Постановление Главы местной администрации Муниципального образования "Ленинский район" от 20.08.2004 № 230

 

            Муниципальное образование "Ленинский район"
                   Еврейской автономной области

                    ГЛАВА МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                         20. 08.2004 № 230

                           с. Ленинское

    О порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные
  должности категории "А", муниципальные должности муниципальной
     службы в местной администрации муниципального образования
                         "Ленинский район"


     В  целях  обеспечения  реализации  закона Еврейской автономной
области  "О  муниципальной  службе в Еврейской автономной области",
на основании Устава муниципального образования "Ленинский район"

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить  прилагаемое  Положение  о порядке ведения личных
дел   лиц,   замещающих   муниципальные  должности  категории  "А",
муниципальные    должности    муниципальной    службы   в   местной
администрации муниципального образования "Ленинский район".
     2. Отделу    муниципальной    службы   местной   администрации
(Неретина  Т.Ф.)  осуществлять  ведение  личных  дел  муниципальных
служащих в соответствии с настоящим Положением.
     4. Признать     утратившим     силу     постановление    главы
муниципального  образования  от  14.02.2003 № 69 "О порядке ведения
личных  дел  лиц, замещающих муниципальные должности категории "А",
муниципальные   должности   муниципальной  службы  в  администрации
района муниципального образования "Ленинский район".
     5. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить
на  заместителя  главы  местной администрации по работе с сельскими
округами Исаеву Т. Б.


     Глава местной администрации                        С.В. Лаврук

     Готовил:

     Начальник отдела муниципальной
     службы местной администрации                     Т.Ф. Неретина

     "_____"______________ 2004 г.



     Управляющий делами
     местной администрации                             Т.А.Решетняк

     "_____"______________ 2004 г.



     Заведующий юридическим
     отделом местной администрации                     С.А.Папулова

     "_____"___________________ 2004 г.



     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель главы местной
     администрации по работе
     с сельскими округами                               Т.Б.Исаева

     "_____"___________________ 2004 г.





                                                        УТВЕРЖДЕНО
                                              постановлением главы
                                             местной администрации


                             ПОЛОЖЕНИЕ
     о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные
  должности категории "А", муниципальные должности муниципальной
     службы в местной администрации муниципального образования
                         "Ленинский район"


     I.Общие сведения
     1. 1.   Настоящее   Положение  разработано  в  соответствии  с
законом  Еврейской  автономной  области  "О  муниципальной службе в
Еврейской  автономной  области" и определяет порядок ведения личных
дел   лиц,  замещающих  муниципальные  должности  категории  "А"  и
муниципальные    должности    муниципальной    службы   в   местной
администрации  муниципального  образования "Ленинский район" (далее
муниципальные должности).
     1. 2.  Положение не распространяется на работников, занимающих
должности,    не    отнесенные   к   муниципальным   должностям   и
осуществляющих   техническое   обеспечение   деятельности   местной
администрации.
     1. 3.  Личное  дело  муниципального служащего это совокупность
документов,  содержащих  наиболее  полные  сведения о муниципальных
служащих, их служебно - трудовой деятельности.
     1. 4.  Личные  дела  лиц,  замещающих муниципальные должности,
ведутся  отделом  муниципальной службы местной администрации (далее
по тексту кадровой службой).
     1. 5.  При  переводе лица, замещающего муниципальную должность
на  новое  место  муниципальной  или государственной службы, личное
дело передается в соответствующую кадровую службу по акту.
     Ведение   нескольких   личных  дел  одного  лица,  замещающего
муниципальную должность, не допускается.
     Личное  дело лица, ранее замещавшего муниципальную должность и
вновь  назначенного  на  муниципальную  должность,  извлекается  из
архива и приобщается к материалам нового личного дела.
     1. 6.  Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и
религиозной   принадлежности,   частной   жизни   лиц,   замещающих
муниципальные должности, запрещены.
     1. 7.   Лица,   замещающие   муниципальные  должности  обязаны
информировать  кадровую  службу  об  изменениях  в  своих  анкетных
данных (домашнего адреса, состава семьи, образования и т.д.).

     II. Перечень документов, включаемых в личное дело
     2. 1.  В личное дело лица, замещающего муниципальную должность
должны  включаться  только  сведения,  предусмотренные  законами  и
иными   нормативными   правовыми   актами  Российской  Федерации  и
Еврейской  автономной  области,  определяющими  условия  и  порядок
назначения  на  муниципальную  должность,  ее  прохождение, а также
сведения об его предыдущей деятельности.
     2. 2.  Перечень  документов,  входящих  в  личное  дело  лица,
замещающего муниципальную должность, включают в себя:
     -   анкету с фотографией;
-   дополнение к анкете;
-   заявление о согласии на замещение муниципальной должности или о
 поступлении на муниципальную службу;
-   документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
муниципальной должности (если гражданин принят на муниципальную
службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое
устанавливалось;
-   трудовой договор;
-   копии документов, подтверждающих профессиональное образование,
повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания,
если таковые имеются;
-   копии решений о присвоении государственных наград, присуждении
почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые
 имеются;
-   медицинское заключение;
-   копии распоряжений о назначении лица на муниципальную
должность, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о
переводе лица на другую должность;
-   данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную
должность  с документами его личного дела;
-   аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего
аттестацию, и отзыв на него;
-   копии распоряжений о присвоении лицу квалификационного разряда;
-   копии распоряжений о поощрении, а также копии распоряжений о
наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
     В   личное   дело   вносятся   письменные   объяснения   лица,
замещающего  муниципальную должность, если такие объяснения сделаны
им после ознакомления с документами своего личного дела.

