Постановление Главы администрации Муниципального образования "Волочаевское городское поселение" Смидовичского муниципального района от 10.01.2006 № 11

 



     МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ВОЛОЧАЕВСКОЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ"
                 СМИДОВИЧСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
                     ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

               ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                      от 10 января 2006 г. N 11


Об утверждении Положения "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих
   муниципальные должности категории "А" и муниципальные должности
муниципальной службы администрации Волочаевского городского поселения

     В  соответствии  с  законом  Еврейской  автономной   области   от
26.01.2001 N 19-ОЗ  "О муниципальной  службе  в  Еврейской  автономной
области"
     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить прилагаемое Положение "О порядке ведения личных  дел
лиц, замещающих муниципальные должности категории "А" и  муниципальные
должности муниципальной службы администрации Волочаевского  городского
поселения".

     2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
главного специалиста администрации городского поселения Голубеву Л. Е.

     3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.


     Глава администрации
     городского поселения                            С. В. СОЛДАТЕНКОВ



                                                            УТВЕРЖДЕНО
                                                        постановлением
                                                   главы администрации
                                                  городского поселения
                                                    от 10.01.2006 N 11


                              Положение
 о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальные должности
     категории "А" и муниципальные должности муниципальной службы
           администрации Волочаевского городского поселения

                          1. Общие положения

     1.1. Настоящее Положение разработано  в  соответствии  с  Законом
Еврейской  автономной  области  "О муниципальной  службе  в  Еврейской
автономной области" и  определяет  порядок  ведения  личных  дел  лиц,
замещающих  муниципальные  должности  категории   "А",   муниципальные
должности    муниципальной    службы    муниципального     образования
"Волочаевское городское поселение" (далее - муниципальные должности).
     1.2. Положение  не  распространяется  на  работников,  занимающих
должности, не отнесенные к муниципальным должностям  и  осуществляющих
техническое   обеспечение    деятельности    муниципальных    служащих
администрации   Волочаевского   городского    поселения    (далее    -
администрации).
     1.3. Личные дела лиц, замещающих муниципальные должности, ведутся
специалистом, отвечающим за работу с кадрами  администрации  (далее  -
специалистом по кадрам).
     1.4. При переводе лица, замещающего муниципальную  должность,  на
новое место  государственной  или  муниципальной  службы  личное  дело
передается в соответствующую кадровую службу по акту.
     1.5. Личное дело лица, ранее замещавшего муниципальную  должность
и вновь назначенного на муниципальную должность, извлекается из архива
кадровой  службы  администрации  и  приобщается  к  материалам  нового
личного дела. Ведение нескольких личных дел одного  лица,  замещающего
муниципальную должность, не допускается.
     1.6. Сбор и внесение в личные  дела  сведений  о  политической  и
религиозной   принадлежности,   частной    жизни    лиц,    замещающих
муниципальные должности, запрещены.
     1.7. Лица,    замещающие    муниципальные    должности    обязаны
информировать специалиста по кадрам об  изменениях  в  своих  анкетных
данных (домашнего адреса, состава семьи, образования и т.д.).
     1.8. Сведения,  содержащиеся  в  личных  делах  лиц,   замещающих
муниципальные должности, являются конфиденциальными.

                       2. Содержание личных дел

     2.1. Личные  дела  муниципальных  служащих  -  это   совокупность
документов,  содержащих  наиболее  полные  сведения  о   муниципальных
служащих администрации, их служебно-трудовой деятельности.
     2.2. В личное  дело  лица,  замещающего  муниципальную  должность
должны включаться  только  сведения,  предусмотренные  федеральными  и
областными законами,  иными  федеральными  и  областными  нормативными
правовыми актами,  уставом  муниципального  образования,  нормативными
правовыми актами Собрания депутатов, главы муниципального образования,
главы администрации  городского  поселения,  определяющими  условия  и
порядок назначения на муниципальную  должность,  либо  поступления  на
муниципальную службу  и  ее  прохождение,  а  также  сведения  об  его
предыдущей деятельности.
     2.3. Перечень  документов,   входящих   в   личное   дело   лица,
замещающего муниципальную должность, включает в себя:
     -анкету с фотографией размером 4 х 6 см без уголков;
     -дополнение к анкете;
     -заявление о согласии на замещение муниципальной должности или  о
поступлении на муниципальную службу;
     -документы о  прохождении   конкурса   на   замещение   вакантной
муниципальной должности  (если  гражданин  назначен  на  муниципальную
должность по результатам конкурса) либо испытания;
     -трудовой договор;
     -копии документов, подтверждающих  профессиональное  образование,
повышение квалификации, наличие ученой  степени  или  ученого  звания,
если таковые имеются;
     -копии распоряжений   о   присвоении   государственных    наград,
присуждении почетных и  специальных  званий,  государственных  премий,
если таковые имеются;
     -медицинское заключение установленной формы;
     -копии распоряжений о назначении лица на муниципальную должность,
об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе  лица
на другую должность;
     -документы, связанные  с   оформлением   допуска   к   сведениям,
составляющим государственную или иную охраняемую законом  тайну,  если
исполнение  обязанностей  по   муниципальной   должности   связано   с
использованием таких сведений, типовой договор;
     -данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную должность
с документами его личного дела;
     -аттестационный лист   муниципального    служащего,    прошедшего
аттестацию, и отзыв на него;
     -копии распоряжений о присвоении лицу квалификационного разряда;
     -копии распоряжений о поощрении муниципального служащего, а также
копии распоряжений о наложении на него  дисциплинарного  взыскания  до
его снятия или отмены;
     В личное дело вносятся письменные  объяснения  лица,  замещающего
муниципальную  должность,  если  такие  объяснения  сделаны  им  после
ознакомления с документами своего личного дела.

