Постановление Губернатора Владимирской области от 31.12.2003 № 667

 

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             ГУБЕРНАТОРА

     31.12.2003                                        N 667


О        работе        управления
делопроизводства    администрации
области


     Управление  делопроизводства  осуществляет  свою  деятельность  в
соответствии с  функциями,  определенными  Положением  об  управлении,
которое утверждено постановлением Губернатора области от 11.11.2002  N
562.
     Одним  из  основных  направлений  в  работе  управления  является
документационное обеспечение деятельности администрации области. За 11
месяцев текущего года через управление делопроизводства  прошло  26257
входящих  документов  и  50795  исходящих.  Из  них  в  базу    данных
электронной системы "Документооборот" внесено 8200  входящих  и  42730
исходящих документов.
     С помощью электронной системы "Документооборот", установленной  в
секретариатах  заместителей  Губернатора   области    и    структурных
подразделениях администрации области, отслеживаются  сроки  исполнения
всех зарегистрированных документов.  Электронная обработка  документов
позволила существенно повысить исполнительскую дисциплину.  Только  за
11 месяцев текущего года  в  два  раза  уменьшилось,  по  сравнению  с
аналогичным периодом прошлого года, количество документов, исполненных
с нарушением  сроков.  Эта  система  позволила  внести  дополнительные
данные: отметки об опубликовании нормативных правовых актов  в  газете
"Владимирские ведомости" и  о  внесении  изменений  в  документы.  Для
обеспечения  оперативности  при  прохождении  визирования  нормативных
правовых актов введен "лист движения".
     В целях  систематизации  документов  управление  делопроизводства
организует работу по созданию номенклатуры дел администрации области.
     Одним из направлений деятельности управления является организация
учета и обеспечения своевременного рассмотрения  письменных  и  устных
обращений граждан. За 9 месяцев текущего года в приемной по обращениям
граждан  зарегистрировано  3727  писем,  что  на  7  процентов  меньше
соответствующего периода прошлого года.
     Для более оперативного рассмотрения жалоб и  заявлений,  изучения
обстановки на местах, сотрудники приемной выезжают в города  и  районы
области.  Так, за 2002 год и 9 месяцев 2003 года проведено 19 выездных
приемов по личным вопросам, на которых принято 285 человек.
     Работа с обращениями граждан  регулярно  освещается  в  средствах
массовой информации.  В 2002- 2003 гг. опубликовано  16  материалов  в
областных газетах, показано 5 телерепортажей.
     Управлением регулярно проводятся семинары с  работниками  органов
местного  самоуправления  и  специалистами  органов   и    структурных
подразделений  администрации  области,    отвечающими    за    ведение
делопроизводства и работу с обращениями граждан.
     Вместе с тем, в работе управления имеются и недостатки.
     Управлением допускаются  просчеты  в  осуществлении  контроля  за
исполнением резолюции Губернатора области.  Из  ответа  по  письмам  и
жалобам не всегда видно, в какой форме и кем  результаты  доведены  до
исполнителей.
     Сотрудниками отдела обработки документов допускаются  ошибки  при
определении срока исполнения поручений  Губернатора  области,  которые
установлены им по входящей корреспонденции.  В документах с  указанным
конкретным    сроком    реализации    управлением     делопроизводства
устанавливается иная дата  исполнения,  автоматически  отсчитанная  от
даты их регистрации в отделе обработки документов.
     В отдельных случаях сотрудниками приемной по  обращениям  граждан
допускаются нарушения пункта 5 Указа Президиума Верховного Совета СССР
"О порядке рассмотрения предложений и жалоб граждан", а также статьи 6
Закона  Владимирской  области  "Об  обращениях  граждан",  запрещающих
направление жалоб на рассмотрение тем  органам  и  должностным  лицам,
действия которых обжалуются.
     В  целях  дальнейшего  повышения    эффективности    деятельности
управления делопроизводства администрации области

                             ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.    Управлению    делопроизводства    администрации     области
(Н.А.Мартынова) устранить выявленные недостатки в работе  по  вопросам
делопроизводства и обращениям граждан.
     В этих целях:
     1.1. Провести  анализ  сроков  визирования  нормативных  правовых
актов по итогам 1 полугодия 2004 года;
     1.2. В срок  до  01.04.2004  г.  внести  предложение  о  создании
Центральной экспертной комиссии по подготовке  и  передаче  документов
администрации области на хранение в архив;
     1.3. В срок до 01.07.2004 г.  подготовить  проект  Инструкции  по
делопроизводству администрации Владимирской области в  соответствии  с
требованиями ГОСТ Р6.30-2003;
     1.4.  В  течение  2004  года  проработать  систему   поуровневого
распределения входящей документации;
     1.5. Совместно с информационно-компьютерным отделом  (А.А.Петров)
с 01.01.2004 ввести в рабочую эксплуатацию в  приемной  по  обращениям
граждан  подсистему  "Документооборот.  Обращения  граждан."   системы
"Документооборот";
     1.6. При планировании выездных приемов граждан по личным вопросам
особое внимание обратить на те территории, откуда поступает наибольшее
количество жалоб и обращений от населения в  областные  и  федеральные
структуры.

     2. Рекомендовать руководителям органов  администрации  области  и
исполнительных органов местного  самоуправления  области  совместно  с
информационно-компьютерным  отделом   (А.А.Петров)    и    управлением
делопроизводства (Н.А.Мартынова) принять необходимые меры по внедрению
электронной  системы  "Документооборот"  и    в    целях    унификации
программного обеспечения принять за основу автоматизированную  систему
учета документов на базе платформы "LOTUS/Notes".

     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
первого заместителя Губернатора области - госсекретаря Ю.М.Федорова.

     4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.


     Губернатор области          Н.Виноградов