального образования,
   запрещены.
       1.7.Лица,  замещающие  муниципальные  должности  администрации
   муниципального    образования,    обязаны    информировать   отдел
   муниципальной  службы  администрации муниципального образования об
   изменениях  в  своих  анкетных  данных  (домашнего адреса, состава
   семьи, образования и т.д.).
   
            2.Перечень документов, включаемых в личное дело
       2.1.В  личное  дело  лица, замещающего муниципальную должность
   администрации муниципального образования, должны включаться только
   сведения,  предусмотренные  федеральными  и  областными  законами,
   иными  федеральными  и  областными  нормативными правовыми актами,
   определяющими   условия  и  порядок  назначения  на  муниципальную
   должность,  либо поступления на муниципальную службу администрации
   муниципального  образования  и ее прохождение, а также сведения об
   его предыдущей деятельности.
       2.2.Перечень   документов,   входящих   в  личное  дело  лица,
   замещающего  муниципальную  должность администрации муниципального
   образования, включает в себя:
       -дополнение к анкете;
       -анкету с фотографией размером 4 х 6 см. без уголков;
       -заявление  о  согласии  на  замещение муниципальной должности
   администрации  муниципального  образования  или  о  поступлении на
   муниципальную службу администрации муниципального образования;
       -документы  о  прохождении  конкурса  на  замещение  вакантной
   муниципальной  должности  администрации муниципального образования
   (если  гражданин  принят  на  муниципальную  службу по результатам
   конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
       -трудовой договор (контракт);
       -копии     документов,     подтверждающих     профессиональное
   образование,  повышение  квалификации,  наличие ученой степени или
   ученого звания, если таковые имеются;
       -копии    решений   о   присвоении   государственных   наград,
   присуждении почетных и специальных званий, государственных премий,
   если таковые имеются;
       -медицинское заключение установленной формы;
       -копии  решений  о  назначении лица на муниципальную должность
   администрации  муниципального образования, об освобождении лица от
   занимаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
       -документы,  связанные  с  оформлением  допуска  к  сведениям,
   составляющим  государственную  или  иную охраняемую законом тайну,
   если    исполнение   обязанностей   по   муниципальной   должности
   администрации  муниципального образования связано с использованием
   таких сведений, типовой договор (контракт);
       -данные   об   ознакомлении  лица,  замещающего  муниципальную
   должность  администрации муниципального образования, с документами
   его личного дела;
       -аттестационный  лист  муниципального  служащего администрации
   муниципального  образования,  прошедшего  аттестацию,  и  отзыв на
   него;
       -копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;
       -копии  решений  о поощрении муниципального служащего, а также
   копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его
   снятия или отмены;
       В личное дело вносятся письменные объяснения лица, замещающего
   муниципальную  должность администрации муниципального образования,
   если  такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами
   своего личного дела.
   
                   3.Порядок формирования личных дел
       3.1.Личное   дело  оформляется  после  издания  постановления,
   распоряжения, приказа о назначении на муниципальную должность.
       3.2.При  формировании  личного  дела документы располагаются в
   следующем порядке:
       -опись документов, имеющихся в личном деле (форма 1);
       -дополнение к анкете (форма2);
       -анкета (форма 3);
       -копии документов об образовании;
       -личное заявление;
       -медицинское заключение состоянии здоровья;
       -трудовой договор (контракт);
       -копия документа о назначении на муниципальную должность;
       -лист учета предоставления отпусков (форма 4).
       3.3.В   дальнейшем   в   личное   дело  включаются  документы,
   подтверждающие   изменения   анкетно-биографических  данных  лица,
   замещающего  муниципальную  должность администрации муниципального
   образования,  и  характеризующие  его  профессиональные, деловые и
   личные    качества   в   соответствии   с   перечнем   документов,
   перечисленных в разделе 2 настоящего Положения.
       3.4.При  увольнении  лица, замещающего муниципальную должность
   администрации  муниципального  образования,  к  его  личному  делу
   приобщаются   заявление   об   увольнении  и  копия  документа  об
   освобождении от должности (об увольнении с муниципальной службы).
       3.5.Все  поступающие  в  личное дело документы располагаются в
   хронологическом порядке.
       3.6.В  личное  дело  не  включаются  документы второстепенного
   значения,   имеющие  временные  (до  10  лет  включительно)  сроки
   хранения   (справки  с  места  жительства,  о  жилищных  условиях,
   дубликаты и черновики документов).
       3.7.Все  документы личного дела помещаются в папку, на которой
   заранее  проставляется  присвоенный  ей порядковый номер. Под этим
   номером личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета личных
   дел" (форма 5).
       Для  удобства  поиска  личного дела на каждое лицо, замещающее
   муниципальную  должность администрации муниципального образования,
   заполняется  алфавитная карточка (форма 6). Карточки формируются в
   картотеку по алфавиту.
       3.8.После увольнения лица, замещающего муниципальную должность
   администрации   муниципального   образования,   его   личное  дело
   извлекается  из  данной папки, а в освободившуюся папку под тем же
   номером помещается личное дело вновь назначенного на муниципальную
   должность.
   