                  3. Порядок формирования личных дел

     3.1. Личное  дело  оформляется  после  издания   распоряжения   о
назначении на муниципальную должность.
     3.2. При формировании  личного  дела  документы  располагаются  в
следующем порядке:
     -опись документов, имеющихся в личном деле (приложение 1);
     -анкета (приложение 2);
     -дополнение к анкете (приложение 3);
     -копии документов об образовании;
     -личное заявление;
     -медицинское заключение о состоянии здоровья;
     -трудовой договор;
     -копия документа о назначении на муниципальную должность;
     -лист учета предоставления отпусков (приложение 4).
     В дальнейшем в личное дело включаются  документы,  подтверждающие
изменения    анкетно-биографических    данных    лица,     замещающего
муниципальную должность, характеризующие его профессиональные, деловые
и личные качества в соответствии с перечнем документов,  перечисленных
в разделе 2 настоящего Положения.
     3.3. При увольнении лица, замещающего муниципальную должность,  к
его личному делу приобщаются заявление об увольнении и копия документа
об освобождении от должности (об увольнении с муниципальной службы).
     3.4. Документы,  приобщенные  к  личному  делу,  располагаются  в
хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются.
     3.5. В  личное  дело  не  включаются  документы   второстепенного
значения, имеющие временные (до 10 лет  включительно)  сроки  хранения
(справки  с  места  жительства,  о  жилищных  условиях,  дубликаты   и
черновики документов).
     3.6. Все документы личного дела помещаются в  папку,  на  которой
проставляется:
     - наименование органа самоуправления и его местонахождение;
     - фамилия,  имя,   отчество   лица,   замещающего   муниципальную
должность;
     - дата начала личного дела и срок его хранения.
     Личное дело регистрируется в "Книге (журнале) учета  личных  дел"
(приложение 5)

   4. Порядок составления описи документов, имеющихся в личном деле

     4.1. Опись документов, имеющихся в личном деле, должна  содержать
сведения  о  порядковых  номерах,   наименованиях   документов   дела,
количестве листов, датах включения документов в личное дело и  изъятия
из дела, а также кем изъят документ, по какой причине.
     4.2. При нумерации листов дела листы описи нумеруются отдельно.
     4.3. При подготовке личных дел к передаче  на  хранение  в  описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов дела.
     4.4. Опись подписывается ее составителем с  указанием  должности,
расшифровки подписи и даты составления последней.