     III. Порядок формирования личных дел
     3. 1.  Личное  дело  формируется  после издания распоряжения о
назначении на муниципальную должность.
     3. 2.  При формировании личного дела документы располагаются в
следующем порядке:
     -   опись документов, имеющихся в личном деле (форма 1);
-   дополнение к анкете (форма 2);
-   анкета (форма 3);
-   копии документов об образовании;
-   личное заявление;
-   медицинское заключение о состоянии здоровья;
-   трудовой договор;
-   копия распоряжения о назначении на муниципальную должность;
-   лист учета предоставления отпусков (форма 4).


     3. 3.   В  дальнейшем  в  личное  дело  включаются  документы,
подтверждающие  изменения  анкетно  -  биографических  данных лица,
замещающего   муниципальную   должность,   и   характеризующие  его
профессиональные,  деловые  и  личные  качества  в  соответствии  с
перечнем   документов,   перечисленных   в  разделе  II  настоящего
Положения.
     3. 4.   При   увольнении   лица,   замещающего   муниципальную
должность,  к его личному делу приобщаются заявление об увольнении,
копия  документа  об  освобождении  от  должности  (об увольнении с
муниципальной службы).
     3. 5.  Все поступающие в личное дело документы располагаются в
хронологическом порядке.
     3. 6.  В  личное  дело не включаются документы второстепенного
значения,   имеющие   временные  (до  10  лет  включительно)  сроки
хранения   (справки   с  места  жительства,  о  жилищных  условиях,
черновики документов, т.д.).
     3. 7.  Все  документы  личного  дела  помещаются  в  папку, на
которой  заранее проставляется ей присвоенный порядковый номер. Под
этим  номером  личное  дело регистрируется в "Книге (журнале) учета
личных дел" (форма 5).
     Для  удобства  поиска личного дела на каждое лицо, замещающего
муниципальную  должность заполняется алфавитная карточка (форма 6).
Карточки формируются в картотеку по алфавиту.
     3. 8.  После  увольнения  лица, его личное дело извлекается из
данной   папки,  а  в  освободившуюся  папку  под  тем  же  номером
помещается   личное   дело   вновь  назначенного  на  муниципальную
должность.

     IV.  Порядок  составления описи документов, имеющихся в личном
деле
     4. 1.  Опись  документов,  имеющихся  в  личном  деле,  должна
содержать  сведения  о порядковых номерах, наименованиях документов
дела,  количестве  листов, датах включения документов в личное дело
и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
     4. 2.   При  нумерации  листов  дела  листы  описи  нумеруются
отдельно.
     4. 3.  При  подготовке  личных  дел  к  передаче на хранение в
описи  составляется  итоговая запись, в которой указывается цифрами
и  прописью  количество  включенных  в  нее документов и количество
листов дела.
     4. 4.   Опись   подписывается   ее  составителем  с  указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

     V.   Порядок   заполнения   документов   в  личном  деле  лиц,
замещающих муниципальные должности
     5. 1.  Анкета  заполняется  собственноручно.  На  все  вопросы
даются  полные  ответы  без  искажений  и  сокращений  наименования
предприятий,  учреждений  и  организаций,  прочерков, исправлений и
помарок,  в  строгом  соответствии с записями, которые содержатся в
его личных документах.
     При заполнении анкеты используются следующие документы:
     паспорт  (документ  удостоверяющий личность), трудовая книжка,
военный  билет,  документы  об  образовании (диплом, свидетельство,
аттестат,  удостоверение), документы высшей аттестационной комиссии
о  присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом
и  аттестат),  документы  об  имеющихся  изобретениях,  медицинское
заключение  о состоянии здоровья, другие документы, предусмотренные
законодательством   Российской  Федерации  и  Еврейской  автономной
области.
     5. 2.  Сотрудник  кадровой  службы,  ответственный  за ведение
личных   дел,  принимая  от  лица,  назначаемого  на  муниципальную
должность,   анкету,  должен  проверить  полноту  ее  заполнения  и
правильность  указанных  сведений  в  соответствии с предъявляемыми
документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.
     5. 3.   В   "Дополнение   к   анкете"   вносятся   на   основе
соответствующих   документов   изменения  в  учетных  данных  лица,
замещающего  муниципальную  должность, происшедшие после заполнения
им анкеты.
     5. 4.  "Дополнение  к  анкете"  включает  в себя фамилию, имя,
отчество  лица, замещающего муниципальную должность, и два раздела,
каждый из которых имеет табличную форму.
     5. 5.  В  первом  разделе фиксируются сведения о назначении на
муниципальные  должности  с  указанием дат вступления и ухода с нее
со ссылкой на распоряжения главы местной администрации.
     5. 6.   Во   втором   разделе  помещаются  данные,  отражающие
профессиональную   деятельность   лица,  замещающего  муниципальную
должность:
     -   подготовка, переподготовка и повышение квалификации;
-   награждение государственными наградами и присвоение почетных
званий;
-   образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
-   пребывание за границей (служебная командировка);
-   данные о наложении и снятии взысканий;
-   другие данные.
     5. 7.  Обязательным  реквизитом "Дополнение к анкете" являются
отметки  о  проведении  проверок  наличия  и  состояния личных дел.
Отметки  помещаются  на  оборотной  стороне листа после всех других
сведений  и  состоят  из  надписи  "личное  дело проверено", даты и
подписи.