                4.Порядок составления описи документов,
                        имеющихся в личном деле
       4.1.Опись   документов,   имеющихся   в  личном  деле,  должна
   содержать  сведения о порядковых номерах, наименованиях документов
   дела,  количестве листов, датах включения документов в личное дело
   и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
       4.2.При нумерации листов дела листы описи нумеруются отдельно.
       4.3.При  подготовке  личных дел к передаче на хранение в описи
   составляется  итоговая  запись,  в  которой  указывается цифрами и
   прописью  количество  включенных  в  нее  документов  и количество
   листов дела.
       4.4.Опись подписывается ее составителем с указанием должности,
   расшифровки подписи и даты составления последней.
   
           5.Порядок заполнения документов в личном деле лиц,
            замещающих муниципальные должности администрации
                       муниципального образования
       5.1.Анкета  заполняется собственноручно. На все вопросы даются
   полные ответы без искажений и сокращений наименования предприятий,
   учреждений  и  организаций,  прочерков,  исправлений  и помарок, в
   строгом  соответствии  с записями, которые содержатся в его личных
   документах.
       При заполнении анкеты используются следующие документы:
       паспорт  (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка,
   военный  билет,  документы  об образовании (диплом, свидетельство,
   аттестат, удостоверение), документы высшей аттестационной комиссии
   (ВАК)  о  присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания
   (диплом   и   аттестат),   документы  об  имеющихся  изобретениях,
   медицинское  заключение  о  состоянии  здоровья, другие документы,
   предусмотренные федеральным и областным законодательством.
       5.2.Заместитель   начальника   отдела   муниципальной  службы,
   ответственный   за   ведение   личных   дел,   принимая  от  лица,
   назначаемого     на    муниципальную    должность    администрации
   муниципального  образования  анкету,  должен  проверить полноту ее
   заполнения  и  правильность  указанных  сведений  в соответствии с
   предъявляемыми  документами  и заверить анкету печатью, подписью и
   датой.
       5.3.В "Дополнение к анкете" вносятся на основе соответствующих
   документов   изменения   в   учетных   данных   лица,  замещающего
   муниципальную  должность администрации муниципального образования,
   происшедшие после заполнения им анкеты.
       5.4."Дополнение  к  анкете"  включает  в  себя  фамилию,  имя,
   отчество лица, замещающего муниципальную должность, и два раздела,
   каждый из которых имеет табличную форму.
       5.5.В  первом  разделе  фиксируются  сведения о назначениях на
   муниципальные должности администрации муниципального образования с
   указанием   дат   вступления   и   ухода   с  нее  со  ссылкой  на
   постановления, распоряжения главы муниципального образования.
       5.6.Во    втором   разделе   помещаются   данные,   отражающие
   профессиональную   деятельность  лица,  замещающего  муниципальную
   должность администрации муниципального образования:
       -подготовка, переподготовка и повышение квалификации;
       -награждение  государственными наградами и присвоение почетных
   званий;
       -образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
       -пребывание за границей (служебная командировка);
       -данные о наложении и снятии взысканий;
       -другие данные.
       5.7.Обязательным  реквизитором  "Дополнения к анкете" являются
   отметки  о  проведении  проверок  наличия  и состояния личных дел.
   Отметки  помещаются  на  оборотной стороне листа после всех других
   сведений  и  состоят  из  надписи  "личное дело проверено", даты и
   подписи.
   