            5. Порядок заполнения документов в личном деле

     5.1. Анкета заполняется собственноручно. На  все  вопросы  даются
полные ответы без искажений  и  сокращений  наименования  предприятий,
учреждений и организаций, прочерков, исправлений и помарок, в  строгом
соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
     При заполнении анкеты используются следующие документы:
     - паспорт (документ, удостоверяющий личность);
     - трудовая книжка;
     - военный билет;
     -документы об  образовании  (диплом,   свидетельство,   аттестат,
удостоверение);
     - документы высшей аттестационной комиссии  (ВАК)  о  присуждении
ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
     - документы об имеющихся изобретениях;
     -другие документы,  предусмотренные   федеральным   и   областным
законодательством.
     5.2. Специалист по кадрам, ответственный за ведение  личных  дел,
принимая от лица,  назначаемого  на  муниципальную  должность  анкету,
должен  проверить  полноту  ее  заполнения  и  правильность  указанных
сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету
подписью, датой и печатью.
     5.3. В "Дополнение к анкете" вносятся на  основе  соответствующих
документов изменения в учетных данных лица, замещающего  муниципальную
должность, происшедшие после заполнения им анкеты.
     "Дополнение к анкете" включает  в  себя  фамилию,  имя,  отчество
лица, замещающего муниципальную должность, и два  раздела,  каждый  из
которых имеет табличную форму.
     В  первом  разделе  фиксируются   сведения   о   назначениях   на
муниципальные должности с указанием дат вступления и ухода  с  нее  со
ссылкой на распоряжения главы администрации городского поселения.
     Во втором разделе помещаются данные, отражающие  профессиональную
деятельность лица, замещающего муниципальную должность:
     -награждение государственными  наградами  и  присвоение  почетных
званий;
     -образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
     -пребывание за границей (служебная командировка);
     -данные о наложении и снятии взысканий;
     -другие данные.
     Обязательным реквизитором "Дополнения к анкете" являются  отметки
о проведении проверок наличия и состояния личных дел, они  состоят  из
надписи "личное дело проверено", дата и подпись.

        6. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

     6.1. Личные дела лиц, замещающих муниципальные  должности,  могут
выдаваться во временное пользование должностным лицам по  распоряжению
главы администрации городского поселения.
     6.2. Высылка личных дел  по  соответствующим  запросам  в  другие
организации  допускается  с  особого  разрешения  главы  администрации
городского поселения.
     6.3. При  работе  с   личным   делом,   выданным   во   временное
пользование, запрещается производить какие-либо  исправления  в  ранее
сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать  из  личного
дела, имеющиеся там документы или помещать в  него  новые,  разглашать
содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
     6.4. При извлечении каких-либо документов из личного дела в  него
вкладывается справка с указанием  причин  изъятия  документа  с  визой
главы  администрации  городского   поселения,   разрешившего   изъятие
документа и специалист по кадрам,  ответственный  за  документационное
обеспечение   кадровой   деятельности,   обязан   сделать   в    описи
соответствующую запись.
     6.5. Лицо, замещающее муниципальную  должность,  имеет  право  на
ознакомление со всеми материалами  своего  личного  дела,  отзывами  о
своей деятельности и другими  документами.  Личное  дело  на  руки  не
выдается,  ознакомление  производится  в  присутствии  специалиста  по
кадрам.
     6.6. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных
или  высланных  во  временное  пользование,  используется  контрольная
карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение 6).

                    7. Порядок хранения личных дел

     7.1. Личные  дела  лиц,   замещающих   муниципальные   должности,
хранятся у специалиста по кадрам, как  документы  строгой  отчетности,
отдельно от трудовых книжек.
     7.2. Ежегодно специалистом по кадрам проводится проверка  наличия
и состояния личных дел.
     Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете". При
выявлении недостатков в оформлении и ведении личных  дел  составляется
соответствующий акт.
     Результаты проверки в обязательном  порядке  доводятся  до  главы
администрации городского поселения.
     7.3. Личные дела лиц, освобожденных  от  замещения  муниципальной
должности, оформляются в соответствии с требованиями архивных  органов
и хранятся 75 лет.
     7.4. Для хранения личных дел используются сейфы или металлические
шкафы, в которых личные дела располагаются в алфавитном порядке.

      8. Обязанности специалиста по кадрам по ведению личных дел

     8.1. В обязанности специалиста по кадрам, осуществляющего ведение
личных дел лиц, замещающих муниципальные должности, входит:
     -приобщение документов,  перечисленных  в  разделе  2  настоящего
Положения;
     -обеспечение сохранности личных дел;
     -обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся  в  личных
делах в соответствии с настоящим Положением;
     -ознакомление лиц,   замещающих   муниципальные   должности,    с
документами их личных дел не реже  одного  раза  в  год,  а  также  по
просьбе  указанных  лиц  и  во  всех  иных  случаях,   предусмотренных
федеральным и областным законодательством;
     -своевременное внесение   в   личное   дело    лиц,    замещающих
муниципальные должности, изменения в их анкетных данных.
     8.2. Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение
личных дел лиц, замещающих муниципальные должности, могут привлекаться
в  соответствии  с  федеральным  и   областным   законодательством   к
дисциплинарной и иной ответственности за разглашение  конфиденциальных
сведений, содержащихся в указанных личных делах и  за  иные  нарушения
порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.