     VI. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
     6. 1.  Личные  дела  лиц,  замещающих муниципальные должности,
могут   выдаваться   во  временное  пользование  лишь  определенным
должностным лицам.
     6. 2.  Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными
делами, определяется главой местной администрации.
     6. 3.  Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие
организации   допускается   с   особого  разрешения  главы  местной
администрации либо его заместителя, курирующего кадровую службу.
     6. 4.  При  работе  с  личным  делом,  выданным  во  временное
пользование,  запрещается  производить  какие-  либо  исправления в
ранее  сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из
личного  дела  имеющиеся  там  документы или помещать в него новые,
разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
     6. 5.  При извлечении каких-либо документов из личного дела по
указанию  лиц,  указанных  в  п.6.3. настоящего Положения, в личное
дело  вкладывается  справка  с указанием причин изъятия документа с
визой    лица,    разрешившего   изъятия   документа   либо   лицо,
ответственное     за    документационное    обеспечение    кадровой
деятельности, обязано сделать в описи соответствующую запись.
     6. 6.  Лицо, замещающее муниципальную должность имеет право на
ознакомление  со  всеми материалами своего личного дела, отзывами о
своей  деятельности  и  другими документами. Личное дело на руки не
выдается,   ознакомление   производится  в  присутствии  сотрудника
кадровой службы.
     6. 7.  Для  контроля  за  своевременным  возвратом личных дел,
выданных  или  высланных  во  временное  пользование,  используется
контрольная  карточка,  которая заполняется на каждое выданное дело
(форма 7).

     VII.    Порядок    хранения   личных   дел   лиц,   замещающих
муниципальные должности
     7. 1.  Личные  дела  лиц,  замещающих  муниципальные должности
хранятся  в  отделе муниципальной службы местной администрации, как
документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.
     7. 2.   Ежегодно   работниками   кадровой   службы  проводится
проверка наличия и состояния личных дел.
     Факт  проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".
При  выявлении  недостатков  в  оформлении  и  ведении  личных  дел
составляется соответствующий акт.
     Результаты   проверки  в  обязательном  порядке  доводятся  до
заместителя   главы  местной  администрации,  курирующего  кадровую
службу.
     7. 3.    Личные   дела   лиц,   освобожденных   от   замещения
муниципальной  должности  оформляются  в  соответствии с требований
архивных  органов  и  хранятся в архиве отдела муниципальной службы
местной администрации в алфавитном порядке.
     Срок  хранения  личных  дел  75  лет  ЭПК  (где  ЭПК экспертно
проверочная комиссия).
     7. 4.   Для   хранения   личных  дел  используются  сейфы  или
металлические   шкафы,  в  которых  личные  дела  располагаются  по
порядку номеров.

     VIII. Обязанности кадровой службы
     8. 1.  В  обязанности  кадровой  службы местной администрации,
осуществляющей  ведение  личных  дел  лиц, замещающих муниципальные
должности входит:
     -   приобщение   документов,   перечисленных   в   разделе  II
настоящего  Положения, к личным делам лиц, замещающих муниципальные
должности;
-   обеспечение сохранности личных дел;
     -  обеспечение  конфиденциальности  сведений,  содержащихся  в
личных делах в соответствии с настоящим Положением;
     -  ознакомление муниципальных служащих с документами их личных
дел  не  реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и
во  всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской
Федерации и Еврейской автономной области;
-   своевременное внесение в личные дела муниципальных служащих
изменений  их анкетных данных.
     8. 2.  Муниципальные  служащие,  уполномоченные  на  ведение и
хранение  личных дел лиц, замещающих муниципальные должности, могут
привлекаться   в   соответствии   с   законодательством  Российской
Федерации  и  Еврейской  автономной области к дисциплинарной и иной
ответственности    за    разглашение   конфиденциальных   сведений,
содержащихся  в указанных делах и за иные нарушения порядка ведения
личных дел, установленного настоящим Положением.