                      6.Порядок выдачи личных дел
                        во временное пользование
       6.1.Личные   дела   лиц,  замещающих  муниципальные  должности
   администрации  муниципального  образования,  могут  выдаваться  во
   временное пользование лишь определенным должностным лицам.
       6.2.Круг  должностных  лиц,  допускаемых к пользованию личными
   делами,   определяется   непосредственно   главой   муниципального
   образования.
       6.3.Высылка  личных  дел  по соответствующим запросам в другие
   организации  допускается с особого разрешения главы муниципального
   образования   либо   управляющего   делами   -  начальника  отдела
   муниципальной службы администрации муниципального образования.
       6.4.При   работе   с   личным  делом,  выданным  во  временное
   пользование,   запрещается  производить  какие-либо  исправления в
   ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из
   личного  дела  имеющиеся  там документы или помещать в него новые,
   разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
       6.5.При  извлечении  каких-либо  документов из личного дела по
   указанию  лиц,  указанных  в п.6.3. настоящего Положения, в личное
   дело  вкладывается  справка с указанием причин изъятия документа с
   визой   лица,  разрешившего  изъятие  документа  либо  заместитель
   начальника     отдела     муниципальной    службы    администрации
   муниципального образования, обязан сделать в описи соответствующую
   запись.
       6.6.Лицо,  замещающее  муниципальную  должность  администрации
   муниципального  образования,  имеет право на ознакомление со всеми
   материалами  своего  личного дела, отзывами о своей деятельности и
   другими документами. Личное дело на руки не выдается, ознакомление
   производится   в   присутствии   заместителя   начальника   отдела
   муниципальной службы администрации муниципального образования.
       6.7.Для   контроля  за  своевременным  возвратом  личных  дел,
   выданных  или  высланных  во  временное  пользование, используется
   контрольная  карточка, которая заполняется на каждое выданное дело
   (форма 7).
   
                   7.Порядок хранения личных дел лиц,
                   замещающих муниципальные должности
                администрации муниципального образования
       7.1.Личные   дела   лиц,  замещающих  муниципальные  должности
   администрации   муниципального   образования,  хранятся  в  отделе
   муниципальной службы администрации муниципального образования, как
   документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
       7.2.Ежегодно   заместителем  начальника  отдела  муниципальной
   службы   администрации   муниципального   образования   проводится
   проверка наличия и состояния личных дел.
       Факт  проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".
   При  выявлении  недостатков  в  оформлении  и  ведении  личных дел
   составляется соответствующий акт.
       Результаты   проверки  в  обязательном  порядке  доводятся  до
   управляющего  делами  -  начальника  отдела  муниципальной  службы
   администрации муниципального образования.
       7.3.Личные  дела лиц, освобожденных от замещения муниципальной
   должности,  оформляются  в  соответствии  с  требованиями архивных
   органов  и  хранятся  в  отделе муниципальной службы администрации
   муниципального образования.
       Срок  хранения  личных  дел  75  лет ЭПК (где ЭПК - экспертно-
   проверочная комиссия).
       7.4.Для   хранения   личных   дел   используются   сейфы   или
   металлические  шкафы,  в  которых  личные  дела  располагаются  по
   порядку номеров.
   
               8.Обязанности отдела муниципальной службы
                администрации муниципального образования
       8.1.В  обязанности  отдела  муниципальной службы администрации
   муниципального  образования,  осуществляющих  ведение  личных  дел
   лиц,     замещающих    муниципальные    должности    администрации
   муниципального образования, входит:
       -приобщение  документов,  перечисленных в разделе 2 настоящего
   Положения,  к личным делам лиц, замещающих муниципальные должности
   администрации муниципального образования;
       -обеспечение    сохранности   личных   дел   лиц,   замещающих
   муниципальные должности администрации муниципального образования;
       -обеспечение   конфиденциальности   сведений,   содержащихся в
   личных делах лиц, замещающих муниципальные должности администрации
   муниципального образования, в соответствии с настоящим Положением;
       -ознакомление    лиц,   замещающих   муниципальные   должности
   администрации  муниципального образования, с документами их личных
   дел  не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и
   во  всех  иных  случаях,  предусмотренных  федеральным и областным
   законодательством;
       -своевременное   внесение   в   личное  дело  лиц,  замещающих
   муниципальные  должности администрации муниципального образования,
   изменения в их анкетных данных.
       8.2.Муниципальные   служащие,   уполномоченные   на  ведение и
   хранение   личных  дел  лиц,  замещающих  муниципальные  должности
   администрации  муниципального  образования,  могут  привлекаться в
   соответствии   с   федеральным   и  областным  законодательством к
   дисциплинарной    и    иной    ответственности    за   разглашение
   конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах и
   за  иные  нарушения  порядка  ведения  личных  дел, установленного
   настоящим Положением.